企業倫理制度的實施 8.1 企業作為一個道德代理人的責任 8.2 組織倫理計畫的必要性 8.3 一個有效用的倫理計畫 8.4 行為守則 8.1 企業作為一個道德代理人的責任 8.2 組織倫理計畫的必要性 8.3 一個有效用的倫理計畫 8.4 行為守則 8.5 倫理長 8.6 倫理訓練和溝通 8.7 監督與強制倫理規範的系統 企業倫理 Chapter 8 企業倫理制度的實施

在今日的商業環境下，到底需不需要一個專門設計來孕育倫理決策的倫理計畫是頗具爭議性的，因為即使公司或組織有這樣的一個計畫，違法犯紀或不道德倫理的事仍舊持續發生。例如，安隆公司不但擁有倫理計畫，還曾經是優良企業局的會員，卻仍毀於不法活動和企業醜聞。

然而，我們認為一個客製化（量身訂做）的倫理計畫，可以幫助企業提供一個指引使得來自全球各地、具不同文化背景的員工，了解什麼樣的行為是組織所能或所不能接受的。在企業中，許多倫理事件是非常複雜的，需要組織對所謂的適當行為達成共識。高階主管和董事會必須提供領導及系統以解決這些爭端。

8.1 企業作為一個道德代理人的責任 1/5 逐漸地，企業不再被視為僅是一個賺錢實體，也是一個為了自己的行為對它的員工、投資人、供應商和顧客，必須負起責任的道德代理人。 因為企業被特許為一州或一國的公民，它們通常擁有跟個人一樣的權利和責任。透過立法及法庭判例，社會要求公司為它們的員工的行為、決策及後果負起 責任。

企業作為一個道德代理人的責任 2/5 既被視為道德代理人，公司必須遵守定義出可接受的商業行為的法律及規定。然而，認知到公司不能像人類一樣，可以思考到道德層面是很重要的。正因為公司不是人類，法律和規定是必須得以提供對倫理議題正式的、結構性的抑制和導引。 因此，個人作為一個道德倫理行為者除了對公司的責任外還有一個道德義務，因為只有個人能夠負責任地思考複雜倫理事件。

企業作為一個道德代理人的責任 3/5 雖然明顯地不是一個人、一家企業可以被想像成是一位社會的道德代理人，被創設來執行特定的社會功能；也因此得為自己的行為負起責任。因為企業具有代理人的特性，作為法律實體倫理行為的責任就加諸於企業身上，就如同加諸於所雇用的員工或工作小組一樣。

企業作為一個道德代理人的責任 4/5 在研究企業倫理的一個重大誤解，就是假設一個一貫的、倫理的企業文化會隨著個人及人際關係而進化。因為道德通常被認為是個人的事情，許多人推論說發展一個倫理的企業文化的最佳方式是給員工提供品格教育或雇用有良好品格的人，讓他們敏銳於倫理議題。這種觀點假定透過全公司的一致共識，道德行為會自然發展。雖然這些假定是值得稱讚的，也有部分的真實性，但一家擁有數千名來自不同文化背景的員工的公司，永遠無法對所有的倫理議題達成一致 共識。

企業作為一個道德代理人的責任 5/5 我們認為實施一個中央集權的企業倫理計畫，是可以提供一個代表企業作為道德代理人的一組具凝聚力且對內部一致的聲明和政策。

8.2 組織倫理計畫的必要性 1/7 為了要了解為什麼公司需要一個倫理計畫，考慮下列情境並判斷哪一個是不道德？哪一個是不合法？ 8.2 組織倫理計畫的必要性 1/7 為了要了解為什麼公司需要一個倫理計畫，考慮下列情境並判斷哪一個是不道德？哪一個是不合法？ 你想翹班去看棒球賽，但你需要醫生證明。所以，你編造一些症狀然後由保險公司負擔醫療費用。 當你在星巴克喝拿鐵時，不期而遇在競爭對手公司任職行銷代表的舊識。聊聊就聊到未來產品的定價上了。回到辦公室，你把所聽到的告訴老闆。

組織倫理計畫的必要性 2/7 你可能將上述的某些情況列為不合乎倫理道德，而不是違法。事實是，上述的5種行為全部是違法的。 你被公司炒魷魚了。但在離開公司赴新職前，你將所整理好的客戶名稱及電話號碼等機密資料帶走。 你向父母親貸款使得能為新買的房子付頭款。但當你向銀行申請抵押證明時，你卻說這筆錢（頭款）的來源是贈與。 你老闆要你將下一季的營收轉到這一季，使得這一季的營收能達到目標。你同意如此做。 你可能將上述的某些情況列為不合乎倫理道德，而不是違法。事實是，上述的5種行為全部是違法的。

組織倫理計畫的必要性 3/7 試想一下，光是有關漢堡的製作及販賣就有不只1萬個法令規定。除非你是某領域的法律專家，否則要知道與工作相關的每一條法律規定是很困難的。然而，你可以變成更敏銳於什麼是不道德，或在上述例子中的，不合法的。這也是需要一個倫理計畫的理由之一：幫助員工敏銳於工作環境中潛在的道德倫理 事件。

組織倫理計畫的必要性 4/7 另一個理由是社會大眾對美國企業及其領導階層因企業醜聞不斷而喪失信心。 根據Golin/Harris International的一項調查顯示，要想重建美國公司的信任與信心，對執行長有5項最關鍵的建議：置顧客於第一順位、擔當該負的責任與義務、常與顧客坦誠溝通、處理危機更誠實一點，以及不論如何堅守倫理道德規範。

組織倫理計畫的必要性 5/7 為了要助長合法的／倫理的行為，組織應該以確立、溝通和監控倫理價值與法律要求的方式發展一個組織倫理計畫，而且這個倫理計畫必須要能表現出其歷史沿革、文化、產業及營運環境的特色。 一個強而有力的倫理計畫包括白紙黑字的行為守則，一位監控倫理計畫的倫理長，謹慎授權，正式的倫理教育，嚴謹的稽核、督導，強制實施和計畫標準 修訂。

組織倫理計畫的必要性 6/7 但如果認為有一個倫理計畫就可以解決所有的倫理困境，那也太天真了。畢竟，所有遭遇倫理或法律困境的公司都有所謂正式的法典與計畫。問題在於高階領導階層未能將這些法典、價值、標準融入到企業文化中。例如，泰科不但有倫理計畫，還是倫理與遵從長協會的會員。然而，在協會中並不積極參與，而高階主管因涉及不法行為犧牲掉社會大眾對公司的信心。

組織倫理計畫的必要性 7/7 如果公司領導人無法提供倫理行為所需要的願景與支援，所謂的倫理計畫是不會產生成效的。倫理道德不能說只要低階基層員工作為代表去實行，而高階主管卻違法犯紀。

8.3 一個有效用的倫理計畫 1/2 公司必須要有一個有效用的倫理計畫來確保所有的員工了解其價值，並遵守倫理政策與行為守則來建立倫理的文化。因為我們來自不同的企業，教育及家庭背景都不一樣，所以當我們進入一家新公司或擔任新職時，不能假設我們都知道如何舉止適當。例如，在默克製藥(Merck)所有的員工被期望要能堅守組織的企業行為守則。

一個有效用的倫理計畫 2/2 默克的6萬名員工參與一個互動的商業環境，並遭遇各種試探、引誘。正如其倫理長所說：「我們要所有員工知道如何將默克價值應用在日常活動中，使得他們無論在何時、在何處，從事與公司有關的商業活動時，都能堅守這些標準及價值。」

8.3.1 倫理計畫有助於避免法律陷阱 1/2 FSGO鼓勵公司進行評估以找出主要風險領域並客製化一個遵從計畫，以處理這些風險且做出績效。導引也規定公司必須為其員工的不法行為負起責任。KPMG的調查發現，在接受調查的人當中，有約一半的人感覺公司並未對員工的倫理違反做出懲戒，57%的人說對於欲達目標「不擇手段」感到壓力。 表 8-1 倫理及遵從計畫的最低要求

倫理計畫有助於避免法律陷阱 2/2 FSGO的核心思想就是「蘿蔔－棒子」哲學。以建立並強制倫理／法律遵從計畫等實際行動，阻止不法行為的公司得到蘿蔔——一旦發生違法時，避免處罰。最終的「棒子」就是可能的罰鍰或假釋，如果被宣判有罪。

8.3.2 價值vs.遵從 1/2 不論公司的終極目的為何，倫理計畫的發展是想作為組織的控制系統，而其目標就是建立員工行為的預測能力。控制系統有兩種型態。一個遵從導向(compliance orientation)的倫理計畫，要求員工對某些特別指定的行為能辨明並做出承諾。它利用法律名詞、法令和合約，來教導員工一些規範和不遵從的 處罰。

價值vs.遵從 2/2 另一型態的系統是價值導向 (values orientation)，它致力於發展願景。雖然也有處罰，但焦點是擺在一些抽像的核心理想，諸如尊重和責任。與其依賴強制，公司的價值看起來似乎是人們更願意渴望的東西。

8.4 行為守則 1/6 大多數的公司是從發展行為守則(code of conduct開始建立組織倫理計畫的流程。行為守則是一個正式文件，以闡明組織是如何期待員工的行為。這種文件可有3種形式：倫理守則、行為守則及價值宣言。 倫理守則(code of ethics)的範圍最廣，包括一些高規格像利他主義或鼓舞人心的宣言，以作為行為規範的基礎或原則。

行為守則 2/6 行為守則是一個書面文件，可能包含一些鼓舞人心的話，但也明確訂出可接受或不可接受的行為。它比較像是規範性條文，也正因為如此，所以比較沒有爭 議性。 最後一種的倫理文件是價值宣言(statement of values)。價值宣言是針對一般社會大眾，但也同時顧慮到不同團體，如利害關係人。價值宣言是由高階領導階層慎重思考所有利害關係人所關切的之後籌劃出來的。

行為守則 3/6 倫理守則應由總裁、董事會，以及未來要推動實施倫理守則的執行長等人來共同製作。法務人員也應該參與，以確保守則有針對主要的風險部分及為潛在的法律問題提供緩衝的保護。 表 8-3 發展與實施一個倫理守則

行為守則 4/6 企業倫理守則通常包含了6項核心價值或原理。這6項價值為： 可信賴(trustworthiness) 尊重(respect) 責任(responsibility) 公平(fairness) 人道關懷(caring) 公民權(citizenship)。想要將這些價值融入到企業文化中，如果少了宣傳、訓練及高階管理的支援，是不會有成效的。員工需要這些價值能如何被明確的實踐的楷模。

行為守則 5/6 許多公司都有倫理守則，但溝通、宣傳不佳。一個擺在網站上或訓練教材裡的守則，如果不能每天操練的話，是沒有用的。又如果透過不斷地溝通、教導，讓員工知道公司所期望於他們的及一旦違規所可能面臨的處罰，行為守則是可以減少不道德行為的機會，因而提升倫理決策的訂定。譬如，富達投資集團(Fidelity Investment)的倫理守則就明確說明違反守則的制裁，將包括申誡、警告、免職及刑事訴訟。

行為守則 6/6 行為守則不必細到考慮每一種情境，但應該能提供導引和原則，使能幫助員工達到組織的倫理目標及以能接受的方式處理風險。 其實，不只是大公司需要一個倫理和遵從計畫；小公司也需要，而且已經開始做了。接下來，讓我們以本田工程(Honda Engineering)為例，看看它們是如何發展一個倫理計畫。

8.4.1 本田工程 1/4 北美本田工程有限公司(Honda Engineering North America)擁有400位同伴，年營業額1～2億美金。它提供工程服務，如設計、建造及安裝生產機具，給北美洲的本田工廠。為什麼小公司應該要有一個倫理計畫有許多理由，但比較特別的是要降低遵從問題的風險，因為小公司通常較少內部控制，因此遵從問題的風險較高。同時，這也給了小公司競爭優勢；因為它們的客戶逐漸都有一個倫理計畫，當然也希望它們的供應商也有一個。

本田工程 2/4 倫理計畫也能改善招募及降低離職率，因為當接受一個工作機會時，愈來愈多的員工變得關切公司的倫理道德小公司也有一些不會在大公司發生的難處，例如，預算有限或根本沒有經費、人力不足、文化差異和難以說服經營者。

本田工程 3/4 本田工程是被它的最大客戶要求建立一個倫理計畫。推動這個計畫最擔心的主要包括對員工的裨益及經費。本田工程以利用母公司美國本田(Honda of America, HAM)的資源的方式克服了這些困難。他們以HAM的行為守則為基礎，並請HAM的顧問做了少許改變。將守則放在網路上可以節省成本，即使是紙本的手冊也只有4頁。為了要解決員工裨益的問題，本田工程提供了一個可留言的免費電話，以及一個短時間的現場訓練課程給所有的員工。所有的訓練課程都是內部自己設計，加上HAM的支援。

本田工程 4/4 本田工程本著建立與維護信任的基本原則，實施倫理計畫而成效良好。即使是現場訓練，也是以坦誠討論的方式進行——聆聽員工的需求，但維護獨立性及機密性。 透過有效的溝通，本田工程確保每位員工對行為守則的修訂與任何發生的事件都能及時掌握。公司外部的情況與議題，它們每季一次以電子郵件「Ethics ＠Work」知會員工，內部議題則在簡訊裡說明。

8.5 倫理長 1/3 組織的倫理計畫必須由尊重法律及倫理道德規範的高階人士來監管。這些人士——通常稱之為倫理長(ethics officers) ——要負責管理組織的倫理與法律遵從計畫。通常他們要負的責任包括： 評估訂定公司倫理計畫所必須強調的需求及風險 發展及傳達倫理守則或行為守則 對員工進行倫理教育 建立並維護一個保密的服務方式，來回答員工有關倫理道德的詢問

倫理長 2/3 確保公司有遵從政府的規定 監督並稽核倫理行為 對可能違反公司守則的行為採取行動 審視並及時更新守則

倫理長 3/3 倫理與遵從長協會(ECOA)的會員現已超過1,200人，他們都是站在管理倫理計畫的第一線。ECOA的會員幾乎包括每一個產業，62%的會員來自《財星》100大的公司，他們在超過162個國家進行商業行為。除了總部在美國的公司以外，會員的總部來自包括比利時、加拿大、德國、英國、希臘、香港、印度{、}日本、荷蘭和瑞典。倫理長通常是公司內部調派，而不是因為曾受過倫理訓練。1/3的ECOA會員擁有法律學位，1/4具有財務背景，也有一些是因為他們熟悉公司，而且有溝通及發展訓練計畫的能力。

8.6 倫理訓練和溝通 1/7 在發展一個有效用倫理計畫中很重要的一步，就是實地推動訓練計畫和溝通系統以教育員工有關公司的倫理標準。 8.6 倫理訓練和溝通 1/7 在發展一個有效用倫理計畫中很重要的一步，就是實地推動訓練計畫和溝通系統以教育員工有關公司的倫理標準。 有相當數目的員工說他們經常覺得這個訓練有用。倫理教育可以讓員工知道公司的政策與期望、相關的法律與規定及一般的社會標準。訓練計畫可使員工注意到可利用的資源、支援系統，以及可以給予倫理和法律意見的指派人員。訓練計畫也可以賦能員工，使他們問出嚴苛的問題及做出倫理的決策。

倫理訓練和溝通 2/7 許多公司現在將倫理訓練併入到員工和管理階層的發展訓練當中。例如，在Healthcare，2小時「公司的行為守則」的新生訓練對所有到職不滿1個月的員工是必要的，而所有員工每年都有一次行為守則的複習 課程。 倫理決策的成功因素受到企業文化、同僚與上司，以及進行不道德行為的機會多寡等的影響。倫理訓練可以影響所有這3種因素。

倫理訓練和溝通 3/7 如果設計的合適且周詳，倫理訓練可以確保組織裡的每一個人：(1)辨認出可能需要倫理決策的情境；(2)了解組織的價值與文化；(3)可以依照組織的價值結構評定倫理決策對組織的衝擊。 一個倫理訓練計畫的目標，可能包括改善員工對倫理議題的思考力及辨識力，告知員工有關的程序和規範，以及確認能幫助他們解決倫理問題的聯絡人。

倫理訓練和溝通 4/7 波音也要求員工每年必須上倫理訓練的複習課程。在公司的「倫理挑戰」網頁，員工（一般大眾）可以從多種倫理兩難情境中選擇一個，與同僚一起討論，然後從可能的答案中選擇一個。對他們認為是倫理最正確的答案按下鍵後，員工會得到反饋：公司自己對正確回應的意見及其理由。

倫理訓練和溝通 5/7 例如，Lockheed Martin就發展了一個名為「灰色事件」的遊戲，其中包括可由團隊討論解決的困境。每位團隊成員可以貢獻他／她的看法，也因此幫助了其他成員了解到下了一個決策後，對同事和組織所有可能產生的後續影響。

倫理訓練和溝通 6/7 一個較新的訓練方法是行為模擬，也就是給參加者一個簡短的、假設的倫理事件去回顧。每位參加者在一家虛擬的組織中被指派一個角色，對於情境也給了不同層次的資訊。然後參加者必須互相討論以發展出代表短期、中期和長期考量下，所應採取的行動方案。這樣的模擬重建了組織內關係的複雜性，以及在資訊有限下必須面對困難情境的事實。它們幫助參加者增加企業決策對倫理、法律和社會層面的注意；發展解決倫理事件的分析技巧；一窺組織裡訂定倫理決策的複雜性。

倫理訓練和溝通 7/7 在Conference Board的調查中，56%的倫理長回答說他們並沒有對員工進行調查以評估倫理計畫的成效，而54%的倫理長表示並沒有將倫理測量作為他們的績效評估系統的一部分。實事上，這兩個活動都有助於決定一家公司的倫理訓練的成效。如果倫理績效不是正規的績效的一部分，則這將代表倫理道德不是決策訂定的一個重要因素的訊息。

8.7 監督與強制倫理規範的系統 1/4 一個有效用的倫理計畫會利用各種資源，來監督倫理行為及度量計畫的有效性。有無遵守公司倫理守則可以透過員工觀察、內部稽核、問卷調查、通報系統及偵辦等方式進行評定。 對於監督和評定倫理績效而言，一個員工可以告發不法行為的內部系統的存在是特別有用的。許多公司都有設置倫理專線（倫理熱線）或倫理櫃檯，以提供支援並給員工一個問問題或告發倫理事件的機會。

監督與強制倫理規範的系統 2/4 雖然一直有人擔心員工可能會錯誤告發一個情況或濫用熱線以報復同事，熱線的設置卻是愈來愈普遍，而且員工也確實利用了它。一個便捷的熱線或櫃檯就像一張安全網，不但可以及時防止不法事件的發生，也可以減少其發生的可能性。熱線電話可作為一個主要接觸點，將重大的議論、困境和意見，分派給最能適當處理特定個案的人。

監督與強制倫理規範的系統 3/4 如果一家公司在創立及維護一個倫理文化方面沒有進展的話，它必須決定為何如此且採取校正措施，更嚴厲地強制執行目前規範或設立更高的標準。校正措施應包含對遵從組織政策與規範的員工的獎勵，和處罰那些不遵從的員工。 在倫理資源中心的調查中發現，告發不法行為的10個員工中有8個對他們組織的反應表示不滿，因為他們認為組織所採取的行動不夠嚴厲，表明這種校正措施通常沒有執行。

監督與強制倫理規範的系統 4/4 對一個起作用的倫理或遵從計畫而言，一貫的實施和必要的懲戒行動是關鍵。倫理長通常必須為違反組織倫理標準的懲戒行動的履行負起責任。許多公司也將倫理遵從包含在員工的績效評比當中。在績效評比時，員工可能會被要求簽名以承認他們已經閱讀了公司現行的倫理指南。公司也必須立刻對已經知道的或懷疑的不法行為進行調查。適宜的公司長官，通常是倫理長，必須向高階管理階層提出如何處理特定倫理觸犯的建議。

8.7.1 倫理計畫的持續改善 1/2 改善的實施要求利用可供使用的資源及給定的現存限制，設計出一些可以達成組織目的的活動。 8.7.1 倫理計畫的持續改善 1/2 改善的實施要求利用可供使用的資源及給定的現存限制，設計出一些可以達成組織目的的活動。 一家公司規劃與執行倫理標準的能力，一部分是與它如何架構資源與活動以達到它的倫理目標有關。員工的態度和行為必須由一個共享的承諾所引導，而不是單單地服從傳統式的管理威權。鼓勵多樣性觀點、爭論與對員工賦能授權，都有助於團結公司對員工的 領導。

倫理計畫的持續改善 2/2 如果一家公司確定它在倫理上的表現不盡理想，經營者可能要重組決策的訂定過程。例如，分權式組織可能需要集中管理重大決策，至少一段時間，使得高階經營層可以確保決策是合乎倫理道德的。 反之，對集權式組織而言，授權、賦能可能是處理倫理問題比較好的方式。讓那些雖然位階不高，但更了解當地的政經局勢與社會文化價值的人來做更多的 決策。

8.7.2 設計與執行倫理計畫常犯的錯誤 1/3 許多企業領導人都認知到倫理計畫的必要性，但卻很少有企業領導人肯花功夫認真思考，並回答倫理計畫的目的到底是什麼的問題。如前所述，倫理計畫的目的不外乎：使不敢做、或察覺不道德行為、甚或不法行為，透過與顧客、員工、供應商等的關係改善來獲得競爭優勢；透過統一且共享的願景來團結員工，對跨國企業尤然。無法了解並鑑賞這些目的的價值，是許多公司在設計倫理計畫時所犯下的第一個錯誤。

設計與執行倫理計畫常犯的錯誤 2/3 第二個錯誤，是沒有設定務實的、可衡量的計畫目標。研究顯示，員工和資深經理人通常都知道所做的是不倫理道德的，但卻合理化他們的行為說「這是為了公司好。」因此，倫理計畫的目標應要包含一些可衡量的要素。 第三個錯誤，是高階主管們不把倫理計畫當成是他自己的事。如果沒有執行長的支援與參與，維繫一個倫理的文化是不可能的。如果高階管理者行為表現不乎合倫理道德，則要建立強制一個倫理的文化是非常困難的，如果不是不可能的話。

設計與執行倫理計畫常犯的錯誤 3/3 第四個錯誤，是發展出一套計畫但其內容卻沒有考慮到一般員工的需求。許多遵從計畫是由律師設計的，以確保公司受到法律的保障。這些計畫通常產生太多法律術語，以致於組織裡沒有幾個人看得懂。 第五個錯誤，是在執行倫理計畫時，直接將「美國式」計畫套用在海外單位。 最後一個錯誤，是將倫理計畫設計成像是一連串的上課。如果是上課，參與者通常在隔天就只記得15%的內容。一個較務實的方案，是允許員工以個案分享或小組演練的方式練習所學的技巧。

Developing an Effective Ethics Program Chapter 8 Developing an Effective Ethics Program Copyright © Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

The Responsibility of the Corporation as a Moral Agent Increasingly, corporations are viewed not merely as profit-making entities but also as moral agents that are accountable for their conduct to their employees, investors, suppliers, and customers. Copyright © Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

The Need for Organizational Ethics Programs Scandals in corporate America have lowered the public’s trust of business. Understanding the factors that influence ethical decision-making can help companies encourage ethical behavior. Employees are not legal experts and therefore need guidance with legal issues impacting their jobs. Copyright © Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

The Need for Organizational Ethics Programs One reason why ethics programs are required is to help sensitize employees to the potential legal and ethical issues within their work environments Five top recommendations to CEO’s for rebuilding trust and confidence in American firms Making customers the top priority Assuming personal responsibility and accountability Communicating openly and frequently with customers Handling crises more honestly Sticking to the code of business ethics no matter what Copyright © Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

An Effective Ethics Program Helps ensure that all employees understand the organization’s values and comply with the policies and codes of conduct that create its ethical climate Diverse employee backgrounds (education, experience, family) make organizational socialization more critical. Copyright © Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

Values Versus Compliance Programs Compliance orientation Creates order by requiring that employees identify with and commit to specified conduct Uses legal terms, statutes and contracts that teach employees the rules and penalties for noncompliance Values orientation Attempts to develop shared values Focuses more on an abstract core of ideals such as respect and responsibility, although there are penalties for misconduct Copyright © Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

Ethics Programs Can Help Avoid Legal Problems The Federal Sentencing Guidelines for Organizations encourage companies to assess their key risks and customize a program to address these risks. The program must be communicated to all employees—providing a common understanding of organizational values, policies, and procedures. Companies that act to prevent organizational misconduct may receive a “carrot” and avoid organizational penalties. Those that do not may receive a “stick”— fines and penalties. Copyright © Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

Minimum Requirements for Ethical Compliance Programs Standards and procedures, such as code of ethics, that are reasonably capable of detecting and preventing misconduct High-level personnel who are responsible for an ethics and compliance program No substantial discretionary authority given to individuals with a propensity for misconduct Standards and procedures communicated effectively via ethics training programs Establishment of systems to monitor, audit, and report misconduct Consistent enforcement of standards, codes, and punishment Continuous improvement of the ethical compliance program Source: Adapted from U.S. Sentencing Commission, Federal Sentencing Guidelines Manual (St. Paul : West, 1994), Chapter 8. Copyright © Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

Codes of Conduct Codes of conduct Codes of ethics Statement of values Formal statements that describe what an organization expects of its employees Codes of ethics Most comprehensive document consisting of general statements that serve as principles and the basis for the rules of conduct Statement of values Serves the general public and addresses stakeholder interests Copyright © Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

Ethics Officers Ethics officers or committees are responsible for oversight of the ethics/compliance program: Assess the needs and risks that an organization-wide ethics program must address Develop, revise, and disseminate the code Conduct training programs for employees Develop effective communication Make sure the company is in compliance with government regulation Establish audits and control systems Take action on possible violations of the code Review and modify the program to improve effectiveness Copyright © Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

Ethics Training and Communication Keys to successful ethics training Help employees identify the ethical dimensions of a business decision Give employees a means to address ethical issues Help employees understand the ambiguity inherent in ethical situations Make employees aware that their actions define the company’s ethical posture both internally and externally Provide direction for employees to find managers or others who can help them resolve ethical conflicts Eliminate the belief that unethical behavior is ever justifiable by stressing that Stretching the ethical boundaries results in unethical behavior. Whether discovered or not, an unethical act is just that. An unethical act is never in the best interests of the company. The firm is held responsible for the misconduct of its members. Copyright © Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

Systems to Monitor and Enforce Ethical Standards An internal system for employees to report misconduct is an opportunity to register ethical concerns: Ethics hot lines Questionnaires used to serve as benchmarks Enforcement is also important: Corrective actions to provide standards and punishment Consistent enforcement critical Copyright © Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

Continuous Improvement of the Ethics Program Always improve Revisions are needed Copyright © Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

Common Mistakes in Designing/ Implementing an Ethics Program Not having a clear understanding of the goals of the program from the beginning Not setting realistic and measurable program objectives Senior management’s failure to take ownership of the ethics program Developing program materials that do not address the needs of the average employee Transferring a domestic program internationally Designing a program as a series of lectures Copyright © Houghton Mifflin Company. All rights reserved.