第 2 章 Access 操作環境介紹

本章提要 啟動與結束 Access Access 的操作環境 基本命令操作 Access 的檔案格式 取得輔助說明

啟動與結束 Access 啟動 Access － 建立第一個新的資料庫 結束 Access

啟動 Access

建立一個新的資料庫

建立一個新的資料庫

為何選擇建立空白資料庫？ 從開新檔案工作窗格中可建立多種資料庫檔案, 而選擇空白資料庫是因為建立資料頁、專案...等都屬於進階功能, 並不適合一開始就講述。所以, 對於剛接觸 Access 的使用者而言, 先建立單純的空白資料庫比較妥當。至於建立資料頁、專案等的方法, 在往後章節都會陸續介紹。

建立一個新的資料庫

系統的預設檔名 開啟開新資料庫交談窗時, 檔案名稱欄便會出現 "db1" 的名稱, 這是 Access 新資料庫的預設檔名。其命名規則是依建檔次序而訂, 例如："db1"、"db2"、"db3"...。但是檔名最好能夠表達出資料庫的用途或意義, 所以都會依照資料庫的用途命名, 而不會使用預設檔名。

建立一個新的資料庫

結束 Access

結束 Access 若覺得兩個步驟太麻煩, 也有一次解決的辦法：

Access 的操作環境 開啟舊有的資料庫檔案 資料庫視窗 Access 主視窗的組成

開啟舊有的資料庫檔案 請執行『開始/所有程式/Microsoft Access』命令。請按下快速入門工作窗格中的旗標項目, 便可以開啟該資料庫：

開啟舊有的資料庫檔案

利用檔案清單開啟舊檔 "檔案清單" 會保留最近曾經使用過的資料庫檔案名稱, 它不僅會出現在快速入門工作窗格, 在『檔案』功能表內也會出現 (預設為 4 個)：

利用檔案清單開啟舊檔

開啟檔案清單之外的檔案 假如想開啟的檔案沒有出現在檔案清單中, 可依下列步驟操作：

開啟檔案清單之外的檔案 出現開啟資料庫交談窗, 讓我們選擇：

開啟檔案清單之外的檔案 方法 1：

開啟檔案清單之外的檔案 方法 2：

資料庫視窗 Access 的環境大致可分成 Access 主視窗和資料庫視窗。 資料庫視窗表示一個資料庫檔案。從視窗中可發現, 一個資料庫檔案包括 7 種物件 (資料表、查詢、表單、報表、資料頁、巨集和模組) 和一個預設群組 (我的最愛)。

資料庫視窗

Access 主視窗的組成 標題列 主視窗的標題列是顯示應用程式名稱的地方, 即 "Microsoft Access"。資料庫視窗也有自己的標題列, 它是用來顯示資料庫檔案名稱：

Access 主視窗的組成 標題列

Access 主視窗的組成 標題列 按下資料庫視窗的最大化鈕, 兩個標題列還會併成一列呢：

Access 主視窗的組成 標題列

Access 主視窗的組成 功能表列 它是所有操作命令的集合場所：

Access 主視窗的組成 功能表列

Access 主視窗的組成 工具列 也是命令的存放場所, 只不過命令是以按鈕的型式呈現：

Access 主視窗的組成 狀態列 用來顯示目前進行工作的狀態和訊息：

基本命令操作 Access 的命令可分為 5 種：功能表、工具列、製作精靈、快顯功能表與工作窗格。

基本命令操作 選擇功能表命令 工具列 快顯功能表：無所不在的好幫手 工作窗格

選擇功能表命令

工具列 工具列上的按鈕是最方便的操作工具了。每個按鈕都具有特定的功能, 只要按一下某個工具鈕, 就可執行該鈕的功能：

工具列 當我們將指標移到某個工具鈕上停住時, 附近還會出現該工具鈕的簡短說明：

快顯功能表 功能表列和工具列都固定在視窗上, 有時候用起來並不那麼方便, 但是快顯功能表就不同了, 它就像可移動的功能表一般, 隨著滑鼠指標到處顯示。舉例來說, 將滑鼠指標移到資料庫視窗空白處, 然後按下滑鼠右鈕, 指標附近便出現一個快顯功能表：

快顯功能表

快顯功能表 快顯功能表的內容和指標位置有很大的關聯, 例如再將指標選取一個資料表物件, 按右鈕便又出現另一組快顯功能表：

快顯功能表

工作窗格 工作窗格的功能就如同工具列一樣, 提供了許多快捷、便利的操作。不同於工具列的是, 工具列中的每個工具鈕只能提供一項操作命令；而每個工作方格則提供了一組相關的操作命令。 以開新檔案的工作窗格為例, 就包含了 Access 所有與開啟資料庫的操作命令：

工作窗格

Access 的檔案格式 當我們建立了第一個資料庫檔案時, 系統會預設儲存為 Access 2000 檔案格式, 其實我們還可設定將它儲存為 Access 2002 –2003 檔案格式。請執行『工具/ 選項』命令：

Access 的檔案格式

使用 Access 2000 與 Access 2002-2003 檔案格式的差異 應用程式相容性 Access 2000 檔案格式可在 Access 2000、2002及 2003 中開啟, 但 Access 2002-2003 檔案格式只能在 Access 2002 及 Access 2003 中開啟。

使用 Access 2000 與 Access 2002-2003 檔案格式的差異 應用程式相容性 當我們在 Access 2003 中使用 Access 2000 檔案格式的資料庫, 同樣可使用 Access 2003 的新增功能。不過一旦加入這些新功能後, 就不宜在 Access 2000 中開啟此資料庫了, 因為新功能會失去效用。

使用 Access 2000 與 Access 2002-2003 檔案格式的差異

何時該將檔案格式設定為 Access 2002-2003 當所有的使用者都已經使用 Access 2002 或 Access 2003, 沒有向下相容性的問題。 如果您是系統開發人員, 要在 Access 2003 中設定保護程式碼, 則必須使用 Access 2002-2003 檔案格式。

取得輔助說明 Office 小幫手 交談窗的螢幕提示鈕 線上輔助說明 功能表上的解答精靈 Office on the Web

Office 小幫手 Office 小幫手是以問答的方式, 讓使用者能快速地解決操作上的問題。請執行『說明/顯示 Office 小幫手』命令：

Office 小幫手

關閉 Office 小幫手 要真正關閉小幫手, 您必須多執行幾次小幫手快顯功能表的『隱藏』命令, 直到出現下列訊息：

交談窗的螢幕提示鈕

線上輔助說明 請先關閉小幫手, 然後執行『說明/Micro-soft Access 說明』命令, 開啟Access 說明工作窗格：

線上輔助說明

線上輔助說明

功能表上的解答精靈

Office on the Web Office on the Web 就是到微軟的 Office 網站找尋相關的資訊, 首先, 您必須先連上 Internet, 然後執行『說明/Microsoft Office Online』命令, 便會開啟瀏覽器連上微軟 Office 的專屬網站。