學生通訊錄 Excel 試算表的基本操作 06 「通訊錄」是群體中進行聯 絡、互通訊息很重要的資料。 製作一份精美且資訊豐富詳 實的通訊錄，對於 Excel 來 說是一件適合的作品。

關於「學生通訊錄」 6.1 學生通訊錄的表格在建置時，只要規劃好每一欄的資料類別，學生依照欄位的規定進行填 寫即可完成。但在預設的儲存格中輸入文字資料後，會發生如下文字無法完全顯示的情況。

這是練習 Excel 工作表建置時很好的範例，不僅能夠熟悉資料的編輯動作，也能了解不同 的資料欄位在輸入時的注意事項；在此將由淺入深的實作中體驗 Excel 的強大功能。

啟動 Excel 的方式 Excel 是 Office 家族裡面的試算表軟體，它除了可以快速整合資料明細，還能進一步整理 出相關的數據、圖表，對於許多人來說是不可或缺的工具程式。 選按螢幕左下角的 開始 \ 所有程式 \ Microsoft Office \ Microsoft Excel 2010，進入該軟體。

建立空白的活頁簿 開啟 Excel 程式時，會自動開啟一份空白的活頁簿，並自動命名為「活頁簿1.xlsx」。倘若需 要再建立一份新活頁簿時，可依照下列方法進行建置。 如此即產生一個 空白活頁簿，並 可以隨時準備編 輯內容。

認識 Excel 操作界面 Excel 2010 具有全新 的介面環境，以簡單、 一目瞭然的配置取代了 原來的功能表、工具列 及工作窗格。現在就來 看看這個全新的使用者 介面，讓操作更容易上 手！！

6.2 輸入學生通訊錄的資料 在儲存格中輸入資料 首先要輸入學生通訊錄的標題，再輸入欄位的名稱，最後輸入學生的資料： 在選取要輸入資料的儲存格後，即可進行資料輸入的動作。完成輸入的動作後，可以按 Enter 鍵完成資料的輸入。 接著要輸入學生通訊錄的欄位標題，請參考以下畫面資料輸入 接著要開始輸入學生的資料，請先輸入第一筆資料

調整欄位寬度 在輸入資料的過程中會發現有些資料的長度會大於儲存格的寬度，所以請參考以下的方式 進行調整： 首先是使用手動的方式來調整欄位的寬度。 另一種方式是自動依內容來調整寬度。

自動填滿的使用 在輸入的過程中，常會需要在連續的儲存格中填入連續的數字、編號，或是有相關的文字， 此時即可使用自動填滿的功能。例如這裡要輸入學生的座號，方式如下： 選取已填入座號的「A4」儲存格， 將滑鼠移到儲存格右下角的 填滿 控點 上，此時游標會顯示為 「+」。 請按著 Ctrl 鍵不放往下拖曳到 「A13」儲存格。放開滑鼠左鍵後 Excel 即會在這個區域內填入連續 的數列。

設定儲存格的資料格式 儲存格中所輸入的內容會因為不同的資料型態而有不同的顯示方法，一旦判斷錯誤會讓整 個工作表產生意想不到的結果。例如在目前的學生通訊錄中，電話號碼即被視為數字，這 裡即要進行資料格式的調整： 請依序將所有同學的資料輸入完畢，接著請選取第一個學生的電話資料儲存格：「E4」，先 檢視它的資料內容。

在儲存格選取的狀態下，開啟 儲存格格式 對話方塊。 在 儲存格格式 對話方中選按 數值 標籤，接著設定儲存格格式為 特殊 類別的 行動電話、 呼叫器號碼。 設定完畢後儲存格內的資料果然呈現了正確的格式。 最後使用相同的方式，將其他學生的電話資料調整成正確的格式。 如此即完成學生通訊錄資料輸入的動作，請於 檔案 索引標籤選按 儲存檔案，設定檔名為 「學生通訊錄.xlsx」後按 儲存 鈕完成存檔。

6.3 設定「學生通訊錄」儲存格格式 設定儲存格文字格式 剛輸入資料的儲存格看起來是很清爽的，這裡要設定儲存格中的文字格式，以增加資料的 閱讀性： 選取標題文字的儲存後 進行文字格式的設定 接著設定標題文字跨欄 置中

設定「學生通訊錄」為表格 6.4 插入表格 在 Excel 中可以設定某個區域的儲存格資料為表格，Excel 即會將之視為資料群組，除了可 以設定整體格式之外，還能對其中的資料進行處理。 選取標題文字的儲存後進行文字格式的設定 如此即可將選取的儲存格範圍化為表格

套用不同的表格樣式 Excel 針對表格設計了許多好看實用的表格樣式，只要經過套用即可讓整個表格展現不同 的風格。 選取表格內任一儲存格後，在 資料表工具 \ 設計 索引標籤開啟 表格樣式 的清單，請選取要 套用的樣式。 整個表格會立刻套用選取的樣式。 預設在 表格樣式選項 中會核選有套用到樣式的範圍，可以在這裡進行調整。

篩選鈕的使用 將表格轉換為一般範圍 儲存格範圍設定為表格後，標題欄位會加上 篩選鈕，使用者可以利用它快速進行資料的 篩選、排序等進階的動作。 儲存格範圍設定為表格後，標題欄位會加上 篩選鈕，使用者可以利用它快速進行資料的 篩選、排序等進階的動作。 將表格轉換為一般範圍 若不再需要表格所帶來的功能，要如何將表格轉換為一般範圍呢？ 選取表格中任一儲存格後於 資料表工具 \ 設計 索引標籤選按 轉換為範圍，接著在對話方塊 中按 是 鈕。 會發現整個標題欄中的 篩選鈕 都被去除了，表格已經被恢復為一般範圍。

6.5 列印「學生通訊錄」 列印工作表 完成資料的輸入，也設定了整個樣式，接要將作品完美的印出。 於 檔案 索引標籤選按 列印 即可進行列印設定的畫面：

在預覽列印的畫面中，可以檢視最後列印的結果。如果無法列印到所需要的工作表範圍，可以 進行設定的調整後按 列印 鈕完成列印。

進階的版面設定 進階的版面設定能列印出更不同的報表： 請先修改紙張方向後，進入版面設定的對話方塊 在 版面設定 對話方塊進行設定，完成後按 確定 鈕。 版面設定 對話方塊關閉後，即可在列印預覽區中看到設定的結果，若是無誤即可按 列印 鈕完 成動作。