文书档案管理基础教程 定海区档案局 2012.4

档案管理八环节 实体管理 收集 整理 鉴定 保管 信息管理 检索 编研 利用 统计

第一部分：档案的收集 一、档案收集工作的定义 二、档案收集工作的意义 三、档案室的收集工作（单位内文件的归档）

档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构。

档案收集是储存和积累档案信息资源的重要途径。（对档案而言） 档案收集是实现档案集中统一管理原则的首要措施和基本手段。（对档案工作原则而言） 档案收集是档案管理其它业务环节的基础。（对档案其它业务而言） 档案收集是决定档案工作存在和发展的前提条件。（对档案工作而言）

（一）归档制度 1.归档的定义 各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。在我国，这是党和国家规定的一项制度，即通常所说的“归档制度”。 单位内文件的归档是档案室档案的主要来源，也是档案室收集工作的经常任务。因此，档案室要做好档案的收集工作，应该以主要力量组织好单位内文件的归档。

2.归档制度的内容 归档范围：凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 归档时间：办理完毕的文件，一般应在第二年上半年内（6.30）整理后归档。（这里指文书档案，专门档案等不受此限） 归档要求：对归档文件的系统性、完整性和质量所提出的要求。

上级机关的文件材料： 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料； 上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件； 党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料； 代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本； 上级机关转发本机关的文件(包括报纸、刊物转载)。

本机关的文件材料： 本级人代会、政协、顾委，党、政、工、青、妇领导机关召开代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料(由召开机关收集归档)； 本机关党组(或实行党委制的党委)、行政领导会议文件材料，本机关召开的工作会议、专业会议材料； 本机关颁发的(包括转发及其他机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿； 本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件；

本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告； 反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料； 本机关检查下级机关工作，调查研究形成的重要文件材料； 本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料； 本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料； 本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料； 内容重要的人民来信，来访材料、领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；

本机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料； 本机关及本机关批准的有关区域变化、解决山林、地界、水利纠纷、征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料； 本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料； 本机关制订的工作条例、章程、制度等文件材料； 本机关(本行业)的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关(本行业)重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

本机关(包括上报和下批)干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、评残、怃恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料； 本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根； 本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册； 本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本； 本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

本机关与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文(正本、副本)和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等； 各种普查工作中形成的文件材料； 按有关规定应归档的死亡干部档案材料。

同级机关和非隶属机关的文件材料 同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件； 有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件； 同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。

下级机关的文件材料： 下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件； 直属单位报送的重要的科技文件材料； 下级机关报送的法规性备案文件。

不归档的文件材料的范围： 重份文件； 无查证利用价值的事务性、临时性文件； 仅供参考、参阅、征求意见但不需要办理的文件； 未经领导审批或会议讨论通过的未定稿文件、未生效文件； 一般性文件的历次修改稿。

“帐外文件”的归档 （1）本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以会议上印发本单位的典型材料。 （2）代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。 （3）上级机关批转、转发本机关的文件。 （4）国家、省、市和上级机关领导视察、检查本机关、本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。 （5）本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料。以及领导班子民主生活会报告（一年两次） （6）本机关各种基础数字统计报表和分析材料。

（7） 领导干部个人重大事项的情况报告（一年两次）。 （8） 领导干部个人收入申报的情况报告（一年两次）。 （9） 本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料。 （10）本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料。 （11）本机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及党员、干部、职工名册。（如干部职工考核等次汇总表、工资变动审批表、工人技术等级考核审批表、工资发放明细表等） （12）本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。 （13）本单位财产、档案交接凭证。

（14）本机关编印的简报、出版物定稿、样本。包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等。 （15）本机关请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复。 （16）本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。 （17）本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料。 （18）新闻媒体（报社、电台、电视台、杂志社）报道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等。 （19）本单位领导班子及成员的述职报告。 （20）政府部门在采购过程中所形成的报告、标书、合同等。

* 关于文件归档的具体范围，国家档案局颁发有《机关文件材料归档和不归档的范围》等规定，各单位应结合具体情况，制定本机关文件归档与不归档的范围。

归档文件材料要收集齐全完整，使档案能正确反映机关活动的基本面貌； 归档文件材料要排列有序，充分遵循文件材料的形成规律和特点，以保持文件之间的有机联系； 归档文件材料要区分不同价值，以便于保管和利用； 归档文件的技术加工应符合相关要求，在归档的同时要编制归档文件目录等检索工具。

第二部分：档案的整理 2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准DA/T22——2000《归档文件整理规则》。该文件在吸收传统立卷方法合理因素的基础上，对归档文件整理的原则和具体方法作了规定。 《规则》规定，归档文件整理就是“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。

一、“件”的概念 “件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。 几种特殊类型文件“件”的确定

关于文件正本与不同稿本 一般来说，文件正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规），除正本外，须归档保存历次修改稿，如修改稿太厚，修改稿与正本可各为一件，否则视为一件。

关于正文与附件 附件是指属于正文之后的其它文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字等。正文与附件为一件，但如果附件量太多或者太厚不易装订，也可各为一件。

关于正文与文件处理单 文件在流转过程中，一般都有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条。这些表单真实记录了文件的形成过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。

关于活页纸会议记录与定本式会议记录 会议文件一份文件为一件。活页纸会议记录一次会议为一件，定本式会议记录一本为一件。考虑到数字化加工和利用，建议采用会议记录专用活页纸。

关于转发文与被转发文 转发文与被转发文是一个文件的两个部分，前者往往包括贯彻意见和执行要求，后者是具体内容，应作为一件。

关于报表、图册、名册 将不同类型、内容相对独立完整的一册（本）作为一件。

关于来文与复文，去文与复文 从文种上看如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等，根据检索需要，此类文件可以作为一件，也可分别各为一件。这里需要注意的是，“为一件”是指实体装订在一起，编目时也只体现为一条条目。

关于各类介绍信和存根 将不足A4纸大小的介绍信和存根托裱在A4纸上，一张或若干张为一件。（厚薄适度，切勿在一张A4纸上托裱过多）

二、修整 为有效保护归档文件的完整性，在装订前，应当对存在破损的文件等进行修整。 一般包括： 1.对破损文件进行修复； 2.对字迹模糊或易褪变的文件进行复制； 3.去除文件上易锈蚀的金属物； 4.对幅面过大的文件进行折叠。

三、装订 装订顺序 一般带有组合性质的“件”，应按如下顺序进行装订，即：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；批复在前，请示在后。 对齐方式 装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。 采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。 采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。 装订方式 线装：缝纫机轧线或手工缝线（三角形）

四、分类 《归档文件整理规则》中的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。 分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。

分 类 方 法 （一）单一分类法 1.年度分类法 2.机构（问题）分类法 3. 保管期限分类法 （二）复式分类法 分 类 方 法 （一）单一分类法 1.年度分类法 2.机构（问题）分类法 3. 保管期限分类法 （二）复式分类法 1、年度----机构----保管期限分类法 2、保管期限----年度----机构分类法 3、年度----问题----保管期限分类法 4、保管期限----年度分类法 5、问题----年度----保管期限分类法 ……

2008年：永久、30年、10年 现在普遍采用的分类方法： 年度----保管期限分类法 2009年：永久、30年、10年 2010年：永久、30年、10年 ……

五、排列 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。 对归档文件的排列，《规则》强调了按“事由”排列的方法，即把同一事由的相关文件应当排列在一起。“事由”可指一件具体的事情，或一个问题，或一段较为紧密的工作过程。 将同一“事由”的文件集中排列在一起，有助于保持文件之间的有机联系，并为将来的查找利用奠定良好的基础。

同一事由内归档文件的排列方法 不同事由间归档文件的排列方法 最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序进行排列；有时为体现同一事由范围内文件的不同重要性，相对重要的文件放在前面，次要的放在后面。 不同事由间归档文件的排列方法 1按不同事由形成时间的先后顺序排列； 2按事由的重要程度排列； 3按事由具有的共同属性特征分别集中排列。

成套性文件的排列方法 《规则》中强调指出，“会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。这里的“成套性”是指某些事由形成的文件彼此间联系比较松散，但这些事由间则有着较密切的联系。 如一次会议往往包括许多事由，它们形成的文件在时间上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要相互参照、查证，集中排列更方便检索。统计报表、内部刊物等在形式上较为特殊，成套利用的情况也较普遍，因此也宜于集中排列。

六、编号 归档文件的编号，是指将归档文件在实体中的物理位置通过编号的方式予以固定，以便识别和查找的整理活动。 归档文件的编号是通过在每一件归档文件的首页上部，加盖归档章的形式实现的。

归档章的登录项目： 1.全宗号：指档案馆对其接收的立档单位全 宗的编号。（必备项） 2.年度：指归档文件的形成年度，即形成和处理文件的年度。（必备项） 3.保管期限：即依据各个单位的档案保管期限表及文件的保存价值情况确立的文件保存时限。（必备项） 4.机构或问题：（选择项） 5.件号：即文件的排列顺序编号，反映了归档文件在全宗中的位置，也是确认文件排列顺序的重要标识。

室编件号是指归档文件在各个单位整理分类、排列之后所编写的件号；（必备项） 件号包括室编件号和馆编件号两种。 室编件号是指归档文件在各个单位整理分类、排列之后所编写的件号；（必备项） 馆编件号是指移交进馆时，由档案馆对调整后的进馆档案重新编的件号。 *件号的编写方法 在终端类别内部，按照不同的保管期限分别编制三个流水号。以采用“年度——保管期限”进行分类为例，室编件号应在同一年度同一个保管期限内从“1” 开始逐件流水编号。如档案局2010年形成永久、30年、10年三个保管期限的归档文件，编号后形成三条流水。

归档章格式 一般为：长45mm，宽16mm，分为均匀的六格。 全宗号（必填） 室编件号（必填） 年度（必填） 机构或问题 保管期限（必填） 馆编件号

盖章位置 归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置；如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归档章盖在首页的其它空白位置，但以上端为宜。 如归档文件为横式，表头应朝左，归档章加盖在表头上方。

七、编目 编目是指编制归档文件目录的整理活动。 归档文件目录包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。 归档文件目录的格式如下图： 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 1 国家档案局 档办[2004]8号 国家档案局办公室关于加强档案安全保管的通知 20040305 2

归 档 文 件 目 录 项 目 1.件号：是指室编件号和馆编件号； 2.责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者； 3.文号：即文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成；

4.题名：即文件标题。一般情况下文件只有一个题名（正题名），填写目录中题名项时应照实抄录。 * 有的文件除了正题名，还有副题名，这一般都是印发领导同志的讲话。正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录，但不能反映文件内容的，就一定要抄录。 如：增加责任，科学调度，落实措施——郭建彪市长在全市防汛抢险预案编制工作会议上的讲话

*文件没有题名，或题名含糊不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，如某些合同、协议，应根据内容重新拟写或补充标题，并在新拟的或补充的标题之外加“〔 〕”填写在目录中。 *干部任免、表彰、录用、职称等文件，要注明本单位的有关人员名单。如《关于ⅩⅩⅩ等任职的通知》，应著录为：“关于ⅩⅩⅩ等任职的通知（张三、李四）”。 *会议记录，要著录成会议名称（会议内容）。如：行政会议记录（讨论人事调整、年度工作总结等事宜）。

*提案、议案的答复，一般标题只标示几届几次会议几号题议，应用“（ ）”注明提案、议案的名称。如：关于对市政府四届三次会议第100号提案的答复（刹住房产投机炒卖风，让老百姓安居乐业）。 *简报、工作情况，应著录成：简报名称＋期数（主要内容）。如：政办通报第9期（马国华副市长在2006年全市安全生产工作会议上的讲话）。 总之，当正题名不能反映文件的内容时，就要用“〔 〕”或“（ ）”加著。

5.日期：即文件的形成时间。一般文件的形成时间即发文时间（文件的落款时间）。具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2009年月1月2日，标注为20090102。 6.页数：指一“件”文件的总页数，用于统计和核对。计算页数时以文件中有字迹（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为一页，空白页不计。 7.备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁、其他类档案参见号等。对备注项的填写应严加控制，以免使目录、条目杂乱不堪。

归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸竖排打印。 归档文件目录应打印装订成册并编制封面，这样既美观又便于保护目录。 归档文件目录封面应设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。

归档文件目录封面样式 归档文件目录     全宗名称：舟山市定海区档案局 年 度： 2008 年 保管期限： 永 久 机 构：

八、装盒 装盒包括把归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等方面的整理内容。

装盒的要求 归档文件要严格按照件号的顺序装入档案盒，并与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致。 分类装盒。一般情况下，不同年度的归档文件不能装入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应装入同一档案盒。 应视文件的厚度选择适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损。

档案盒封面 档案盒的封面只设“全宗名称”一个项目。应使用全称或规范化简称标明立档单位名称，下加双横线。 （全宗名称） ===========

档案盒盒脊项目 档案盒盒脊应设置全宗号、 年度、保管期限、机构 （问题）、起止件号和盒号等。 全宗号 年度 保管期限 机构问题 起止件号 室 馆 盒号 全宗号 015 年度 2008 保管期限 永久 机构问题 起止件号 室 1-50 馆 盒号

备考表 备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明，包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 盒内文件情况说明 盒内文件齐全完整程度； 盒内文件缺损、修改、补充、 销毁等情况； 备注项内容。 整理人： 检查人： 年 月 日 备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明，包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

第三部分：归档文件说明 一、立档单位年度工作概况 本单位性质 、主要职能 、内设机构名称（以编委文件为准排序）、人员调整变化情况，正确反映一个部门年度职能调整以及内设机构、领导干部人事变化等情况。 二、文书处理工作情况 整理人员、分类方法、文书档案总件数、归档文件目录所针对的保管期限及对应的件数。

三、归档文件内容介绍 详细地概述本部门年度文书档案工作收集整理立卷的全貌、年度主要机构调整、人员任免及大事，要简明扼要地反映本部门目标管理、岗位责任制考核和先进集体、个人的评选等。 四、本年度整理工作中需要说明的情况， 例如：发文顺序号空号、重号说明、请示件放在批复年的说明、分类方法变更说明等等。

谢谢大家！