本部公文製作及送繕公文常見問題報告 報告單位：總務司 98 年 9 月 24 日

報告大綱 壹、前言 貳、送繕公文常見問題 參、結語

壹、前言 為提升本部公文品質，確立承辦人及各層級核稿人員責任，秘書室定期提報補正情形並列為績效評核。惟各單位送繕公文約有65%為2層決行，仍有諸多缺失必須改進。如文書格式、數字用法、附件標示不明 、機密等級區分不合規定

壹、前言(續) 、正副本行文單位以簡稱書寫等，為提升政府服務品質及行政效能，應加強尾端控管功能，茲就常見問題彙整作以下報告。

貳、常見問題 一、落實“依分層負責規定授權單位主 管決行”事項 貳、常見問題 一、落實“依分層負責規定授權單位主 管決行”事項 1.承辦人辦稿之文稿若有「一文多稿(令、 函、書函稿)(批示)」、「函稿」、「書函 稿」、「令稿(有受文者)」、「令稿(無受 文者)」、「公告(有受文者)」及「公告稿 (無受文者)」者，若為第2層 決行時，請於 《第□層決行》之“□”內輸入阿 拉伯數字“2”(勿用原子筆填寫 ），以便讓系統自動判斷，帶出

二、落實“依分層負責規定授權單位主管 決行”事項(續) 二、落實“依分層負責規定授權單位主管 決行”事項(續) “依分層負責規定授權單位主管決行”字樣。  2.《□已簽奉核定》係指簽奉第1層長官（即主秘以上之長官）核定者，故若為先簽後稿，且已簽奉第1層核定者，稿為第2層決行時，請承辦人於之《□已簽奉核定》的“□”處輸入”V” （勿用原子筆打勾），系統則 不會於發文時帶出“依分層負責 規定授權單位主管決行”字樣。  

三、落實“依分層負責規定授權單位主管 決行”事項(範例) 三、落實“依分層負責規定授權單位主管 決行”事項(範例)

四、公文程式類別、章戳使用時機 (政府文書格式參考規範第5頁) 四、公文程式類別、章戳使用時機 (政府文書格式參考規範第5頁)

五、文稿聯絡人應填寫承辦人姓名及其電話， 不得輸入機關或單位名稱以及傳真機或 本部總機號碼，而造成錯誤與不便。 檔 號：01170405 保存年限： 30 教育部 函稿 地 址：臺北市10051中山南路5號 傳 真：02-23976939 聯絡人：教育部 電話：02-23566051 正確應填寫連絡人：黃興彬 電話： 02-23566026

受 文 者:如正副本 六、機密文書等級區分不合規定、保密期 限及解密條件標示不清或空白；另傳 遞流程未使用機密專用封袋與卷宗。 發文日期: 六、機密文書等級區分不合規定、保密期 限及解密條件標示不清或空白；另傳 遞流程未使用機密專用封袋與卷宗。 受 文 者:如正副本 發文日期: 發文字號:台總(三)字第0920016333號 速別: 密等及解密條件或保密期限:機密或密?保密期限或解密條件? 正確應書明：密(本件於工作完成時解密)或 機密(本件至99年4月18日解密)

七、機密文書區分 一、國家機密文書及一般公務機密文書。 二、國家機密文書區分為「絕對機密」、 「極機密」、「機密」；一般公務機 密文書列為「密」等級。

八、保密期限或解除機密條件之標示 一、保密期限或解除機密條件之標示，應以 括弧標示於機密等級之下。其解密條件 如下： 一、保密期限或解除機密條件之標示，應以 括弧標示於機密等級之下。其解密條件 如下： (一)本件於公布時解密。 (二)本件至某年某月某日解密。 (三)本件於工作完成或會議終了時解密。 (四)附件抽存後解密(適用於附件已完成 機密等級及解密條件標示者)。

(五)其他(其他特別條件或另行檢討後 辦理解密)。 九、保密期限或解除機密條件之標示(續) (五)其他(其他特別條件或另行檢討後 辦理解密)。 二、前項保密期限之核定，於絕對機密， 不得逾30年；於極機密，不得逾20 年；於機密，不得逾10年。其期限 自核定之日起算。

十、機密文書作業流程圖 (文書作業流程參考規範第26頁) 十、機密文書作業流程圖 (文書作業流程參考規範第26頁)

十一、文稿說明分項標號、阿拉伯數字、 外文字母及標點符號，均未依規定 書寫，造成版面錯置不一。（49頁） 說明: 　　說明: 　　　一、　　　　一、依據94年度教育部暨部屬機關學校　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 二、　　　　二、研習地點、人數、期間與議題: 　　　　(一) 　　　(一)研習地點與人數: 　　　　　１、　　　1.研習地點:國立教育研究院籌備處，台 　　　　　２、　　　 2.研習經費:新台幣７９２，０００元。　 　　　　　３、 　 3.報名網址: ttp://www.neer.edu.tw 。 分項標號 另列縮格 全型書寫 數字及符號為半型 ( )為半型 79萬2,000元

十二、數字用法舉例 (政府文書格式參考規範第31頁) 十二、數字用法舉例 (政府文書格式參考規範第31頁)

十三、文稿正、副本行文單位禁用簡稱或以 如出列席單位人員或如冊列個人等書 寫，以避免誤判、漏發或錯誤。 十三、文稿正、副本行文單位禁用簡稱或以 如出列席單位人員或如冊列個人等書 寫，以避免誤判、漏發或錯誤。 正本：北市大同高中 正確應書明臺北市私立大同高級中學 或臺北市立大同高級中學 副本：冊列個人、如出列席單位人員 正確均應逐一正面表列(請至捷成文字列之行文單位輸入) 或附發文電子檔清單 部長 鄭 ０ ０

十四、隨文附件未標示、標示不清楚或 標示錯誤，造成發文人員誤判、 漏發或錯誤。 十四、隨文附件未標示、標示不清楚或 標示錯誤，造成發文人員誤判、 漏發或錯誤。 發文日期： 受文者﹕如正、副本 發文字號： 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件：無附件 （標示錯誤） 、如文（標示不清楚 ）、 （未標示） 主旨：檢送 貴校簡級(乙)印暨校長職章各1顆如附件，請 查照惠復。 正確應書明印信及職章各1顆 ：

十五、本部各單位所製發證書及獎狀之格 式、文字(直式)、必備內容、用紙大 小等未依規定辦理。(參考規範54頁) 十五、本部各單位所製發證書及獎狀之格 式、文字(直式)、必備內容、用紙大 小等未依規定辦理。(參考規範54頁) 正確 錯誤

十六、公文、聘函及信件之摯發，對於 女性者不得稱呼為「先生」，以示 性別平權與平等。 各單位於公文、聘函及信件之摯發時，對於女性者不得稱呼為「先生」，請以受文者之職務稱謂或逕以「老師」、「教授」、「委員」等稱謂行之，若均無適當職稱再以女士或小姐(男性以先生)稱謂，男性稱謂比照辦理。

十七、聘函(非依法令設置而係以任務編組 方式組成之委員會或小組，不發正式聘 函，95.5.29台人0950043038號書函) 十七、聘函(非依法令設置而係以任務編組 方式組成之委員會或小組，不發正式聘 函，95.5.29台人0950043038號書函) 教育部函或書函(一文多稿13頁) 主旨：茲敦聘黃00教授為本部00000委員會 委員，聘期自00年00月00日至00年 00 月00日止，為期壹年。 正本：黃00教授 副本：國立臺灣大學、本部訓委會

十八、監察院案件系統作業流程圖 (文書作業流程參考規範第31頁) 十八、監察院案件系統作業流程圖 (文書作業流程參考規範第31頁)

十九、部長民意信件作業流程圖 (文書作業流程參考規範第20頁) 十九、部長民意信件作業流程圖 (文書作業流程參考規範第20頁)

參、結語 公文是政府賴以處理公務、溝通 互動之重要工具與煤介，必須與時俱 進，應配合科技發展以新思維、方法 及工具，配合公文電子資訊化、數位 網路化並與國際接軌。希望藉由上述 各單位送繕公文常見問題，與同仁相 互溝通學習及改進。

參、結語(續) 期能達到公文「電子化」、「品質優」、「效率高」之目標，進而提升政府整體服務品質與行政效能。(附政府文書格式參考規範乙種請參考) 。

簡報完畢 敬請指正