期末处理 3.6

总账系统期末处理是指在将本月所发生的经济业务全部登记入账后所要做的工作，主要包括计提、分摊、结转、对账和结账。 期末会计业务与日常业务相比较，数量不多，但业务种类繁杂且时间紧迫。 总账系统的期末处理主要包括转账定义、转账生成、对账和结账操作。

一、自动转账定义 自动转账定义就是指设置自动转账分录。定义完转账分录后，在以后各月只需调用“转账生成”功能，即可快速生成转账凭证。 第一次使用总账系统时，应先进行“转账定义”。 设置自动转账分录就是将凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额计算方法存入计算机中的过程。包括增加、删除、修改分录或对自动转账分录进行查询打印。 如何设置金额的计算公式是自动转账定义的关键。

用友ERP－U8财务软件中，自动转账定义功能提供6种转账功能的定义： 自定义转账 对应结转设置 销售成本结转设置 售价（计划价）销售成本结转 汇总损益结转设置及期间损益结转设置。 系统在生成自动转账凭证之前，要求将以前的经济业务全部登记入账(即完成记账操作)，方可采用自动转账分录生成机制凭证。

(一)自定义转账设置

示例3-24： 在111账套中为定义北京宏远科技有限公司计提固定资产折旧转账分录。 按月初固定资产原值的0.3%计提，计入“管理费用－折旧费”科目。

操作步骤： 1.在总账系统“期末”菜单中选择“转账定义/自定义结转”，屏幕显示自动转账设置窗。 2.用鼠标单击〖增加〗按钮，屏幕弹出凭证主要信息录入窗口。在转账序号栏录入“001”，在转账说明栏处录入“计提折旧”，凭证类别选择“转账凭证”。单击〖确定〗按钮，设置窗口增加一空白记录，并将转账说明“计提折旧”自动列入摘要栏。

3.开始定义转账凭证分录信息。在科目编码栏输入管理费用－折旧费代码“550203”，在金额公式栏双击进入公式向导，选择期初余额函数“QC（）”，点击〖下一步〗，在科目栏输入固定资产科目代码“1501”，方向选择“借”，在“继续输入公式”复选框打上“√”并选择运算符“*（乘）”，点击〖下一步〗，如图3-49所示。

4. 在公式名称中选择“常数”，点击〖下一步〗，输入常数“0 4.在公式名称中选择“常数”，点击〖下一步〗，输入常数“0.003”，点击完成，返回自动转账设置窗口，金额公式栏显示“QC(1501,月,借)*0.003”。点击〖增行〗按钮，新增一行记录，在科目编码栏输入累计折旧科目代码“1502”，将方向改为“贷”，金额公式选择“借贷平衡差额”函数“CE（）”。点〖保存〗按钮完成自动转账定义。如图3-50所示。

(二)对应转账设置 对应结转是对两科目进行一一对应结转。 对应结转的科目可为非末级科目，但借贷方科目的下级科目结构必须一致(相同明细科目)，如有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。

示例3-25： 将“本年利润”账户余额转入“利润分配－未分配利润”账户定义为对应结转分录。

操作步骤： 1.在总账系统中，单击“系统菜单/期末/转账定义/对应结转”，弹出“对应结转设置”对话框，处于可编辑状态。 2.在编号栏输入“0001”，选择凭证类型“转账凭证”，在摘要栏输入“年度利润结转”，从转出科目编码栏中选出本年利润的编码“3131”，转出科目名称栏自动显示“本年利润”。

3.点击〖增行〗按钮，系统在下方窗口中新增一空白行，在转入科目编码栏中选出“利润分配－未分配利润”科目编码“314115”，点击〖保存〗按钮系统自动在结转系数栏加上系数“1”，设置完成，如图3-51所示。

(三)期间损益结转设置 期间损益结转主要用于在一个会计期间终了时将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时了解企业利润的盈亏情况。

操作要点： 在总账系统中，选择“系统菜单/期末/转账定义/期间损益”，弹出“期间损益结转设置”对话框。 在凭证类别栏选择“转账凭证”，在本年利润科目栏输入“3131”，系统自动列出所有的损益类科目，系统默认将所有的损益类科目的期末余额转到本年利润科目中去，如图3-52所示。 设置完毕后，单击〖确定〗按钮即可。

(四)汇兑损益结转设置 汇总损益设置用来计算月末时企业持有的外币性资产所发生的汇兑损益。

操作要点： 在总账系统中，选择“系统菜单/期末/转账定义/汇兑损益”，系统弹出“汇兑损益结转设置”对话框。在“汇兑损益结转设置”界面中，系统已列出所有具有外币核算的会计科目。 输入“汇兑损益入账科目”，并对需要计算汇兑损益的进行选择后，单击〖确定〗按钮即可，如图3-53所示。

二、自动转账生成 自动转账定义完成后，每月月末只需执行自动转账生成功能即可快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去。 自动转账生成包括自定义转账生成、对应结转转账生成、销售成本转账生成、汇兑损益转账生成、期间损益转账生成等，操作方法基本相同。 现以自定义转账生成为例，介绍自动转账生成操作。

示例3-26： 根据北京宏远科技有限公司自定义转账设置生成生成自定义结转中的计提折旧凭证。

操作步骤： 1.在总账系统中，选择“系统菜单/期末/转账生成”，弹出“转账生成”对话框，在转账生成界面左边用鼠标单击“自定义转账”，则界面右边显示自定义转账凭证信息，选择计提折旧，在“是否结转”处双击鼠标打上“Y”。点击〖确定〗。 若有未记账凭证，系统会提示：“××××年×月之前有未记账凭证，是否继续结转？”，因为固定资产折旧是按期初余额计提，当月凭证是否记账不影响折旧计提数额。选择“是”进入下一步。如图3-54所示。

2.系统开始进行结转计算，生成计提折旧凭证，修改凭证日期、附件张数等栏目后点击〖保存〗按钮，凭证左上角显示“已生成”字样。如图3-55所示。

三、期末对账结账

（一）期末对账 对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。 试算平衡是将系统中设置的所有科目的期末余额按会计平衡公式“借方余额＝贷方余额”进行平衡检验，并输出科目余额表及是否平衡信息。

示例3-27： 对北京宏远科技有限公司111账套2006年1月份的会计账簿进行对账。

操作要点： 在总账系统中，选择“系统菜单/期末/对账”，系统弹出“对账”界面，屏幕显示待对账的会计期间。 用鼠标双击要进行对账月份的是否对账栏，或将光标移到要进行对账的月份，用鼠标单击〖选择〗，选择对账月份。

单击〖对账〗按钮，系统开始自动对账。若对账结果为账账相符，则对账月份的对账结果处显示“正确”，如图3-56所示。 若对账结果为账账不符，则对账月份的对账结果处显示“错误”，按〖错误〗可查看引起账账不符的原因。按〖试算〗按钮，可以对各科目类别余额进行试算平衡。

（二）期末结账 每月月底都要进行结账处理，结账实际上就是计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。 在计算机方式下，结账工作与手工相比简单多了，结账是一种成批数据处理，每月只能结账一次，主要是对当月日常处理的限制和对下月账簿的初始化，由计算机自动完成。

操作步骤： 1.在总账系统中，选择“系统菜单/期末/结账”，系统弹出“结账”窗口，如图3-57所示。 2.在“结账”窗口中，选择需要结账的月份后，单击〖下一步〗按钮，系统对要结账的月份进行账账核对，单击〖对账〗按钮开始执行对账操作，如图3-58所示。 3.对账完毕后，单击〖下一步〗按钮，系统显示当前结账月份的工作报告，如图3-59所示。

4.如满足系统结账的条件，可进入下一步结账，否则应根据月度工作报告中提出的问题完成相应操作后才能结账。单击〖下一步〗按钮，系统弹出如图3-60的界面，单击〖结账〗，完成该月份的结账操作。

（二）反结账操作 结账后，如果出现由于非法操作或计算机病毒等原因造成数据被破坏的情况，可使用反结账功能，取消结账。

操作要点： 在总账系统中，选择“系统菜单/期末/结账”，系统弹出“结账”窗口，将光标定位在需要反结账的月份，按［Ctrl+Shift+F6］键，系统弹出“确认口令”对话框，输入正确的口令后，即可取消结账。

友情提示： 反结账操作只能由账套主管来进行。