公文的行文系統 各級機關的行文，都有其系統，必須嚴格遵守，不可越級行文。上下機關行文時，應向其直接隸屬的機關為之。如向間接上級機關有所請示或陳述時，也應經由直接上級機關轉函間接下級機關。上級機關如需對間接下級機關行文時，亦應經由直接下級機關轉函間接下級機關。

公文的整體結構 一、發文機關名稱和文別: 二、地址和傳真： 三、受文者： 四、速別和密等： 五、期號： 六、附件： 七、本文： 八、副本收受者： 九、署名：署名是表示負責。

發文機關名稱和文別: 發文機關要標明全銜,不得用簡稱. 總統基於國家元首的地位,行使憲法所賦予的職權,其發號施令之主體是人,故行文時不將發文機關標為「總統府」而標為「總統」，而其他各機關則以機關為主體。 兩個以上的機關會銜行文，發文機關應把各機關明銜並列。 申請函的發文者是人民而非機關，故無所謂發文機關，只要標出文別即可。但人民團體向公務機關行文，則應標出發文團體的名稱

地址和傳真 為方便受文者復文。 令和公告則不需標示地址和傳真號碼。

受文者 這是表示受文主體的。 正本受文者置於公文書最前面，字體應稍大。 至於正本和副本的全部受文者名稱均列於公文本文之後。 受文者為機關，應寫機關全銜。 公佈令、任免令格式不同，公告之對象是大眾，故不列受文者。

速別和密等 公文處理時依其需要和效率要求標名每件公文的時間性，而有「最速件」、「速件」、「普通件」之分別，普通件不必填寫。 最速件應隨到隨辦，速件應不超過三天，普通件不逾六日應辦畢。 機關之文書，按其業務情形區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，如非密件，則不必填寫。本欄並註明解密之條件，以括弧註記。例如：「本案三個月後解密」。 「絕對機密」「極機密」文書由機關首長自行處理。「機密」文書由機關首長或交有關單位主管處理。「密」文書由有關單位或有關經辦人處理。機密文書應指定專人保管，俟機密時效過後，由機關首長及主管人員予以解密。

期號 無論什麼公文都應在發文時記明時間和編列發文字號。收文也有收文時間和文號。因為「記時」的效用是法律上時效的根據。一律以中華民國紀元為準；惟外文或譯件，得採用西元紀元。 總發文號則每年更易一次，自元月一日起由一號逐號流水而編，不管機關首長更易均持續直至年底不另更換，次年元月一日重新歸零，自一號重新起編。

附件 公文中常有很多文件資料要附送，在附件欄中應註明附件名稱及數量。公文本文說明段中亦應敘述附件名稱及份數。在附件欄中亦可註明：「見主旨」、「見說明」等字樣，發文人員才能正確地據以檢送。

本文 公文的主幹。

副本收受者 本來公文是寄給直接的對象，但有時候某一個單位或個人雖然和此案無直接關連，但必須了解案情或和本案有間接關連性，則行文時要把同內容的公文加印一份蓋一個「副本」章寄給他，讓此機關或個人收到副本知道案情。

署名 署名是表示負責。 函的署名，只寫職銜和姓名，不寫機關名稱。譬如行政院致教育部函，署名只寫「院長ΟΟΟ」。教育部致內政部函，署名寫「部長ΟΟΟ」 。但下級機關行文直屬上級機關則應署全銜。例如台中市政府行文行政院應署為「台中市市長」，而且應蓋用市長職章。 呈的署名，因係對國家元首行文，故較慎重，要書出全銜。例如行政院致總統函應署名為「行政院院長ΟΟΟ」。 申請函署人民姓名，如「申請人ΟΟΟ」，蓋 私章，並列載性別、年齡、職業及住址。

公文的專門用語 公文以處理公務為目的，其內容不外乎請示、請求、通知、報告、洽辦、交辦、答復、期望、准駁等性質，所以在撰寫公文中，有些用語經常被使用著。

起敘語 公文起首時所用的發語詞。例如：「按」、「查」、「關於」等。這種用語在目前公文中儘量少用。

引敘語 這是引敘其他機關（或受文者）來文時用語，一般用的引敘語有「奉」、「准」、「據」等。「奉」用在引敘上級機關來文。「准」用在引敘平行機關及不相隸屬機關來文。「據」則用在引敘下級機關來文。 例如內政部引敘行政院來文，對行政院行文則寫成：「奉 鈞院九十三年十二月三日○○○字第○○○號函………」。經濟部引財政部來文對其他機關行文可寫成：「准財政部九十四年三月五日○○字第○○○函…….」。行政院引臺中市政府來文，對外行文可寫成：「據臺中市政府九十四年三月八日函……」。

稱謂語 這是對受文者稱呼或自稱的用語。稱受機關時應分清層級是否有隸屬關係，作適當而有禮貌的稱呼。

（一）直接稱謂用語： 1.機關間： 有隸屬關係：上級對下級稱「貴」；下級對上 級稱「鈞」，書寫時空一格；自稱「本」。 有隸屬關係：上級對下級稱「貴」；下級對上 級稱「鈞」，書寫時空一格；自稱「本」。 對無隸屬機關上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。 對機關首長：上級對下級稱「貴」，下級對上級稱「鈞長」，書寫時空一格。 2.機關（或首長）對屬員稱「臺端」。 3.機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「臺端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。

（二）間接稱謂用語： 對機關、團體稱「全銜」（或簡銜），如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。 對個人一律稱先生、女士、小姐或「君」 例如： 臺灣省政府對行政院行文，應稱行政院為…，對立法院可稱……，行政院對臺灣省政府行文則對臺灣省政府稱……

期望及目的語 每件公文都有一定的期望及目的，所以在「主旨」的結尾用一種用語請求受文者鑑察、指示、注意、或照辦。這種用語叫做「期望及目的語」。它含有發問、請求、期望之意。 如對上級發問用「是否有當？請 核示。」對同級機關有所請求用「函請 查照辦理。」要下級機關照著辦理則用「希 照辦！並轉行所屬辦理」。

常見之「期望及目的語」 對上級機關 行文及申請 函 是否可行？是否有當？可否之處？ 如何之處？（請示性）請，擬請，並請（期望性）核示，鑑核，鑑核備查 核准備查，核轉施行（目的性） 對平行機關 行文 請，希，煩請，函請，併希（期望性） 查照辦理，查照備案 辦理見復，查照見復（目的性） 對下級機關 希，請（期望性） 查照，辦理見復，照辦，轉告所屬照 辦，轉行照辦（目的性）

「期望及目的語」釋義 備案之意是機關或人民團體以其辦理之事呈報主管官署登記謂之。 鑑核之意是鑑察核可或鑑察核示。 備查之意是備作查考。 查照之意是查明而依照辦理。又查者照也，查照有時只是照會受文者，讓其知道而已，沒硬性要其照辦。目前查照一語用得很普遍已變成一種習慣用語。

准駁語 許可 應予照准。應准照辦。准予備查（或備案） 上級機關對下級機關審核各項規定或答復請求時所作的用語叫做「准駁語」。 准如所請。符合規定。 不許可 所請不准。不合規定。某項不合規定 其餘均合規定 斥責語 勿再疏忽。勿再延誤。

法律統一用字 1.公布、分布、頒布－「布」 2.雇員、雇主、雇工－名詞用「雇」 3.僱、僱用、聘僱－動詞用「僱」 4.聲請－對法院用 5.申請－對行政機關用

法律統一用語 1.「第九十八條」－不寫為：「第九八條」 2.「第一百條」－不寫為：「第一OO條」 3.「第一百十八條」－不寫為：「第一百『一』十八條」 4.「自公布日施行」－不寫為：「自公『布』『之』日施行」 5.「處」五年以下有期徒刑 6.「科」五千元以下罰金－罰金用「科」不用「處」 7.「處」五千元以下罰鍰－罰鍰用「處」不用「科」

公文的本文結構 現行的公文，在本文方面，也採活用式的結構。簡單的公文，儘量用一段完成，稍須說明者可用兩段，再詳細者可用三段。其結構分：「主旨」、「說明」、「辦法」三部分。

公文主旨的作法 「主旨」是全篇公文的精華所在，文字越精要越好，在使閱讀者一目便了然於行文的目的與期望。「主旨」似一篇文章的摘要，用極簡潔的文字，提敘出全文的大意來，一看「主旨」即知本文的內容概況。

寫作「主旨」時，應注意事項： 「主旨」不分項次，一氣呵成。所用的文字不要太多，最好在四、五十字內敘完。 是什麼？要對方瞭解什麼？要求對方做什麼？一定要在本段內確切地說出來。換句話說，「主旨」段內應把「目的語」或「期望語」容納進去。 一般說來，「主旨」中應該寫出的多為何人（Who）、何時（When）、何地（Where）、何事（What）、的問題，至於何故（Wny）、如何（How），多半是可以放在以後「說明」、「辦法」二段再敘的問題。

例一、 國防部致函行政院外匯貿易審議委員會為軍事需要，請准予中油進口○○油及○○油脂。 主旨：關於中油公司供應軍方○○油○○油脂困難案。 說明：關於中油公司供應軍方○○油○○油脂，既經中油公司報請經濟部按政院規定辦理採購，仍請准予進口，以應軍事需要。

例二、 張建築師向內政部申請出國考察，內政部給張先生復文 主旨：台端申請出國一案，通知知照。