主辦:傅素瑛、葉淑娟、黃詠棻 主講人:黃詠棻、周英君 105年度經費報支實務操作講習會 主辦:傅素瑛、葉淑娟、黃詠棻 主講人:黃詠棻、周英君 日期:2016/9/29(四) 時間:9:30~11:30 地點:圖資大樓地下一樓PC03室

簡報內容 一、系統環境及設定 二、網路請購系統說明 三、收支明細表查詢 四、常見錯誤樣態

主計室首頁

經費結報講習相關檔案下載

登入系統方式 中山校園單一入口網站 主計室首頁『網路請購』

一.校園單一入口

進入系統方式

由單一入口進入系統第一次需輸入帳密，以後不需要 計畫主持人不須認證就可以授權及查詢，但無法請購、結報 系統自動判斷，若無認證資格或超過認證期限者無法進入 10 10

如在系統有修改密碼，可重新在此設定

進入網路請購系統 進入網路請購系統 13

2.認證到期日為取得認證後助理遞延2年，教師5年 1.認證編號即請購人系統登入之帳號 2.認證到期日為取得認證後助理遞延2年，教師5年 14

IE升級版本後，請購系統畫面版面或訊息異常，請調整相容性檢視設定

請購流程 NOTE 動支經費申請單、 驗收記錄、發票等有 關之品名、規格、數 量應一致。 各項採購案件，凡 能一次辦理者，不得 化整為零分批辦理。 詳細採購程序及應 行注意事項，總務處 另案辦理講習。 NOTE 超過十萬元：提出動 支申請，由總務處依 照採購法規定程序辦 理採購 十萬元 十萬元以下： 逕行購買、直接結報，無須事前請購 國立中山大學主計室 17

網路請購系統操作說明 逕付廠商

二、交易類型－逕付廠商(共三種) 10萬以下： 1.業務單位逕行 購買，印出 『原始憑證粘 存單』結報 2.表單分為(1~10萬直接結報)及(1萬元以下)兩種，決行層級不同 逾10萬： 1.線上請購，印出 表單，完成『動 支經費申請單』 始得採購 2.驗收完成、取得單據後，填具上半段『原始憑證粘存單』結報

1-10萬 & 1萬以下，逕行結報 (直接編輯用途說明欄、經費、品名) 請購時此處無需選擇

編輯經費-科目輸入注意事項 教學訓輔會計科目前四碼費用科目總帳分類科目為5131

會計科目可於主計室網頁查詢

1-10萬&1萬以下，逕行結報 (編輯受款人資訊) 受款人為廠商者代碼即廠商統一編號，個人者為身分證字號

「逾1萬元，10萬元以下」 授權「一級單位主管」決行 若【3.計畫主持人】 恰為一級單位主管， 於【4.二級單位主 管】核章後，請送 校長決行第6欄

「1萬元以下」結報授權由 「二級單位主管決行」 1.若計畫主持人 恰為二級單位 主管，請送所 屬之一級單位 主管決行第5欄 2.零用金原始憑證粘存單同步更新

逾十萬請購申請及結報流程 當「品名總價」因分攤或分期等因素與「經費金額」不相符時，可勾選此項存檔 *品名總價請填採購總金額

列印出表單，請先完成此部分：請購流程 若為被授權經費，請 授權單位於『會有關 單位』核章 (例：環 安中心推動綠色校園) 動支時即加會保管組 →總務處營繕組 或事務組 →總務處總處

1. 驗收完畢、取得單據，再手填此欄位、並黏貼憑證結報 ＊請記得上系統按『報銷』 2 1.驗收完畢、取得單據，再手填此欄位、並黏貼憑證結報 ＊請記得上系統按『報銷』 2.發票開立日，務必於驗收簽決行日之後，以符合採購法15日內付款之規定。 501xxxxx ＯＯＯ

請於『購案管理』中操作(先點選於該購案 ) 請購之報銷、修改、刪除等後續處理， 請於『購案管理』中操作(先點選於該購案　　) 已審→始可按報銷鍵 未審→可修改、刪除

逾10萬驗收完畢、取得憑證 →於系統結報、編輯受款人

編輯受款人注意事項 廠商：受款人與原始單據開立者相同 代墊：受款人與原始單據開立者不同 (例：機關內人員、工程公司) 　(例：機關內人員、工程公司) 當結報金額超過1萬元時，機關內人員原則上 不得代墊，若有特殊情況需代墊，請填具『國 立中山大學代墊款歸墊陳核表』敘明原因

1.若未勾選『代墊』，受款人與開立單據者名 稱不同，出納無法付款 2.若選『代墊』，金額逾1萬，請先完成代墊歸墊陳核表 若為代墊，則勾選此框 1.若未勾選『代墊』，受款人與開立單據者名 稱不同，出納無法付款 2.若選『代墊』，金額逾1萬，請先完成代墊歸墊陳核表

二、交易類型－零用金 1萬元以下由承辦人代墊之採購，可多筆加總彙整後，使用零用金方式結報。 先加總相同會計科目之彙總金額(即相同會計科目只需輸入一筆)，再依序輸入經費用途、金額等。

零用金請先整理單據,將相同會計科目加總，彙整金額(系統上相同科目只需輸入一筆)再依序輸入經費用途、金額等 零用金第1列請擇要加註購買之品名項目及用途，切勿只填詳如附件，以利日後查核對帳用

零用金列印表單 彙總表請置於第一頁

零用金列印表單 第一列品名會帶入用途欄位，故請詳實填寫

品名無法直接看出購買內容者，請註記品名並核章 由營業人提供之電子發票，請於發票 或申請動支經費文件空白處註記發票 字軌號碼，俾利模糊時查考之用。 (ex.SM-31631292) 網路自行下載列印之電子發票，應由 經手人簽名，並註明未重複報支。 品名無法直接看出購買內容者，請註記品名並核章

二、交易類型－電子支付(集中採購) 系統作業超過10萬仍應經過請購程序；10萬以下請點選電子支付類型 集中採購之付款案應檢附: 1.訂單 2.驗收記錄 3.分期支付明細(若為分期付款者) 主驗人員務必登入且不可為支出黏存單上的經辦人員。(政府採購法 §71Ⅱ)

電子支付－訂單

電子支付-驗收紀錄 NOTE 1 本頁之主驗 人員和粘存 單上之經辦 人不可為同 一人 本頁之記錄 及主驗人員 亦不可相同 NOTE 2 採購金額逾10萬未達100萬元者：請『記錄』及『主驗人員』於系統 列印之出驗收紀錄表(如上圖)另行簽章 採購金額逾100萬元者：依『政府採購法』、本校驗收紀錄表(非系統 列印)及相關程序辦理實地驗收並核章 NOTE 2 國立中山大學主計室

電子支付－分期支付明細

利用共同供應契約集中採購電子系統購買者

測試資料 帳號:MG0011-MG0014 密碼:2083 計畫代碼:03B20831-03B20834 受款人代碼(廠商統編) :29009135 廠商名稱:長欣機械工業有限公司

二、交易類型－暫付申請 借錢：暫付申請 付款、取得發票：轉正核銷 借款＞實際支出(還款)：歸墊

二、交易類型－暫付申請

1.結案日期及受款人必填 2.受款人不得為詳如清冊

提出暫付申請時，請提供相關參考資料，或計算依據

活動結束取得憑證，進行轉正或歸墊 →於購案管理(借$20,000)項下選取、操作 可選 1.轉正：憑證上的金額 2.歸墊：原借款，超出憑證金 　　　 額的部分

若借$20,000、全額實支→只需做轉正核銷 若借$20,000 、全額歸還→只需做歸墊核銷 (請補充說明完全未支用的原因)

假設借$20,000 、實支$19,000 →轉正核銷$19,000

憑證黏貼於此，即可結報

假設借$20,000、實支$19,000 →歸墊多借的$1,000

系統自動產生『繳回通知單』 →主計室核章 →出納組繳款

二、交易類型－人事費及 工讀金印領清冊

二、交易類型－人事費及 工讀金印領清冊 應列入個人課稅所得者，應以印領清冊結 報，並依規定代扣稅額。 在網路請購系統登帳，並取得購案編號→ 於『請領各類所得管理系統』登錄所得內 容，印出印領清冊核章。 本機關人員不得支領稿費、審查費、出席費、主持費、諮詢費、引言人費。

『請領各類所得管理系統』操作問題請洽出納組

印領清冊上「業務單位」應送請下列單位核章 二、交易類型－人事費及 工讀金印領清冊 學務處 研究生助學金(ECXX或EDXX) 服務助學金(E002) 人事室 校內教職員 聘用行政助理 計畫專任助理 各單位主管或計畫主持人 各單位自行聘用之 工讀生 臨時工 計畫兼任助理 教務處 論文口試費暨指導費(FA00、B394) 課程助教助學金(E017) 印領清冊上「業務單位」應送請下列單位核章 ＊詳細規定請參考「各項費用印領清冊業務單位歸屬明細表」 (主計室網頁/法令規章/其他)。

印領清冊結報應提供資料 類別 應檢附附件或註明事項 聘僱人員薪津 專任：應檢附奉准之案據、或 兼任：完成兼任助理系統之聘僱流程 (狀態必須顯示為：報到流程完成，始得支領薪資) 臨時工資 檢附兼任助理系統之線上簽到記錄 演講費 註明講題及演講之日期時間、地點。 鐘點費 註明課程名稱、時數及標準。 稿費、審查費 註明稿件名稱、字數及支給標準。 出席費 註明會議名稱、地點及日期時間，並提供簽到記錄， 上限為2,000元 ＊前述各所得若非透過金融機構支付，應檢附『國立中山大學收據』

結報時檢附之印領清冊 ＊印領清冊請設定IE列印格式-橫印

兼任助理系統注意事項 兼任助理(包含臨時工、工讀生)聘僱流程全面於 『兼任助理系統』操作 (請勿再送紙本聘僱表至主 計室)→即使工作一天，也要完成聘僱流程 聘僱兼任助理若有超過一個經費來源，得填寫『強 制新增計畫相關欄位』 臨時工及工讀生報支時，系統內簽到工時表（舊工 作日誌）請印出附於印領清冊後方 兼任屬性及系統操作問題請洽人事室 勞健保投保相關問題請洽總務處事務組

二、交易類型－國內差旅

國內差旅結報注意事項 先作「出差申請」，後以「出差旅費報告表」結報(附相關單據)。 出差旅費報告表內容 交通費：核實報支 A.飛機、高鐵、船舶、計程車→檢據 B.汽車及捷運、火車→註明起迄地點 C.計程車需於出差申請時提出申請； 單程上限$250(檢據) 住宿費：出差地需與機關距離60公里以上，且需檢據，始得依職級報支。 雜費：每日上限400元。 以手機票證方式搭乘高鐵者，可臨櫃取得或透過網路下載購票證明，均可作為支出憑證，又網路下載購票證明係由當事人自行列印，故應由報支者於該證明簽名並註明未重複報支後作為報支憑證。

出差天數，一列即為一天，身分證號及姓名欄位此二欄需鍵同出差人資料 國內差旅費報告表登錄畫面 出差天數，一列即為一天，身分證號及姓名欄位此二欄需鍵同出差人資料

簡任級人員（第十至十四職等、薦任第九職等人員晉支年功俸） 二、交易類型－國內差旅 中央機關公務員工國內出差旅費報支數額表 職務 等級 費別 特任級人員 簡任級人員（第十至十四職等、薦任第九職等人員晉支年功俸） 薦任級以下人員 (九職等以下包括約聘(僱)人員、雇員、技工、駕駛及司機與工友） 交通費 搭乘飛機、高鐵、船舶者，部會及相當部會之首長、副首長得乘坐商務艙（車廂）或相同之座（艙）位，其餘人員乘坐經濟（標準）座（艙、車）位，並均應檢附票根或購票證明文件，搭乘飛機者並須檢附登機證存根，覈實報支。其餘交通工具，不分等次覈實報支。 住宿費 每日上限 2,200 1,800 1,600 檢據覈實報支 雜費 400

二、交易類型－國外差旅 於出差前填具『出差申請表』及 『出國旅費申請表』，簽報機關首長核准其出差行程、日數及所需旅費數額；非經事先核准，不得延期返國。 回國後以「國外出差旅費報告表」及相關原始憑證結報。

請務必於出國前完成申請，此表單置於主計室－表單下載專區 (非請購系統列印出)

國外出差旅費－分類 分類 內容 交通費 出差人員搭乘飛機、船舶及長途大眾陸運工具所需費用。 生活費 住宿費：生活費日支數額之 70% 膳食費：生活費日支數額之 20% 零用費：生活費日支數額之 10% 辦公費 出差人員出國之手續費、保險費、行政費、 禮品交際及雜費。

國外出差旅費－交通費應檢附單據 1.機票票根或電子機票 2.國際線航空機票購票證明單或旅行業代收轉付收據或其他足資證明支付票款之文件 3.登機證存根或足資證明出國事實之護照影本或航空公司所開立之搭機證明 4.進出臺灣航段，若非搭乘國內航空公司班機，請提供搭乘外籍航空申請表 前項以外交通費之報支，除本國境內依國內出差旅費報支要點規定辦理外，應檢附原始單據或旅行業代收轉付收據。

登機證 近日常見感熱紙列印之登機證，請影印一份一併黏貼；避免日後字軌模糊無法查考。 電子機票 代收轉付收據

1.此表單置於 主計室表單 下載專區 2.104/8/1已授權一級單位主管決行

國外出差旅費－生活費 請參『中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表』 住宿費70% 住宿免費宿舍、過境旅館或在搭乘之交通工具歇夜及返國當日，以30%計算生活費(70%住宿費部分不得報支)。 膳食費20% (早餐4%，中餐8%，晚餐8%) 會議或行程中有提供餐點，應相對分別扣除膳食費。 零用費10% 市區火車票費、市區公共汽車票費、市區捷運車票費、個人信用卡手續費、洗衣費、小費及其他與生活有關之各項費用 生活費應以出國前一日(如逢假日往前順推)臺灣銀行即期賣出美元參考匯價為依據辦理報支。 以目的地(而非轉機點)之日支生活費為計算基準

國外出差旅費－生活費 臺灣銀行首頁→匯率利率→歷史匯率

國外出差旅費－辦公費 手續費 護照費、簽證費、黃皮書費、預防針費、結匯手續費及機場服務費 保險費 保險額度400萬元，檢附原始憑證報銷。以共同供應契約得標廠商費率表為報支上限。 (請參考主計室網頁→法令規章→差旅及訓練講習→ 國外8-1及8-2 明台產物保險明細表) 行政費 報名、註冊、郵電、翻譯及運費等費用 (註冊費應檢附收據正本，不得僅提供信用卡帳單) 禮品交際 及雜費 包括禮品費、交際費、計程車費、租車費等費用。 (每人每日新臺幣600元總額度為限) 以上辦公費項目均需檢附原始憑證正本(發票或收據)報支。以出國前一日(如逢假日往前順推)臺灣銀行即期賣出當地幣別參考匯價計算。

出差天數，一列即為一天，身分證號及姓名欄位此二欄需鍵同出差人資料 此列資訊請確實填寫，以利未來主管機關查考

請購系統登帳完 成後，即可印出 左列『國外出差 旅費報告表』， 連同各項原始憑 證，一併送人事 室→主計室 出差旅費報告表 (無論國內外)若有修改，請出差人逐一核章

國外旅費－補充資訊 完整報支流程，請參考主計室網頁主畫面→點選國外旅費頁籤→結報國外旅費作業流程 主計室網頁→表單下載區有各項檢核表及範例，請多加運用 完整報支流程，請參考主計室網頁主畫面→點選國外旅費頁籤→結報國外旅費作業流程

國內差旅例題 帳號:MG0011-MG0014 密碼:2083 計畫代碼:03B20831-03B20834 105/8/20 至台北洽談建教合作案差旅 高鐵來回 $1490+ $1490 雜費 $400

三、收支明細表查詢 顯示案件流程狀態

三、收支明細表－各欄位說明 (A)預算數：核定數 (B)實支數：已開傳票 (C)核銷簽證數：尚未開立傳票之核銷案 (D)暫付數：借款(暫付申請) (E)暫付簽證數：借款後，已轉正或歸墊者 (F)請購未銷數：已請購、未核銷完畢之差額

四、常見錯誤樣態－零用金 說明及註記請勿用鉛筆 憑證金額與報支金額不符(若欲報支較少金額請註明『實支數』) 感熱紙發票號碼請謄寫於空白處 憑證請不要重疊黏貼，容易遮蔽必要資訊(例如：日期) 無法直接辨識之品名，請額外註明並核章 憑證記載單位為「一式」或「一批」者，請提供明細 未具體說明事由、用途；或所有項目都僅寫「公務用」 報支匯費－匯款單之匯款人欄位請填寫國立中山大學；匯款代理人才寫自己名字 教職員(包含助理)不得額外保險

四、常見錯誤樣態－國內旅費 汽車及捷運、火車未註明起訖地點 講習性質之活動不得支雜費 出差申請單若修改，請再陳核人事室 僅能報支機關所在地往返出差地點之交通費。例：開會地點於彰師大，去程搭高鐵至台中，回程從台中高鐵回中山大學，去、回程請『分別』註明事由 (台中較彰化遠)

常見報支問題查詢處 主計室首頁→業務Q&A 法令規章→其他 講習課程投影片

常見報支問題查詢處 國外差旅結報完整流程→ 出國差旅日支標準、保險費上限→於法令規章查詢

結語 本誠信原則對所提出之原始憑證之支付事實真實性負責，如有不實應負相關責任。

簡報結束，謝謝聆聽。