——谈沟通的技巧与艺术 刘学元 深圳市智信源企业管理有限公司

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1 ——谈沟通的技巧与艺术 刘学元 深圳市智信源企业管理有限公司 www.cnzxy.com
如何沟通 ——谈沟通的技巧与艺术 刘学元 深圳市智信源企业管理有限公司

2 约翰·奈斯比特：“未来竞争将是管理的竞争，竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其与外部组织的有效沟通之上。”
松下幸之助：“伟大的事业需要一颗真诚的心与人沟通。” 乔丹与皮蓬：“我们两个人在场上的沟通相当重要，我们相互从对方眼神、手势、表情中获取对方的意图，于是我们传、切、突破、得分；但是，如果我们失去彼此间的沟通，那么公牛的末日来临了。”

3 美国著名学府普林斯顿大学对一万份人事档案进行分析，结果发现：“智慧”、“专业技术”和“经验”只占成功因素的25％，其余75％决定于良好的人际沟通。
哈佛大学就业指导小组1995年调查结果显示，在500名被解职的男女中，因人际沟通不良而导致工作不称职者占82％。

4 沟通是个人事业成功的重要因素 只有与人良好的沟通，才能为他人所理解； 只有与人良好的沟通，才能得到必要的信息；
只有与人良好的沟通，才能获得他人的鼎力相助，正所谓“能此者大道坦然，不能此者孤帆片舟”。

5 第一节 管理沟通的内涵和要素 一、管理沟通的概念 Concept of MC
第一节 管理沟通的内涵和要素 一、管理沟通的概念 Concept of MC 机—机沟通 人—机沟通 人—人沟通 管理沟通是指沟通者为了获取沟通对象的反应和反馈而向对方传递信息的全部过程

6 管理沟通的内涵： 1. 沟通首先是意义上的传递。 2. 要使沟通成功，意义不仅需要被传递，还需要被理解。
3. 在沟通过程中，所有传递于沟通者之间的，只是一些符号，而不是信息本身。 4. 良好的沟通常被错误地理解为沟通双方达成协议，而不是准确理解信息的意义。 5. 沟通的信息是包罗万象的。

7 二、管理沟通的过程 Process of MC 图1.1 管理沟通的过程

8 三、管理沟通要素（Elements of MC）
信息源 Information Source (Who is initiating action?) 听众 Audience (positive, neutral, or negative ; key or secondary audiences ) 沟通目标 Communication Objective (solving problem) 环境 Environment (internal & external) 信息 Message (Consider how much information they need, what doubts they’re likely to have, how your proposal will benefit them?) 媒介 Media （speak, write, call, , meet, fax, produce a videotape, or hold a press conference ) 反馈 Feedback (Communication is not an act, but a process. )

9 有效管理沟通的检核表 你是否已经掌握并组织好沟通过程中所有相关的信息? 你是否了解或掌握好了有关个体和组织的背景资料和环境状况?
你是否明确要实现和能实现的目标? 你是否清楚听众的需要? 你是否清晰、生动和有说服力地表达你的观点? 你是否选择了正确的沟通渠道?

10 什么妨碍了沟通？ 方式一：“小刘，你接电话的方式真是太唐突了，你需要从现在开始接受职业化的训练。”
方式二：“小刘，我正在关注你在电话中与顾客的交谈方式，我想和你讨论一下。我注意到你讲话的速度相当快，因而，我担心对一些顾客来说，可能很难理解你所表达的，毕竟你比顾客更了解、更熟悉情况。”

11 Barriers to communication:
status effects 地位影响 semantic problems 语义问题 perceptual distortions 感觉失真 cultural differences 文化差异 physical distractions 环境混乱 poor choice of communication channels 信息渠道选择不当 no feedback 无反馈  

12 第二节 沟通的类型 一、沟通的分类 Communication Style ．根据信息载体的异同，沟通可分为言语沟通(verbal communication)、非言语沟通(nonverbal communication)。 图1.2 沟通的种类

13 正式沟通 formal communication 非正式沟通 informal communication
2．根据途径的异同分为 正式沟通 formal communication 非正式沟通 informal communication 下向(downwards) 上向(upwards) 横向(sideways) 斜向(diagonal) grapevine

14 二、口头信息沟通 speaking 优点：快速传递，即时反馈 信息存在着巨大的失真的可能性

15 Case2 名医劝治的失败 我国古代春秋战国时期，有一位著名的医生，他的名字叫扁鹊。有一次，扁鹊遏见蔡桓公，站了一会儿，他看看蔡桓公的脸色说：“国君，你的皮肤有病，不治怕要加重了。”蔡桓公笑着说：“我没有病。”扁鹊告辞走了以后，蔡桓公对他的臣下说：“医生就喜欢给没病的人治病，以便夸耀自己有本事。”过了十几天，扁鹊又前往拜见蔡桓公，他仔细看看蔡桓公的脸色说：“国君，你的病已到了皮肉之间，不治会加重的。”桓公见他尽说些不着边际的话，气得没有理他，扁鹊走后，桓公还闷闷不乐。

16 Case 2： 名医劝治的失败 请从沟通的角度进行分析
再过十几天，蔡桓公出巡，扁鹊远远地望见桓公，转身就走。桓公特意派人去问扁鹊为什么不肯再来遏见，扁鹊说：“皮肤上的病，用药物敷贴可以治好；在皮肉之间的病，用针灸可以治好;在肠胃之间，服用汤药可以治好；如果病入骨髓，那生命就掌握在司命之神的手里了，医生是无法可想的了。如今国君的病己深入骨髓，所以我不能再去遏见了。”蔡桓公还是不相信。五天之后，桓公遍身痛疼，连忙派人去找扁鹊，扁鹊已经逃往秦国躲起来了。不久，蔡桓公便病死了。 请从沟通的角度进行分析

17 Case 3： 沟通中的角色问题 房内，阿尔伯特问：“谁?” 女王回答：“我是女王。” 门没有开，女王再次敲门。 房内阿尔伯特问：“谁呀?”
英国著名的维多利亚女王，与其丈夫相亲相爱，感情和谐。但是维多利亚女王乃是一国之王，成天忙于公务，出入于社交场合，而她的丈夫阿尔伯特却和她相反，对政治不太关心，对社交活动也没有多大的兴趣，因此两人有时也闹些别扭。有一天，维多利亚女王去参加社交活动，而阿尔伯特却没有去，已是夜深了，女王才回到寝宫，只见房门紧闭着。女王走上前去敲门。 房内，阿尔伯特问：“谁?” 女王回答：“我是女王。” 门没有开，女王再次敲门。 房内阿尔伯特问：“谁呀?” 女王回答：“维多利亚。” 门还是没开。女王徘徊了半晌，又上前敲门。 房内的阿尔伯特仍然是问：“谁呀?” 女王温柔地回答：“你的妻子。” 这时，门开了，丈夫阿尔伯特伸出热情的双手把女王拉了进去。

18 三、书面信息沟通 writing (1)不要强调你为读者做了什么，而要强调读者能获得什么或能做什么。 (2)参考读者的具体要求或指令。
Kitty O. Locker关于书面沟通的6方面技巧： (1)不要强调你为读者做了什么，而要强调读者能获得什么或能做什么。 今天下午我们会把你们9月21日的订货装船发运。 你们订购的两集装箱服装将于今天下午装船，预计在 9月30日抵达贵处。 (2)参考读者的具体要求或指令。 你的订单…… 你定购的真丝服装……

19 Kitty O. Locker关于书面沟通的6方面技巧：
(3)除非你有把握读者会感兴趣，否则尽量少谈自己的感受。 我们很高兴授予你5000元信用额度。 你的牡丹卡有5000元的信用额度。 (4)不要告诉读者他们将会如何感受或反应。 你会很高兴听到你被公司录用的消息。 你通过了公司的全部考核，你被录用了。

20 Kitty O. Locker关于书面沟通的6方面技巧：
(5)涉及褒奖内容时，多用“你”而少用“我” 。 我们为所有的员工提供健康保险。 作为公司的一员，你会享受到健康保险。 (6)涉及贬义的内容时，避免使用“你”为主语，以保护读者的自我意识。 你在发表任何以在该机构工作经历为背景的文章时，必须要得到主任的同意。 本机构的工作人员在发表以在此工作经历为背景的文章时，必须要得到主任的同意 。

21 四、非语言沟通Nonverbal Communication 图1.2 沟通的种类

22 二、管理模式与沟通 management style and communication
Four basic leadership styles: Directing 命令型 Coaching 指导型 Supporting 扶持型 Delegating 委托型

23 management style and communication Figure 1
management style and communication Figure 1.5 Four basic leadership styles

24 What is your preferred leadership style?
EXERCISE1: What is your preferred leadership style? 考虑以下两个事例，你通常是采取哪项行动，请作出选择： 1．你的一名女雇员工作热情和效率一直都很高，每次都能圆满地完成工作指标，你对她的工作十分放心，不必予以监督。最近你给她分配了一项新的工作，认为她完全有能力胜任这项工作。但她的工作情况却令人失望，而且还经常请病假，占用了很多工作时间，你怎么办? (1)明确地告诉她去做什么，并密切注视她的工作。 (2)告诉她去做什么，怎样去做，并设法查明她的问题出在哪里? (3)安慰她，帮她解决问题。 (4)让她自己找出应付新工作的方法。

25 What is your preferred leadership style?
EXERCISE2: What is your preferred leadership style? 2．你刚刚晋升为车间主任，在你被提升以前，生产平稳发展，但现在产量下降，因而你想改变工作程序和任务分配。但是，你的职员不但不予配合，反而不断地抱怨说他们的前任老板在位时情况是如何如何地好。你怎么办? (1)实施变更，密切注视工作情况。 (2)告诉他们你为什么要作出改变，说明改变将会给他们带来的利益，并倾听他们所关切的问题。 (3)同他们讨论打算改变的工作计划，征求他们提高生产能力的建议。 (4)让他们自己找出完成生产指标的办法。

26 Part 2 Communication Strategy
沟通策略

27 图2.1 管理沟通策略模型 Communicator strategy 沟通者策略 Audience strategy 听众策略 Message strategy 信息策略 Channel choice strategy 渠道选择策略 Culture strategy 文化策略

28 Communicator strategy
第一节 沟通者策略 一、沟通主体分析的基本问题 Self-cognition 自我认知 Who am I? — Promoting Credibility Self-position 自我定位 Where am I?— Make your position clear — Make your capability clear — Make your quality clear — Make your value clear

29 Self-cognition 1. Communicator’s credibility 沟通者的可信度
Initial credibility (初始可信度)：Your audience’s perception of you before you even begin to communicate Acquired credibility (后天可信度)： Your audience’s perception of you after the communication has taken place ? How to promote your credibility ? rank (身份地位) goodwill (良好意愿) expertise (专业知识) image (外表形象) shared values (共同价值)

30 表2.1 影响可信度的因素和技巧

31 2. 沟通者自我背景 Self-position 表2.2 沟通者自我背景测试框架 · 我的沟通目标是否符合社会伦理、道德伦理?
表2.2 沟通者自我背景测试框架 · 我的沟通目标是否符合社会伦理、道德伦理? · 在现有内、外部竞争环境下，这些目标是否具有合理性? · 我就这个问题作指导性或咨询性沟通的可信度如何? · 是否有足够的资源来支持我的目标的实现? · 我的目标是否能得到那些我所希望的合作者的支持? · 我的现实目标是否会与其他同等重要的目标或更重要的目标发生冲突? · 目标实现的后果如何，能否保证我及组织能够得到比现在更好的结果?

32 二、目标和策略的确定 1. 沟通目标的确定 General objectives 总体目标 Action objectives 行动目标
Communication objectives 沟通目标 例：某公司为了实现研究开发部门、制造部门和市场部门的有机协调，公司总经理决定这三个部门的负责人每月举行一次例会，共同讨论在研究开发、生产、市场几个部门之间如何高效协调的对策。

33 表2.3 目标实例

34 2. Strategy Selection 图2.2 沟通者策略的选择

35 EXAMPLES OF OBJECTIVES AND STYLES
表2.4 目标与沟通形式实例

36 Audience strategy 第二节 听众策略
Case 5： 《都市快报》报道： 杭州市某家1998年5月的一天晚上发生名牌彩电爆炸，使得该用户在物质和心理两方面受到较大损失。该事件已经引起了媒体和市民的极大关注。另，《钱江晚报》也正派记者跟踪此事。 问题：如果你是该彩电厂家驻杭州市办事处的负责人，碰到这样的突发事件，如何处理?谈谈你的思路。

37 Audience strategy 一、沟通对象的特点分析 Who are they? 他们是谁?
What do they know? 他们了解什么? What do they feel? 他们感觉如何?

38 1. Who are they? (1) Who should be included in your audience? 哪些人属于受众范畴 Primary 主要听众，又称直接听众 Secondary 次要听众，又称间接听众 Gatekeeper 守门人 Opinion leader ”意见领袖“ Key decision-maker 关键决策者 思考：假如你是一家广告公司的财务经理助理。你的老板让你起草一份关于客户新推出的一个产品市场营销策划书。为了成功起草这份报告，你如何考虑该报告的受众？

39 1. Who are they? (2) How can you find out about your audience?
怎样了解你的受众 As individuals 个体分析 As a group 团体分析

40 2. what do they know? How much background information do they need?
Low background needs; High background needs; Mixed background needs How much new information do they need? High information needs; Low information needs; Mixed information needs What are their expectations and preferences? Style preferences; Channel preferences; Standard length and format preferences

41 3. What do they feel? 他们感觉如何 ?
How interested are they in your message? 受众对你的信息感兴趣程度如何 What is their probable bias: positive or negative? Is your desired action easy or hard for them? 你所要求的行动对受众来说是否容易做到 Easy or hard for them; Hard for them

42 二、激发受众兴趣 How can you motivate them?
1. Motivate through audience benefits 以明确受众利益激发兴趣 Tangible benefits 具体好处 Career or task benefits 事业发展和完成任务过程中的利益

43 二、How can you motivate them?
2. Motivate through credibility 通过可信度激发受众 Shared-value credibility and the “common ground” technique 通过确立“共同价值观”的可信度与“共同出发点”技巧激发受众 Goodwill credibility and the “reciprocity” technique 以传递良好意愿与“互惠”技巧激发受众 Rank credibility and punishment technique 运用地位可信度与惩罚技巧激发受众

44 二、How can you motivate them?
3. Motive through message structure 通过信息结构激发受众 Opening 开场白 Body of the message 主体 the “inoculation” technique; the “foot in the door” technique; the “door in the face” technique; the two-sided technique Ending 结尾

45 角色扮演 背景：有许多人抱怨，刚添孩子时，接二连三地接到给孩子买保险的电话，而且很多业务员上门推销保险（包括教育险、人身保险等）。搞得家里应接不暇，后来不管什么业务员如何联系，干脆一律回答：买了！一次，我算了一下帐，所有保险到一定年限（如18年）的实际回报，远不如存银行合算。于是，当业务员上门，我就拿出计算器帮他们算账。 练习：如果我现在尚没有给孩子买保险，你准备如何说服我购买？ 讨论：你认为要说服顾客的关键是什么？

46 顾客定位：顾客需要什么？ 自我定位：我能给顾客什么？ 沟通策略：如何把“需要”和“提供”结合为一体？ 有效管理沟通的本质：换位思考 练习的问题：业务员在没有弄清楚顾客需要什么之前，滔滔不绝地推销产品，实际上，对有的顾客而言，讲得越多越容易反感。

47 如何与领导沟通 图2.3 不同管理风格的上司分类矩阵 受众分析专题：与领导沟通

48 这位学生目瞪口呆，偏偏不安地咕咕哝一句：“是您说……要我去工厂的”。于是，他不知下文如何处置。
有一次，某老师把他的学生叫到办公室里，他对学生说：“你最近安排一次到B厂去作个调查。我的意思是，搞研究的人必须经常下到实践中掌握第一手材料，不了解实际，怎么做研究呢?”学生听了之后，马上答道：“好的，那么我先与这个单位联系一下，安排好时间。” 于是，这位学生就开始与对方联系，安排包括住宿、交通、时间进度、调查问题等在内的具体任务。一个星期后，学生找到了他的老师：“老师，我准备明天到B厂去调研，不知您是否还需要安排其他同学一起去?”这位老师听了，大怒：“谁叫你现在下工厂去。现在你要静下心来好好看看各方面的资料，要大量阅读国内外的研究文献，认真扎实地打好专业理论基础，只有这样，下去调查才有收获，才能在现场调查中发现并解决问题。” 这位学生目瞪口呆，偏偏不安地咕咕哝一句：“是您说……要我去工厂的”。于是，他不知下文如何处置。 “我只是说搞理论研究的人要到现场中去了解实际，提醒你要注意思考、学习和研究方法。”

49 你来到王姓副总经理的办公室，你进门后这样告诉他：“王总，问题是这样的，解决方案是那样的。我们想获得你的同意。”他会回答：“还没到时候，我们还没有准备好。”接着，他会问：“你跟甲谈过吗?跟乙呢?跟丙有没有谈过?”这时，你就得巩固你所有的基础，你可以这样回答：“我们已经和甲、乙、丙都谈过了，并且就解决问题的方案取得了一致意见，现在想听听您的意见。”这时，他又会问：“那么，丁的意见又如何呢?”如果你没有跟丁谈过，他就会说：“嗯，我认为我们还没有准备好，还要进一步研究研究。”但如果你说：“我们跟丁也谈过了，他完全赞成。”这时，他就会说：“那我们还等什么呢?干!”

50 结果是，三天后，公司又通知他不要搞了，因为……而此时，老张已经把第二个项目的初步设想搞出来了。
某公司一位姓张的高工，负责新产品开发的总体技术工作。由于产品的不断更新换代，公司决定开发换代新产品。于是公司总工程师找到这位高工，要他负责这个产品开发的具体技术工作。这位高工非常乐意，“其实，我早就认为应该搞这个产品了。”他这样说了之后，马上接着说：“那么，给我安排一批助手，我们明天就讨论技术方案。”果然，此后的一周时间内，他们就拿出了总体设计方案，并开始工程化设计。 一个月后，公司总工程师又找到这位高工，“老张，通过情报收集，我们发现国外已经搞出了这种换代新产品，而且国内已有厂家引进了这种技术，看来，我们得放弃这个项目，搞另外一个”。老张很失望，但一想也对，“跟在人家屁股后面搞，确实没意思”。于是，他马上又着手组织搞另外一个。 结果是，三天后，公司又通知他不要搞了，因为……而此时，老张已经把第二个项目的初步设想搞出来了。

51 不同管理风格上司的特点 创新型：有全局性眼光、动作快、非结构化风格 官僚型：结构化风格、动作慢、关注过程与细节
整合型：动作慢、非结构化风格、关注过程导向、有全局眼光、能够变革并适应变革 实干型：动作快、结构化风格、关注细节和结果

52 与上司以及上司的上司沟通 讨论：你是公司市场部的职员，大学本科毕业已经有三年了。你部门的经理是初中毕业，很有闯劲。由于年龄、文化程度等方面原因，你对经理在管理过程中的一些做法有不同意见，比如，经理更多地采用经验式管理方法；在激励方面，过于注重过程导向，却忽视结果导向，缺乏目标激励。你曾经与经理谈起过自己的想法，建议采用目标管理思路，从结果导向对员工进行考核激励，但经理好像没有反应。对此你感到非常不满，一段时间来，你一直在考虑，希望与公司主管经营的副总经理作一次沟通。 现在，考虑这样两个问题：(1)与上司的上司沟通(副总经理)是否合适?(2)如何与副总经理沟通?根据管理沟通的一些启发，建议设计一个与上司的上司沟通的办法。

53 与上司沟通策略 1. 目标确定 2. 分析沟通对象的特点 取得间接上司对你建议的认同 避免直接上司给你“穿小鞋”
充分掌握间接上司和直接上司的背景 了解直接上司不愿意接受你的建议的原因 了解直接上司和间接上司之间的关系 了解间接上司对越级反映问题的态度及其处理艺术

54 3.分析自身地位和特点 4.沟通信息策略 弄清楚“我是谁?”和“我在什么地方?” 弄清楚自身的可信度
弄清楚你对问题看法的客观程度、深入程度和系统程度 4.沟通信息策略 策略原则： 站在间接上司的角度来分析问题；就事论事，对事不对人；不对上司的人身作评论。 信息结构：从客观情况描述入手；引出一般性看法；再就问题提出自己的具体看法。 语言表达：言辞不能过激，表情平淡，态度谦虚。

55 5. 沟通渠道策略分析 6. 沟通环境策略分析 渠道选择：面对面或间接沟通；口头或笔头沟通；正式或非正式渠道。
尽量避免直接上司知道，私下沟通较为合适。 可以通过工会开会、合理化建议的方式作为反映问题的通道 6. 沟通环境策略分析 沟通环境策略：选择最合适渠道（正式、非正式），使其与沟通方式相对应。 选择合适的时机、合适的场合，以咨询的方式提出 表面上的不刻意，实际上的精心准备 营造合适的、宽松的氛围

56 Message strategy 第三节 信息策略 How can you emphasize a message? 怎样强调信息
第三节 信息策略 How can you emphasize a message? 怎样强调信息 How can you organize a message? 如何组织信息

57 一、How can you emphasize a message?
Message strategy 一、How can you emphasize a message? Using the direct approach 直接切入主题的策略 Advantages: improves comprehension; is audience-centered; saves time When to use the direct approach Using the indirect approach 间接靠入主题的策略 When to use the indirect approach

58 二、如何组织信息 How can you organize a message?
1. Objective definition 目标确定 注意灵活原则 明确主导目标 界定好总体目标、战略、策略和任务之间的关系

59 目标、战略、策略和任务的关系 如果你是市场营销部门经理，你与市场部门的下属员工进行沟通，你可以这样来理清目标、战略、策略和任务之间的关系：
Objective 目标：提高产品的销售量。 Strategies 战略：要下属意识到这次沟通的战略意图是为实现更高的持续性发展前景。 Tactics 策略：获取部门发展的新出路。 Tasks 任务：向高层领导提出预算建议。

60 2. Clear ideas 观点明确 明确自己的立场 提出发现和建议所蕴涵的愿景 提供可靠的信息 提供不同的价值观和利益
其他观察者和参与者的意见 着眼于事实、价值、意见

61 例：机械行业某企业的生产部门主管和技改部门主管在一次公司例会上，就技术改造的投入策略展开争论：生产部门经理A认为，公司现在的当务之急是降低成本，不要在效益不好的情况下，还加大技术改造的力度，他认为那样做是“找死”；而技术改造部门经理B认为，如果现在再不加大技改投入力度，将会阻碍资本扩张、延迟新技术的采用，这无疑是在“等死”。 两人就观点问题如何进行沟通？

62 3. Content & Structure 内容和结构的组织
确定沟通内容的两个基本原则： 以最简单的语言告知你的目标 “沟通是你被理解了什么而不是说了什么” 〔例〕 假设我将在一个较忙的时候去休假，在休假前，我要向领导请示，并要向同事和下属交代一些事情。那么，在不同对象面前，你可能会以以下不同的方式沟通： 对领导：我已经向同事们安排好了工作，而且在休假后我可以投入更多的时间和精力以保持工作的最好状态。 对同事：为了这个假期，工作计划和日程我已经重新安排好了；我会感谢你们的关照的。 对下属：我个人经过反复考虑后，认为在这个时候休假是一个较合适的时间段，而且其他人也给予了相似的看法。希望你们按计划组织开展好工作。

63 3. Content & Structure Combining content, argument, and structure
内容、论证和结构的整合 从信息的论证分析 Two types of logical argument: Deductive: moves from the general to the specific Inductive: moves from the specific to the general e.g. Deductive logic major premise “We need a safer workplace” minor premise “My proposal will make our workplace safer” conclusion: “Therefore, we should adopt my proposal.” 提出具有说服力的论据 合理安排信息结构

64 沟通信息策略的结构安排 现公司要你对总经理办公室管理人员的作用进行评价。于是你访问了总经理、公司职能部门及办公室人员。在起草你的报告时，你列出这样一个大纲： 第一部分：总体提出你这份报告的目的 第二部分：总经理对办公室管理人员的作用评述 第三部分：各职能部门负责人对办公室人员作用的评价 第四部分：办公室人员自己对作用的评述 第五部分：结论和建议 现假设你是总经理，看了这份报告后作何评价?如不满意，又如何修改?

65 该结构存在的问题 问题1：对某一问题的重复性讨论，不能强调你的观点；思路不清楚，表述混乱；读者不能把握报告的核心观点。
问题2：没有结合总经理的实际情况来安排结构。

66 修改后的大纲 大纲(一) (2)作用一：总经理的参谋功能； (3)作用二：不同职能部门之间的协调功能；
(1)前言：报告的目的； (2)作用一：总经理的参谋功能； (3)作用二：不同职能部门之间的协调功能； (4)作用三：公司内有关活动的组织者； (5)作用四：职能部门和总经理之间沟通的桥梁； (6)结论和建议。 大纲(二) (1)结论和建议； (2)报告的目的； (3)本报告的调查分析和发现； (4)原因分析； (5)详细对策和建议 。

67 Channel choice strategy
Case 7: Motorola的有效沟通 Motorola公司于1992年在天津经济开发区破土兴建它的第一家寻呼机、电池、基站等5个生产厂，成为Motorola在其本土之外最大的生产基地，投资额比原来最初的投资增加了9倍，工人数从不到100人增加到了8000多人。年产值达28亿美元，这是一个在华投资成功的企业。 在Motorola公司，每一个Motorola的高级管理层都被要求与普通操作工形成介乎于同志和兄妹之间的关系——在人格上千方百计地保持平等。“对人保持不变的尊重”是公司的个性。 第四节 沟通渠道选择策略

68 最能表现Motorola“对人保持不变尊重”的个性是它的“Open Door”。所有管理者办公室的门都是绝对敞开的，任何职工在任何时候都可以直接推门进来“与任何级别的上司平等交流。”每个季度第一个月的1日到21日，中层干部都要同自己的手下和自己的主管进行一次关于职业发展的对话，回答“你在过去三个月里受到尊重了吗”之类的6个问题，这种对话是一对一和随时随地的。 Motorola的管理者们为每一个下层的被管理者们还预备出了11条这种“Open Door”式表达意见和发泄抱怨的途径：

69 ●I Recommend （我建议） ●Speak Out （畅所欲言） ●G．M Dialogue （总经理座谈会） ●Newspaper and Magazines （报纸与杂志） ●DBS （每日简报） ●Townhall Meeting （员工大会） ●Education Day（教育曰） ●Notice Board （墙报） ●Hot Line （热线电话） ●ESC （职工委员会） ●589 Mail Box （589信箱）

70 Channel choice strategy
1. Writing or speaking? 书面或口头 Writing: need to keep a permanent record, to get across a great deal of detail, to use precise and studied wording, or to have your audience process your message quickly. Speaking: need a “richer” communication, less rigidity and permanence, and no permanent record at this time. 2. Formal or informal? 正式或非正式 Formal channel: legal negotiations or when you need to communicate key ideas and facts. Informal channel: when you need to gain new ideas from others.

71 Channel choice strategy
3. Individual or group? 个体或群体 Individual channel: to build an individual relationship, gain an individual response, and secure highly private and confidential matters. Group channel: to build group relationships or identity, to gain group response, to avoid excluding people, or to make sure all the audience hears your message at the same time. 4. Immediate response/Control over message being receives? 即时反应或控制信息的接收 Need immediate response: consider individual channels or group channels. Do not need immediate response: consider writing channels or voice mail.

72 Channel choice strategy
5. Privacy or not? 应否私下交流 Privacy important: Choose writing, voice mail, or some forms of electronic meetings. Privacy not important: Any group channel except electronic meeting is appropriate. 6. High audience participation or not? 听众参与度的高低 High audience participation: Choose from among one-to-one channels or meeting channels. Low audience participation: Choose from among writing, voice mail, or presentations.

73 Channel choice strategy
7. Audience in same place or not? 听众是否处于同一地理位置 Geographically dispersed audience: Choose any form of writing or audio or video channels of speaking. Audience in the same place: Choose any form of face-to-face communication.

74 组织内部的沟通方式： 指示与汇报 会议与个别交流 内部刊物与宣传告示栏 意见箱与投诉站 领导见面会与群众座谈会 组织之间的沟通方式： 公关 CI策划 商务谈判

75 第五节 文化策略 Culture strategy 一、跨文化沟通是经济全球化发展的要求 二、跨文化沟通的障碍分析 ★ 观念冲突
★ 观念冲突 ★ 制度冲突 ★ 行为方式冲突

76 Culture strategy 三、跨文化沟通策略分析 Communicator strategy Audience strategy
Communication objective 沟通目标 Communication style 沟通形式 Credibility 可信度 Audience strategy Audience selection 听众选择 Audience motivation 听众激励 Message strategy Channel strategy

77 Culture strategy Other considerations 其他因素 Style 风格 Language 语言
Nonverbal messages 非文字信息 Body and voice 形体与声音 Space and objects 空间与实物 Greetings and hospitality 问候与好客程度

78 Case 8: 欧亚国际贸易公司 讨论: 1．欧亚国际贸易公司面临哪些内部文化冲突和外部挑战?
2．欧亚国际贸易公司应该如何调整它的政策，使之和现实相符合? 3．陈明德能给他的地区经理们提供哪些额外支持? 4. 请你试着给陈明德提供一份差异化管理的策略思路。

79 1．正视差异，求同存异 2．取长补短，兼收并蓄 3．兼顾多元，差别管理 跨文化沟通策略

80 ？？沟通中如何传递信息 思考: 假如你是个管理者，告诉你的两个职员： (a)一些好消息(加薪或提升) (b)一些坏消息(减薪或降职) 你准备如何通知他们?为什么要采取这种方式?

81 ？如何向听众传递其不愿听的信息 彼得·德鲁克认为向下的沟通是不可能的。 (向下的沟通)行不通，首先，因为它把焦点集中于我们所想说的事上。但我们知道所有(沟通者)所做的都是无条件的。沟通是接受者的行为……你所能向下沟通的都是命令，即事先安排的信息。你无法向下沟通与理解相联系的任何事情，更不用说与动机相联系的事。这要求向上沟通，从那些理解的人到那些想理解的人。 这并不意味着管理者不须再清晰地阐明他们所说的或所写的东西，而是恰恰相反。但它确实意味着只有在我们已知道要说什么之后我们才知道怎样说。而且不管做得多好，这是无法通过“谈话”发现的。“致雇员的信……”将是一种浪费，除非作者知道雇员能理解什么、想理解什么并想做什么，除非这些信是建立在接受者的理解的基础之上而非致信者的理解的基础之上，他们将是一种浪费。

82 CHOOSING THE MEDIA TO SEND TOUGH MESSAGES
Personal Conversation 个人谈话 Electronic Communication 电子沟通 Small Group Meetings 小组会议 Large Group Meetings 大组会议 Live Broadcast 实况广播 Videotape 录像带 Letter 信 Word of Mouth, or the Grapevine 口头表达或传闻 Negotiation 谈判

83 These are some considerations to address when you are choosing media in a tough downward communication situation: Consistency 一致性 Timeliness 及时 Modulation 调整 Feedback 反馈 Follow-up 贯彻

84 Case 9: 石油集团裁员 年底广州某跨国石油公司因在中国的业务进展不顺利，为降低成本，力争1999年收支平衡，进行大规模的公司改革，并进行机构调整。其中的措施之一就是裁员。为了保证裁员工作的顷利进行，使得留下来的人员对公司继续保持信任和归属感，也要使得离开的人员正确理解此次裁员工作的必要性，不至于在社会上对公司造成不良影响，公司采取了积极的沟通方式一一在公司的内部网络上发布“员工通讯”，提前三个月把公司的改革信息循序渐进地传递给公司员工。 公司油品业务部门是公司在中国雇佣员工人数最多的部门，约占总员工人数的70％，油品部门任何的改动对整个公司的运作都有着举足轻重的作用。从开始展露裁员苗头到真正实施历时3个月，每次发这种消息大部分

85 由公司东北亚集团上任才3个星期的油品部董事贺先生以第一人称通报工作进展情况的方式来传递信息。其中该跨国公司董事会主席和油品业务首席执行宫分别发布过改革的信息。当裁员的信息曰趋明朗后，公司贺先生的个人网页开通，其中有一个“公开论坛”,在这个论坛上，任何员工都能以匿名的方式，不经审查地在该论坛上发表自己的意见。在论坛开通半个月后即正式实施裁员的半个月前，由公共事务部针对员工提出过的和可能提出的疑问采用一问一答的形式在论坛上发表。 半个月后，由各部门经理单独与每位员工见面，通知各人具体的去留安排。同时，公司成立转职中心，向员工提价心理辅导和再就业技能的培训服务，并备有电话、电脑和复印设备，供员工准备应聘资料，公司派专人开始与其他外资公司和猎头公司联系，协助员工寻找新的工作，转职中心持续工作2个月后关闭。

86 分析：如何看待石油集团的裁员？ 效果会怎样？
分析：如何看待石油集团的裁员？ 效果会怎样？ 公司依靠唯一的正式沟通渠道——网上员工通讯进行消息发布，通知改革进展，虽然信息传递的速度非常快，但是形式呆板，多数员工并不乐意和惯于使用这种沟通工具。来自管理层方面的消息很多，只是一种声音，一种方式。而员工方面的信息反馈，在后期也只采用网上“公开论坛”一种方式，员工虽然可以自由发表意见，但英语是唯一的语言，由于语言障碍很多人无法恰当地倾诉心中的不满，公共论坛成为发泄私愤的地方，全然没有起到正常的沟通作用。虽然管理层在一段时间后进行了有关问题的问答，但员工仍觉得没有针对性。心中的不满仍不断积累，以至于有人向媒体发表看法，经公司的努力，虽未对公司造成很坏的影响，但不愿看到的事情还是时有发生。

87 启示一：沟通是双向的。沟通不是一个“智能化”的传声筒，把上级的命令或对下级的要求再表达出来不是严格意义上的沟通。
启示二：沟通方式多样化。 启示三：沟通的目的不是在于消除各种流言蜚语。 启示四：沟通是一种交流艺术。 启示五：要重视沟通的有效性。沟通的有效性不仅在于形式，更在于内涵。

88 专题： 危机沟通 事例1：“泰诺”是美国约翰逊联营公司生产的治疗头痛的止痛胶囊商标，这是一种家庭用药，在美国年销售额达到4.5亿美元，占公司总利润的15%。1982年9月29日至30日，有消息报道芝加哥地区因有人服用泰诺止痛胶囊而死于氰中毒。开始报道是死亡3人，后增至7人，随着新闻媒体的传播，传说在美国各地有25人因氰中毒死亡或致病，后来这一数据增加到2000人（实际死亡人数7人），这些消息引起了1亿服用泰诺的消费者的极大恐慌，民意测验表明94%的人表示今后不再服用此药。约翰逊公司面临一场生死存亡的巨大危机。实际上，对回收的800万粒胶囊所做的化验，只发现芝加哥地区的一批胶囊中有75粒受氰化物的污染，而且是人为破坏。面临这一严峻局势，你认为应如何处理？

89 专题： 危机沟通 成立由董事长为首，负责公关的副总等7人委员会，危机之初每天开两次会，对事件讨论、决策；
决定在全国范围内立即收回全部价值近1亿的泰诺止痛胶囊（5天内完成）；花费50万美元通知医生、医院和经销商停止使用；（这一决策受到舆论广泛赞扬） 与新闻媒介密切合作，以坦诚态度对待新闻界，无论好坏，迅速传播真实消息； 敞开公司大门积极配合公众和医药管理部门的调查，5天内对全面收回的胶囊进行抽检，向公众公布结果； 重新设计重返设计计划，举行大规模的卫星转播的记者招待会，感谢新闻界的公正对待；推出防止污染的止痛胶囊重新包装，现场播放生产流程； 一年时间内恢复其领先地位，取得公众信任。

90 危机沟通 计划： “公众和顾客的利益第一” 在危机面前没有存在任何侥幸心理； 领导人参与和强烈的公关意识； 平时与社会各界建立良好的关系。
启示： 善于从危机中寻找机会； 为公众和顾客着想是所有对策的出发点。

91 危机沟通 事例2：1989年3月24日美国埃克森公司的一艘巨型油轮在阿拉斯加州美、加交界的威廉王子湾附近触礁，原油大量泄出达800多万加仑，在海面上形成宽1公里，长达8公里的漂油带。到3月28日原油泄漏量达到1000多万加仑，造成美国历史上最大的一起原油泄漏事件。 评价：反应迟钝；企图逃脱自己的责任；事先毫无准备，既无计划、也无行动；对地方当局傲慢无礼；自以为控制了事态的发展；不接受任何解决意见；存在侥幸心理；信息系统失控；忽视了赢得公众的同情和支持；错误地估计事故规模；丝毫没有自责感。（公关学者卡斯泽威斯基） 结果：公司损失（清理费、赔偿、罚款等）几亿美元；国际大公司抵制与其做生意；形象大损。

92 自我技能测试 评价标准： 非常不同意/不符合（1分） 不同意/不符合（2分） 比较不同意/不符合（3分） 比较同意/符合（4分）
非常不同意/不符合（1分） 不同意/不符合（2分） 比较不同意/不符合（3分） 比较同意/符合（4分） 同意/符合（5分） 非常同意／非常符合(6分) 测试问题： 1．我能根据不同对象的特点提供合适的建议或指导。 2．当我劝告他人时，更注重帮助他们反思自身存在的问题。 3．当我给他人提供反馈意见、甚至是逆耳的意见时，能坚持诚实的态度。 4．当我与他人讨论问题时，始终能就事论事，而非针对个人。 5．当我批评或指出他人的不足时，能以客观的标准和预先期望为基础。 6．当我纠正某人的行为后，我们的关系常能得到加强。 7．在我与他人沟通时，我会激发出对方的自我价值和自尊意识。

93 自我技能测试 8．即使我并不赞同，我也能对他人观点表现出诚挚的兴趣。 9．我不会对比我权力小或拥有信息少的人表现出高人一等的姿态。
10．在与自己有不同观点的人讨论时，我将努力找出双方的某些共同点。 11．我的反馈是明确而直接指向问题关键的，避免泛泛而谈或含糊不清。 12．我能以平等的方式与对方沟通，避免在交谈中让对方感到被动。 13．我以“我认为”而不是“他们认为”的方式表示对自己的观点负责。 14．讨论问题时，我通常更关注自己对问题的理解，而不是直接提建议。 15．我有意识地与同事和朋友进行定期或不定期的、私人的会谈。

94 自我技能测试 自我评价： 如果你的总分是： 80一90 你具有优秀的沟通技能 70—79 你略高于平均水平，有些地方尚需要提高
80一90 你具有优秀的沟通技能 70—79 你略高于平均水平，有些地方尚需要提高 70以下 你需要严格地训练你的沟通技能 选择得分最低的6项，作为技能学习提高的重点