臺北市學校行政人員 公文處理暨時效管理專修研習班 文書處理實務及流程 文書股長 官惠卿 104年4月7.8日

文書處理 實施要點 總述(1-5) 處理程序(6-7) 公文製作(8-13) 收文處理(14-24) 文稿處理(25-40) 一 總述(1-5) 二 處理程序(6-7) 三 公文製作(8-13) 四 收文處理(14-24) 五 文稿處理(25-40) 六 發文處理(41-47) 七 文書簡化(48-49)

文書處理 實施要點 印章製發管理與使用(50-57) 分層負責(58-68) 文書保密(69-87) 處理時限(88-93) 八 印章製發管理與使用(50-57) 九 分層負責(58-68) 十 文書保密(69-87) 十一 處理時限(88-93) 十二 公文查核(94-99) 十三 考核獎懲(100-107)

壹、總述 目的 統一 處理程序 提高 公文品質 提升 行政效率

文書定義 處理公務或與公務有關之全部文書 公文以外之文書而與公務有關 人民 機關 內部 內部

文件簽辦 文稿擬判 發文處理 歸檔處理 收文處理 文書處理(5個步驟) 自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程 文書文書處理作業流程處理作業流程

一般規定 壹、總述 集中處理 隨到隨辦 收發同號 蓋章時間 文書傳遞 文書單位 不得拖延 不得積壓 不得毀損 不得遺失 國曆年月月日時分 貳、處理程序 一般規定 集中處理 文書單位 隨到隨辦 不得拖延 不得積壓 不得毀損 不得遺失 收發同號 依性質範圍正本、副本、抄本、影印本、譯本 蓋章時間 國曆年月月日時分 文面適當位置蓋職名章 0407/0930 文書傳遞 送文簿或電子方式簽收 送文簿、清單保存1年

文書電腦化 權限控管 安全管制 電子認證 線上 傳遞 不蓋用印信或章戳 但應加附電子簽章 非密件保存年限10年以下 簽核

5種類別 貳、處理程序 令：單行法規、解釋規定、行政規則、人事 任免、遷調、獎懲 呈：對總統有所呈請或報告 參、公文製作 令：單行法規、解釋規定、行政規則、人事 任免、遷調、獎懲 呈：對總統有所呈請或報告 函：上級對所屬下級指示、交辦、批復 下級對上級請求、報告 同級或不相隸屬間行文 民眾與機關之申請或答復 公告：機關就主管業務或依法規定，向公眾特定對象宣布周知 其他：書函、開會通知單、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖、定型化表單 5種類別

一般原則 貳、處理程序 正確 清晰 簡明 迅速 整潔 一致 完整 周詳 內文 公文程式條例 第八條 中文字+標點(全形) 參、公文製作 正確 清晰 簡明 迅速 整潔 一致 完整 周詳 內文 中文字+標點(全形) 數字外文字+標點(半形) 一般原則 公文程式條例 第八條

公文結構及作法 貳、處理程序 令 函 公告 其他 簽 稿 公文用語 參、公文製作 發布單行、解釋性規定 裁量基準行政規則 人事命令 任免、遷調、獎懲 函 主旨、說明、辦法三段式 案情簡單得用主旨一段 全文精要目的期望具體扼要、不分項，緊接冒號之右 公告 主旨、依據、公告事項三段 張貼於機關(電子)公佈欄 其他 書函結構文字用語比照函 定型化表單之格式。 簽 表達意見，供上級瞭解案情、並作抉擇依據 簽稿擬辦方式 先簽後稿　　　　　　 簽稿併陳 以稿代簽 一般存參文件於文末下方或原件背面空白處、便箋簽擬 稿 主旨敘明復文期限承轉公文摘述來文要點 期望語「請核示」、「請查照」 說明、辦法分項條列，每項達一意 公文用語 期望目的用語請、希、查照、鑒核、核示 有隸屬上級對下級稱貴；下級對上級稱鈞；自稱本 無隸屬對上級稱大；平行稱貴；自稱本

先簽後稿 簽稿併陳 以稿代簽 簽稿擬辦方式 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件 依法准駁，但案情特殊須加說明之案件 訂定、修正、廢止法令案件 有關政策性或重大興革案 牽涉較，會商未獲結論案 擬提決策會議討論案件 重要人事案件 其他性質重要必須先行簽請核定案件　 先簽後稿 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件 依法准駁，但案情特殊須加說明之案件 須限時辦發不及先行請示之案件　　　　 簽稿併陳 為一般案情簡單，或例行承轉之案件。 以稿代簽

簽呈 一、如何判別來文？ 時間判別：一般來文或限定時效。 回復判別：簽存或需回復或轉知所屬單 位。 簽稿判別：簽或以稿代簽或簽稿並陳。 簽擬層級：局級或府級。 簽會判別：簽會本局科室或他局處

簽呈二、審度來文意旨 1/2 屬告知性質：無待辦事項，陳閱後存查。 索取資料：簽稿並陳函覆或簽核後逕送。 轉知所屬：以稿代簽函轉所屬單位。 推薦名單：先簽後稿或簽稿並陳提供名單。 提送計畫申請經費：簽稿並陳。 製送領據：先簽後稿奉准後由科室決行發稿。 承辦活動：先簽後稿奉准後再發函同意辦理。

簽呈三、使用簽或便箋或文內簽？ 三、使用簽或便箋或文內簽？ 簽使用時機： （約80 ％ ） 便箋使用時機： （約10 ％ ） 除便箋或文內簽外， 均使用正式簽上陳。 便箋使用時機： （約10 ％ ） 案情簡單、無需簽會其他科室。 文內簽的使用時機： （約10 ％ ） 案情簡單、無需簽會其他科室、來文有空間。

簽呈 四、簽的格式 1/2 主旨：為製發本市103學年度高中職校長遴選委員會委 員聘書一案，簽請 核示。 說明： 一、依據○○自治條例辦理。 簽於○○科室（臺北市政府教育局） 主旨：為製發本市103學年度高中職校長遴選委員會委 員聘書一案，簽請 核示。 說明： 一、依據○○自治條例辦理。 二、本年度高中職校長尋求連任…. 擬辦： 一、請文書股配合於聘書上用印。 二、請 鈞長於遴選委員會召開時逐一頒給。

簽呈 四、簽的格式 2/2 四、簽的格式 2/2 －－承辦單位－－－－核稿－－－－－決行－－ 承辦人 股長 專員 科長 督學 專門委員 主任秘書 副局長 內會 二股 敬會 會計室

文書處理手冊P81.82 臺北市政府文書處理實施要點附錄八之七 簽的作法 文書處理手冊P81.82 臺北市政府文書處理實施要點附錄八之七

主旨避免使用描述性語句，應以第一人稱且行動性語句方式簽擬。 以第三人稱論述，切身性不足 缺乏行動詞或行動詞不明 意圖晦澀不清 語句較為冗長 句讀過多 行動性語句 以第一人稱論述，具有切 身性 行動動詞在前。 明確顯露文案意圖。 語句簡明扼要。 語句一段完成。

身手小試 練習一 主旨：有關臺灣銀行公教保險部檢送本市私校教 職員曾慶雯等4員公保養老年金給付核定書 4份，其中本局應撥付超額年金之50%新臺 幣6萬4,628元整一案，請核示。

身手小試 練習一 主旨：有關臺灣銀行公教保險部檢送本市私校教 職員曾慶雯等4員公保養老年金給付核定書 4份，其中本局應撥付超額年金之50%新臺 幣6萬4,628元整一案，請核示。 改寫 主旨：為撥付本市私校教職員曾慶雯等4員公保養 老超額年金之50%新臺幣6萬4,628元整一 案，請核示。

身手小試 練習二 主旨：本局經管本市文山區公訓段二小段30地號 部分市有土地(面積105.88平方公尺) 提 供佔用人楊定春有償使用簽訂契約所繳納 保證金收據擬換發一案，請核示。

身手小試 改寫 主旨：為換發本局經管市有土地佔用人楊定春有 償使用繳納保證金收據一案，請核示。

身手小試

身手小試 練習三 主旨：為本局輪辦104學年度全國學生團體保險招 標案，於104年12月19日下午2時假市政大 樓郭錫瑠廳辦理第1次會議，擬請本局相關 科室配合出席並表示意見一案，請核示。 改寫 主旨：為邀請相關科室出席104學年度全國學生團 體保險招標案第1次會議並表示意見一案， 請核示。

常見缺失 （一）金額超過萬元或億元，應標示為 168萬5,185 元、12億5,285萬9,650元 （二）簽與函稿的行距請勿任意調動。 （三）時間表達為上午或下午6時30分， 不宜用6 :30方式。 （四） 日期表示：4月28日（星期二）， 不宜用4 /28 （二） 。

便箋格式

文書處理手冊書處理手冊70-74 臺北市政府文書處理實施要點附錄七八 函的作法 文書處理手冊書處理手冊70-74 臺北市政府文書處理實施要點附錄七八

函 注意事項 好的公文書是讓人容易看得懂的，而非只有 自己曉得。 簽辦公文在說明欄所引述的訊息，應備有附 件供參，尤其是重要契約等文書的時間、金 額或罰則。 說明欄在向決策者陳述你的建議和理由，而 非只是呈現你的建議事項。

函 注意事項 電話 02-27256092 郵遞區號 門牌號碼 10051臺北市中正區忠孝東路1段2號3樓304室 計量單位 3萬3,600元 日期、時間 民國102年8月28日 序號 第1次會議紀錄 法規內容引敘或摘述 依檔案法第1條規定

貳、處理程序 參、公文製作 肆、收文處理 簽收 拆驗 分文 編號 登錄 傳遞

貳、處理程序 參、公文製作 肆、收文處理 對承辦人員的諸多提醒 電子簽收 退改分 認宜由另單位續辦 不能如期辦竣案件 延誤公文處理時限 伍、文稿處理 對承辦人員的諸多提醒 紙本文於送文簿簽收註記月日時分 三小時內退還收發 電子簽收 非其業務註明理由，主管裁定退總收文改分 退改分 與正本相符移請續辦」 經單位主管裁定送續辦單位另以創文承辦。 認宜由另單位續辦 依規定在預定結案日期屆滿次日前申請展期 不能如期辦竣案件 追究行政法律責任、主管負行政連帶責任 延誤公文處理時限 各件公文案情相同者、同一案情之正副本 對其他機關來函查催案件仍待辦 應併案辦理 彙存或彙辦案件發文需要者以附號處理 於主案結案時一併歸檔 需彙整始能辦理

貳、處理程序 參、公文製作 肆、收文處理 核稿 閱稿 決行 伍、文稿處理 核稿、閱稿、決行的提醒 核稿 對案情不明瞭洽承辦人員 核稿時如修改劃刪除線從旁添註方式於修改處蓋職名章 已在簽稿上簽章，而未簽註意見視為同意 認為不當時，得予改定並蓋職名章 閱稿 簽稿相符、前後案情連貫、有關單位已會洽? 程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文等正確? 文字通順、措詞恰當、無錯別字? 有不同意見，洽主管單位承辦人員改定不宜逕行批改 決行 按分層負責之規定處理決行。 文稿內容有無矛盾、重複及不符 對陳核(判)文稿，認無繕發必要，宜批示不發或緩發 如有疑義，召集承辦人員及核稿人員研議即時決定批示 以首長授權職名章 (即甲、乙、章）蓋章決行時 本人核稿處亦應蓋本人職名章 首長請假時停用授權章 核稿人員代理決行者決行文稿時 應於決行處蓋本人職名章，並於蓋章處右側加一「代」字 本人核稿處毋需再行蓋章。 承辦與決行同為一人時 應在決行處蓋章並加註「兼代為決行」 承辦單位處無須蓋章 態樣

貳、處理程序 參、公文製作 肆、收文處理 伍、文稿處理 陸、發文處理 繕印 校對 蓋印 簽署 編號 登錄 封發 送達

貳、處理程序 參、公文製作 肆、收文處理 伍、文稿處理 陸、發文處理 柒、歸檔處理 案件、附件不全，或附件未經簽准而抽存 案件污損內容不清楚無法讀取(電子) 案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會 案件未編列文號或文號有誤 案件未填註保存年限及分類號 案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤 案件未依規定蓋騎縫章或職名章 樣張或已作廢之契約憑證等文件漏蓋「樣張」或「註銷」字樣 案件與歸檔清單之登載不符 案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官簽准 十大補正事項

公文減量 電子化會議 文書處理實施要點 柒、文書簡化 文書文書處理作業流程處理作業流程

Q&A

簡單的事重複做，你就是專家 重複的事用心做，你就是贏家

結語 我們只要想做好， 總是會成功的。 能力可以贏得比賽 但團隊才能獲得冠軍 --喬丹

謝謝您 祝福您