广州能源所外事业务指南 所级因公出国（境）访问 广州能源所科技处 2014年12月

所级因公出国（境）访问流程 归后办结 护签手续 执行出访 所内审批及ARP报批 15个工作日 20个工作日（至少） —— 回国15天内 1.所内审批（纸质审批表） 2.事前公示 3.ARP填写及院级审批 4.批件打印 出访人员收到电子版邀请信后即可进出访申请，院级审批通过后即可生成批件。 1.办理护照 2.根据出访国别准 备相应的签证申 请材料 3.材料递交 护照：外交部 签证：中科院国际学 术交流中心 广东省外事办 1.做好行前准备； 2.严格遵守外事纪 律、外事制度和 保密规定； 3.严格按照预定的 计划方案开展工 作，不得随意更 改行程或延长在 外停留天数； 4.注意出访安全， 做好应急预案。 1.提交出访总结 2.交还护照 3.领取外汇核销表 4.事后公示 归后办结时间： 回国后15天内提交出国总结、交还护照并领取外汇核销表。 15个工作日 20个工作日（至少） —— 回国15天内 相关文件： 《中国科学院因公出国（境）管理办法》（科发际字[2013]193号） 《中科院广州能源所因公出国（境）管理办法（2014年修订》（穗能所[2014]11号）

（一）所内审批及ARP报批 所内审批 事前公示 ARP填写及院级审批 批件打印

1、所内审批： 申请人填写“因公所出访审批表及保密表”，找各领导签字，并将纸质版交给外事主管留存备案。 审批表所内网下载地址： http://office.giec.ac.cn/gd_news/product.asp?anclassid=16&nclassid=113&nnclassid=0&nclass_showlb=2&bookid=4520 外事主管将签完字的“因公所出访审批表及保密表”复印件交给组织人教处，由其办理政审。

2、事前公示： 申请人填写事前公示表，并发电子版发给外事主管审核，纸质件签完后字上交。 审核无误后，将公示表挂所内网公示，公示满5天后将ARP申请文提交至院： 事前公示表所内网下载地址： http://office.giec.ac.cn/gd_news/product.asp?anclassid=16&nclassid=113&nnclassid=0&nclass_showlb=2&bookid=4537

事前公示表填写说明： 出国任务部分 1、团组名称：参加xxxxxxx国际会议 开展xxxxxxx合作研究，注：要提供详细的研究项目名称或领域 注意：项目名称必须与邀请信、出访任务栏中相描述的内容匹配，并与ARP系统填报内容一致 2、所属部门：xxxxxx实验室/团队 3、团组姓名、职务：职务通常指行政职务，如所长、书记、处长等，一般写“无” 4、邀请单位介绍：写明邀请单位名称即可。若邀请方有多个，则全部写上 5、出访目的和任务：简要填写即可，具体将进一步在ARP系统上填报 6、计划行程路线：写清楚每个出访城市，原则上不得前往未报批的城市 7、拟出行日期和天数：离抵境日期（“境”指中国国境）及天数 8、本团队年度出访计划数：具体参考团队上报的出访计划

事前公示表填写说明： 预算财务部分 1、是否列入年度预算：是 2、经费预算：严格参照财行[2013】516号文 注：1）国际旅费：国际航班原则上须选乘国内航空公司航班，由于航班衔接等原因确需选择外国航空公司航线的，应当事先报批。一般人员均乘坐经济舱（司局级可乘坐商务舱）。 2）住宿费：住宿费不得超过最高标准 3）伙食费、公杂费：伙食公杂费按标准包干使用。包干天数按离、抵我国国境之日计算。外方以现金或实物形式提供伙食费和公杂费接待我代表团组的，出国人员不再领取伙食费和公杂费。 4）国外城市间交通费：国外城市间的交通费用（已报批的城市），及机场来回会议（访问）地点的交通费。 5）国内交通费：来回机场费用。 6）其它：注册费、签证费等。 7）若有礼品费、宴请费、租车费等特殊事项，需写明事由及金额并在此报批。 3、经费来源情况：所付，国外，所付+国外 4、经费来源项目类别及名称：若所里承担费用，则写明经费来源课题类别及名称 5、所课题号：填写科技处开的课题本号 6、该项目“国际合作交流经费”预算额度：附上任务书有关此预算一页的复印件 7、课题经费结余、该项目“国际合作交流经费”已花金额：填写后经财务（张璐璐）审核 8、科技处审核意见：经办人-吴烽云，审批人-白羽 财务处审核意见：经办人-张璐璐，审批人-徐红飞

登陆ARP系统： https://210.77.84.15/por/login_psw.csp 输入单位用户名和密码

1、登陆ARP系统：点击“ARP统一入口”

ARP报批：填报出访申请 1、登陆ARP系统：输入个人用户名和密码

2、进入填报界面：国际合作—出访交流—申请填报—新建 ARP报批：填报出访申请 2、进入填报界面：国际合作—出访交流—申请填报—新建 进入个人ARP系统后，点击“国际合作”模块 若无此模块，请联系外事人员进行授权

2、进入填报界面：国际合作—出访交流—申请填报—新建 ARP报批：填报出访申请 2、进入填报界面：国际合作—出访交流—申请填报—新建 出访交流：出国、赴港澳 进入填报页面：出访交流—出国（境）访问—申请填报—新建 赴台访问：若出访地为台湾请务必及早与外事人员联系。 说明：因公赴台访问的申请、审批流程与出国、赴港澳不同，需经过立项和报批两个阶段。

3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 ARP报批：填报出访申请 3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 选择出访类型：大部分出访类型为“一般出访” 如需申报其他类型的出访交流，请与外事人员联系

3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 ARP报批：填报出访申请 3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 报批流程：绿色为已处理环节，红色为当前环节， 黑色为未处理环节

3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 ARP报批：填报出访申请 3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 因公出国赴港澳报批：填表 附件：根据出访的具体情况（出访目的、国别、时间、人员等）上传相应附件 办理意见：各环节负责人填写办理意见 办理时间：系统实时记录各环节经办人及办理时间，可在此查询办理进度

ARP报批：填报出访申请 3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 各栏目设定经反复斟酌，在出访任务审批过程中起着不同作用，许多内容不仅为统计功能所涉及，而 且直接反映到所形成的“任务批件”上，因此需要认真填写。以下对一些主要栏目分别予以明确。 项目名称： 参加xxxxxxx国际会议 开展xxxxxxx学术交流（合作研究，注：要提供详细的研究项目名称或领域） 注意：项目名称必须与邀请信、出访任务栏中相描述的内容匹配

3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 ARP报批：填报出访申请 3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 选择出访形式、所属领域及所属学科 需要强调的是，出访形式为“国际会议” 时，人员一栏中会出现“是否有报告”选项， 若有报告，请明确报告类型及报告题目

3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 ARP报批：填报出访申请 3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 出访国家（地区）：出访国家超过一个时，应按出访顺序依次选择，被选择的国家会依次反应到“任务批件”上。 过境国家：过境是指出访路程中的暂短停留（含不出机场转机），此类项目按实际经过国家选择即可，出访天数按出机场 停留时间予以明确并归算到出访国家的出访天数中。如仅转机不出机场，出访天数填“0”。需要注意的是过境 一些国家无论落地与否均须办理过境签证（如美国、加拿大等），出访需过境这些国家时，必须填写过境国家 相关信息。此外，若在过境国家有公务活动，应选择出访国家填写相关信息。

3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 ARP报批：填报出访申请 3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 离境日期、抵境日期：“境”指中国国境，以海关加盖的出、入境印章为准。回国报销时须附登机牌、 出入境盖章页复印件。 访问城市路线：从出境口岸开始填写，如北京—马拉加（西班牙）—北京，此处须写清每个出访城市， 原则上不得前往未报批城市。 主要接待单位：填写主要接待单位的中文名称 注意：请尽量压缩在外时间。一般报批出访时间为邀请时间前后各多一天。美国、加拿大等国家因 时差原因，可多一天。

3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 ARP报批：填报出访申请 3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 填写规范： 若有多位邀请人，请按以上格式依次填写： 邀请人1： …… 邀请人2：

3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 ARP报批：填报出访申请 3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 经费来源：根据邀请信内容选择经费来源，并同时选择“其他”，则会弹出备注栏，请在备注栏对经费来源、 是否为计划内出访、是否已备案、已公示等情况做中明确描述，并在出访任务栏中予以明确。 填写范例：

3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 ARP报批：填报出访申请 3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 人员：点击“增加”，在弹出的对话框中填写出访人员信息，多人出访时，以团长为先，依次填写各人信息。填好后点击“查看”、 “修改”、 “删除”、“排序”可进行相应操作。注意外籍人员需单独报送。 团组成员组成、团组类别：不用填写 是否协议出访：此处协议指政府间协议或框架协议等较高层次的协议，若选“是”，需在弹出的对话框中填写协议名称。 团组人数、团长姓名：团组人数应与“人员”一栏中填写的人员数一致，系统默认第一个成员为团长。 团组联系人电话、团组联系人邮箱：填写团长办公室电话和邮箱。 是否携带样品和数据等出境：一般选否，如确认携带样品出境，需通过ARP填写“数据样品标本仪器出境”申请并在出访任务栏中对是否 已办妥相关手续予以明确描述。

3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 ARP报批：填报出访申请 3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 填写注意事项： 姓名：点击“选择人员”后系统自动调出汉 语拼音、国籍、性别、出生日期、 证件类型及号码等信息。请务必仔 细核对，尤其是身份证号码，若与 实际不符请联系人事处修改。 出生地：点击“选择”，按实际情况选择 对应级别：按实际情况填写 职务：职务通常指行政职务，如所长、书 记、处长等，一般选“无” 对外身份：对外身份顾名思义是在对外交 流时所使用的称谓，就我院而 言，一般为研究员、教授等。 如以行政身份对外，则应选择 行政职称。 注：若交流形式为“国际会议”，则填上 具体报告类型和题目

3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 ARP报批：填报出访申请 3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 填写规范：请参考“关于因公出国（境）请示的书写规范”

3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 ARP报批：填报出访申请 3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 常见的附件要求： 1. 邀请信（来自前往国家本土、有明确的停留时间、有邀请人签字；如非来自前往国家（地区）本土，应在出访任务栏中做必要说明） 2. 出访日程：参加会议停留时间超过5天，学术交流、合作研究均需提供出访日程（有统一模板） 3. 一些国家需要提交安全说明（外交部官方网站上会有相关的出行安全提示） 4. 研究所、邀请方以外的第三方支付出访费用的，须由出资方出具相关证明 5. 所级现职领导出访：“所级领导累计出访登记表”，出访一次停留超过规定上限应提交相关说明 6. 组团单位“征求意见函”、 “任务通知书” 、“任务批件”（参加院外单位组团者，组团单位给我院的“出国任务通知书”、“征求意见函”中主送单位 应为中国科学院或中国科学院国际合作局） 7. “在一线工作证明”（60岁以上者） 8. 市级医院出具的体检健康证明（65岁以上者） 9. 超过70岁人员出访应有人陪同，如出访申请中仅申请人（70岁以上人员）本人，则应提交相关说明 10. 部分国家需上传特殊文件，如日本需上传三书（招聘理由书、滞在予定表、身元保证书）等。 11.若为出国长期合作研究（3个月及以上），附件需提供出访人员邀请函、任务背景描述、出访日程、与研究所签订的协议（联系组织人教邹文秀） 注意：研究所出具的“说明”、“证明”等均须加盖公章 上传附件：点击“附件”，弹出此页面。通过“顺序”、“浏览”、“重命名”、“增加”、“上传附件”等操作上传 所要求的附件，不要修改文件“介质”和“属性”的默认属性。上传文件请尽量修改为PDF格式并保留后缀，以如下方式命名： 邀请信_张三 注意：对附件的要求与出访目的、国别、时间、人员等有关系，附件不符合要求的申请不能通过审批。

3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 ARP报批：填报出访申请 3、出访申请填报：选择出访类型—填表—上传附件—提交 提交申请：填完并检查无误后，点击“提交”，在弹出的对话框里选择支付出访费用的课题负责人，按对话框提示操作即可将出访申请 提交给课题负责人审核。申请提交课题负责人后，请及时提醒其审核，以免耽误报批。 课题负责人审核：课题负责人审核完毕后，点击“办理意见”并在弹出的对话框中填写审核意见，如“同意支付出访费用”。课题负责 人审核后将申请提交至国际合作主管，进入所级审批阶段。

所级审批： ARP报批：所级审批 国际合作主管审核：对出访申请进行初审，初审通过后提交科技处审核 合作主管部门审核：复审出访申请，复审通过后提交所领导审批 主管所领导审核：所级审核，审批通过后递交所级电子章处 盖单位电子章：合作主管部门盖单位电子章，申请递交国际合作主管 数据上报院：国际合作主管再次复核，确认无误后数据上报院，完成所级审批 已上报院：国际合作主管跟进申请审批进度，及时传达相关信息

院级审批：12个工作日 批件打印：合作主管部门 ARP报批：院级审批、批件打印 院级审批：12个工作日 批件打印：合作主管部门 请出访人员收到电子版邀请信，确定出访后尽早填报出访申请！

（二）护签手续 申请因公护照 申请签证

护签手续：申请因公护照 根据要求（ http://www.cise.ac.cn/ ），用批件申请因公护照需准备： 批件、政审、介绍信、批件复印件——外事、人事处准备 因公护照信息申报表——外事准备 符合要求的照片3张——出访人员准备 身份证复印件、户口个人信息页各1份，并发送电子版——出访人员准备 注意：用确认件申请护照时需补充以下材料： 任务通知书原件及复印件 任务确认件原件及复印件 任务批件复印件及名单

申办护照常见问题 护签手续：申请因公护照 Q1.办理护照需要多长时间？ A1.办理加急护照需三至四个工作日，普通护照需七个工作日。 申请由外交部批办临时护照。临时护照所需的材料为：所有出访任务的批件 及复印件、申请临时护照的申请（所抬头盖所章）、介绍信、数字照片、 身份证复印件、户口个人信息页复印件及护照申请表。需要说明的是，外交部优 先考虑参加会议项目，一般学术交流、合作研究则原则上不予批准。 此页内容出自中科院国际学术交流中心培训资料

确定拟出访国家的签证申请途经：院学交中心或省外办？ ——一般情况下，除西班牙、德国、法国通过省外办代办外，其他的都通过院学交中心代办。 护签手续：申请签证 确定拟出访国家的签证申请途经：院学交中心或省外办？ ——一般情况下，除西班牙、德国、法国通过省外办代办外，其他的都通过院学交中心代办。 根据申请途径到相应的网站查询申请签证种类和要求的材料 ——查询所要申请的签证种类：拟出访国的使领馆网站 ——查询签证材料要求： 中科院学交中心代办：http://www.cise.ac.cn（左下角） 广东省外办代办：http://www.gdfao.gd.gov.cn/ 和外事人员确认材料清单及填表注意事项 注意：由于使馆要求经常变化，而网站可能存在更新不及时的问题，所以请出访人员在准备签证申 请材料时，务必先与外事人员进行必要的沟通。在填表中遇到任何疑问，请随时联系外事人 员协助解决。

申办签证常见问题 护签手续：申请签证 Q1.办理签证需要多长时间？ A1.根据各国情况不同，所需时间不等。一般都至少需要10个工作日（不含邮寄时 间）。美国签证情况比较特殊，建议至少提前两个月办理。 Q2.哪些国家是免签国家？开出境证明需要什么手续？ A2.常涉及的免签国家有：朝鲜、越南、老挝、土耳其、蒙古、塔吉克斯坦、古巴、 新加坡及巴基斯坦等。前往互免签证国家的出访人员，持任务批件、有效护照到 国际合作局办公室办理出境证明（联系人：樊锦华）。海关凭有效护照、出境证 明、邀请信放行。 Q3.办理签证时，邀请信是否需要原件？ A3.根据国家不同，具体要求有所区别。通常情况下，申请欧洲申根国家签证及日本 签证（三书）都必须需要原件。 Q4.办理护签手续时，批件的有效期为多长时间？ A4.只有出访任务为学术交流时，批件的有效期才原则上为三个月；如果是参加会 议，则过了出访日期批件就失效。 此页内容出自中科院国际学术交流中心培训资料

申办签证常见问题 护签手续：申请签证 Q5.如果签证要求上没有特殊注明对照片的要求，那么照片应该是什么规格？ A5.如果签证要求没有特殊提及，那么照片要求为小二寸白色背景的彩色照片。 Q6.美国签证如何办理？什么情况下需要面谈？什么情况下不需要面谈？ A6.美国签证的办理比较特殊。根据使馆现阶段的要求，只有在48个月之内获得签证并进入过美国，且签证类型相同时可以免面谈一次，其余情况均需赴使馆面谈。具体请咨询外事人员。 Q7.赴美国短期参加会议、学术交流需申请什么类型的签证？ A7.短期入境为B-1类型。 Q8.持有美国有效期签证但是护照有效期不足半年是否影响出访美国？ A8.美国要求护照有效期必须半年以上，如护照有效期不足，则须办理新护照，办好 后持新护照及有效美国签证（贴有有效美国签证的旧护照）可进入美国。 此页内容出自中科院国际学术交流中心培训资料

申办签证常见问题 护签手续：申请签证 Q9.当出访两个或两个以上的申根国家时，签证要如何办理？ A10.申根国家的申请原则为：如果出访两个及两个以上的申根国家，则须申办停留时 间最长国家的签证；如果出访国家出访天数都相同，则须申办第一入境国家的签 证。 Q10.申请英国签证时，一般会什么时间扫指纹？ A11.通常都是在成功提交英国签证申请后的五个工作日左右。需要说明的是，不能按 照约定时间前往使馆留指纹者，只能重新申请预约时间，请申请人务必留意。 Q11.多人出访澳大利亚时，出境证明开在一起是否所有人就需要一起出访？ A12.澳大利亚是电子签证，出境证明上所有人员都需要凭此证明出境，所以必须一起 出访。 此页内容出自中科院国际学术交流中心培训资料

（三）执行出访 做好行前准备 严格遵守外事纪律、外事制度和保密规定 严格按照预定的计划方案开展工作，不得随 意更改行程或延长在外停留天数 注意出访安全，做好应急预案

（四）归后办结 提交出访总结 交还护照 领取外汇报销表 事后公示

归后办结：提交出访总结 注意：编号不用填，其他内容请据实填写。出访人员回国后15天内将填好的总结报告发送至外事主管邮箱。 出访人员提交总结并交还护照后，科技处给予出访费用审核。

为什么要交还护照？ 归后办结：交还护照 ——进一步做好我院因公护照的保管工作，保障我院国际合作与交流工作的顺利进行 ——因公护照是指外交部或外交部授权部门颁发的因公出国证件，包括外交护照、公务 护照和公务普通护照（以下简称护照）。根据相关规定，护照实行统一保管。 ——院属事业单位人员的护照由所在单位统一保管，未经我局许可，不得擅自下放护照 保管权。 ——护照保管必须实行专人负责制，采用计算机系统管理，做到时时监控。 ——因公出国人员需在回国后15天内将所持护照交还护照保管单位统一保管。对于领取 护照后因故未能出境者，自决定取消本次出国任务之日起，护照保管单位应在7天 内收回护照统一保管。对在规定时间内无故未上交护照的，护照保管单位应及时上 报我局，我局将根据相关规定决定是否上报发照机关予以注销。 …… 摘自： 《关于进一步加强我院因公护照管理工作的有关规定》（中国科学院厅局文件际字[2007]4号）

归后办结：领取外汇报销表 1、请出访人员先自行填写费用支出情况，并将相关票据归好类，交予外事主管审核。 2、费用核销严格参照财行[2013】516号文 1）国际旅费：国际航班原则上须选乘国内航空公司航班，由于航班衔接等原因确需选择外国航空公司航线的，应当事先报批。一般人员均乘坐经济舱（司局级可乘坐商务舱）。 2）住宿费：住宿费不得超过最高标准 3）伙食费、公杂费：伙食公杂费按标准包干使用。包干天数按离、抵我国国境之日计算。外方以现金或实物形式提供伙食费和公杂费接待我代表团组的，出国人员不再领取伙食费和公杂费。 4）国外城市间交通费：国外城市间的交通费用（已报批的城市），及机场来回会议（访问）地点的交通费。 5）国内交通费：来回机场费用。 6）其它：注册费、签证费等。 7）若有礼品费、宴请费、租车费等特殊事项，需写说明，本人签字后由团队负责人签字，最后找科技处负责人签字（必要时需所领导签字）。 注：1）报销时需附任务批件复印件、行程单、登机牌、签证、签注和出入境记录复印件 2）不得随意延长在外停留天数。严格按照批准的人数、天数、路线、经费预算和开支标准核销，不得核销与出访任务无关的开支。 3）因公出国（境）超过1个月（含1个月）及以上，参照国家公派出国（境）留学的费用标准执行。

事后公示 表格所内网下载地址（出访人员填写）： http://office.giec.ac.cn/gd_news/product.asp?anclassid=16&nclassid=113&nnclassid=0&nclass_showlb=2&bookid=4538

如何顺利出访？ 因公出国（境）访问：流程多，周期长，手续复杂，材料繁琐，常有变动…… 出访人员：及早报送，按要求准备相关材料，配合外事人员完成批件、护签和归 后办结等各阶段手续。 外事人员：承上启下、答疑解惑、进度跟踪、服务协调。 如在办理过程中有任何问题，请联系：020-87059561，wufy@ms.giec.ac.cn（吴烽云） zhanglj@ms.giec.ac.cn（吴烽云休产假期间，由张丽娟代办）