公文寫作及實務 報告人：呂家鑾專門委員 105年3月24日 公文寫作及實務 報告人：呂家鑾專門委員 105年3月24日

公文寫作及實務 壹、公文的基本概念 貳、公文的寫作方式 参、公文寫作實務

壹、公文的基本概念 一、公文的意義與必備條件 二、公文的種類 三、公文的結構

壹、公文的基本概念 一、公文的意義與必備條件 　(一)公文的意義：公文是處理公務的文書，即機關內部、機關之間處理公務往返之文書或機關與民眾間往返之文書。 (二)公文必須具備的三要件 　 1.公文內容必須與公務有關。 2.公文處理者，必須至少有一方為機關或團體。 3.必須符合一定的程序及格式 。

壹、公文的基本概念 二、公文的種類共分6種 (一)令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基 準之行政規則及人事命令時使用。 (二)呈：對總統有所呈情或報告時使用。 (三)咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。

壹、公文的基本概念 (四)函：各機關處理公務，有下列情形之一時使用： 1. 上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。（下行文） 例：教育部 本校；本校 東華附小 2. 下級機關對上級機關有所請求或報告時。（上行文） 例：本校 教育部；東華附小 本校 3.同級機關或不相隸屬機關間行文時。（平行文1、平行文2） 例：本校 其他學校、科技部、外交部、臺北市政府等。 4.民眾與機關間申請與答覆時。（平行文） 例：本校 個人

壹、公文的基本概念 (五)公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公 眾或特定之對象宣布周知時使用。

壹、公文的基本概念 (六)其他公文:共16種 1.書函：甲:於公務未決階段，需要磋商、陳述及徵詢意見、 協調或通報時使用乙:舉凡答復簡單案情，寄送普通 文件、書刊、或一般聯繫、查詢等事項行文時均可使 用，其性質不如函之正式性。另「准駁性」之公文不 能使用書函。 2.開會通知單：召集會議時使用。 3.提案：對會議提出報告或討論事項時使用。 4.紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。 5.簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首 長有所陳述、請示、請求、建議時使用。

壹、公文的基本概念 6.箋函或便簽：以個人或單位名義於洽商或回覆公務使用。 7.聘書：聘用人員時使用。 8.證明書：對人、事、物之證明時使用。 9.證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使 用。 10.契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用 。 11.定型化表單（如:用印申請書）。 12.公務電話紀錄：公務上使用電話聯繫、洽詢、通知的通話 紀錄。

壹、公文的基本概念 13.手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用 。 14.報告：公務用報告，如調查報告、研究報告、評估報 告等；或機關內人員就個人事務有所陳情時使 用。 15.說帖：詳述機關掌理事務辦理情形，請相關機關或部 門予以支持時使用。 　 16.節略：對上級人員略述事情大要，亦稱綱要。起首用 「敬陳者」，末署「職稱、姓名」。

公文結構 壹、公文的基本概念 密等解密條件 發文字號 速別 機關全銜 文別 機關地址 聯絡方式 受文者 發文日期 附件 本文 正本 副本 署名用印

函 簽 書函 一段式 二段式 三段式 壹、公文的基本概念 主旨 一段完成 主旨、說明 或主旨、擬辦 分主旨、說明、辦法(擬辦) 為全文精要，力求簡明，具體提出行文目的與期望，或核復意旨，閱讀者一目了然 主旨、說明 或主旨、擬辦 就來源、事實或理由作較詳細之敘述，而無法於「主旨」內容納時，用本段說明。 函復之公文，應引敘或說明來文日期、文號，俾便受文機關調案處理 分主旨、說明、辦法(擬辦) 擬辦為簽之重點，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案，可視內容改用建議、請求、辦法或核示事項等

壹、公文的基本概念 三、公文的結構(以函為例) (一)發文機關：製作本件公文的機關，應用全銜。 (二)地址、聯絡方式：發文機關的地址及承辦人資料。 (三)受文者：行文對象。 (四)發文日期及發文字號：由收發文單位統一處理。 (五)速別：希望受文機關辦理之速別，有「最速件」、 　　 「速件」、 「普通件」三種。 (六)密等：有「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」四種，如非密件，則不須填註。 (七)附件：必須註明名稱及數量。

壹、公文的基本概念 (八)本文 1.主旨：是全文的精要，說明行文的目的與期望，應具體扼要，不 可分項分條。凡案情簡單者，可用「主旨」一段完成， 如有辦理期限須於主旨敘明。 2.說明：就事實來源或理由，詳細敘述，可分項敘述。 (九)正本：行文之對象填列於此。 (十)副本：涉及之相關機關、單位或個人。 (十一)署名：以發文機關首長在公文最後一行簽署職銜和姓名或加蓋 職章。 (十二)印信：為防偽造及變造，公文需蓋用印信或首長簽署。

貳、公文的寫作方式 一、寫作要領 二、常用公文用語 三、公文寫作應注意事項 各公文範例有關期望.目的及稱謂用語部分已取消 挪抬(空格)書寫(教育部104年4月1日函)

貳、公文的寫作方式 一、寫作要領（擬辦公文的來源：被動收到他機關 的來文或本校主動去文。） (一)認清對象：收文單位為何？發文單位是那 　(一)認清對象：收文單位為何？發文單位是那 一個？立場確定，才能以適當 的語氣及格式寫作。 　(二)了解案情：對案情詳加規劃，澈底瞭解， 衡情酌理，提出具體要求，即 公文的主旨。

貳、公文的寫作方式 (三)解釋清楚：「為什麼要這樣做？」，即公文的「說明」 部分，宜條理分明。 (三)解釋清楚：「為什麼要這樣做？」，即公文的「說明」 部分，宜條理分明。 (四)措辭簡要：提出具體可行的辦法或建議，提綱挈領，簡 潔扼要，清楚表達主題或訴求，即公文中的 「擬辦」。 (五)態度中正平和：上行文要恭謹誠懇，平行文宜不卑不亢 ，下行文宜溫和真實。 (六)公文用語宜簡鍊，敘述應正確、清晰，擬文要可行，辦 文宜迅速。

貳、公文的寫作方式 二、常用公文用語 (一)稱謂語－對受文者稱呼或自稱用語 　(一)稱謂語－對受文者稱呼或自稱用語 　　　1.有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」(教育部稱本校為「貴校」)；下級對上級稱「鈞」(本校稱教育部「鈞部」)；自稱「本」。 　　　 2.對無隸屬關係之機關：上級稱「大」(本校稱立法院「大院」、科技部、財政部、銓敘部、外交部、內政部及文化部均為「大部」)，平行稱「貴」，自稱「本」。 　　　 3.對機關首長：上級對下級稱「貴」，自稱「本」；下級對上級稱「鈞長」（本校校長稱教育部長「鈞長」；本校同仁稱校長「鈞長」)，自稱「本」或「職」。

貳、公文的寫作方式 (二)請示語：簽案中請問、請教之衡量用語，如 「是否可行？」 、「是否有當？」等(範例-簽)。 4.機關（或首長）對屬員稱「臺端」。 　　　5.機關對人民稱「臺端」、「先生」、「女士」或通稱「 君」，對團體稱「貴」，自稱「本」。 　　　6.行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「 貴機關」或「貴單位」。 　(二)請示語：簽案中請問、請教之衡量用語，如 「是否可行？」 、「是否有當？」等(範例-簽)。

貳、公文的寫作方式 (三)期望及目的語：每件公文都有一定的期望及目的，所以在「 主旨」的最後用語，請求對方（受文者）核示、辦理或轉行 ，它含有請求及期望之意。如對上級機關或首長用「請鑒核 」、「請核示」； 對平行機關及下級機關用「請查照」等 。 (四)准駁語：上級機關對下級機關審核各項規定或平行機關答復 請求時所作的用語叫做「准駁語」包括： 1.允准語－如「應予照准」、「准予備查」、「敬表同意」 。 2.駁復語－如「應予不准」、「應予緩議」、「礙難同意」 、「歉難同意」。

貳、公文的寫作方式 三、公文寫作應注意事項 (一)寫「主旨」時，應注意事項 　(一)寫「主旨」時，應注意事項 　　　1.內容力求具體扼要，敘述內容不分項，一段完成， 用以說明行文目的與期望。 　　　2.以本校行文教育部為例，稱謂語要用「鈞部」。主 旨段後之期望語可套用：「請鑒核」、「請核備」 、「請核撥」、「請鑒准核銷」、「請鑒核示復」 等。

貳、公文的寫作方式 (二)期望語的寫法、意義及行文層級 上行文:請鑒核：請閱鑒核定。 請核示：請核准示知。 請核備：請核准備查。 請備查：請存備查閱。 請核撥：請核准撥付。 請鑒准核銷：請閱鑒並核准報銷。 請鑒核示復：請閱鑒核准並回復示知。 平行文:請查照：請查明而依照辦理。 請同意惠復：請同意惠予回復。 請查照惠允：請查明同意依照辦理。 請惠允見復、復請查照等 下行文:請查照辦理見復：請查明依照辦理並回復。 請照辦、請確實辦理、請查照轉知等。

貳、公文的寫作方式 (三)在「說明」段內應注意事項 1.若說明段內只有一項，就不必起另外一行，直接從「說明：」 後開始敘述。 　　1.若說明段內只有一項，就不必起另外一行，直接從「說明：」 後開始敘述。 　　2.說明段內容可分幾項來說明，其順序應按照一、二、三→（一 ）、（二）、（三）→1、2、3→ （1）、（2）、（3）等等 。其位置要隔行在「明」之下方開始標示起，最多3至5項；宜 摘述重點，不宜長篇大論。 　　3.說明段中，其分項內容過於繁雜或含有表格型態時，則應編列 為附件。

一、慣例 二、常見謬誤 三、公文流程注意事項 参、公文寫作實務 一、慣例 二、常見謬誤 三、公文流程注意事項

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