科研好助手—— 个人文献管理工具NoteExpress 祝黎丽 2014.11

大量文件夹、大量重复存档 研 究 找文献 怎么办？ 去重、查找不便 积 累 管理与撰写的痛苦 ……

阅读纸质文献，手抄、复印或剪报，效率极低。 1、文献管理的发展历程 文献管理工具 您处于那个阶段？ 4. 谁知道会是什么工具呢？ 3. 专业化工具管理 管理效率 2. 非专业化工具管理 效率非常高 1.卡片式管理 阅读电子文献，利用专业文献 管理工具进行管理，效率较高。 阅读电子文献，用资源管理器 或Excel表管理，效率较低。 阅读纸质文献，手抄、复印或剪报，效率极低。

2、常用文献管理软件 EndNote  ：历史久，起步早，功能强大  ：对中国人使用环境和习惯考虑不周，学习成本较高 文献管理软件中的“元老”，ISI出品，功能强大，搜索查询方便，与Word无缝链接，支持中文。其Web版可供ISI的用户免费在线使用。  ：历史久，起步早，功能强大  ：对中国人使用环境和习惯考虑不周，学习成本较高 NoteExpress ：容易上手，对中文环境支持非常好 4

3、NoteExpress简介 NoteExpress是国内最专业的文献检索与管理系统，完全支持中文，NoteExpress可以帮助您通过各种途径高效，自动的搜索（含互联网），下载管理文献资料和论文。该软件可嵌入 MS Word 环境使用，在使用 Word 中输出各种格式化的参考文献，不需要脱离 Word环境。使用方式与绝大多数文献管理软件相似，容易学习，除此以外： 很多关键性能优越 文献资料与笔记（文章）功能协调一致 大量可用于获取文献资料的互联网数据源 文献信息或笔记（文章）支持多分类 支持绝大多数流行的参考文献的导入格式 支持多语言格式化输出 多项人性化设计 5

3.1 下载 下载地址： http://www.reflib.org/download_chs.htm 图书馆主页—数据库导航——浙江大学数据库导航——中文资源 6

3.2 安装 安装时，如果是vista或者win7用户，请鼠标右击以管理员身份运行。 在安装过程中，同时会安装IE插件和word插件，如安装360安全卫士，会有如下提示，请点击允许。 1 2 7

3.2 安装 安装过程中如遇到“MS Word 插件安装失败。”，可在软件的选项对话框中安装重新安装该插件。 操作步骤：工具 – 选项 ，打开选项对话框，选择扩展。 2 1 8

3.3 使用 NoteExpress软件使用范围 在校园网范围内使用此软件（无帐号密码，通过IP控制）

3.3 使用 这是软件的标题栏，从标题栏上面我们可以看到这个软件的版本是“浙江大学图书馆版”的，如果你安装后发现不是，请尽快下载最新版本安装；还可以知道数据库文件（*.nel）的存放位置，建议保存在非系统盘。在文件菜单中将会讲到数据库文件（*.nel）的新建、打开和关闭等。 这是工具栏，是一些常用操作的快捷方式。有数据库文件的操作 ，在线检索 ，本地检索 ，导入题录 ，将选中的题录插入到活动的word文档（插入引文） ，设置优先级 ，设置标签 等。 这是菜单栏，有文件菜单（数据库文件的操作，题录的导入导出操作）、文件夹（文件夹的操作和文件夹信息统计等）、题录（笔记）、检索、工具（样式、过滤器、批量链接附件、选项等）和帮助（可以查看NE的在线帮助）。 这里是文件夹与数据库结构，可以进行文件夹和数据库方面的操作，还有笔记，检索（检索结果的显示和保存检索结果），组织（作者，作者机构，关键词）和回收站（删除的题录和笔记并未完全删除，保存在回收站里面，可以还原也可以彻底删除）。 这是题录部分的列表头，目前显示的题录类型，年份，作者，标题，来源期刊等。可以右击选择自定义和排序列表。 这是标签云，这里将我们对某一篇题录所作的标签（tag）（一个或者多个）聚在一起，形成了一个云（cloud），点击某一个标签，就会在检索结果里面显示标记为这个标签的所有题录。 这里是题录列表，可以新建题录，编辑或者删除某一题录（删除操作可以多个，可以删除指定文件夹，也可以删除所有文件夹），链接（移动、复制）到文件夹，更新题录信息，下载（添加）全文或者其他附件等 这里是题录详细信息列表，点击相应的题录信息命令，可以查看该题录的细节，预览，综述，附件的添加，笔记的增加、修改操作等等。 10

4、NoteExpress的使用 检索 管理 写作 分析 发现 NoteExpress文献管理五大模块 检索（导入题录信息）的最终目的是写作，在写作的时候方便插入引文 11

4.1 检索（文献数据导入） 在线检索 网上数据库导入 NE2 导入全文 手动添加 12

名词解释 参考文献的标题、作者、摘要、关键词等信息即通常所说的文献，在NoteExpress中称为题录，存储在数据库节点下的题录文件夹。 题录（References） 参考文献的标题、作者、摘要、关键词等信息即通常所说的文献，在NoteExpress中称为题录，存储在数据库节点下的题录文件夹。

4.1 检索 在线检索导入 何时选择哪一个题录导入方式？ 数据库导入 导入全文 手动添加 指使用软件定制检索程序，无需登录数据库网站直接检索 指首先通过web方式访问数据库，然后选择需要下载的题录，选择正确的过滤器导入到NoteExpress中去 导入全文 在没有使用文献管理软件之前，已经下载了很多全文，可以通过导入全文的方式把题录（部分）和全文导入到NoteExpress中去 手动添加 在不能使用以上三种方法的时候使用

4.1.1 在线检索 什么是在线检索导入？ 通过NE【在线检索】功能，直接以NoteExpress作为 网关进行检索，无需登陆数据库网站即获得数据的一 种方式。 NoteExpress 集成了很多信息源可供直接联接检索。 选择一个在线数据库

可输入数据库名查找 高亮为选中数据库 点击选择

NoteExpress数据导入及在线检索 输入检索条件 点击可选择取回的条数 选择要导入的文件夹 打勾选择题录 设置网络代理 命中条数，已取回条数和已勾选条数

4.1.2 数据库及网上导入 中文资源 外文资源 网上资源 维普 万方学位论文 CNKI（新版，旧版） ScienceDirect SpringerLink（期刊、图书） Web of Science EBSCO 网上资源 Google Scholar（高级设置，需要设置文献管理软件为RefMan。） 还有一个是我们写论文的的时候是引用的某个网页，那如何操作呢？ 18

4.1.2 网上数据库导入 导入实例 CNKI Web of Science Google Scholar

名词解释 过滤器 顾名思义，用来“过滤”数据的东西。 因为不同数据库检索结果有不同显示格式，我们在三个数据库中检索，检索到的期刊文章数据可能以以下三种格式呈现： 第一种：SO- FEBS letters, Vol.10, Iss.5, pp.100-120, 2005 第二种：JN- FEBS letters, Vol.10(5):100-120, 2005 第三种：Journal: FEBS letters: 10(5):100-120, 2005 这三种格式对期刊名，卷，期，页码及年的定义格式都不一样，但是NoteExpress的“期刊文章”类型题录对于这几项内容是按照统一格式存储和显示，并且不需要“（）”等格式信息。相对于软件中数据的“有序”，原始数据就是杂乱“无序”的。

过滤器管理器

关于过滤器导入一些注意事项: 外文数据库保存题录，可选择RIS或Endnote格式，导入时过滤器选择相应的RIS、或Endnote Import。另外，NE 2.0 也支持BibTeX格式的导入和导出。 一般能与Endnote、Refworks、reference manager相兼容的格式为RIS格式，但不同数据库的RIS格式不完全相同，如IEEE的过滤器应选择IEEE-（RIS）。 NoteExpress虽然支持自己制作过滤器，但制作方法较复杂（常需要使用正则表达式）。普通用户可通过其技术支持论坛寻求专业人员帮助。

4.1.2 网上数据库导入 CNKI网络版检索： （数据库本身提供NoteExpress格式导出的情况） 例：限定在“篇名”字段中， 勾选所需文献 点击存盘 CNKI网络版检索： （数据库本身提供NoteExpress格式导出的情况） 例：限定在“篇名”字段中， 检索有关“纳米碳管的制备”方面的文献

4.1.2 网上数据库导入 点击输出（或直接复制） 保存下载的文件 输出方式选择NoteExpress

4.1.2 网上数据库导入 选择从文件导入或剪贴版导入 选择文件位置 选择NE过滤器 选择NE中存放目录 点击开始导入

Web of Science

ScienceDirect检索结果批量导入

ScienceDirect检索结果批量导入

Google Scholar Google Scholar ① 学术搜索设置 检索结果 ②改为 在文本框里面输入关键词检索，读者亦可选择“高级检索”来使结果更精确 检索结果 点击某一检索结果的“导入RefMan”可方便将此题录导入到NoteExpress ① 学术搜索设置 ②改为 本例演示如何导入Google学术搜索的结果到NoteExpress ③ 更改后，点击保存设置返回开始检索

导入题录来自文件或剪贴板，选择正确的过滤器及存放位置 提示： 随便哪个数据库，导入题录的方式都是一样的，首先在数据库中检索需要的内容，然后选择需要下载的题录（一个或者若干），下载（复制）后，在NoteExpress中导入题录，选择来自文件或者剪贴板，选择正确的过滤器，选择需要存放的位置即可。 数据库页面 检索 勾选需要下载的题录 下载或者导出 NoteExpress 导入题录来自文件或剪贴板，选择正确的过滤器及存放位置

4.1.3 导入全文 什么是本地保存的全文资料导入？ 本地保存的全文资料导入 对于已经下载了大量全文保存在本地电脑的用户，NE提供了该功能来实现将这些全文信息保存到NE中，实现对其管理。 该操作进行后，NE将自动生成题录并将全文作为附件进行管理。

4.1.3 导入全文 导入单个文件 导入整个文件夹的文件 是否包含子目录 选择题录类型 选择导入文件夹

4.1.3 导入全文 本地保存的全文资料导入 导入文件后，NE中仅有该文献的题目和附件信息，需要通过“在线更新”来完善文献信息 注意：

NoteExpress数据导入及在线检索 1.2.3 本地保存的全文资料导入 题目 (与附件名一致) 注意： 附件

通过列表选择更新数据库 通过数据库名查找更新数据库 手动更新 点击检索 手动更新仅对单条记录适用， 检索条件可修改 设置代理 点击确认

NoteExpress数据导入及在线检索 命中记录 点击更新

自动更新 点击选择更新数据库 点击查找更新 设置代理 自动更新可以一次实现多条记录的更新， 但仅默认对题录标题进行模糊检索

查找到的文献信息，打钩表示将采纳该条记录 点击应用更新

更新后的记录

4.1.3 全文导入 全文导入的注意： 手动更新只适用于单条记录的更新，只有手动更新才能改变更新检索条件； 不同数据库更新信息可能会有所不同，可以进行多次更新达到互补，但其中相冲突的信息以最后更新的数据库为准； 对于不同数据来源的大量文献，可选择多个数据库进行多次自动更新，当题目中有难检索词时还可同时结合手动更新

4.1.4 手动添加 手工导入： 当上述方法都无法完成录入的时候，可以采用手工导入； 手工输入相对繁琐，也容易出错，应尽量避免。 手工输入相应内容

4.1.4 手动添加 有关手工导入的一些注意事项： 多个作者姓名之间必须用英文分号加空格(;)隔开。中 文作者的姓与名之间不要留空格。 题录类型要尽量准确， 如“期刊文章”、“书”、 “学位论文”等。 如果题录的“作者”字段为机构名称如 “World Health Organization”，在论文写作时，最终输出的结 果为缩写格式“Organization, W.H”。如果您希望保持 原样输出，请在机构名称末尾加上一个英文逗号“,”， 即“World Health Organization,”。

4.1.5 小结 推荐使用数据库检索，然后导入的方式 原因： 不推荐使用导入全文 数据库检索的功能相对于软件的在线检索功能更强，而且如果数据库发生变化，软件更新没那么及时。 很多新的数据库购买后，NE里面不一定会有相应的在线检索，但数据库上基本上都会有导出题录的功能，可以选择合适的过滤器将题录信息导入。 使用导入题录的时候请选择合适的过滤器。 不推荐使用导入全文 导入全文会根据文件属性自动建立题录，题录信息普遍不完整，还需手工更改或者在线更新，但添加题录同时将文件作为附件也导入了。 44

4.2 管理 查重 虚拟文件夹 列表头自定义/本地检索/检索保存/标识 全文下载/添加附件 从数据库导入的题录，只有基本的题录信息，这些基本信息可以让我们大致了解某一文献的价值所在，让你决定是否有必要进一步阅读全文。在NoteExpress中，你可以为每一条文献信息添加附件，方便你在需要的时候快速打开全文。 查重 在不同数据库中检索，或者你的数据库由几个小数据库合并而成，都不可避免地出现重复题录。在NoteExpress中，你可以方便快捷地查找并删除重复题录。 虚拟文件夹 虚拟文件夹为多学科交叉的当代科研提供了解决办法，同一条文献可以属于多个文件夹但数据库中只保存一条。修改任何文件夹中的该条题录，在其他文件夹下都会同时修改；删除其中一个文件夹下的这条题录，其他文件夹中仍然存在，只有将最后一条题录删除掉，这条题录才会彻底从数据库中消失。 列表头自定义/本地检索/检索保存/标识 45

4.2.1 全文下载/添加附件 批量链接附件 如果已经有大量和全文相关的题录信息，可以通过【批量链接附件】将题录和附件关联起来。

4.2.1 全文下载/添加附件 选择题录文件夹 全文所在文件夹 点击开始 NE默认只链接PDF和DOC文件， 批量链接附件 全文所在文件夹 NE默认只链接PDF和DOC文件， 链接其它文件，点击“更多”后勾掉此选项 点击开始

4.2.1 全文下载/添加附件 附件信息 附件标记 附件标志，点击可打开附件 附件信息

4.2.2 查重 查重 不同数据库或者多次检索获取的题录很可能存在重复，NE 提供了查找重复题录并快速删除的功能 点击选择待查重文件夹 点击定义查重字段 匹配度设置选项

4.2.2 查重 查重的返回结果：

未解锁时，可摁住Ctrl键对需删除的记录进行微调 4.2.2 查重 按“Delete” 键一次性删除 删除重复记录 解锁后单独选中进行删除 未解锁时，可摁住Ctrl键对需删除的记录进行微调

4.2.3 虚拟文件夹 多文件文件夹/虚拟文件夹 虚拟文件夹为多学科交叉的当代科研提供了解决办法，同一条文献可以属于多个文件夹但数据库中只保存一条。修改任何文件夹中的该条题录，在其他文件夹下都会同时修改。

4.2.4标识 标识 NE支持标识功能，可通过标识突出文献重要性、为文献做个性化标签等

4.2.4标识 为文献题录设置标签 该文献题录已有标签

4.2.5自定义 字段 NoteExpress文献管理部分高级功能： 表头 个性化你的文献管理 自定义表头 自定义题录字段 批量编辑

4.2.5自定义 自定义表头 用于调整显示的字段，不同文件夹表头可不同 新建新的表头，用于对不同类型文献的管理 选择显示字段类型 选择应用到哪个文件夹 选择显示字段类型

注：增加字段操作完成后必须重启NE才能生效 4.2.5自定义 用于添加和重命名文献类型 需要增加新的文献类型，或对已有文献类型要增加新的描述字段时可采用 自定义题录字段 添加字段 用于添加和重命名字段名 注：增加字段操作完成后必须重启NE才能生效 此为自定义表头，点击后操作如前 点击这里

4.4.2自定义 批量编辑 可对查找字段进行限定 设置匹配度

4.2.5自定义 选择待编辑字段 点击 可对指定的单一字段进行批量编辑 对字段可进行的编辑操作

4.4.1 综述 该阅读方式提供题录作者，标题，来源，摘要字段内容，大大提高阅读效率

4.4.2笔记 笔记 新建笔记 笔记 当前笔记 记录下看文献的想法、思维火花及对文献的评论等。这些信息都与题录关联在一起 1、点击选中某类公式 自动生成Tex代码，根据需要进行编辑 公式预览 点击确定，完成插入 ① ② 记录下看文献的想法、思维火花及对文献的评论等。这些信息都与题录关联在一起 笔记 笔记 新建笔记 当前笔记

5 写作 NoteExpress 有现成的期刊论文模板可用吗？ 参考文献有更简单的方法插入吗？ 转投他刊，可以一步修改参考文献吗？ 写 作 写 作 转投他刊，可以一步修改参考文献吗？ 解决？ NoteExpress

5 写作 手稿模板写作： NE2提供了常见学术期刊的投稿模板（目前提供了180余种国外期刊模板），用户可利用模板撰写文章，步骤如下：

5 写作 从模板列表中选择需要的期刊模板 点击打开

NE随即自动打开word文档，并弹出对话框 5 写作 NE随即自动打开word文档，并弹出对话框 输入题名信息 根据需要输入题目、作者等信息 点击下一步

5 写作 选中列表中作者，通过添加加入文章作者 新建作者对话框 输入作者信息 填入相应信息 列表中无作者，点击新建 上移、下移改变作者次序 确定 输入作者信息 列表中无作者，点击新建

设置段落，列表中为该期刊一般包含的段落，作者可根据实际需要勾选 5 写作 设置段落，列表中为该期刊一般包含的段落，作者可根据实际需要勾选 点击确定后进入word写作

5 写作 根据提示和需要进行写作

5 写作 如何利用NoteExpress2插入、编辑参考文献？认识下WORD插件 如果插件没有安装可在NE【工具】-> 【选项】里面安装。 转到NoteExpress 定位引文 设置 在数据库中检索 查找引文 排列窗口位置 插入引文 NoteExpress帮助 去除格式化 插入注释 更新题录信息 插入笔记 格式化参考文献 编辑引文 73

5 写作 1、插入引文 74

5 写作 2、格式化参考文献 75

完全制作一个新样式十分繁琐，可通过对已有样式的修改来建立需要的输出格式 5 写作 要投的期刊的参考文献格式，NE中没有怎么办？ 完全制作一个新样式十分繁琐，可通过对已有样式的修改来建立需要的输出格式 个人制作输出样式

5 写作 新样式制作示例 城院论文模板

5 写作 新样式制作 挑选一个接近的样式格式 对各种文献类型进行样式编辑 对各个字段进行自定义 打开样式管理器

5 写作 新样式使用 对当前样式进行快捷编辑 当前样式，点击下拉箭头更换 点击编辑按钮直接进入该样式的编辑

NE插入参考文献的几个常见问题 1、中英文参考文献排序（中文在前、外文在后） “工具--样式--样式管理器”选择应用的样式，双击点击设置即可。

采用国标GB7714-2005，需将“悬挂缩进设置为20磅”（NE1.x设置为18）再进行格式化后的排列结果 修改标题 2、参考文献标题的修改及对齐 点击编辑选中样式 文献列表没有对齐 采用国标GB7714-2005，需将“悬挂缩进设置为20磅”（NE1.x设置为18）再进行格式化后的排列结果 设置各间距及对齐方式

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