存货核算系统日常业务处理 9.3

一、收发单据处理 存货系统的日常业务主要是进行日常存货核算业务数据的录入和进行成本核算。在与采购、销售、库存等系统集成使用时，存货核算系统主要完成从相关系统传过来的各种业务类型下的各种存货的出入库单据、调整单据的查询及单据部份项目的修改、成本计算。 在单独使用存货核算系统时，完成各种出入库单据的增加、修改、查询及出入库单据的调整、成本计算。

日常业务处理主要以单据为载体，对入库单据进行入库成本核算，对出库单据进行出库成本的核算。 入库业务包括企业外部采购物资形成的采购入库单、生产车间加工产品形成的产成品入库单、及盘点、调拨单、调整单、组装、拆卸等业务形成的其它入库业务；

出库业务包括销售出库形成的销售出库单、车间领用材料形成的材料出库单、以及盘点、调整、调拨、组装、拆卸等其它出库业务； 调整业务包括入库调整单、出库调整单、系统自动生成的调整单、以及计划价/售价调整单；假退料业务可用于车间已领未用、下月仍需继续耗用的材料，制作假退料单进行成本核算。这里主要介绍各种收发单据的业务处理规则。

1.采购入库单 若库存管理系统启用，则采购入库单只能由库存管理系统系统录入，在存货核算系统进行查看，修改金额；若库存管理系统没有启用，采购管理系统启用，则采购入库单在采购管理系统录入，在存货核算系统进行成本核算；若采购系统与库存系统都没有启用，则采购入库单由存货核算系统进行录入。对采购入库单数量的修改只能在该单据填制的系统进行。

2.产成品入库单 如果同时启用成本管理系统，则在成本管理系统的成本计算完成后，存货核算系统可以通过产成品成本分配功能取到成本管理系统中产成品的成本，对产成品入库单进行批量分配成本，填入入库单。也可手工输入产成品总成本，进行成本分配。与库存管理系统集成使用时，产成品入库单由库存管理系统输入，存货核算系统不允许增加产成品入库单，只能修改单价和金额。对于库存系统填制的产成品入库单，只能由库存系统修改数量；也只能由库存系统进行删除。

3.其他入库单 其他入库单是指除采购入库、产成品入库等形式以外的存货的其他入库形式所填制的入库单据，例：盘盈入库、调拨入库等。若库存管理系统没有启用，其它入库单由存货核算系统进行手工录入；若库存启用，则其它入库单只能由库存系统录入，其他入库单的单据来源有：手工录入、由盘点单、组装单、调拨单、拆卸单、形态转换单生成，对于生成的单据，存货核算系统提供查看、记账、制单。

4.销售出库单 如果与库存管理系统或销售管理系统集成使用，销售出库单不可在存货核算系统中录入。若以销售出库单为出库成本核算依据，则在销售、库存同时启用的情况下，则依据用户在销售系统选项中选择销售出库单在销售系统生成或是由库存系统生成，在存货核算系统进行成本核算。

所有销售出库单的单价、金额都可在存货系统修改，对数量的修改只能在该单据填制的系统进行。若库存没有启用，销售系统启用，则销售出库单在销售系统录入，在存货核算系统进行查看。若库存系统与销售系统都没有启用，则销售出库单由存货核算系统进行录入

5.材料出库单 如果同时启用成本管理系统，且在成本管理系统中系统选项中选择直接材料来源于存货系统，则在材料出库单记账后，成本管理系统通过取数功能得到存货系统中的材料出库数据，通过成本管理系统中对料、工、费的分配，得到完工入库产品成本。

存货核算系统可以通过产成品成本分配功能取到成本管理系统中产成品的成本，对产成品入库单进行批量分配成本，填入入库单。单独使用存货核算系统的情况下，可在此录入材料出库单。如果与库存管理系统集成使用，材料出库单不可在存货核算系统中录入。

6.其他出库单 其他出库单是指除销售出库、材料出库等形式以外的存货的其他出库形式所填制的出库单据，例：盘盈出库、调拨出库等。 若库存管理系统启用，则其它入库单只能由库存管理系统录入，存货核算系统只能修改单据的单价和金额。

单独使用存货核算系统的情况下，可在此录入其他出库单，对其进行审核确认。其他出库单的单据来源有：手工录入、由盘点单、组装单、调拨单、拆卸单、形态转换单生成。

7.假退料单 假退料业务可用于车间已领用的材料，在月末尚未消耗完，下月需要继续耗用，则可不办理退料业务，制作假退料单进行成本核算。 假退料单由存货核算系统录入，月末结账时，根据当月已记账的假退料单自动生成假退料的回冲单，数量、金额的符号与假退料单完全相反。其他内容完全相同。

单据号同原假退料单单号。日期是下个月的第一天。假退回冲单月末结账时自动记账，记账时成本的核算方法同材料出库单。恢复月末结账时，则将假退料单生成的蓝字回冲单一起恢复。

8.入库调整单 出入库单据记账后，发现单据金额错误，如果是录入错误，通常采用修改方式进行调整。但有时遇到由于暂估入库后发生零出库业务等原因所造成的出库成本不准确或库存数量为零而仍有库存金额的情况时，只能使用入库调整单或出库调整单进行调整。

入库调整单是对存货的入库成本进行调整的单据，它只调整存货的金额，不调整存货的数量；它用来调整当月的入库金额，并相应调整存货的结存金额；可针对单据进行调整，也可针对存货进行调整。调整单记账时，在明细账中记录一笔只有金额没有数量的记录。

友情提示： 1.当与采购系统集成使用时，输入的被调整单号所对应的单据不能是采购入库单，即不能对采购系统生成的采购入库单进行调整。 2.已生成凭证的单据不允许调整，如果想进行调整，应先删除所生成的凭证。

9.出库调整单 出库调整单是对存货的出库成本进行调整的单据，它只调整存货的金额，不调整存货的数量；它用来调整当月的出库金额，并相应调整存货的结存金额；只能针对存货进行调整，不能针对单据进行调整。调整单记账时，在明细账中记录一笔只有金额没有数量的记录。

友情提示： 出库调整单不能输入被调整单号，即不能对出库单的成本进行调整。

10.系统调整单 对于系统自动生成的出入库调整单，可在此进行修改。生成调整单来源有三个：单据记账、存货结算成本处理、期末处理。

二、收发单据记账 系统提供两种记账形式：正常单据记账和特殊单据记账。特殊单据是指组装单、调拨单和形态转换单。除特殊单据外的其他各种出入库单据统称为正常单据。

（一）正常单据记账 单据记账用于将输入的单据登记存货明细账、差异明细账/差价明细账、受托代销商品明细账、受托代销商品差价账。先进先出、后进先出、移动平均、个别计价这四种计价方式的存货在单据记账时进行出库成本核算；全月平均、计划价/售价法计价的存货在期末处理处进行出库成本核算。

单据记账时，蓝字入库单、红字入库单记账时取单据上的成本，若单据上无成本则取系统选项“入库单成本选择”中的选项成本记账。计划价/售价法核算的存货则取其计划价、售价记账。个别计价法核算的红字入库单在单据记账时指定入库批次。蓝字出库单记账时取出库单上的成本，若单据上无成本则依据计价方式进行计算，核算出库成本。全月平均、计划价/售价法计价的存货在期末处理处进行出库成本核算。

红字出库单记账时取单据上的成本，若单据上无成本则计价方式为先进先出、后进先出的存货取系统选项“红字出库单成本选择”中的选项成本；若计价方式为移动平均、个别计价、全月平均、计划价/售价法核算的存货则依据其计价方式进行计算。全月平均与计划价/售价法计价的存货在期末处理处进行存货成本计算。个别计价的红字采购入库单必须全部未结算或全部结算才允许记账。

示例9-2： 2005年11月30日，将原料库单据号0000000042号至0000000045号采购入库单记账。

操作步骤： 1.在目录区树型列表中选择“业务核算/正常单据记账”，系统弹出正常单据记账条件查询对话框，如图9-10所示。

2.输入查询条件：仓库选择“原料库”，单据类型选择“采购入库单”，单据起止号填入“0000000042”及“0000000045”，点击〖确认〗按钮，进入正常单据记账界面，系统将符合查询条件的单据在屏幕上显示出来，如图9-11所示。以白色显示的单据允许记账，以蓝色显示的单据则不允许记账。

3.在工具栏单击〖全选〗按钮，选择所要记账的9条记录，再单击〖记账〗按钮，系统自动记账，完成后已记账单据不再显示在屏幕上。

正常单据记账规则： 1.当以实际价核算的入库单没有成本时，系统将根据选项中入库单成本的设置方式进行处理，如果选择参照手工输入，系统将不允许记账，显示颜色为蓝色；如果选择其它方式，如上次入库成本，系统将参照上次入库成本进行记账。

2.如果入库单记账时，已部分结算，入库单记账时要拆分成两条记录进行记账，按结算数量、结算单价、结算金额部分作为已结算的采购入库单记账，将未结算数量、未结算单价和未结算暂估金额作为暂估入库单记账。恢复记账时必须两条记录同时恢复。

3.当以先进先出或后进先出法核算的红字出库单没有成本时，系统将根据选项中红字出库单成本的设置方式进行处理，如果选择参照手工输入，系统将不允许记账，显示颜色为蓝色；如果选择其它方式，如上次入库成本，系统将参照上次入库成本进行记账。当以全月平均、移动平均或计划价/售价法、个别计价法核算的红字出库单没有成本时，单据记账处理方式同蓝字出库单。

4.对于出库单，如果在单价和金额中输入了零，系统将认为是零成本出库，如赠送件等，将不再计算此存货的出库成本。

5.进行出库成本核算时，如果出现账中为零成本或负成本，造成出库成本不可计算时，系统自动按零成本出库方式，计算出库成本，如果选择手工输入，则需要输入出库单价，如果不输入，将不能记账。

6.出入库调整单记账时，如采用计划价或售价核算，调整金额记入差异账或差价账中，形成一笔差异调整；如采用实际价核算，调整金额记入存货明细账中，形成一笔存货调整。

（二）特殊单据记账 特殊单据记账主要功能是提供组装单、调拨单和形态转换单进行成本计算，记入存货明细账的功能。

操作要点： 在目录区树型列表中选择“业务核算/特殊单据记账”，系统弹出特殊单据记账条件查询对话框，如图9-12所示。根据需要在“单据类型”、“单据号”、“单据日期”等栏目选择输入，单击〖确认〗铵钮进入特殊单据记账界面，在所要记账的单据前“选择”栏打上标记或在工具栏单击〖全选〗按钮，再单击〖记账〗按钮，系统自动记账。

特殊单据记账规则： 1.组装单、调拨单、形态转换单可按特殊单据记账也可按正常单据记账，全月平均、计划价（或售价）核算的存货，按特殊单据记账时，组装单、调拨单、形态转换单生成的其他出入库单按存货上月的平均单价或差异率计算成本。按正常单据记账时，组装单、调拨单、形态转换单生成的其他出入库单按存货当月的平均单价或差异率计算成本。

2.组装单以特殊单据记账时，如果组装单对应的其他入库单未填成本，则入库成本为组装单对应所有其他出库单的出库金额加上组装单上组装费用之和。

3.出库单上系统自动填写的金额记账时是否重新计算：出库单记账时，如果选择单据上系统自动填写的金额记账时重新计算，记账时要将出库单上系统自填的单价、金额清空重新计算单价、金额。

友情提示： 1.如果调拨单、组装单、形态转换单等单据在特殊单据记账功能处已记账，则由其生成的其他出入库单不允许再记账了。 2.如在记账前想查询详细单据明细可点击“详细”，列示单据的详细信息。 3.记账时，如果存货、供应商、客户档案已录入停用日期，则不能再显示此存货、供应商、客户的记录信息，不允许再做任何业务处理。

（三）恢复单据记账 恢复记账用于将已登记明细账的单据恢复到未记账状态。

示例9-3： 将2005年11月30日记账的0000000042至0000000045号采购入库单恢复记账。

操作步骤： 1.在目录区树型列表中选择“业务核算/恢复记账”，系统弹出恢复单据记账条件对话框；选择原料仓库，单据类型选择采购入库单，起止日期输入“2005-11-30”，单击〖确认〗铵钮进入取消单据记账操作界面。

2.屏幕显示符合查询条件的9条记录，在工具栏单击〖全选〗按钮，再单击〖恢复〗按钮，系统询问：“您正准备对9条记录恢复记账，确认恢复吗？”，单击〖确认〗按钮系统执行取消记账功能。

恢复单据记账规则： 1.全月平均、计划价/售价、个别计价核算方式下，可选择一张单据进行恢复。移动平均、先进先出、后进先出核算方式下，由于核算方式与记账单据的先后顺序有关，因此不能单独恢复中间的某张单据，应按记账顺序从后向前恢复。因此选择查询条件时，系统自动选择全部单据类型。

2.有出入库调整单、计划价/售价调整记录时，恢复后出入库调整单、计划价/售价调整记录将被删除，如果需要调整，应重新输入。

3.与采购系统集成使用时，有暂估回冲处理时，恢复后单据成为暂估状态，应重新进行暂估回冲处理。

4.本月已生成凭证的单据，不能恢复记账，并且其之前的单据也不能恢复记账，如果想恢复记账，应先删除所生成的凭证。

5.有计划价/售价调整记录时，并且所调整的存货如果在两个以上以计划价/售价核算的仓库/部门/存货中，应把这些仓库/部门/存货全部选择，才可进行恢复。 6.分期收款发出商品发货单、委托代销发货单恢复记账时，发货单对应的发票必须全部恢复记账后，才能恢复发货单。恢复记账所有单据一起恢复。

三、收发单据财务处理 （一）产成品成本分配 产成品成本分配功能用于对已入库未记明细账的产成品进行成本分配，可从成本核算系统取得成本，填入入库单，同时提供清除已分配的数据功能。产成品成本分配后可以恢复分配的数据。

示例9-4： 分配胶囊库本月产成品成本。

操作步骤： 1.在目录区树型列表中选择“业务核算/产成品成本分配”，进入产成品成本分配表界面，点击〖查询〗按钮，系统弹出产成品成本分配表查询对话框，如图9-14所示。

2.选择脐囊库，点击〖确认〗返回，表中显示符合条件的存货，如图9-15所示。输入需要分配的总成本，或通过〖全取〗、〖取价〗按钮从成本核算系统取产成品的成本。选择进行〖分配〗按钮，把成本分配到产成品的入库单据上。若需要清除已分配的成本数据，则可以在产成品成本表中点击〖恢复〗按钮，即可清除已分配的数据。

友情提示： 1.开始进入明细账时未显示存货明细账，当选择查询按钮并输入查询条件后，方可显示所选存货的明细账。 2.成本分配时，先求出平均单价，某存货的金额除以单价为此存货的单价，再将详细信息中此存货的每笔记录的数量乘以此单价，算出每笔记录的金额，填到对应的产成品入库单中。 3.如果想只取一种产成品的单位成本，应把光标放在所要求的产成品上，用鼠标单击〖取价〗按钮即可。如果想把所列示的所有产成品的单位成本都取出，则用鼠标单击〖全取〗按钮。

（二）生成凭证 系统在进行出入库核算后，下一步就要生成记账凭证。财务核算中的生成凭证功能可进行凭证生成、修改、查询等操。存货核算管理系统生成的记账凭证自动会传递到总账系统，实现财务和业务的一体化操作。

示例9-5： 将2005年11月27日入库的0000000045号采购入库单生成凭证，暂估入账。

操作步骤： 1.在目录区树型列表中选择“财务核算/生成凭证”，进入生成凭证操作界面，选择所需生成的凭证类别“转账凭证”，单击工具栏〖选择〗铵钮，系统弹出查询条件对话框，如图9-16所示。

2.在单据类别中选择采购入库单（暂估记账），单据日期输入“2005-11-27”，单据号输入“0000000045”，单击〖确认〗按钮，系统显示查询结果列表，如图9-17所示。

3.选择要生成凭证的记录，单击〖生成〗按钮或〖合成〗按钮。系统显示所生成的凭证，如图9-18所示。可修改凭证类别、凭证摘要、借方科目、贷方科目、金额，可以增加或删除借贷方记录，但应保证借贷方金额相平，并等于所选记录的金额。生成完凭证，选择〖确认〗按钮保存此凭证。

友情提示： 1.组装单、拆卸单、形态转换单、调拨单进行制单时，只能点击〖合成〗按钮进行制单。对于其生成的出入库单，则可以点击〖生成〗按钮进行制单。 2.若没有在总账系统选项中选择使用应收应付受控科目，则存货核算系统不能使用应收应付受控科目。

3.如果没有定义该单据中的存货科目、差异科目和所对应的科目，则所生成的凭证没有科目，并且没有辅助账类。 4.生成凭证时，系统将提示第几行科目未填写，并自动将未填写科目的记录滚动到第一行上。 5.在单据列表状态下，单击要生成凭证的单据，用鼠标单击〖合成〗按钮，则所选的所有单据生成一张凭证。

（三）与总账对账 与总账对账功能用于存货核算系统与总账系统核对存货科目和差异科目在各会计月份借方、贷方发生金额、数量以及期末结存的金额、数量信息。

示例9-6： 与总账系统核对2005年11月份存货数额。

操作要点： 2005年11月登录存货核算系统，在目录区树型列表中选择“财务核算/与总账对账”，屏幕显示“与总账对账表”，如图9-19所示。系统自动列出11月份存货科目和差异科目的期初、发生及结存数据，该显示内容可通过〖格式〗按钮进行设置。选择〖明细〗按钮，可列出每一科目的明细记录。

友情提示： 1.系统可以进行数量核对、进行金额核对、数量金额全部核对，只需点击界面功能按钮最后的两个核对方式选择按钮后再点击〖刷新〗按钮即可将核对结果显示。 2.对于核对结果是否两账相符，系统采用不同显示颜色加以区分，白色显示记录表示对账结果相平；蓝色显示记录表示对账结果不平。

四、跌价准备 企业的存货应当在会计期末时，按照“账面成本与可变现净值孰低法”的原则进行计量。成本与可变现净值孰低法是指期末存货按照成本与可变现净值两者之中较低者计价的方法。即当存货的成本低于可变现净值时，期末存货按成本计价；当存货的成本高于可变现净值时，期末存货按可变现净值计价。其中“成本”指存货的历史成本；“可变现净值”指企业在正常经营过程中，以估计售价减去估计完工成本及销售所必需的估计费用后的价值。可变现净值低于成本的数额提取存货跌价准备。

《企业会计制度》规定，当存在下列情况之一时，应当计提存货跌价准备：①市价持续下跌，并且在可预见的未来无回升的希望；②企业使用该项原材料生产的产品的成本大于产品的销售价格；③企业因产品更新换代，原有库存原材料已不适应新产品的需要，而该原材料的市场价格又低于其账面成本。④因企业所提供的商品或劳务过时或消费者偏好改变而使市场的需求发生变化，导致市场价格逐渐下跌。⑤其他足以证明该项存货实质上已经发生减值的情形。

“成本与可变现净值”比较的范围原则上应按单个存货项目的成本与可变现净值计量。如果某些项目具有类似用途并与在同一地区生产和销售的产品系列相关，且实际上难以将其与该产品系列的其他项目区别开来进行估价的存货，可以合并计量。数量繁多、单价较低的存货，可以按类别计量。

（一）存货跌价准备设置 企业需要进行存货跌价的业务处理，首先需要进行存货跌价准备设置，包括存货跌价准备科目的设置、计提存货跌价准备对应的费用科目的设置、计提跌价准备的可变现价格的设置。

操作要点： 在目录区树型列表中选择“跌价准备/跌价准备设置”，进入跌价准备设置界面，如图9-20所示。点击〖增加〗按钮，增加一条新记录，在存货跌价准备设置中，一条记录中只能输入存货或存货分类，不能两者都输。

针对每一存货，可点击〖取数〗按钮，可选择最新成本、销售报价 针对每一存货，可点击〖取数〗按钮，可选择最新成本、销售报价*（1-费率）、参考成本、计划价/售价作为可变现价格。例如：用户选择可变现价格为销售报价*（1-费率），若存货A取销售报价为100，费用率为20%，则存货A带入的可变现价格为100*（1-20%）=80。输入跌价准备科目编码及计提费用科目编码，系统根据科目档案自动显示跌价准备科目名称及计提费用科目名称，点击〖保存〗按钮，将编辑的结果进行保存。

（二）跌价准备期初余额 在计提存货跌价准备之前，应先录入使用存货核算系统之前企业已计提的跌价准备余额。

操作要点： 在目录区树型列表中选择“跌价准备/跌价准备期初”，进入跌价准备期初单界面，如图9-21所示。单击〖增加〗按钮，进入单据卡片录入状态，填制存货跌价准备期初单，然后保存此单据，进入查询状态；若想进行快速录入，则可点击〖增加〗按钮中的小黑三角，显示复制表头、复制单据，用户点击复制表头，则系统将当前单据的表头项目添加入新增单据中；点击复制单据，则系统将当前整单单据添加入新增单据中，可进行修改。

点击〖审核〗、〖弃审〗按钮可以进行跌价准备期初单的单据审核、弃审操作。审核时，将当前操作员的名字记入审核人，将当前系统的业务日期记入审核日期。审核后记账。期初跌价准备单必须全部审核，才允许计提跌价准备。 弃审时，将当前屏幕上显示的已审核单据全部进行弃审，弃审时，将选择的单据的审核人及审核日期清空。已有非期初的跌价准备单，期初的单据就不允许弃审了。

（三）计提跌价准备 企业应定期或者于每年年度终了，对存货进行全面清查，如由于存货遭受毁损、全部或部分陈旧过时或销售价格低于成本等原因，使存货成本不可收回的部分，进行存货跌价准备的计提。

操作要点： 在目录区树型列表中选择“跌价准备/计提跌价准备”，进入计提跌价处理单界面，如图9-22所示。点击〖增加〗按钮，进入单据卡片录入状态，填制存货计提跌价准备单，然后保存此单据，进入查询状态；点击〖修改〗、〖删除〗按钮可进行单据的修改、删除，若计提跌价准备单已审核，则不允许进行修改、删除操作。计提跌价处理单输入后，可以点击〖审核〗按钮进行单据审核记账。若发现单据错误，则可点击〖弃审〗按钮，进行弃审操作。

计提单填制规则： 1.结存数量、结存单价、结存金额：系统自动根据各存货明细账当前最新的结存数量、结存金额自动显示，结存单价系统根据结存金额除以结存数量自动计算显示，不可修改。 结存数量*结存单价=结存金额

2.可变现价格：系统根据用户设置的可变现价格自动带入并显示，可修改。 可变现价格=可变现金额¡结存数量

3.可变现金额：系统根据可变现价格乘以结存数量自动计算显示，可修改。修改可变现金额后，系统自动重新计算可变现价格、应计提金额、本次计提金额。 可变现金额=结存数量*可变现价格

4.应计提金额：系统根据结存金额和可变现金额自动计算显示，不可修改。 应计提金额=结存金额-可变现金额

5.已计提金额：系统自动根据当前各存货的跌价准备余额显示，不可修改。

6.本次计提金额：系统自动根据各存货的应计提金额、已计提金额计算显示，户可修改。只有当应计提金额减已计提金额大于零等于零时，才能输入本次计提金额，否则如果应计提金额减已计提金额小于零时应输入本次冲回金额。本次计提金额可输入正数或零值，不能输入负数。修改本次计提金额，不反算其他项目。 本次计提金额=应计提金额-已计提金额

7.本次冲回金额：系统自动根据各存货的应计提金额、已计提金额计算显示，可修改。只有当应计提金额减已计提金额小于零时才能输入本次冲回金额。本次冲回金额可输入正数或零值，不能输入负数。但必须保证已计提金额减本次冲回金额大于等于零，如果已计提金额减本次冲回金额小于零，系统提示“本次冲回金额会造成跌价准备余额小于零，请重新输入本次冲回金额”。如果本次冲回金额大于已计提金额，本次冲回金额默认等于已计提金额。 本次冲回金额=应计提金额-已计提金额

友情提示： 1.跌价准备期初全部审核后才可计提跌价准备。 2.全月平均或计划价（/售价）核算的存货必须在期末处理后计提跌价准备，否则数据可能不正确。 存货核算系统还提供“跌价准备列表”、“跌价准备制单”、“跌价准备余额表”、“跌价准备与总账对账”等功能，对存货跌价准备进行查询、制单、对账等操作，这里不再一一赘述。