一、总账系统概述 (一)总账系统的任务 总账系统的任务就是利用建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、结账以及对账工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账。

一、总账系统概述 (二)数据处理流程 1.手工方式下的数据处理流程 2.计算机方式下的数据处理流程 3.两种方式业务处理的对比

一、总账系统概述 (三)总账系统与其他系统之间的传递关系

一、总账系统概述 (四)基本功能结构

二、账套管理 (一)系统注册与设置操作员 1.系统注册 建立会计账套基本信息，首先启动系统管理模块，然后设置有关基础参数。第一次运行系统时，应由系统默认的管理员admin进行登录，原有口令为空。

二、账套管理 (一)系统注册与设置操作员 2.设置操作员 (1) 操作员编码。 (2) 操作员姓名。 (3) 密码。

二、账套管理 (二)设置账套基本信息和公用业务参数 1.设置核算单位基本信息 核算单位的基本信息有：单位名称及其账套代码、 账套路径、 启用日期、会计期间。

二、账套管理 (二)设置账套基本信息和公用业务参数 2.确定记账本位币与会计制度

二、账套管理 (二)设置账套基本信息和公用业务参数 3.设置编码方案 编码方案是指设置编码的级次方案，编码级次和各级编码长度的设置，将决定使用单位如何对经济业务数据进行分级核算、统计和管理。

二、账套管理 (二)设置账套基本信息和公用业务参数 4.设置数据精度 数据精度指定义数据的小数位数。如果在总账系统中需要进行数量核算，可以根据对数量、单价等核算精度的不同要求，定义数量核算的数量小数位数和单价小数位数。

二、账套管理 (二)设置账套基本信息和公用业务参数 5.建立账簿文件 建立账簿文件就是建立总账系统所需要的科目库、凭证库、总账和明细账库等数据库文件。其建立过程通常由软件根据账套参数自动完成。

二、账套管理 (三)财务分工 财务分工是指设置允许使用财务软件的操作人员的姓名并规定其操作权限。 操作人员分工的主要依据是基本会计岗位分工和会计电算化岗位责任制中有关职责和权限的规定。 权限就是指操作员所具有的操作权限，主要包括：建账、制单、审核、记账、输出等。一般地，系统默认账套主管拥有全部权限。

二、账套管理 (四)建立部门档案和职员档案 根据表建立企业的部门档案和职员档案。

二、账套管理 (五)建立客户和供应商档案 1.客户或供应商分类 根据如下资料建立账套的的客户和供应商分类。

二、账套管理 (五)建立客户和供应商档案 2.客户或供应商档案 根据如下资料建立账套的客户和供应商档案。

三、总账系统初始设置 (一)设置业务参数 1.凭证控制参数 (1)制单序时控制。 (2)资金及往来赤字控制。 (3)使用其他系统受控科目 。 (4)支票控制。 (5)出纳凭证必须由出纳签字。

三、总账系统初始设置 (一)设置业务参数 2.账簿控制参数 在“明细账打印格式”选项区域，单击“按年排页”单选按钮。 账簿打印位数、每页打印行数均按软件的标准设定。

三、总账系统初始设置 (二)设置会计科目 1.建立会计科目的原则 (1) 会计科目的设置必须满足会计核算与宏观管理和微观管理的要求。 (2) 会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求。 (3) 会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和完整性。 (4) 会计科目要保持相对稳定。 (5) 设置会计科目要考虑到与子系统的衔接。

三、总账系统初始设置 (二)设置会计科目 2.建立会计科目时设置的主要项目 (1)会计科目编码。 (2)会计科目名称。 (3)科目类型。 (4)账页格式。 (5)辅助账设置。

三、总账系统初始设置 (二)设置会计科目 3.增加、修改和删除会计科目的要求与限制 修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则。 增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则、编码不能重复、编码不能越级；科目一经使用, 即已输入凭证，不允许作科目升级处理。 修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则。 修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删除本级及其下级科目的期初余额(设为0), 才能修改或删除该科目。 科目一经使用，则不允许修改或删除该科目，不允许作科目升级处理。

三、总账系统初始设置 (三)设置凭证类型与结算方式 1.设置凭证类型 设置凭证类别的内容主要包括凭证类别代码和凭证类别名称。 凭证分类不影响记账的结果， 一般可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，业务量较少的单位可不分类。

三、总账系统初始设置 (三)设置凭证类型与结算方式 2.设置结算方式 结算方式设置主要内容包括：结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。 票据管理标志是软件为辅助银行出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票登记簿的管理方式。

三、总账系统初始设置 (四)输入期初余额 1.确定方向输入余额 输入的内容主要包括：余额方向和余额。 输入余额和方向时, 不能对科目进行增、删、改的操作。如要增、删、改科目必须在设置会计科目功能中进行。

三、总账系统初始设置 (四)输入期初余额 2.试算平衡 期初余额输入后，必须进行上下级科目间余额的试算平衡和一级科目余额试算平衡，以保证初始数据的正确性， 检验过程直接由计算机自动进行。

三、总账系统初始设置 (四)输入期初余额 3.年初结转 年初结转是在旧的会计年度结束，新的会计年度开始时, 为保持会计数据处理的连续性,将上一年度的期末余额结转为新会计年度的期初余额。 第一次使用账务系统或没有上年数据时，不能进行结转。第二年使用账务系统时, 首先建立账簿, 然后调整会计科目, 最后结转上年余额, 系统将自动结转各账户余额、往来未达账等。

四、会计数据备份与恢复 (一)会计数据备份 会计数据备份（即账套输出）就是将财务软件所产生的数据备份到硬盘、软盘或可写光盘保存起来。

四、会计数据备份与恢复 (二)会计数据恢复 会计数据恢复（即账套引入）是指把软盘上或硬盘或光盘上的数据恢复到硬盘上指定目录下, 即利用现有数据恢复到最近状态。