管理秘书实务与职业素质 技能训练

用“秘书”的标准来要求自己 你或许不想成为一名“秘书”，但能做好秘书工作的人，或者能时刻用“秘书”的标准来历练自己的人，做什么都可以做好。

授课方法与要求 授课方法： 认识自己，积极参与， 善于总结，力争提高。 讲授与训练相结合，重点在训练。 训练方法： 模拟情景，角色转换，演示示范……。 授课要求： 认识自己，积极参与， 善于总结，力争提高。

掌握文秘管理的实务操作技能，提升基本的职业能力素质，历练走出校门后最为关键的能力。做到一言一行，心中有数，面对工作，从容应对。 授课目的 培养“市场的宠儿” ——复合实践性人才 掌握文秘管理的实务操作技能，提升基本的职业能力素质，历练走出校门后最为关键的能力。做到一言一行，心中有数，面对工作，从容应对。

目标一 角色认知与职业管理 如果想成为一名优秀的秘书，就要学会秘书求职中所需的技能和对职业生涯的规划和管理，做到对本职工作科学地认知，对职业角色准确地定位，对秘书岗位从内心深处真正的理解和热爱。

任务一：工作认知与角色定位 刘强从名牌大学毕业后，应聘到了一家大企业做了部门经理的秘书，对于他的选择，大家纷纷给出评价，有人说：“秘书，就是给老板打工打杂的人，没有很好的发展前景”；有人说：“秘书，是年轻人的职业，上了年纪还要提前想好别的出路。”；有人说：“秘书是领导身边的红人，权力可大了，管着很多人，是一份美差。”；有人说：“秘书工作很琐碎，女人做似乎更适合”……，听到大家对秘书职业的不同评价，刘强心里也很困惑，“秘书”到底是一份什么样的工作呢？

刘强的困惑在于大家对秘书职业的评价各不相同，因此刘强急需对秘书工作进行明确的认知，对自己的工作角色进行科学的定位。

要成为一名优秀的职业秘书，首先应该对秘书职业的定义、工作特点和职业素养等方面有一个全面和明晰的了解。

知识点一：认知秘书工作 一 什么是秘书？ （一）秘书的内涵及历史： “秘书”一词的内涵从古至今是不断发展变化的：

秘书工作的“四个转变”： 秘书工作的“四个转变”是由中央秘书工作负责人在1985年1月全国秘书长会议 （1）由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋献策； （2）由单纯地传递信息转变为综合处理信息； （3）由被动服务转变为主动服务； （4）由凭老经验办事转变为科学化管理 综合处理信息、主动服务与科学化管理，也是中国式秘书与国际接轨的必要条件。

（二）秘书的定义： 1.秘书是一种专业职务和广泛的社会职业。 2.秘书工作是针对领导及与领导相关的各项工作，核心是“领导意图及决策”。 3.秘书工作的定位是辅助、协调、参谋，是领导进行各项事务处理、决策、执行的助手。 4.秘书活动的基本方式是综合处理各项事务并进行相关的信息管理。

纵观整个秘书学的发展历程，尤其是西方国家秘书职业化的发展过程，结合国内外学者对“秘书”的基本界定，我们认为： 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管理类应用型技术人才。 在我们对“秘书”进行定义描述的时候，除了学界对秘书工作达成的共识，还特别强调了秘书的专业技能职务资格和“管理与秘书”之间的关联这两个方面。

英国剑桥大学考试委员会(UCLES)合作在我国实施的社会化职业证书考试所提供的剑桥秘书证书考试 秘书的专业技能职务资格： 我国在1998年由劳动和社会保障部推出了“国家秘书职业资格鉴定考试”，考试分为知识鉴定和技能鉴定两个部分，考试等级分为高级秘书（二级、三级）、中级秘书（四级）、初级秘书（五级）。 由  LCCIEB英国伦敦工商会考试局（London Chamber of Commerce and Industry Examinations Board）提供的LCCIEB职业文秘专业证书和教育部考试中心 英国剑桥大学考试委员会(UCLES)合作在我国实施的社会化职业证书考试所提供的剑桥秘书证书考试

（1）秘书工作的主要实施范围是围绕着组织的管理和决策层展开的，现代秘书工作越来越能够体现出管理科学的基本内涵。 管理科学与秘书的紧密关联： （1）秘书工作的主要实施范围是围绕着组织的管理和决策层展开的，现代秘书工作越来越能够体现出管理科学的基本内涵。 会议工作 具体事务 管理科学 关键理念 管理能力 会前管理 确定议题、 计划组织 （目标管理） 有预见性和针对性地选择和确定科学可行的程序流程 决策力 准备材料 会场布置 组织分工 会中管理 会务内外协调 （内：各司其职、统一指挥；外：会议相关各单位、部门协调） 领导协调 （沟通管理） 高效率及富有成效的问题沟通模式 协调力 会后管理 会后反馈 （决议的贯彻落实跟踪检查） 控制 （绩效管理） 促进绩效产生的信息督查和反馈机制 执行力

（2）秘书工作中辅助领导所进行的各项管理事务的实践又在实际操作中升华了管理科学的理论、实现了管理方法的探究，对培养和塑造新型的专业管理人才起着重要作用。正因为如此，从事秘书工作的很多人，经过多年的磨砺，最终走向了领导和管理的岗位。 （3）从国际秘书职业发展的趋势来看，秘书职业自身的发展也体现了秘书与管理科学紧密的关联性。 成立于1942年的美国国际专业秘书协会于1998年改名为“行政专业协会”， 即“国际行政管理者协会会”INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFESSIONALS 缩写IAAP （4）除了具体的工作实践与管理科学的密切关联，秘书工作的特性要求从业人员要具备较强的自我管理技能。

知识点二：秘书的职业角色定位 一 秘书的职业定位 机要性 信息枢纽 参谋 严谨自制 良好的职业作风：保守机密 辅助性 辅佐辅助 助手 特点 作用 角色定位 职业素养 职业道德 机要性 信息枢纽 参谋 严谨自制 良好的职业作风：保守机密 辅助性 辅佐辅助 助手 谦虚谨慎 明确的职业意识：不越级越位 综合性 统筹协调 组织者、公关者 沟通合作 正确的职业态度：科学公正 技术性 高校优化 管理技术人员 精益求精 卓越的职业理想：敬业精业

要具备严谨自制的职业素养，言谈举止时刻要符合工作职责的要求，养成保守机密的良好工作作风。 秘书工作的机要性 要具备严谨自制的职业素养，言谈举止时刻要符合工作职责的要求，养成保守机密的良好工作作风。 秘书的基本素质中，最重要的莫过于“嘴紧”了。我能把饭碗保到今天，全靠“哑三年，聋三年，瞎三年”这个口诀本来是古代韩国女性出嫁当儿媳的训诫。的信条。作为秘书，即使是对一句话、一封邮件、一页文件也不能大意，不能说的决不说，不能透露的决不透露，做到守口如瓶，滴水不漏。　秘书应该将“秘密”看得和自己的命一样重要。 —— 金圣姬 《沈夫人致后辈书》（金圣姬是韩国最高龄的秘书、是秘书界的教母）

秘书要树立“服务意识”，养成“谦虚谨慎、戒骄戒躁”的职业素养，具备明确的职业角色定位，甘当幕后英雄，绝不能在工作中“越级越位”。 秘书工作的辅助性 秘书要树立“服务意识”，养成“谦虚谨慎、戒骄戒躁”的职业素养，具备明确的职业角色定位，甘当幕后英雄，绝不能在工作中“越级越位”。 秘书工作的综合性 秘书工作事务性工作多，管理对象复杂广泛，需要处理和协调各种工作关系。 对于任何事情，你都要能够在短时间内抓住重点与核心、看透本质，然后有的放矢地进行筹备。我说要掌握各部门的具体工作，并不是说要干涉他们的工作，而是指在充分了解各部门职能的基础下，灵活整合业务资源，把CEO交代下来的任务进行最有效率的分工，以达到事半功倍的效果。 —— 金圣姬 《沈夫人致后辈书》

秘书工作的技术性 —— 金圣姬 《沈夫人致后辈书》 秘书在工作过程中要具备特定的专业技能、技术知识和掌握必要的科学管理的方法技巧，树立“从优秀走向卓越”的职业理想。业务能力出众的人，往往都是对自己的业务不懈钻研的人。我们每天都在重复着同样的工作，有的人属于“当一天和尚撞一天钟”型，每天只管完成任务、从来不思进取；而有的人则会在工作中不断思考、研究，努力寻求更好的工作方法。久而久之，这两种人的差距便会显现出来。后者通过对业务的不懈钻研，最终会成为这方面的专家，从而在激烈的职场竞争中崭露头角。 —— 金圣姬 《沈夫人致后辈书》

二、秘书工作的分类及具体实务 日常事务管理： 办公室管理、通信管理、值班事务、 日程管理、印章管理

接待事务 会议管理 行政事务管理 文件管理 公关管理 来访接待、安排服务等 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） 会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等 行政事务管理 　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等 　 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） 文件管理 　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） 　 写作事务（各种文体的写作） 公关管理 　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等）　　 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

所谓的敬业精神是指付出特别的努力，以提高工作本身的价值。　　　　　　　　 —— 卡耐基 敬业公式： 工作表现＝工作意愿+工作能力

实训提高 实训目的： 在实训中深刻理解和掌握秘书职业特点及角色定位，为下一步学习打下基础。 实训形式： 讨论、发言

根据案例拟定公司招聘秘书人员的招聘书； 案例： 嘉美集团是一家集家居设计、家具制作、室内外装潢于一体的大型公司，为了广泛吸纳优秀人才、加快集团公司发展，适应市场改革需求，根据实际情况拟招聘秘书类岗位人员共3人，其中总经理秘书、综合秘书及前台接待秘书各一名。 如果你是人力资源部经理，为了招聘到优秀的秘书人员： 1.请你根据对秘书职业的了解，撰写一份招聘书，重点要写出对不同秘书岗位人员的从业资格、职业素养及技能的要求。

2、拟定面试流程及题目

在你所在的班级或团队中，你认为谁最适合从事秘书工作？列出至少6个特点并进行评价说明。 我认为 最适合从事文秘工作，因为 1、 2、 3、 4、 5、 6、 综合来看，我认为

谈谈你所知道的人们对于秘书工作的常见误解，并给予评价

讨论 “男性更适合做秘书还是女性更适合做秘书？”

课后拓展 技能训练： 采访一名秘书人员，找出秘书实务工作中的三个常见的难题，并找出解决的方法。

讨论思考 “秘书”究竟是什么样的工作？ 优秀秘书应有的职业素养是什么？