105學年度第2學期 會計室業務重點宣導 106年3月8日

臺、收入注意事項 預開收據-收款收據系統操作步驟 (1/5) 1 登錄專案後，計畫主持人請至南臺e網通→教職 同仁系統→總務、會計資訊→帳務暨請採購系 統→收款收據系統，選取預開收據申請單

臺、收入注意事項 預開收據-收款收據系統操作步驟 (2/5) 2 新增

臺、收入注意事項 預開收據-收款收據系統操作步驟 (3/5) 3 登錄專案時，計畫案有對 應的預算代碼，請選取申 請收據的計畫案或自行輸 入 登錄專案時，計畫案有對 應的預算代碼，請選取申 請收據的計畫案或自行輸 入 . 「備註」僅能在系統上附 註說明，無法於紙本收據 呈現。

臺、收入注意事項 預開收據-收款收據系統操作步驟 (4/5) 4 2 新增表單確認後，狀態如收據單號B00006。列印預開收據申請單並簽章後 ，申請單請送至研產處簽核 (須檢附合約書封面、合約總金額頁、用印關防 頁及經費明細表；或函文。若為多期款項，請於申請單上填寫各期金額並檢 附前期收據影本為佐。研產處簽核後請至系統勾選該筆收據按下「申請確認 」，最後送出納組開立預開收據 4 2

臺、收入注意事項 預開收據-收款收據系統操作步驟 (5/5) 2 列印預開收據申請單(範本)如下表 預開收據操作注意事項 預開收據申請單列印後，務必於系統"申請 確認” 預開收據開立後由申請老師轉交廠商 ※ 請申請人於收款收據申請單空白處填寫聯 絡方式 2

臺、收入注意事項 (1/2) 種類 適用範圍 表單位置 收入認列單 現金收款 會計室網頁->檔案下載 預開收據申請單 各計畫之請款收據 帳務暨請採購管理系統->收款收據系統 借支歸墊單 核銷借支的憑證不足，餘額繳回 常見問題: 尚未開立收據，廠商已先行匯款入校庫預開收據申請單 計畫結算超支(補充保費不足)，將款項繳回借支歸墊單

臺、收入注意事項 (2/2) 如金額已收入校庫，計畫合約尚未核定，欲先開立收據者，須完成校內計畫合約簽核後，申請開立“預開收據”。如金額已收入校庫，計畫合約已核定，但尚未開立收據者，亦請申請開立“預開收據”，始得認列收入，動支預算 除教育部計畫經簽核後，餘如產學等收入若經費未入校庫，預算仍不得動支使用 (可代墊核銷) 計畫執行如逾合約期間，僅能於“帳務暨請採購系統”查詢，如須再執行預算，請至研產處申請展延，始得動支

貳、撥款清冊注意事項 (1/4) 1.表單可依系統提供範本使用(先挑經費來源，再選範本) ，如無範本，再選“一般”新增空白表 2.請務必確認收據受領人資料正確性，以免被金融機構 退匯，損及受領人權益及增加校內行政流程

貳、撥款清冊注意事項 (2/4) 1.挑選經 費來源 2.挑選撥 款範本

貳、撥款清冊注意事項 (3/4) 檢附文件 錯誤態樣 計畫經費表 專任助理：聘用請示單、聘僱契約、 請假統計表、簽到表 專任助理：聘用請示單、聘僱契約、 請假統計表、簽到表 勞僱型助理：聘用請示單、聘僱契 約、簽到表、人事室核算之分攤表 ( 勞建保、勞退) 實習型助理：津貼證明表正本、實 習同意書影本 (學務處課外組網站下 載) 預算編號未填寫 (須填寫到流水號， 因業務費、人事費、補充保費之流 水號不同)，如：C000-103P001-02 所屬年月錯誤(因撥款系統預設值為 當月份) 所得類別須注意有稅【50】、執行 業務所得【9B】、免稅之區別 未標示經費來源或列計畫名稱，導 致沒有任何資訊可供會計室辨認(教 育部、政府產學、私人產學、學校 經費)

貳、撥款清冊注意事項 (4/4) 檢附文件 錯誤態樣 授課鐘點費：課表、校外業師請加 附簽領收據 授課鐘點費：課表、校外業師請加 附簽領收據 演講鐘點費：議程表、校外講師請 加附簽領收據 收據受款人處請務必要領款人之親 筆簽名 校內職員一律使用土銀帳號撥款， 毋須另簽收據，校外須檢付簽收據

參、請採購注意事項 採購預算執行種類 付款廠商 (動支，逕付廠商) 借支 (計畫預借金額，後續核銷，沖帳及歸墊學校) 代墊 (計畫先墊付款，後續歸墊承辦人/計畫主持人) 系統依選項自動帶表單 人工表單至事務組下載 (請確認表單格式正確性)

一、借支及歸墊 (1/2) 1.執行完畢，檢付下列資料沖帳 (1)已審核黏貼憑證等資料 (2)已審核經費動支暨請購申請單影本 (如無影本，可用借支歸墊單替代) (3)執行金額<借支金額(餘款歸墊)，檢付借支歸墊單 (4)執行金額>借支金額(代墊撥付)，差額檢付撥款清冊，會計室審核無誤， 沖 帳後撥款 2.不得借支項目：(1)人事相關費用、設備費。(2)業務費：涉及採購逾10萬元逕 付廠商逾1萬元程序經費。如有活動演講鐘點費等特殊需求，簽核後，始得辦 理 撥款清冊

一、借支及歸墊 (2/2) 3.核銷時間 (1)撥款後2個月內核銷完畢 (2)教育部計畫執行期間12月31日者，不得逾12月31日，餘不得逾會計年度結帳日7月31日。最後核銷憑證送進會計室，依會計室公告日期為主 依教育部規定，月報表及決算報部 (每月15日前) 後，系統已鎖定，會計 室無法再入帳 (3)單位零用金不受60天內核銷完畢規定限制，惟須於會計年度結帳日7月31日前核銷完畢 4.違反前述規定，依本校借支及請購動支管理機制辦理

二、代墊 1.自行代墊經費不得逾越學校採購、付款廠商、人事費 逕匯受領人規定 2.黏貼憑證，如為科技部計畫黏貼憑證須由“帳務暨請採 購管理系統”產生 (代墊核銷) 3.入帳撥款檢付(1)已審核憑證等資料、(2)撥款清冊(免檢 核)

三、其他注意事項 (1/3) 檢附文件 錯誤態樣 一、核銷 用紙上請購案號欄位請填上，若為代 墊請寫上「代墊」，以利於承辦人員 判斷 用紙上請購案號欄位請填上，若為代 墊請寫上「代墊」，以利於承辦人員 判斷 計畫經費表、學生事務與輔導工作計 畫需附核准簽呈 如轉撥款項至其他機關團體或繳款有 規定期限，請務必依規定檢付必要憑 證及提早辦理作業，避免衍生逾期罰 款情事 黏貼憑證支出明細表為一張發票，一 行欄位 使用錯誤表單 表單填寫： (1)經費來源未勾選 (2)用途說明欄位未填寫計畫名稱或預 算編號 (3)支出黏貼憑證總金額與憑證總額不 符，或未依規定方式填寫 (如部份金 額自行吸收，支出明細表依發票明 細逐項填寫) 3. 憑證黏貼：請依會計室規定方式黏貼 (1)切勿遮到抬頭、日期或學校統編，無 法完整呈現憑證 (已有友校被糾正) (2)有加註說明者，經手人沒有簽名 (3)補助款跟配合款請分開黏貼

三、其他注意事項 (2/3) 檢附文件帳) 錯誤態樣 二、結案 1. 借支結案： 1. 借支結案： (1)有餘款：動支單影本、原始憑 證(須完成校內核銷流程)、歸墊單 (2)無餘款：動支單影本(若無請改歸 墊單，金額填0)、原始憑證(須完成 校內核銷流程) 代墊結案：原始憑證(須完成校內核 銷流程)、撥款清冊(免稅，毋須跑校 內流程，須列印附上)、請購單單號 (請於帳務系統新增完成後填寫於撥 款清冊的備註欄位，此動支單僅為扣 預算用，毋須跑流程) 勿將標示錯誤的便利貼拿掉 (以利 於會計室憑證複審時，可快速辨別， 加快行政流程) 結案沖帳(一次送帳)：黏貼憑証金 額未達借支金額時，請勿送入會計 室給承辦人 採購或發票日期早於請購日期 修改處未簽名或蓋章 支出黏貼憑證審核流程未完成，卻 送會計室開立傳票

三、其他注意事項 (3/3) 檢附文件 錯誤態樣 文件管控條碼：一份卷宗夾內，一 張文件管控條碼 文件簽名需在旁押上日期 文件管控條碼：一份卷宗夾內，一 張文件管控條碼 文件簽名需在旁押上日期 教學卓越計畫、典範科技大學計畫 需先送計畫辦公室審核 學生事務與輔導工作計畫需先送課 外組登記 屬於科技部計畫之文件，請務必打 上科技部計畫編號MOST…，若為 廠商配合款請加註廠配款 未黏貼紙本公文條碼，或是貼了卻 未開通 文件簽名蓋章卻未押日期 文件拿回去之後沒有收件刷入 文件沒修改又送回會計室 差旅費、撥款清冊、黏貼憑證用紙、 付款廠商等，因憑證性質不同、簽 核流程也不同，勿放在同一份卷宗 內跑流程，請分開，並貼上文件管 制條碼

肆、憑證外送(調閱)注意事項 檢附文件 錯誤態樣 1.申請條件：(1)依合計或計畫規定憑證 正本外送，或 (2)單位申請調閱、影印憑 證 檢付公文 2.請將原始憑證送會計室入帳後，再填 寫憑證調閱單 (會計室網頁)，依規定 辦理，切勿自行外送 未將原始憑證送會計室入帳後，即 自行外送

肆、差旅費注意事項 (1/2) 檢附文件 錯誤態樣 出差請示單 (第一面) 出差核准簽呈 (請註明經費來源) 計畫經費表 若出席會議，請附會議議程 (請註明 是否供餐) 交通費憑證 (車票、e-tag交易明細 (自行開車)) 刷卡者出國前已辦妥結匯者，依匯 價報支，未辦理結匯者，應以出國 前一日 (如逢假日往前順推) 台灣銀 行賣出即期美元參考匯價為依據報 支 出差報告 (依規定檢付者) 經費來源錯誤、預算代號未填 國外出差交通費憑證有缺漏：旅行 社代收轉付收據、電子機票 (向旅 行社索取)、登機證 申請保險費須檢付保險契約，要保 人為南臺科技大學 搭乘外國航班務必於「出差前」完 成因公搭乘國外班機申請書(政府經 費) 未依規定15日核銷 未附交通費憑證也無任何說明 (走 省道?搭便車?車票遺失?)

肆、差旅費注意事項 (2/2) 檢附文件 錯誤態樣 獎補助款國內研習需附：研習證明、 發表論文、研習心得、國內研習補 助申請書影本、公文擬辦單或簽呈 獎補助款國外研討會：照片（至大 陸參加研討會須有與主辦單位人員 之合照）、會議手冊／會議議程、 授權圖書館典藏證明文件、研習心 得、發表論文全文抽印本 有向職發中心申請出差訪視實習生 者，請附職發中心核准之出差申請 表影本 教學卓越計畫競賽差旅費，請附申 請表 撥款清冊(需列印檢付)

合法不一定真實、真實不一定合法 合法憑證與真實憑證之分際 會計室：審核憑證合法合規性 採購單位：負責憑證真實性 22 主計處「支出憑證處理要點」第3點： 各機關員工向機關申請支付款項，應本誠信原則對所提出之支出憑證之支付事實真實性負責，如有不實應負相關責任 合法不一定真實、真實不一定合法 合法憑證與真實憑證之分際 會計室：審核憑證合法合規性 採購單位：負責憑證真實性

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