專案管理 專案採購管理

本章重點 專案採購的定義 採購內容:貨物採購、工程採購、諮詢服務採購 採購原則與重要性 常用專案採購方式 專案採購計畫的制定 合約類型的選擇 採購管理計劃 管理採購

採購的定義 專案採購管理包含:規劃採購、執行採購、管 理採購、結束採購。 簽訂產品或服務合約，是一種分派管理潛在風 險責任或分擔潛在風險的方法。 合約簽署前指派專案經理,是因為要讓專案經 理參與風險分析。

規劃採購 規劃採購是以文件記錄專案採購決策、訂定採 購的方式及辨識潛在賣方的流程。 規劃採購之採購管理計劃書與發展時程、活動 資源估算、自製或外購決策流程相整合。 自製或外購決策的風險考量，包含審查合約的 類型。 規劃採購與取得係為識別出專案即將從組織外部購買什麼商品或服務，以及專案團隊能符合那些專案需求，此活動與時程及預算管理息息相關。

何謂採購與取得 投入：企業環境、組織流程資產、專案範疇說明、工作分解結構、專案管理計劃。 工具及技巧 自製或外購分析、合約類型、時間與材料合約。 合約類型 合約類型決定買賣雙方所分的風險。 包含固定價款及成本可償還二大類別。另一種為工料計價合約。 產出：採購管理計劃、合約工作說明書、自製或外購決策。

採購及取得的工具及技巧 自製或外購分析 成本效益? 租用或購買? 商業機密? 合約類型 固定價格 成本附加報酬 時間與材料合約 不確知材料數量，簽定一段時間內之材料單價及最大數量。

常用專案採購方式 公開競爭性招標。 有限競爭性招標。 詢價採購。 直接簽訂合約。 自製或自己提供服務。

公開競爭性招標 透過報刊、廣播、電視、網站等媒體公開發佈招標訊息。 所有合格的競標廠商機會均等。 無限制性招標。 國際競爭性招標。 國內競爭性招標。

有限競爭性招標 邀請招標、選擇招標。 選擇一些合格廠商，發出邀請，應邀廠商在規定日期之前提交投標意向。 必須有三家以上。

詢價採購 直接採購現貨，標準規格的商品。 小型工程的發包。 根據供應商報價，進行比價，決定採購對象。 供應商必須三家以上。

直接簽訂合約 獨家代理之產品。 重新招標時沒有承包商願意投標。

採購計畫的制定 編制採購計畫應考慮的問題 制定採購計畫的依據 範圍說明 產品說明 採購活動所需的資源 市場狀況 其他計畫結果 制約條件和基本假設

採購計畫的制定(續) 制定採購計畫的工具和技術 自製或外購分析 短期租賃還是長期租賃 採購專家 採購計畫輸出結果 採購專案清單 工程與諮詢單位 主要材料 主要設備 備選單位清單 承包與諮詢單位 材料設備單位

合約類型選擇 合約的基本構成要素 專案合約的分類 按簽約各方的關係分類 按合約內容涉及範圍的大小分類 按合約計價方式分類 固定價款式合約、成本可償還式合約及工料計價合約。

固定價款合約FP 定義:固定價款合約:針對界定的產品或服務訂定總價款。(範疇的變更是可通融，但通常要加合約價款，風險在賣方) 。 固定價款合約種類有: 絕對固定價款合約FFP(最常用),任何採購規格之變更可能會增加買方成本。 固定價款加奬金合約FPIF,提供買賣雙方容許績效差異的彈性，將財務誘因與逹成約定度量指標相連結。會設定合約價款上限，所有超過上限的成本均為賣方之責任。 固定價款附經濟價格調整合約FP-EPA,適用賣方的履約期間長逹數年。意在保障買賣雙方面對不可控制的外在環境因素。(公共工程合約)

成本可償還合約CR 定義:償還賣方完成工作所有合法的實際支出成本，加上代表賣方利潤的服務費。適合一開始無法確定義工作範疇及需要調整，或者工作本身存在高風險，它讓專案具有重新引導買方的彈性。(範圍不確定時,風險在買方)。 合約種類有: 成本加固定服務費合約CPFF,服務費的金額不會變更，除非專範疇有變更。(費用補償合同最常用) 成本加奬勵金合約CPIF,最終成本小於或大於初估成本，差異部分由買賣雙方依據事先商議的成本分攤公式。財務風險最小,重點在要求績效。奬金是買方對賣方績效的主觀認定，通常無法訴諸裁判。

工/料計價合約 定義:是一種混合的合約，兼具成本可償還及固定價款二種合約類型，用在無法在短期內訂清工作條款之人事擴增、專家獲得及任何外來支援。 其最終結果是開放的,而且可能使買方蒙受成本增加。(固定單價,總價未知)

合約類型的選擇主要依據 專案實際成本與專案日常風險評價。 雙方要求合約類型的複雜程度（技術風險評價）。 競價範圍。 成本價格分析。 專案緊急程度（顧客要求）。 專案週期。 承包商（賣主）財務系統評價（是否有能力透過合約盈利）。 合作合約（是否允許其他賣主個人）。 轉包範圍的限定。

採購管理計劃 使用的合約類型 專案團隊權限 採購流程如何與其它流程整合、協調? 確認標準採購文件 有多少供應商或承包商?如何發包?如何管理? 每個合約期程?

合約工作說明書 用清楚簡潔的術語說明採購項目細節 包括下列要件 專案目的 專案工作 需要之產品或服務之規格說明、價格與數量 專案時程、服務期間與工作地點。 工作條款應另詳盡描述、品質水準、績效要求、服務及後續支援及其他需求。 但書或備註。

其他注意事項 專案文件,經常考量風險登錄表、風險相關合約決策。 專案簽訂團隊協定，買方及賣广的角色即由管 理高層決定。 專案經埋可能不是採購最重要的談判者。

管理採購 管理採購流程在確保賣方績效符合採購要求，買方遵照法定合約條款執行。 管理採購包含應用適切的專案管理流程至合約關係。 在合約終結前任何時刻,只要買賣雙方同意,合約是可 以依據變更控制條款而修訂。 合約變更控制系統需與整合變更控制系統相整合。 採購績效審查是一個結構化的審查。 買賣雙方無法化解求償問題，透過談判解決所有求償 及爭議為上策。

合約管理集中化之優點 合約標準化、較有部門的歸屬感、易培養合約專家。 專案遇上不可抗因素通常都是延長製作時程，若顧客 巳無資源執行專案，最好的方式就是執行合約結束。 身為一個專案經理，應基於風險分析，選擇一個合適 的合約。 固定價款合約之優點是較低的成本風險。 在採購專案中專業知識的個人或組織所做之判斷是指 專家判斷，所以是出現在規劃及執行採購。 製作邀請書是在規劃採購階段。

規劃合約訂定 規劃合約訂定的目的是為”選擇供應商或承包商”的流程所用之文件 投入 採購管理計劃、合約工作說明書、自製或外購分析、專案管理計劃… 工具與技術 專案判斷、標準書或標準表格 產出 採購文件、評估標準、合約工作說明書更新

結束(Q&A)