第 4 章 專案

本章內容 4.1 計畫專案 4.2 風險管理 4.3 執行專案 4.4 控制專案 4.5 專案結案 2010©滄海書局

結案 Close the project 2010©滄海書局

4.1 計畫專案 規劃專案 清楚定義專案目標 工作分解結構___細分再細分專案的主要工作包(第五章) 定義每項所需執行的工作包，以便順利達成專案目標 應用網路圖，以圖表來描述任務 預估每項任務所需要完成的時間及資源 估算每項任務的費用 計算專案時程及預算，以便決定能否在需求時間、有限資金及可利用資源內完成 2010©滄海書局

4.2 風險管理 專案具有某種程度的不確定性，影響專案執行的成效，帶來不利的影響。 風險 (risk)是指有害事件發生並導致一些損失的可能性。 風險管理 (risk management)應包含辨識、評估及對專案風險的反應，以便將不利事件的衝擊最小化，進而達成專案目標。 2010©滄海書局

風險辨識 最常見辨識風險來源的方法就是腦力激盪法。 一些特殊的風險： 在罕見和複雜的外科手術程序中，初次使用新型的自動設備。 需要勞工時，因為強勢的地方經濟及低失業率，造成人力難覓。 當在開鑿挖掘時，面臨到超出預期更多的岩石。 在顧客接受前，網站設計需經過多次的修正。 在建築專案高峰期，可能會發生罷工。 工廠擴展建造期間，可能遭受嚴峻的氣候 (如過早下雪) 襲擊。 銀行可能不批准專案貸款的全數。餘見 頁97 2010©滄海書局

風險辨識 風險評估: 風險事件對專案目標影響的程度 FMEA failure model effect analysis 失敗模式效應分析 風險評估: 風險事件對專案目標影響的程度 FMEA failure model effect analysis 失敗模式效應分析 2010©滄海書局

風險辨識 風險因應計畫 風險回應計畫可以避免(avoid)風險、減輕(mitigate)風險或接受(accept)風險。避免指的是藉由選擇不同的作法來去除風險。詳見 頁99 說明 (應變)計畫 (contingency plan)是一套預設的措施，假如風險事件發生時，它就被執行。P.99 風險監測 風險監測包含定期地檢討整項專案的風險管理矩陣。 2010©滄海書局

4.3 執行專案 以要規劃一個小鎮的慶典活動而言，所要執行的主要任務包括有下列各項： 準備宣導活動。 招募義工。 籌畫各項節目。 簽訂遊樂設施合約並取得許可。 確認表演者及搭設看台區。 安排會場的飲食。 規劃各種周邊支援性的活動 另例 參考 頁100 2010©滄海書局

4.4 控制專案 專案控制(project control)有效的關鍵在於測量實際進度並與計畫相比較，如果需要，校正行動要馬上執行。 專案控制的程序(project control process)包括定期的資料的收集、比較實際執行和計畫的差異，如果落後過多，就需要啟動校(矯)正行動。 定期的紀錄週期(reporting period)，要建立在比較實際進度與計畫進度間兩者之差異。 2010©滄海書局

控制專案 不論是那一種紀錄，有兩種的資訊是需要收集的： 專案管理是一項凡事都事前準備的工作以便能控制專案 實際執行成效 任何有改變的專案範圍、時程及預算 專案管理是一項凡事都事前準備的工作以便能控制專案 2010©滄海書局

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4.5 專案結案 結案 Close the project 2010©滄海書局

專案結案 專案完成後之內部評估 內部評估指的是兩種型態的會議：一是專案團隊成員間的個別會議，二是專案團隊會議。 2010©滄海書局

專案結案 一些議題可以列入會中討論： 技術績效 成本績效 時程績效 專案計畫和控制 風險管理 顧客關係 團隊關係 溝通 問題的確認與解決 習得經驗 建議 2010©滄海書局

專案結案 顧客回饋 在專案執行完成後和顧客舉行內部會議是重要的。 首先，承包商可以詢問顧客是否有其他專案要執行──也許可以不需要經過競爭邀標書的過程。 再者，承包商要徵得顧客的同意，以其為例自我推薦給潛在性的顧客。 其他獲得顧客回饋的方法，可透過專案執行後顧客意見調查表的填寫。 2010©滄海書局

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終止專案 專案提早結束 也許會是環境因素，使專案在完成之前就被終止。 專案也會因為顧客的不滿意而終止。 承包商也許會因為專案提前結束而招致財務損失以及可能必須要解雇一些執行專案工作的人員。更重要的是，商譽會敗壞。 2010©滄海書局

成功要件 頁113

CASE STUDY #1 FACTORY EXPANSION PROJECT This involves a growing electronics company that has expanding sales and needs additional capacity. Answers to Case Questions 1. What should Andy Gibson have done differently in his meeting with Jacob Clemson in Jacob’s office? Andy barged into Jacob’s office without an appointment and without respecting that Jacob might be in the middle of other business. 2. What are some things Andy could have done differently from his initial contact with Mr. Clemson and during the project? Clearly Andy needs to work on his communication skills. He also needs to learn to listen to Jacob’s concerns. 3. What are some things Jacob could have done differently from the time he met Andy Gibson initially and during the project? Jacob needs to stop and think and state his views clearly. 4. What should Gerri do? Gerri clearly thinks Andy is being unethical and she should re-think their business relationship.

CASE STUDY #2 STUDENT FUND-RAISING PROJECT This case study involves a project by students to help raise funds to help upgrade the pediatric intensive care unit at the local hospital. A team of 15 representatives from the fraternities and sororities raised concerns and form a planning committee to develop a plan. Answers to the Case Questions 1. What would you recommend for the next possible steps? A baseline plan needs to be established – identifying the objective, defining specific activities, establishing time estimates and a budget, and determining how the project can be accomplished. The students must identify all risks associated with the project, assess these, and create a response plan including a contingency plan. Finally the subdivided tasks must be executed and the progress should be tracked and controlled. 2. Identify three potential projects to raise funds for the hospital pediatric intensive care unit. Answers will vary from student to student 3. Select one of the three projects and identify four risks that could jeopardize the success of the project. Answers will vary from student to student. 4. Develop a response plan for how each of the four risks can either be avoided or mitigated. Response plan can be to avoid, mitigate or accept the risk.