目標管理與專案管理 邱志淳 世新大學行政管理學系教授

課程分配 主題一 目標管理概論 主題二 工作目標設定程序及目標管理項目 主題三 專案管理

主題一 目標管理概論

前言 目標管理是美國著名管理學家杜拉克的 首創，1954年，他在《管理實踐》一書 中，首先提出「目標管理與自我控制」 的主張，隨後在《管理——任務、責任 、實踐》一書中對此作了進一步闡述。 目標管理（Management By Objectives ）簡稱MBO

杜拉克認為，並不是有了工作才有目標，相反地，是有了目標才能確定每個人的工作。所以「企業的使命和任務，必須轉化為目標」，如果一個領域沒有目標，這個領域的工作必然被忽視。

目標管理的定義 何謂「目標管理」？就整體面而言，「目標管理是一種過程，藉由組織中上、下層級的管理人員共同來確定組織的共同目標，並界定組織期望每位成員達成效果的主要責任範圍(major areas of responsibility)，同時依據這些基準來指導各部門的活動和評估每一成員的貢獻」(Odiorne、1965)。

目標管理主要理論 「目標管理」的理論，其基本思想在於一個組織必需建立其大目標，以作為該組織的方向，為達成其大目標，組織中管理者必須設定基本單位的個別目標，而此等個別目標則應與組織的目標協調一致，從而促成組織的團隊建立，並得以發揮整體的組織績效。

「目標管理」的進一步具體涵義則是指管理者以「工作目標」來領導部屬，而不是以「工作手段」或「工作程序」來管理部屬。

「目標管理」使得管理者有更多的時間 以從事「計畫」與「思考」，也讓部屬 有更多機會發揮「執行」的功能。所以 「目標管理」乃是有效發揮團隊合作， 提升創新功能，以及培育部屬才能的領 導方式。

組織目標大致具有下列四項特性： 一、組織目標是組織內部門或成員的共同認知。 二、部門目標或個人目標必須與組織目標結合。 三、組織目標是部門或成員所獲取的最後共同成就。 四、組織目標是不達目的永不休止的最終目的。

目標管理的功用 「目標管理」就組織而言，在實務運作上多是自行設定目標，而以自主管理與自主改善為主。由於企業及組織過於重視目標達成的產出結果，而未能多加重視產出結果的過程，例如業務單位常以業績數字作為達成與否的具體績效衡量指標。 業績目標的達成有許多相關的影響因素，以企業經營運作的價值鏈來看，其中，主要活動與支援活動各自都有其價值的產生，這些價值產出，就是構成業績價值的綜合體。

「目標管理」是一種以行動來獲取成果的思考模式，這種思考和管理方式，目的在於影響組織的未來，是一種主動與積極，而不是被動與消極的方式。 主動積極管理，不但關切企業經營的各項內部作業，也必須關切外在環境變化。企業組織推行目標管理，其所設定的大目標及各項組織目標，實為管理階層擬定各項營運計畫及運用與分配其資源的基礎。

企業組織所設定的大目標及各項管理目標再用以作為營運進度及「里程碑」，管理階層以此為依據，成為測定營運績效與成果的準繩。

目標管理在企業經營管理實務中運作特色與方式多係自行設定目標，以自主改善為主。然而，日本赤尾洋二教授則指出：「目標管理過於重視結果，而未能多加重視產出結果的過程」。 如何將目標管理與組織績效加以結合，以印證赤尾教授所謂產生結果的「過程」略加探討並再予以整理，簡述如下四點：

一、企業經營目標之訂定多以實務上意欲達成的目標為主，也常以業績數字作為達成與否的具體績效衡量指標。事實上，業績目標的達成有許多相關的影響因素，如以企業運作的價值鏈來看，其中主要活動與支援活動各自都有其價值之產生，這些價值產出也就是構成業績價值的綜合體。

二、企業經營運作的各項活動係透過其組織架構與機制來完成，當然，各項活動的產出績效整合而造成的整體目標達成。企業經營所訂定目標就應依組織的區分來建構次級目標，以及各分項目標藉以達成的工作計畫。由企業整體目標展延為經營上的各分項活動、分項目標與各分項工作計畫過程，即所謂目標計畫展延，也就是目標計畫管理實務運作的具體實踐。

三、一般在全面品質管理（TOTAL QUALITY MANAGEMENT）中所謂方針管理，即為常常採行的垂直整合管理，而方針展開（POLICY DEPLOYMENT）就是方針管理中目標計畫管理的實際運作方法。事實上，此一目標計畫管理也就是一般管理所談到的策略規畫。

四、如果要真正實施或採行策略規畫的做法，不但要規畫達成目標的策略，並且要由策略與目標展延至組織中各項活動的工作計畫，而工作計畫則必須再展延到組織中每一相關部門或工作成員必須參與的工作項目。在組織中由上而下、由大而小的目標計畫管理就與個人工作績效相結合。透過此一垂直的展延整合了整個組織，就某一目標而言，自然形成緊密的組織結合體。

目標管理的優點 目標管理與傳統管理方法相比有許多優 點，概括起來主要有幾個方面： 權力責任明確 強調職工參與 注重結果

權力責任明確 目標管理通過由上而下或自下而上層級來制定目標，在企業內部建立起縱橫聯結的完整的目標體系，把企業中各部門、各類人員都嚴密地組織在目標體系之中，明確職責、劃清關係，使每個員工的工作直接或間接地與企業總目標聯繫起來，從而使員工看清個人工作目標和企業目標的關係，瞭解自己的工作價值，激發大家關心企業目標的熱情。這樣，就可以更有效地把全體員工的力量和才能集中起來，提高企業工作成果。

強調職工參與 目標管理非常重視上下層級之間的協商、共同討論和意見交流。通過協商，加深對目標的瞭解，消除上下層級之間的意見分歧，取得上下目標的統一。由於目標管理吸收了企業全體人員參與目標管理實施的整個過程，尊重員工的個人意志和願望，充分發揮員工的自主性，實行自我控制，改變了由上而下分派工作任務的傳統做法，增進了員工的主動性、積極性和創造性。

注重結果 目標管理所追求的目標，就是企業和每個員工在一定時期應該達到的工作成果。目標管理不以行動表現為滿足，而以實際成果為目的。工作成果對目標管理來說，既是評定目標完成程度的依據，也是獎評和人事考核的主要依據。因此，目標管理又叫成果管理。離開工作成果，就不稱其為目標管理。

目標管理的缺點 缺乏高層管理的支援、管理哲學的混淆、目標設定的困難、與日俱增的報表作業、個別激勵的缺乏、對其他管理制度缺乏整合與應用。 主管當局未普遍支援、對目標管理的觀念未能掌握、對問題認識不清、與經理人的性格與角色有衝突。 未能充分瞭解MBO哲學、目標設定的問題、文書處裡的問題、組織障礙、不適當的領導風格等等。

與傳統管理差異處 目標管理和傳統管理相去甚遠，主要的區 別在於： 一、利潤最大化 二、驅動型管理 三、尋找目標 四、過程導向管理 五、外部控制和指引

利潤最大化 傳統管理只有一個主要目標，即利潤最大化。而在目標管理中，利潤需求只是目標之一。利潤是實現一系列目標後的間接結果。利潤最大化是一項誤導性目標。追逐這一目標的公司會忽視非常重要的領域，比如研究，培訓及福利。只要它的競爭對手在這些領域傾注全力，就能輕易將它擊敗。

驅動型管理 傳統管理通常是由驅動或發生危機時方才進行管理。這種驅動型管理可能是著重在生產力方面，也可能在存貨和質量控制方面。所有這些活動不久就會因為沒有真正的改善而漸趨消失。在目標管理中，會在生產力和質量方面設立具體目標，整個組織會有規律地朝這些目標努力。只有當注意力都集中在預先設定的目標上，並通過持續努力來達到，才能創造出結果。

尋找目標 企業環境情況隨著技術和科學的進步以及社會、政治和經濟的發展而迅速變遷。目標管理有必要不斷重新審視已確立的目標，這和傳統管理忽視對企業目標的敏感度也有所不同。

過程導向管理 傳統管理著重管理過程的控制，強調規則、程序和制度，目標則常被忽視。反之，目標管理不但強調目標，也重視過程，認為過程能夠導向目標。舉例而言，傳統管理更關心火車旅行的舒適程度，而不太在乎方向。目標管理則首先會問火車是否駛向目的地，然後才關心旅程是否舒適。

外部控制和指引 傳統管理依賴外部控制和指引。它靠施加懲罰性的方法來鞭策員工，在這種環境下，員工機械地工作，逃避責任，沒有主動性。在目標管理中人們可以按照自己的意願愉快地工作。他們自我約束，並注重自我發展。在目標管理之下他們的潛力會得到更充分地發揮。

主題二 工作目標設定程序及 目標管理項目

＊目標管理模式的實施可分為四個階段： 　．第一、確定總體目標 　．第二、目標分解 　．第三、資源配置 　．第四、檢查和反饋 這四個階段是是週期循環的

推行目標管理的具體實施步驟： 一、企業最高領導設定組織的長期大目標，並據以擬 定組織的各項策略，以期達成各項層次的目標。 二、組織內各層次領導人分別設定其支援性的短期目 標(大抵以年度為準)。 三、各階層領導人根據短期目標擬定各項行動計畫或 方案，以達成期望結果。 四、建構一項衡量成果及監督管控的制度(即關鍵績效指 標KPI)，使相關資料得以向較高層次領導回饋。 五、經檢討，若顯示實際成果如不及預期，則需要採取 必要的修正措施。

目標管理設定原則（SMART） 您曾經遇過您的主管交代一個新的任務給您，但卻說得不清不楚的情況嗎？或是作為一個主管的您，交代部屬一個新的任務時，有沒有給他一個明確的目標呢？目標管理人人都會說，但怎麼做呢？以下提供給您一個簡單的SMART目標管理法，讓您和您的部屬輕輕鬆鬆完成目標。

Specific （明確的）：給部屬一個明確的工作目標，及欲達成的結果。 Measureable（可衡量的）：目標必須是可以用數字，時間加以衡量的。 Achievable（可達到的）：目標必須是可以被達成的，遙不可及的目標將讓人沮喪。 Resource （所需資源）：說明您提供了多少資源給您的部屬，以及這些資源如何取得的。 Timeframe（時刻表）：說明您希望完成的時間點，以及過程中的檢核點(Check Point)時間。

清楚說明目標 要素 內容 指示的目標(示例) 目標是什麼？ 達到什麼程度？ 達到質、量、狀態 怎麼辦？ 採取的措施、手段、方針 實現目標的中心思想、項目 ●A製品的新銷售 達到什麼程度？ 達到質、量、狀態 ●銷售額一千萬臺幣 ●毛利五百萬臺幣 怎麼辦？ 採取的措施、手段、方針 ●開拓本國中心地區的路線 ●估算與原來商品的差異 什麼時候完成目標？ 期限、預定計劃表(日程表) ●前三個月時間，制定銷售方法；再利用後三個月的時間，將其打入市場。 是否很好地完成了？ 完成成果的評價 ●銷售額一千五百萬臺幣 ●毛利七百萬元 ●出現了好的差異

長程、中程、短程目標 公司企業或政府機關在設定目標時，可同時設定了長期目標、中期目標與短期目標，長期目標是最終所要達成的願景；中程目標有助於在執行過程中，隨時根據各種狀況進行修正；短程的規劃，在於擁有即時的彈性，試驗並作為是否繼續進行的依據。

短程目標可以設定在一開始，如果可達到便成為達成下階段目標的重要參考。如：跑馬拉松想破紀錄

主題三 專案管理

專案的意涵 專案係指在一定時間內，為了完成特定目標的組織活動。 組織為解決問題、滿足特定需求或尋求發展機會，作內外部分析、確認重要問題，發展企畫書(proposal)，運用專案管理技術，進行專案規畫、執行和控制，以達到組織設定的目標。

企業 or 組織 為什麼要運用專案？

如何兼顧增進服務效率與服務品質？ 如何創新服務？ 如何提高顧客滿意度？ 如何進行有效溝通？ 如何滿足顧客的普遍喜好？ 因為目前普遍面臨的挑戰 如何兼顧增進服務效率與服務品質？ 如何創新服務？ 如何提高顧客滿意度？ 如何進行有效溝通？ 如何滿足顧客的普遍喜好？

希望運用專案管理來回應需求並且提昇效率 開源: 開放市場競爭，進而滿足顧客多元服務之選擇、增進服務品質。 節流: 降低成本，提升效率。

何謂「專案管理」？ 簡言之，「專案管理』是一既有效率又有效益地將專案成功執行的一種程序與方法；其所關切的是如何將一項任務能夠： 如質 如期 如預算 達成並充分滿足需求目標。

Performing Organization 一般企業界專案之主要利害關係人 專案經理人 Project Manager 贊助者 顧客 專案 主要利害關係人 （stakeholders） Sponsor Customer 專案團隊成員 執行專案之組織 Project Team Members Performing Organization

專案管理的生命週期 起始階段 規畫階段 構思 定義 執行階段 控制階段 規畫 檢驗 開發 移交 結案階段 結束

專案管理五大過程 起始過程 計畫過程 控制過程 執行過程 結案過程 設計及維持一個可予實踐的計畫俾能具體執行以滿足特殊需要的專案。 確認一專案或階段應開始進行並獲得執行之許可。 控制過程 執行過程 藉品質監控及進度衡量以確保專案目標之有效達成，並視情況採取必要的改進措施。 運用及協調人員及相關資源以實現一項計畫。 結案過程 正式接受專案的結果並按計畫終結所有作業。

專案會議中報告的重點 實際執行的情況 作業實際開始及完成的時間 實際已耗用的成本 任何有關專案範圍、時程及預算變更的訊息

專案會議之控制 控制持續在整個專案過程中 採較短的報告週期，有較佳的機會可以及早發現問題，並採取有效的校正行動。 有效的專案控制關鍵，在於監測進度並定期與計畫進度相比較，必要時立即採取校正行動。

分析時程以決定是否採行校正行動 決定所要採行的特定校正行動 修正計畫並合併入校正行動中 重新計算時程以評估校正後行動的效能

陟罰臧否，不宜異同 有些情況中應列有奬勵條文，在專案完成日期前即達成目標者，給予額外的奬賞。 有些合約中應列有懲罰條文，在專案完成日期後達成目標者，可能遭受到懲罰。

有效專案時程管理的建議 確認階段（日、週、月、季、年）目標 每日列工作清單 焦點放在每日工作清單上 控制干擾事項 學習說「不」 有效率的運用等候時間 處理文件一次完成 獎勵自己

結語 21世紀是面對新的紀元，需要新的因應策略與思維與國際接軌，並隨時掌握內外在環境之變遷，並充分運用資源，落實決策的執行，建立均衡、永續、效率、安全與智慧化之服務品質。 因此企業各項業務之推動必須導入嶄新的技術與策略，以迎接新世紀之挑戰。並秉持「學習創新觀念、觀念引導變革」，在各項新制度上力求「止於至善」之境界，邁向卓越的服務團隊。

目標管理是一種組織學習過程，亦是經驗累積之過程與學習結果。相信在各級員工認真努力與用真心去學習、去思考、細心去體會下，必能開創更寬廣空間，同時能型塑最優質組織文化與組織氣候。

專案管理是建立起一套控制機制，設定比較基準、不斷地蒐集資料，衡量專案進度與工作完成情形、比較實際執行進度與專案規畫進度、做成結論報告提供管理者參考。 簡單來說，目標的管理也就是專案的管理，需要多方應用我們日常生活中所遇到的各領域管理技巧。

分享 不斷質疑 　目標與專案管理其實都是一種開明和民主的管理方式。它強調不斷對目標提出質疑，從根本上說是試圖把握不斷變化的社會需求。管理不像機器一樣是一個死板的過程，是一個靈活運用的過程。藉著個人的自我實現，最終求得組織的平衡發展。就像個人與組織之間的一場愉快婚姻一樣，個人保留了自己的尊嚴和自由，但同時要向組織履行職責，所有這些最終將有助於創造一個自由和人道的社會。

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