經費動支及 核銷應行注意事項 主計室 102.09.01..

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1 經費動支及 核銷應行注意事項 主計室

2 經費動支原則 各項經費應先查明有無預算，且與預算所定用途及預算科目定義相符，並於事前依規定程序簽准後方得據以辦理。
各項經費應本撙節原則辦理，單據之核銷請切實依照「支出憑證處理要點」辦理，並本誠信原則對所提出之憑證真實性負責，如有不實應負相關責任。 補助款、代辦事項應專款專用，非經原委託機關同意，不得移作它用。

3 經費動支程序 確定經費來源→事先申請(簽案或請購單)→會簽相關權責單位→校長或授權代簽人核准。

4 申請動支 請購單：一般財物採購(修)作業之經費動支。
(1)申請單位填寫請購單時應註明品名、 數量、預計金額、用途說明(請摘要說明購置事由勿以「公務用」籠統帶過) 及並註明經費來源及動支科目，交總務處辦理詢價經主計室審核、校長核准後方可辦理採購。

5 申請動支 簽案：規模較為複雜及龐大之財物採購(修)及工程與其他非財物之經費動支案件，則請以簽案妥為清楚敘明擬辦理事項、經費支用等之依據或相關法規及需用經費、事由等辦理動支。 (1)動支簽案時，請附原核准文件或簽呈，以 利主計室審核。 (2)經費動支請務必註明經費來源。倘動支他 單位預算，應請加會該單位會簽後，方得辦理。 (3)經主計室審核及校長核准之案件，不得任 意調整金額。

6 各項經費支用之重要注意事項

7 財物請購(修繕) 各項營繕工程暨財物採購(修繕)案件，凡能一次辦理者，不得規避採購法，化整為零分批辦理，違者應負相關責任。
有關台灣銀行集中採購項目（個人電腦/筆記型電腦/伺服器/掃描器/燒錄器/印表機/數位相機/傳真機/影印機/投影機/電視機/冷氣機/電冰箱/飲水機/辦公設備/軟體），請確實依共同供應契約辦理。 各類文具用品總務處若有供應者，應以領用為原則，各單位不得自行購買。

8 財物請購(修繕) 婚、喪、喜、慶餽贈禮金、花籃、花圈、盆景等公共關係費用，不得報支業務費。
財物分類以總務處財管人員之判定為準，簽案及請購單請務必加會財管人員。財物分類標準： 財產：金額10,000元以上者，且使用年限在2年以上之設備及圖書。 物品：金額未達10,000元者，或耐用年限未達2年之消耗或非消耗用品。

9 國內出差旅費 因公出差應填寫出差請示單，並應於事先陳經核准，出差事竣後，應於15日內填具差旅費報告表，檢附有關單據辦理結報。
搭乘自強號、飛機及高鐵者，應事先經校長核准，並應檢據(票根) 核實列支。 凡公民營汽車能到達之地區，不得報支計程車費。(若因急要公務或特殊情況需搭計程車者，需經校長核准) 。

10 國內出差旅費 國內旅費分為交通費、住宿費及膳雜費，按本校國內出差旅費支給要點規定報支 。
參加訓練或講習(含研習會、座談會、檢討會、觀摩會、說明費 )，訓練機關已提供膳宿者，僅補助往返交通費；未提供膳宿者， 核給往返交通費、住宿費及按膳雜費之二分之ㄧ支給繕費；公假不支旅費 。 自行駕車者，其交通費得按同路段公民客運汽車最高等級之票報支，但不得另行報支油料、通行、停車等費用。

11 舉辦活動及會議 非經常性的活動（如畢業典禮、校慶、研習營等），辦理處室應提出計畫書（含經費概算表表），敘明經費來源，會簽相關權責單位，經校長核定後方能實施。 實際執行時仍需依動支程序填寫請購單辦理採購事宜。 各單位舉辦活動所投保之意外險，其中學生投保支出由該活動經費項下支應；至教職員工依「公教員工因公傷殘死亡慰問金發給辦法」第三條、第七條規定，不再重複投保。

12 舉辦活動及會議 會議中非必要時不得提供點心或水果，倘有外賓與會或上級督導等， 且會議已逾誤餐時間者，方得提供便當為原則。
餐費點心便當其報支標準每人每餐以60元為上限（含飲料）。 會議超過用餐時間始得提供餐盒，請購單請加註用餐日期、時間、會議名稱及地點，或檢陳開會通知單或簽呈。

13 各項酬勞支給 有關支給本校教職員各項待遇、給與、兼職酬金、鐘點費、出席費等有關之簽呈與清冊，請先敬會人事室核辦。
出差及加班均應事先陳經核准後辦理，加班以補休為原則(除收支對列經費外)，加班費請領清冊教職員部分需會人事室、技工友部分需會庶務組，簡任以上人員並支領主管加給者均不另支加班費。 鐘點費之領據或印領清冊請註明日期、支給標準、服務單位，並檢附課程表或請示單。

14 各項酬勞支給 各機關學校與業務有關之重要文件或資料，需委由本機關以外人員或機構撰述、翻譯或編審，經機關首長或其授權人核准者，得依「各機關學校出席費及稿費支給規定」第11點規定標準支領稿費。經核定交本機關學校人員撰述、翻譯或編審者，不得支給稿費。

15 補助及委辦計畫 補助經費應確實依據核定計畫及經費概算表內容執行。 教育部補助及委辦計畫請依教育部補助及委辦經費核撥結報作業要點規定辦理。
其他補助及委辦計畫依各補助委辦單位規定辦理。 原始憑證（統一發票、收據…..）之日期，須在計畫執行期限內。

16 經費核銷 核銷程序 取得收據、發票或相關書據。 整理憑證(將收據發票等粘貼於支出憑證粘存單)及相關書據。 會簽相關權責單位。
校長或授權代簽人核准。 付款經費10,000元以下由庶務組以零用金支付、10,000元以上由主計室編製支出傳票出納組付款 。

17 經費核銷 各單位承辦人員應本崇法務實之態度及誠信原則，辦理經費核銷作業，並對所提出之支出憑證之支付事實真實性負責，如有不實應負相關責任。
支付款項應取得證明支付事實所取得之收據、發票或相關書據。 請將公務用品及私人用品之採購發票、收據分別開立，除員工出差旅費及自強活動費得以個人信用卡支付外，其餘支出事項應按一般付款程序辦理，不得以個人信用卡支付；避免核銷時衍生審核之困擾。

18 取得各項單據注意事項 營業人(受領人)名稱、地址、營利事業統一編號，如屬發票戶應開立統一發票。
發票、收據應記載事項 營業人(受領人)名稱、地址、營利事業統一編號，如屬發票戶應開立統一發票。 開立日期及買受人：買受人請填本校全銜「國立土庫商工」或本校統一編號( )。 品名、規格、數量、單價及總價：應核實填寫，勿以「一批」或「一式」統括。 取得收據應請店家加蓋有免用統一發票專用章及負責人之印章，其出據商號及負責人之印章須明晰，並書明地址。如係直接生產者或提供勞務者個人收據，須註明身份證統一編號及地址。 憑證之總數應用大寫數字書寫，但採機器作業或國外憑證無法用大寫數字表示者，不在此限。總數如有改正(不得塗改、挖補、擦刮或用藥水塗滅)，並請廠商加章負責。 郵費應檢附購買票品證明單，並填列本校全銜「國立土庫商工」或本校統一編號( )。

19 取得各項單據注意事項 收銀機發票 收銀機或計算機器開具之統一發票，僅列貨品代號者，應由經手人加註貨品名稱，並簽名，如其他相關憑證已記載採購事項及貨品名稱者，得免加註。 取得收銀機統一發票時，免填載「國立土庫商工」之抬頭，惟應請廠商輸入本校統一編號( )；缺漏者須由店家加註並蓋統一發票專用章。但如屬輸入錯誤，則應依「統一發票使用辦法」第24條規定退請廠商另行開立。 收銀機發票列有賣方公司名稱、統一編號及地址，可免加蓋廠商「統一發票專用章」。

20 取得各項單據注意事項 無法取得單據 費用支出請向合法登記之營業人取具合法發票或收據(需有免用統一發票統一編號)，若有不能取具者（如攤販、公車、計程車業），請填寫支出證明單依式填妥單價、數量、金額、敘明不能取得單據之原因，經經手人簽章後，粘貼於支出憑證粘存單，依程序簽核。

21 取得各項單據注意事項 經費分攤 多項計畫共同支出時，其支出憑證不能分割者，應加具「支出科目分攤表」。
數機關分攤之支付款項，其支出憑證應加具「支出機關分攤表」，由主辦機關另行保存，其他各分攤機關應檢附主辦機關出具之收據及支出機關分攤表。

22 取得各項單據注意事項 單據遺失 收據或發票如有遺失或供其他用途者，應檢具原立據人加蓋印章，載明「與正本相符」之影本，並註明無法提出原本之原因。 無法核銷之單據 取得學校、機關或團體之員工消費合作社收據，因其性質非屬對外營業，無法核銷。 「出貨單」、「估價單」、「劃撥收據」非支出憑證，無法核銷。 購買商品禮券及圖書禮券之證明單並非最終消費，無法核銷（必須購買時可取得發票者才可核銷）。

23 取得各項單據注意事項 各項清冊及表冊 本校教職員外之各項酬勞(演講費、出席費、工讀費…等)清冊或收據，應書明受雇人姓名、戶籍地址、身分證字號及薪資標準、實際工作起訖日數或時數及計算式。 各項印領清冊應於最後結記總數，並由主辦承辦人員、單位主管及主辦人事人員、主辦主計人員及機關長官或授權代簽人於彙總頁分別簽名或蓋章。 支領差旅費，應依國內、外出差旅費報支要點，填具出差旅費報告表及檢具相關支出憑證。

24 支出憑證粘存單 各承辦單位依核准簽案(須附正本)，辦理經費核銷，應將支出憑證 (收據、發票、領款收據等) 粘貼於支出憑證粘存單連同相關書據一併送核。 各項支出憑證(如印領清冊，領款收據等)，如業經經手人、權責單位主管、主辦主計及機關首長或其授權代簽人逐級核簽完成者，可不用再將其黏貼於支出憑證粘存單，以簡化重複核簽，提昇行政效率。

25 支出憑證粘存單 本校為非營業單位，應取具二聯式發票核銷，若取據電子計算機三聯式發票，應將扣抵聯及收執聯一併黏貼核銷。
核銷金額少於發票或收據金額時，請註明實付金額並由經辦人簽章。 支出憑證黏存單金額或相關資料塗改時，請經辦人在改正處簽章證明。 經辦人與驗收證明人不可為同一人。

26 相關書據附件 單據報銷時，所附的簽呈或請購單，請以正本送出，若使用簽文影本，請於其上註記『與正本相符』並加蓋承辦人印章，分批付款者，後續付款請以影本代之。 採購案件應檢附驗收證明文件及其他足資證明之相關文件。 訂有合約者，應檢附合約副本或抄本，分批（期）付款之案件或單據，應附分批（期）付款表（附格式），列明應付總額、已付及未付金額等；其訂有合約者，應於第一次付款時檢送合約副本或抄本。

27 其他 零用金以外之支付方式，以直接匯入受款人金融機構存款帳戶為原則。

28 謝謝指教