公文處理概述 臺北市政府秘書處 主講人：張婉萍

學 習 地 圖 公文處理流程 公文類別及格式 分層負責運作規則 減少公文用紙措施 歸檔及檔案檢調作業

公文處理流程

文書處理流程 自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程 收 文 處 理 件 簽 辦 歸 檔 稿 擬 判 發 公文處理整合系統 公文電子交換系統 公文製作系統 公文電子交換系統

文書處理紀錄 各類送件、簽收清單(簿)：保存年限1年 存查、發文歸檔清單：保存年限3年 收發文紀錄：保存年限30年 【機關共同性檔案保存年限基準表】 定期匯存：每日收文、發文、簽稿收文登記 　　　　　　電子紀錄檔 承辦案件紀錄：承辦人員職務異動時列入移交

無故拒收公文或對應辦公文延不簽收逾二日者可簽請懲處。 收文處理 - 1 簽收 拆驗 分文 編號 登錄 傳遞 收發公文：採用收發文同號方式。 創簽稿公文：於陳核前掛號，或於承辦人員創文 時，先行掛號。 分文原則：業務較多或首項業務之單位為主辦。 無故拒收公文或對應辦公文延不簽收逾二日者可簽請懲處。

收文處理–2 府收文改分：簽註改分意見+主秘以上人員核章。 【97.10.7刪除移文規定、修正時 限、新增一般公文扣除日數】 機關內改分：受改分單位如有意見，應簽明理由陳 請主秘以上人員裁定，不得再行移還。 機關間移文：移出機關-移文單發文結案。 移入機關-新收案件，重新掛號收文。 8小時

收 發 文 字 號 ACAA 09731234500 ０９７ ３ １２３４５ ０ ０ 年度 收發文流水號 機關層級代碼 多稿號 ００ ０９７　３　１２３４５　０　０ 年度 收發文流水號 機關層級代碼 多稿號 ００ 　　　（府：０～２；機關３～９） 　０１ 案管附號　　 　１０

文稿處理 - 1 存查：無答復或轉行必要，於原文上簽擬。 發文：案情簡單，應直接辦稿(以稿代簽) 必要時簽稿並陳或先簽後稿。 　　　　必要時簽稿並陳或先簽後稿。 經核定存查公文，登記員應於２日內做辦畢登錄 經判發之文稿，承辦人員應於１日內送發文

文稿處理 - 2 辦稿應用規定格式，不宜以剪貼方式。 文稿如有添註塗改，須於添改處蓋章。 文稿有二張以上者，應於騎縫處加蓋(列印)騎縫章或職名章，並加註頁碼。 承辦人員需抽取來文附件時，應記明「附件抽取」字樣，並簽名或蓋章，除書籍等另由指定單位保管外，應於用畢後或離職時歸檔。

文稿處理 - 3 會簽會稿，如有不同意見，應由主辦單位綜合修改後，再行陳核。 (綜簽) 併辦：未陳核前應一次簽辦送陳，已部分陳 核者，仍應逐件送陳。(案情相同、正副本、查催函) 彙辦：首件送陳，餘自行註記即存查。 會辦：文稿已於擬辦時會核，如稿內所敘與會核無出入，不再送會。(已會簽者不會稿) 會簽會稿，如有不同意見，應由主辦單位綜合修改後，再行陳核。 (綜簽)

文稿處理 - 4 稿之蓋章位置，位於首頁下方空白處；會辦位置，位於承辦單位下方適當空白處，版面不足時，調整於文末處下方。 來文之擬辦位置，位於文末處下方。擬辦位置不足時，得於文末處之背面空白頁擬辦，或另用便箋擬辦。

文稿決行 文稿之決行按分層負責之規定處理。 以首長授權之職名章 (即甲、乙、丙、…章）蓋章決行時，本人核稿處亦應蓋本人職名章。 核稿人員代理決行文稿時，應於決行處蓋本人職名章，並於蓋章處右側加一「代」字，本人核稿處毋需再行蓋章。 承辦與決行同為一人時，應在決行處蓋章並加註「兼代為決行」，承辦人員原處無需蓋章。

繕印、校對、蓋印、簽署、編號、登錄、封發、送達 發文處理 - 1 繕印、校對、蓋印、簽署、編號、登錄、封發、送達 可電子交換，即應以電子交換方式發文 電子交換之公文，應於發送後： 由發送人員於原稿首頁及發文送件清單上蓋 　「已電子交換」章戳。 至遲於發文次日，檢視發送結果，並為必要 　之處理。

發文處理 - 2 受文者：ＯＯＯ 回復免備文案件： 　發文時，應分別於存卷之原本及發出之正本上加蓋受文者及發文日期字號章戳，並列入發文件數統計。 受文者：ＯＯＯ 中 華 民 國 0 0 年 0 月 0 日 北市00字第00000000000號

發文處理 - 3 第三類公文應刊登本府電子公布欄無需行文 首長到任就職通知 地址、電話變動 年度發文代字號 一般通報事項 受文單位無須答復、處理之公文 首長到任就職通知 地址、電話變動 年度發文代字號 一般通報事項

發文處理 - 4 加發： 補發：同加發作業 文面右上側空白處標註補發。 將原稿調出→加簽說明→ 陳奉核可 →依發文程序發送（同日期、同文號） 凡發往甲機關之公文已經發出，又須以同樣公文內容加發乙機關時，不必重行辦稿 將原稿調出→加簽說明→ 陳奉核可 →依發文程序發送（同日期、同文號） 補發：同加發作業 文面右上側空白處標註補發。

公文類別 公文格式

公文類別 本府公文類別分為五種： 令： 發布市單行法規、解釋性規定與裁量基準之行政規則及發表人事任免、遷調、獎懲時使用。 呈：對總統有所呈請或報告時用。 函：各機關處理公務時使用。 公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。如需他機關處理者，應另行文檢送。 其他公文：其他因辦理公務需要之文書。 如：書函、開會通知單、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、說帖、定型化表單。

公文格式 - 函

公文格式 - 函

公文格式 - 函

公文格式 - 簽

公文格式 - 簽

各類公文書刊登範例 市政大樓機關 電話：1999（外縣市02-27208889） 轉 **** 非市政大樓機關 電話：02-******** (轉****)

分層負責運作規則

分層負責運作規則-1 分層負責明細表-甲、乙、丙 第1層－首長決行 案奉 核定免蓋決行章 第2層-第4層－代為決行 甲、乙章－襄助首長決行

分層負責明細表(甲表)

分層負責明細表(乙表)

分層負責運作規則-2 第1層 (首長決行) 第2層 (代為決行) 第3層 第4層 府文 (甲) 一級機關文 (乙) 二級機關文 (丙) 核定層級 　　＼ 發文名義 第1層 (首長決行) 第2層 (代為決行) 第3層 第4層 府文 (甲) 市長 (襄助市長) 一級首長 (襄助首長) 一級科室主 二級首長 一級股長 二級科室主管 一級機關文 (乙) 一級科室主管 一級承辦人員 二級股長 二級機關文 (丙) 二級承辦人員 科室文 科室主管 科室股長 科室承辦人員

分層負責運作規則-3

減少公文用紙措施

減少公文用紙措施 - 1 減少「來文附件」之複製 需就來文之附件填報資料回復者，直接利用來文附件填寫，無需重覆複製處理。 需轉發他機關者，直接利用來文附件，無需重覆複製隨稿陳判。 歸檔時，文稿之附件每1種以1份為限，多餘之附件，由承辦人員自行處理。

減少公文用紙措施 - 2 減少「佐參資料」之影印 簽辦公文所附之前案佐證或供參資料 ，其總頁數為5頁(含)以內者，得以抄本或影本為之以便利作業。 超過5頁以上者，應調閱檔案原件附陳

減少公文用紙措施 - 3 減少「出列席簽到名冊」之附送 機關函發會議紀錄，非屬必要者，無需檢附「出列席者簽到名冊」，以節省受文機關列印紙張之浪費。

減少公文用紙措施 - 4 禁止將文稿之「群組受文者」展開 凡稿內之正本或副本受文者可以概括之群組名稱表示者，應直接以該群組名稱呈現、列印或轉交換檔，不得將群組內所包含之機關名稱逐一展開。 例如：臺北市政府各機關學校、臺北市各托兒所等。

減少公文用紙措施 - 5 公文雙面列印 公文書得採雙面列印。 　【例外】書證類及公告除外 應歸檔之公文及附件不得使用回收紙張。

減少公文用紙措施 - 6 新增手寫簽收簿 、推動線上簽收 分文簽收清單增列手寫簽收簿。 總收發 → 單位收發 → 登記員 →承辦人員 分文簽收清單，得以公文管理系統之線上簽收紀錄替代。 會辦清單增列手寫簽收簿：送會、會畢退文簽收清單（簿）。

歸檔作業 檔案檢調作業

檔案管理關聯圖 檔案管理局 檔案整理 檔案產生 檔案分編 ‧微縮儲存 檔案保管與應用 ‧點收 ‧立案 ‧電子儲存 ‧入庫管理 ‧檢調 ‧編目 ‧保存修護 ‧應用 ‧庫房安全管理 鑑定與清理 ‧鑑定 ‧清查 ‧銷毀 ‧移轉 ‧移交 移轉 銷毀 永久保存 定期保存 檔案管理局 目錄彙送

歸檔處理流程 各承辦單位或文書單位應將辦畢案件於５日內逐件依序彙齊後，併同歸檔清單送交檔案管理單位點收。 辦畢案件如有延後歸檔之必要者，應由承辦人員簽請單位主管核准後，以該延後歸檔案件清單向發文單位調用。 　【延後歸檔提供線上申請】

承辦人員或文書人員應先行查檢擬歸檔案件是否辦畢 歸檔作業原則 承辦人員或文書人員應先行查檢擬歸檔案件是否辦畢 歸檔案件以原件為原則；每ㄧ種附件1份。 未以原件歸檔，應敘明具體事由簽准後辦理。 附件為書籍經指定保存單位或為應公開之陳列品（如海報），得不辦理歸檔。 附件抽存續辦者，應於附件註記文號，並於擬辦意見敘明簽奉長官核准；俟其辦畢後，再辦理附件歸檔事宜。

歸檔十大補正事項 - 1 歸檔案件如有下列情形，檔案管理單位應填寫 檔案案件退件單，請承辦單位或文書單位補正。 　歸檔案件如有下列情形，檔案管理單位應填寫 　檔案案件退件單，請承辦單位或文書單位補正。 案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。 案件污損或內容不清楚者。 案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。 案件未編列文號或文號有誤者。 案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。

歸檔十大補正事項 - 2 案件未填註保存年限或分類號者。 案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者。 樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。 案件與歸檔清單之登載不符者。 案件未能以原件歸檔且未簽奉權責長官核准。

頁碼編寫原則-1 由承辦人員逐件編寫頁碼 先編本文，次編附件，並得於案件首頁註明總頁數。 本文頁碼之編寫，按文件產生時間先後順序，早者在下，晚者在上。 簽稿併陳案件，依序以簽、稿及來文之次第編寫；附件則各依其後連續為之。

頁碼編寫原則-2 文件為雙面書寫或列印者，皆要編寫頁碼。 應以鉛筆於每頁適當位置編寫。 附件已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者，免併本文連續編寫頁碼。 【附件為書籍型式者，應於書籍封面適當位置註明文號】 【附件難以裝訂者，應避免散落或放置於固定箱盒， 　並於首頁或其盛裝物外註明文號。 】

檔號（分類號） 保存年限 併件文號 附件：抽存？續辦？ 頁碼：單/雙面列印 併０年００號歸檔 擬辦：○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ 頁碼？ 擬辦：○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ 併０年００號歸檔 檔號（分類號） 保存年限 併件文號 附件：抽存？續辦？ 頁碼：單/雙面列印

檢調申請作業 提出申請 業務承辦科室 是 否 科室主管核准 送會承辦業務主 管核准或機關權 責長官核准 辦 理 調 案 用 畢 還 卷

借調期限 借調檔案應於１５日內歸還，期滿仍需繼續使用，應提出展期申請，每次展期日數同借調期限。 展期次數超過３次者，仍需使用檔案者，應先行歸還檔案後，再依前項規定辦理借調。 機關間借調檔案（含展期），應備函向檔案保管機關提出請求。 機密檔案之借調、展期應依前三項程序辦理，惟每次借調（展期）期間最長以７日為限。 如為案情特殊或業務需要，應專案簽請機關幕僚長以上核准借調之期限，不受前四項規定之限制。

檢調注意事項 不得任意變更檔案內容。 不得拆散、污損等破壞檔案。 不得轉借、轉抄或非法提供他人閱覽。 應於歸還期限前辦理還卷。 無法依限還卷， 辦理展期。 展期以3次為限。

檔案表單線上申請 檔案目錄查詢及調閱 調閱申請現況查詢 已調閱檔案展期申請作業 延後歸檔申請

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