Goods Return/Receipt Process 2012 Work Shop Internal Audit

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1 Goods Return/Receipt Process 2012 Work Shop Internal Audit
July 12,2012

2 正品退仓流程（按照计划指令退） 店铺收到公司销售部的退仓通知后,查询POS中的指令，在规定时间内退仓.
正品店收到销售部邮件通知后，按照邮件中退仓指令的要求将指定需退仓商品整理下架，准备退仓。 店铺应确保每件商品皆有吊牌，由于顾客试穿等各种原因造成吊牌遗失的，应在发现丢失后，立即根据遗失吊牌商品的正确款号补写吊牌。退仓商品应折叠整齐，必须用PP袋（指仓库发出商品时包装衣服的白色透明的塑胶袋）套好，以防商品在退仓时弄脏。 在“店铺程序”中选择出货申请→新增→按照邮件要求选择正品退仓、退货指令及退仓店号:上海0仓、2558仓及各地分仓（233，1199，2049、2600）（见图一）→将整理好的退仓商品逐一正确扫描，若扫描货品不在退货计划内，系统将提示“货品不在退货计划中”（图二）。核对实物和扫描单据数量一致后装箱。自2010年12月20其起，公司总部将提供给各店铺退仓货品发运条形码，店铺在进行货品退仓时需将取一张条形码，将该条形码扫描与相应的退仓或者调拨单据连接。

3 正品退仓流程（按照计划指令退） 装箱复点无误后，店长将单据保存→扫描或输入退仓箱号→保存→打印退仓明细单，店铺退仓人员和店长（至少2人以上）在退仓单上签字确认，退仓单随货装箱。一般情况下一箱一单，如果一箱两张以上退仓单的，须在“退货贴条”(见附件4)上写清楚本退仓单所属的箱号。注意：商品封箱后需在箱子外右下角贴上之前扫描过的条形码，且一箱只能用一个条形码。 封箱后在箱子外贴上“退货贴条”，注明“退仓”字样，并写清楚“店号、退仓日期、本箱号、系统单号（手工单号不需要填写，必须填写系统单号）、本箱退仓数量”以便仓库接收时可以据以区分。 店铺可以在“店铺程序”中选择出货申请→查询退仓计划对退仓计划进行查询。选择需要查询的计划名称，即可查看当前店铺的库存数量和已做出货申请但尚未生成出货单的数量。 店铺应根据物流专员发的“运输安排信息”(见图四)，预计货运公司到店铺提货的时间，提早准备商场出门单，以减少货运公司提货的等待时间或避免货运公司空跑。

4 正品退仓流程（按照计划指令退） 货运公司来提货的当天, 店铺应认真核查物流公司出具的《提货单》（见附件6），确认前来提货的 货运人员身份无误，并填写《货运公司运输委托单》（见附件7），店铺必须保留客户联6个月，以备查用。如货运公司不提供《提货单》，店铺不得将商品提供给货运公司承运，并立即联系公司物流部运输专员。店长在店铺程序→出货申请中查询到之前保存的退仓记录,选择√→点生成出货单→在 “托运单号（公司）”中 输入物流专员发给店铺的“运输安排信息”中对应的该箱货品的委托单号 ，在“货运公司提货单号”中输入来提货的货运公司的运单号码，在“货运公司名称”中录入提货的货运公司，最后“单据日期”选择提货当天的日期，以上完成后保存，操作完成。如为店铺自己找的快递公司或货运公司，在 “托运单号（公司）”中 输入999999，在“货运公司提货单号”中输入来提货的货运公司或快递公司提供的货运单据号码。店铺应保留货运单据6个月以上，需报销的，保留复印件，以备查用。 退仓货品有问题可与公司货控部货控专员联系; 退仓运输方面有问题可与公司物流专员联系.

5 召回货品退仓流程（按照计划指令退） 店铺收到销售部发出的指定款召回邮件后，按照邮件要求，将须召回款的商品下架，查询POS中的指令，单独做正品退仓（单据类型“CC——正品退仓”），退仓单上注明“公司召回”字样，并单独用包装袋包好，包装袋外也需注明“公司召回”字样，在规定时间内退回上海2558仓。 召回退货物流方式为快递或物流安排货运（按照通知要求操作），一个区的退货时间应相对集中。 物流安排方式同正品退仓相关步骤（注意：除非得到物流部专员的许可，否则不允许店铺私自找运输或者快递公司安排货品调拨或者退仓）。 店铺自己安排运输退仓在POS中的录入: 托运单号（公司）：输入6个9（999999） 货运公司提货单号：输入自己找的货运公司提供的单号 货运公司名称：输入上门提货的货运公司的名称 单据日期：选择提货当天的日期 店铺保留好快递单据6个月以上，如需报销的，保留复印件，以备查用。

6 次品退仓流程（无计划指令退） 固定在每年2月、5月、8月、11月，月末25日~30日 三个月退一次 撤柜店铺可不按此规定时间做次品退仓
固定在每年2月、5月、8月、11月，月末25日~30日 三个月退一次 撤柜店铺可不按此规定时间做次品退仓 主要步骤： 顾客次品由店铺人员直接联系售后服务处理。 店铺次品由店长每三个月规定时间内安排一次退仓。 店铺货控部审核次品退仓。 物流部安排运输。 仓库或售后服务及时接收并处理退仓（回）次品。 次品退仓仓号选择: 2558仓（店铺次品） 指店铺次品退2558仓 601店（顾客次品） 指已销售给顾客，寄回公司售后服务部后无法修复的次品

7 货品退仓流程图示

8 一、退货指令查询（仅适用于正品退仓） 1、销售部会邮件通知店铺退货，并告知退货指令编号，店铺可在POS系统中查询退货指令，如下图所示：
1、数据输入栏 2、出货申请：点击查询退仓计划按钮，进入查询退仓计划界面。 3、选择退仓计划编号，点击查询。

9 一、退货指令查询（仅适用于正品退仓） 2、退货指令中会列明该指令的有效期间，所有款号明细，店铺实际库存数量和待处理的数量，如下图所示 字段
说明 计划编号 公司制定的退仓计划编号 计划名称 退仓计划描述 接收店 货品退往哪个仓库 生效日期 退仓开始时间，只有在此时间后才可在系统中按此计划做正品退仓 结束日期 退仓结束时间，超过此时间后，将不能在系统中选择此计划做正品退仓 基础码 9位款号 颜色 尺寸 库存数量 当前库存数量（包含“待确认数量”） 待确认数量 已做过出货申请但未生成出货单的数量。

10 二、退货前物料准备（正品及次品退仓） 1、纸箱 2、纸箱封条 3、店铺专用封箱带

11 二、退货前物料准备（正品及次品退仓） 4、外箱退仓贴纸 5、退仓条码 7、箱袋 6、箱袋扎带

12 二、退货前物料准备（正品及次品退仓） 7、标准退仓单 8、退仓单表头打印内容 （手工单号处填写：外箱条码）

13 三、退货装箱程序（正品及次品退仓） 1、将纸箱底面（可自定义纸箱的一面为底面）按照下图所示封箱：

14 三、退货装箱程序（正品及次品退仓） 2、将纸箱翻转，衬入箱袋，如图所示

15 三、退货装箱程序（正品及次品退仓） 3、将衣物放入箱袋，如图所示

16 三、退货装箱程序 4.1 正品退仓：在POS中根据出货指令新增出货申请，如图所示 出货申请操作界面： 新增：正品退仓 选择退仓计划编号
输入箱号和货品明细 保存 数据交互，已在公司生成运输申请。注意接收公司运输安排邮件（不用再单独发送邮件） 在 “输入箱号”处需要扫描输入公司指定下发的退仓条码并保存

17 三、退货装箱程序 4.2 次品退仓：在POS中新增出货申请，如图所示 出货申请操作界面： 新增：次品退仓 输入箱号和货品明细 保存
数据交互，已在公司生成运输申请。注意接收公司运输安排邮件（不用再单独发送邮件）

18 三、退货装箱程序（正品及次品退仓） 5、将货品条形码扫描进POS，必须输入指定的退仓款号，如图所示 必须输入指定的退仓款号
不同品牌不允许录入在同一出货申请中 必须按照退仓计划来输入款号：如不是计划内货品，则输入不进电脑。 不同品牌不允许录入在同一出货申请中： POS录入出货申请时，一份申请只能对应一个品牌的货品；一箱可以包含多份退仓单。

19 三、退货装箱程序（正品及次品退仓） 6、在POS中会自动跳出打印确认界面，选择“确认”打印退仓凭据，如图所示 19

20 三、退货装箱程序（正品及次品退仓） 7、将打印好的退仓单，并放入箱内，如图所示

21 三、退货装箱程序（正品及次品退仓） 8、使用扎带，将箱袋袋口扎紧，如图所示

22 三、退货装箱程序（正品及次品退仓） 9、贴箱条码，箱条码必须与箱内退仓单上的手工单号相符，如图所示

23 三、退货装箱程序（正品及次品退仓） 10、制作外箱贴条，贴于纸箱上方，如图所示

24 三、退货装箱程序（正品及次品退仓） 11、外箱贴条需要填写的内容，如有好销款需标明数量，如图所示

25 三、退货装箱程序（正品及次品退仓） 12、最后封箱，如图所示

26 三、退货装箱程序（正品及次品退仓） 13、将以下信息制作成表格，贴在红圈处，如图所示

27 三、退货装箱程序（正品及次品退仓） 14、填写退货运输申请表，并发送商业智能部店铺控制专员 27

28 三、退货装箱程序（正品及次品退仓） 15、在货运公司提货时，填写运输委托单，要求提货人员签字 28

29 三、退货装箱程序（正品及次品退仓） 16、在货运公司提走货品后，在POS中查询未出货单据，选择已提走的货品单据，生成出货单。 （“手工单号”处已锁定为退仓条形码，“托运单号”填写物流部发给店铺的“托运单号”，货运公司提货单号与日期需要与实际提货日期一致。） 6 7 29

30 提货的货运公司的运单号和名称，不允许填写999999
三、退货装箱程序 注意事项: 店铺在输入托运单号和货运公司提货单号时,不要输错,输完后核对正确,尽量减少因输入错误带来的麻烦！ 提货的货运公司的运单号和名称，不允许填写999999

31 三、退货装箱程序（正品及次品退仓） 17、保存当前数据，完成退仓的POS操作 31

32 三、退货装箱程序（正品及次品退仓） 18、已出货货品的冲销，需要在POS中查询到对应的已出货单据，选择并复制相应出货单编号，如图所示。只有已出货的单据才可做冲销，未出货单据可以删除不能修改，如要修改需要删除原单再新建。 32

33 三、退货装箱程序（正品及次品退仓） 19、在出货输入中选择冲销，将需要冲销的出货单编号复制到 “输入单据编号”的提示框内并确认，如图所示
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34 三、退货装箱程序（正品及次品退仓） 20、选择确认冲销并确定执行成功，如图所示 34

35 三、退货装箱程序（正品及次品退仓） 注意：退仓条码不同的单据不可以在同一张出货单上生成出货。系统会提示并阻止操作。 35

36 三、退货装箱程序（正品及次品退仓） 注意：退仓店号不同的单据不可以在同一张出货单上生成出货。系统会提示并阻止操作。 36

37 四、问题汇总（正品及次品退仓） 1、一个箱号对应多箱货品 要求：一个箱号只能应对一箱货品

38 四、问题汇总（正品及次品退仓） √ 2、一箱贴多个退仓条码 要求：一箱货只能使用一个退仓条码，并贴在明显处 ×

39 四、问题汇总（正品及次品退仓） × 3、一箱装多个年份和季节 要求：按照品牌、年份、季节、好卖款/普通款、成衣饰品分类

40 四、问题汇总（正品及次品退仓） 4、箱上没店号、没条码、收货人员必须开箱看退仓单才能登记、扫描，有的箱内单据也没有 要求：外箱必须有条码，店号，退仓贴条，特殊说明（如：好卖款） ×

41 四、问题汇总（正品及次品退仓） × 5、退仓单就贴在箱面上、一个箱面贴了数张 要求：外箱只能够张贴条码，店号，退仓贴条，特殊说明（如：好卖款），退仓单应在箱内（标准格式的退仓单）

42 四、问题汇总（正品及次品退仓） 6、好卖款和普通款未分开,装在一个箱子内 要求：好卖款和普通款装箱时应分开 7、条码磨损或被遮盖，扫描机无法读取 × ×

43 四、问题汇总（正品及次品退仓） 8、条码号与店铺做进系统的箱号不符（店铺把条码最后一位数漏了、少一位数字） 要求：如遇到系统上的问题，应及时与店铺控制专员联系，不可擅自决定减去一个数字

44 四、问题汇总（正品及次品退仓） × 9、店铺使用的箱子太大、运输人员搬不动，易造成外箱破损 要求：挑选合适的箱子装货品，每箱装满后重量应控制在20-25KG

45 四、问题汇总（正品及次品退仓） × √ 10、手写退仓单 要求：使用标准格式的单据

46 四、问题汇总（正品及次品退仓） 11、箱号与在途箱号相符、但与实物明细不符 要求：按照实际货品的品种数量制作单据 12、次品当正品退仓 要求：正品退仓应与次品退仓严格区分 ×

47 四、问题汇总（正品及次品退仓） 13、退仓货品箱内不套箱袋 要求：为防止因纸箱受损造成衣物损伤，需要增加箱袋 × √

48 谢谢观赏！ Thanks for your attendance!