武汉世纪科怡科技发展有限公司 杜 乐 2017年2月26日星期日 档案信息化管理 ——世纪科怡档案管理系统 武汉世纪科怡科技发展有限公司 杜 乐 2017年2月26日星期日
世纪科怡档案管理系统 一、档案管理信息化的意义 二、世纪科怡档案管理软件简介 三、基本功能操作说明
以往档案管理中遇到的问题 档案太多、管理太复杂 查找档案速度慢 档案利用登记麻烦 档案统计工作量大
档案信息化的意义 管理标准化、规范化 提升工作效率
世纪科怡档案管理系统 一、档案管理信息化的意义 二、世纪科怡档案管理软件简介 三、基本功能操作说明
世纪科怡档案软件管理原则 文档一体 综合管理 馆室衔接 本系统从档案工作的实际需要出发，以“文档一体、综合管理、馆室衔接”为原则，涵盖了档案业务处理的全过程，包括文件管理、档案管理和资料管理，以及业务处理流程中的收集、整理、保存价值鉴定、保管、统计、检索、编研、开发利用以及档案的移交和接收等。
世纪科怡档案软件界面 在使用上，系统处处以符合用户的使用习惯为出发点，界面美观、功能键统一，每个模块业务流程一目了然。
主要功能特点 系统涵盖了档案业务的全过程，易学易用 优化文件管理和档案管理,做到了两者的无缝连接 文书档案的管理真正做到了“文档一体化”管理，轻松实 现文件向档案的转化； 档案查询轻松自如，提供固定条件的简单查询和用户自定义条件的组合查询二种模式 原文管理功能。文字、图象、多媒体等各种格式电子文件以及纸质文件材料的原文直接扫描存储管理 报表自动生成、强大的制作目录功能、报表自定义设计操作简单
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系统初始化 系统初始化是指档案软件初次安装的设置过程。 主要包括以下四个方面： 全宗号及全宗名称设置 原文路径设置 档案分类方案设置 辅助字典设置
数据录入 文件登记：登记收文、发文、内部文件。 档案录入：录入已有的文书档案数据及科技、会计、声像等档案。 操作步骤：依次进入“文件管理”－“文件登记” 档案录入：录入已有的文书档案数据及科技、会计、声像等档案。 操作步骤：依次进入“档案管理”－“档案录入”
检索查询 简单查询：模糊查询 组合查询（高级查询）：多条件组合查询。 操作步骤：在录入浏览界面点击工具栏上的“查询”按钮；或者点击菜单中“记录”下的“简单查询” 组合查询（高级查询）：多条件组合查询。 操作步骤：点击菜单中“记录”下的“高级查询”
报表打印 录入界面下的报表打印 制作目录 操作步骤：在录入浏览界面点击菜单中的“报表”。 操作步骤：在“文件管理”或“档案管理”中进入相应的“报表打印”或“制作目录”。
文件归档 文件归档是指把收发文数据通过计算机辅助组卷导入到档案中。 操作步骤：在“文件管理”中进入“文件归档”，选择需归档的门类，点击工具栏上的“查询”，检索出相应的数据，通过点击选择生成顺序号，在下方填入年度、分类、期限等信息，点击“归档”按钮。
数据备份与恢复 数据备份：将系统中已有的数据备份到其它地方。 数据恢复：将已有的数据备份恢复系统中。 操作步骤：依次进入“数据管理”－“备份与恢复”－“数据备份”。依次选择备份目录，备份路径，根据情况选择备份条件、查询等，最后点击备份按钮。 数据恢复：将已有的数据备份恢复系统中。 操作步骤：依次进入“数据管理”－“备份与恢复”－“数据恢复”。依次选择恢复类型，恢复文件路径，根据情况选择表恢复方式、查询等，最后点击恢复按钮。
原文管理 原文管理：建立条目数据与相关电子文件的对应关系。 操作步骤：依次进入“档案管理”－“档案录入”，点击选择需要操作的条目，点击菜单中的“原文”－“原文管理”。
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