时间管理 Time Management 2006年3月25日

两个人到非洲的一个原始森林里面去考察，突然间他们迷了路，正当他们不知道该怎么办的时候，一头凶恶的狮子向他们走过来，其中一个赶紧从旅行袋里面掏出运动鞋穿上，另一个人说：“没用的，我们怎么能比狮子跑得快呢”。那个穿运动鞋的人说：“嗨！在这个紧要关头，我只要跑得比你快就够了”。

时间管理 明确时间管理的五个步骤 了解时间管理中，“价值”和“目标”的含义 确认和区分不同类型的任务 制订有效的日程表

任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤： 1 明确你的价值观 2 确定你的目标 3 对你的目标按优先级排序 4 明确你的任务 5 对任务按优先级排序

价值观是我们想和做的基本原则，不同人的价值标准不同，形成不同的个人特性，是我们进行时间管理的基础。你首先要明确自己需要的是什么，然后才能朝那个方向走。 健康——看牙医，洗澡，等等 家庭——给家里打电话，等等 友谊——买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋 友，等等 爱情——准备烛光晚餐，等等 工作——简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等 金钱——夜间兼职的面试，等等 兴趣——看演唱会，等等

1. 我觉得我可以工作得更努力？我总是觉得我可以做得更好一些 2.我可以告诉你上个星期工作了多少个小时？ 3.我常常把事情留到最后一分钟才做 4.对我来说，开始一项工作很难哪怕订好了计划 5.我对下一步要做什么不很确定 6.我要开始做某件事之前，要拖延很长时间 7.我不知道我做的是否足够多

8.我在不同的任务之间频繁地换来换去 9.我在某些地方的工作效率比在其他地方的高我在某些时间的工作效率比在其他时间的高 10.我工作起来没有规律，往往在某件事上花费很多时间后又置之不理 11.我不可能完成我想做的所有事情 12.我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情 13、我工作时没有任何计划

请在脑海中想象一棵大树，树根是你的价值观，树干是你的目标，树的主枝是你的主要任务，树的细枝和叶子是你的次要任务。你所做的一切应源于你的价值观，它是树根。你的目标支撑着各种各样的任务，它们都是为实现你的目标服务的。树的姿态和生长方向由它的主枝表现出来，同样，你通过主要任务来实现你的目标。树叶为树的生长提供养份，你通过完成各种次要任务，保持你现有的生活。拿出一张白纸，画出一棵树，如下：在树根处写上你认为最重要的价值，在树干处写上你的目标，在几个主枝中写上你的主要任务，在叶子和细枝旁写上各种次要任务，完成这幅图。

优先矩阵 重要 紧急 重要 非紧急 紧急 M1 M2 M3 M4 非重要 一般事情会按照优先矩阵中的重要程度和紧急程度来进行划分： 1、既重要又紧急：危机或投诉发生，必须马上处理 2、重要但不紧急：做规划、沟通、建立人际关系，虽然不紧急，但要多花时间在上面 3、不重要但紧急：电话、会议等，要尽量减少 4、既不重要也不紧急：无意义的闲聊，要尽量避免 紧急

优先矩阵 重要 Do it later Do it now Delete Delegate 紧急 M2 M1 M4 M3 一般事情会按照优先矩阵中的重要程度和紧急程度来进行划分： 1、既重要又紧急：危机或投诉发生，必须马上处理 2、重要但不紧急：做规划、沟通、建立人际关系，虽然不紧急，但要多花时间在上面 3、不重要但紧急：电话、会议等，要尽量减少 4、既不重要也不紧急：无意义的闲聊，要尽量避免 Delete Delegate 紧急

发展任务和维持任务与紧急任务和重要任务是两种不同的分类。 发展任务指：如果成功完成此项任务，你现在的情况会得到改善。 维持任务指：完成这些任务可维持你现在的情况。

Work smarter, Not harder. 1、提问学员： 如何最大限度地把石块、沙子盛装在桶里边？ 2、询问学员： 从这个例子中得到什么启发？ 3、阐述要点： （1）时间是一种资源，使用时间资源需要花费成本 （2）时间资源需要合理的来使用，才能达到效用最大化（比如注重主次、优先顺序） （3）时间对每个人都是固定的、平等的，你不会得到比别人大的桶，但是你会比别人更有效的使用它

帕雷托原则 （Pareto Principle） 关键点 在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。 按照事情的“重要程度”来编排行事次序的准则是建立在Pareto Principle（80/20法则）的基础上的。 80/20原则是意大利经济学家帕雷托于1897年发现的，他偶然注意到19世纪英国人的 财富和收入的模式。在他的调查样本中，他发现大部分的所得和财富流入少数人手里，符合80/20这种数学关系。而且他还发现不管是在早期的英国还是与它同时代的国家，这种不平衡的模式会重复出现。 帕雷托原则：在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。

20 80 顾客 销售额 指令 使用率 被阅读 书架的书籍 问题 原因 我们总会想，问题的所有原因都会同样重要，所有的顾客都重要，我们过的每一天都同样重要，所有的咨询电话我们都应该同等对待……但80/20这种反直觉的原则告诉我们：微小的原因可产生较大的后果，少量的投入可获得巨大的产出，较小的努力可以赢得更大的酬劳。 如果抱着“一分耕耘，一分收获”甚至是“不问收获，只问耕耘”那么最后的结果肯定会出现问题。 也就是说实际上因果关系并不是处于对等状态，世界不是线性的，而是处于一个不平衡的状态。 20 80

Pareto 原则应用 集中精力在能获得最大回报的事情上，而不要在琐事上花过多的时间。 1、避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，也只能取得20%的成效。要求自己花在工作上的时间不能超过该工作所值的时间 2、确定把主要精力优先放在重要的、能推动目标的工作上。并根据此来建立优先顺序。 也就是说这些优先顺序必须能反映你的目标

高效管理时间的方法 1．积极 2．通盘考虑 3．按顺序做事 4．提前准备

重要 重要，非紧急 重要，紧急 非重要，非紧急 非重要，紧急 紧急 避免M2缩小 M1 重要，紧急 M1 M2 重要，非紧急 M3

投资你的第二象限 准备 预防 理清价值观 计划 建立人际关系 能力充实 …… 准备 预防 理清价值观 计划 建立人际关系 能力充实 …… 把时间多投资在第二象限，可以减少第一、三象限事件的发生。因此，预防突发情况最好的办法。

No wind favors him who has no destined port. 风不会偏爱没有目的港的人 1、目标：在工作或生活中要达到的质量和数量上的要求 2、目标的重要性 举例：段式经贸公司董事长段云松的例子 3、目标应符合SMART原则

你的角色应是平衡的 有任何角色是自己觉得花时间太多或太少的？ 有任何角色是自己感到不舒服的？ 有哪些未来的角色是我现在可以开始努力的？ 个人 丈夫/父亲 新产品经理 人事经理 行政经理 你的角色应是平衡的 1、解释角色的含义：是你所能贡献的领域，如果在工作，它等同于我们的工作职责 2、举例练习：让学员自己考虑在日常工作生活中都有哪些角色？ 3、考虑角色时应注意的问题：角色是否不均衡、不合适，今后角色的变化

一周行事历 1、多个目标并行执行 会有多个目标并行执行，可以看到在某一个时间段内，各个目标会进行到不同的阶段 2、应注意的问题 避免在同一个时间段内不同目标都进入到关键阶段，精力无法有效分配

周计划表

确定角色 设定目标 制定计划 评估总结 逐日调整 1、评估总结：对前面的工作经验进行回顾，是5个步骤中不容忽视的一步 2、重要性： 承前启后，有利于后续工作的开展 有助于工作经验的不断积累 评估总结 逐日调整

   每日计划表   客户访谈 整理资料 提前一天 整理资料 2 设计调查表格 1 客户访谈 部门例会 整理资料 2  设计调查表格 设计调查表格 1   客户访谈  客户访谈 部门例会 部门例会 整理资料 1、填写时间：应提前一天列出 2、填写内容：时间已确定的具体事件、会议、访谈等，时间没有具体确定的待办事件 3、填写步骤：先填写“待办事项列表”，再将其安排在具体“时间段列表”中  时间没有具体确定的待处理事项 时间已具体确定的事件 电话、记录等信息 提前一天

浪费 琐碎事件 确定事件 突发事件

时间管理 Time Management 突发情况处理

突发情况发生怎么办？ 一位善聊客户的电话 审核报销单 内部人员的咨询电话 客户投诉 打印机坏了 经理小王 对于突发情况的处理，我们可以首先判断是否是在职责之内的，如果是在职责之内，可以根据事情的重要程度和紧急程度来判断应对的办法 打印机坏了 经理小王

突发情况有哪些？ 职责内 职责外 马上处理 暂缓处理 紧急程度、重要程度 有时计划虽然制定好，但也常常在实施过程中遇到突发情况出现，不能按时完成计划，这时如何处理呢？ 1、突发情况发生的原因： 工作性质：比如有一些负责投诉的工作经常会遇到突发情况 工作方法不当：沟通不当、没有合理安排时间等都可能引起突发情况的产生 2、需要说明的问题： 任何工作都不可避免的会有突发情况的发生，突发情况的发生会打乱我们原有的安排。去除工作性质的影响，我们应该尽量避免同一性质的突发情况再次发生，一定还要避免总是在处理突发情况 职责外

计划事件 突发事件 1、多个目标并行执行 会有多个目标并行执行，可以看到在某一个时间段内，各个目标会进行到不同的阶段 2、应注意的问题 避免在同一个时间段内不同目标都进入到关键阶段，精力无法有效分配 突发事件

减少突发情况发生 努力使工作系统从一开始就正确无误 对被打扰情况进行分析（Who\When\Why），建立一种工作模式

缩短计划外时间 减少计划外事件数量 累计计划外事件，创建自由时间块 缩短每个计划外事件 的时间长度 你的目标与优先顺序会帮你找出哪些要求与活动应该有礼貌的说“不”，哪些又该欣然说“好”。学会用“不”来保护你的时间和精力。 注意“对时间要严格，对人要和善礼貌”，当你拒绝别人的时候一定要附以理由，让对方了解你的诚意，并可以同时提供其他解决途径。 注意要对事不对人，切忌通过第三者拒绝

时间管理 Time Management 根除拖延

你属于哪种行为模式？ 狮子型 考拉型 紧迫感 放松 喜竞争 作决定需要一定时间 走路、动作较快 走路、动作较缓 进餐迅速 若有所思 讨厌耽搁 不耐心 放松 作决定需要一定时间 走路、动作较缓 若有所思 乐于倾听 耐心 引起拖延的原因 1、行为模式 2、意识上没有认识到拖延的危害 考拉型

拖延者的借口 强调时机不对 逃避不愉快的生活 敷衍搪塞 不愿承担责任 不适当的目标 为了轻松混日子

拖延的代价 浪费了今天 一时工作拖延，三倍时间偿还 逃避积极的人生 健康不良 待处理问题的不断增多 长期在压力下工作的忧虑

解决拖延的秘诀 ---唯一的办法就是去做它 动手去做你能做或梦想要做的事， 勇气包含了天分、能力与奇迹， 只有动手，心灵才会启动； 开始做，工作才会完成。

与拖延决战 承认：拖延是一种无益的生活方式 把大工作分解 当机立断，直接面对不愉快的工作 平衡表法 给自己设定最后时限 奖励自己 1、首先从意识上认识到拖延是一种无益的生活方式 2、切香肠法：把大工作分解成小块，个个击破 3、给自己以压力 4、给自己以奖励

时间管理 Time Management 桌面整洁

管理好书桌才能管理好时间 想想你每天会有多少时间会花在办公桌上，你办公桌的整洁程度是否影响到你你工作的效率。办公桌是最重要的工作领域，如果各色各类的文件被堆积在该领域内，则工作效率肯定会受到影响： 1、文件的堆积将妨碍注意力，导致情绪紧张 2、增加翻查的时间

请说出它们的用途 打孔文件夹 强力文件夹 双页文件夹 插袋文件夹 插边文件夹 公文袋 文件架 文件筐 笔盒 笔筒 便签纸 告示贴 空名片盒

想一想：你每年、每周、每日都要用什么东西？ 容易取得 去除造成分心的因素 常用电话 周计划 计算机 便签纸 文件筐 文具盒 计算机 日历 文具盒 电话 文件筐 文件架 电话 工作台 文件架 日历 废纸篓 储藏地 便签纸 废纸篓 周计划 剪刀、尺子 曲别针等 常用电话 计算器 名片夹

建立有效的办公环境 尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情 工作中经常要用到的用品应容易取得 每一件物品应摆放在固定的位置 每天下班前将办公桌整理就绪 把不再需要的东西坚决扔掉

文件的处理 资料存档 活动 A B C 待办文件 分级 处理 待送出文件 信息 备忘档案夹

文件处理原则 每次只处理一份文件，一份文件只处理一次 每天排出固定的时间批量、集中处理邮件、电话、信件 一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案 坚决扔掉不必要的文件 在办公室中，文件流通可以是你最大的资产，也可以是你最大的敌人，只是看你如何去管理。管理不当的文件或信息不是资产、反而是负担。管理文件的能力和你能否达成目标的能力有直接的关连，文件杂乱无章使人无所适从，良好的文件管理则有助于你作出明确的决定。每次只处理一份文件，一份文件只处理一次。

浪费 琐碎事件 确定事件 突发事件

时间管理 Time Management 锦囊妙计

充分利用记事本 待办琐事 物品清单 让脑子空下来，装更有创造性的事情 你的目标与优先顺序会帮你找出哪些要求与活动应该有礼貌的说“不”，哪些又该欣然说“好”。学会用“不”来保护你的时间和精力。 注意“对时间要严格，对人要和善礼貌”，当你拒绝别人的时候一定要附以理由，让对方了解你的诚意，并可以同时提供其他解决途径。 注意要对事不对人，切忌通过第三者拒绝

善用零星时间 通勤时间 旅途时间 等候时间 不要随便打发你的零星时间

背包原则 将同类的事情尽可能成批量处理 琐事也有琐事的处理方式 你的目标与优先顺序会帮你找出哪些要求与活动应该有礼貌的说“不”，哪些又该欣然说“好”。学会用“不”来保护你的时间和精力。 注意“对时间要严格，对人要和善礼貌”，当你拒绝别人的时候一定要附以理由，让对方了解你的诚意，并可以同时提供其他解决途径。 注意要对事不对人，切忌通过第三者拒绝

逆势操作  每天读一点没有人读的东西  每天想一些没有人想的事情 当别人不去做的时候我就去做 你的目标与优先顺序会帮你找出哪些要求与活动应该有礼貌的说“不”，哪些又该欣然说“好”。学会用“不”来保护你的时间和精力。 注意“对时间要严格，对人要和善礼貌”，当你拒绝别人的时候一定要附以理由，让对方了解你的诚意，并可以同时提供其他解决途径。 注意要对事不对人，切忌通过第三者拒绝

给您的建议 休息——高效率的原动力

我们先养成习惯，然后习惯造就我们 种下思想， 收获行动 种下行动， 收获习惯 种下习惯， 收获品格 种下品格， 收获命运

昨天是一张作废的支票，明天是一张未兑现的期票，而今天是你唯一拥有的现金——所以应当聪明把握。

建 造 自 己 的 房 子 有个老木匠准备退休，他告诉老板，老板舍不得他走，问他能否帮忙再建一座房子，老木匠说可以。但是大家后来都看的出来，他的心已不在工作上，他用的是软料，出的是粗活。房子建好的时候，老板把钥匙递给他：“这是你的房子，我送给你的礼物”老木匠震惊得目瞪口呆，羞愧得无地自容。如果他早知道是在给自己建房子，他怎么会这样呢？现在他得住在一所粗制滥造的房子里！ 我们又何尝不是这样呢！我们漫不经心地“建造”自己的生活，不是积极行动，而是消极应付，凡事不肯精益求精，在关键时刻不能尽最大努力。等我们惊觉自己的处境，早已深困在自己建造的“房子”里了。 把你自己当成那个木匠吧，想想你的房子，每天你敲进去一颗钉，加上去一块板，或者竖起一面墙，用你的智慧好好建造吧！你的生活是你一生唯一的创造，不能抹平重建，即使只有一天可活，那一天也要活得优美、可贵，墙上的铭牌上写着：“生活是自己创造的”。

活在真实的时间里 早晨离开家时从容自在 微笑着开始新的一天的工作 享受悠闲的午餐时间 充满信心地应对新挑战 下班时准时离开公司，并对当天的成就感到满意 回家与朋友家人相处 保持健康的身体、理想的体重 暂停一下，深呼吸；集中思绪；补充精神