低保档案整理办法 宁波市江东区档案局 陶渊琼

低保档案管理办法 《浙江省最低生活保障档案管理办法》 （浙档〔2005〕85号） 《宁波市江东区社区档案管理办法》 （甬东档〔2008〕23号 ）

一、低保档案概念 　 所指的最低生活保障档案(以下简称低保档案)是指在最低生活保障工作过程中直接形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（第二条 ）

二、低保档案分类 按载体：文字、图表、声像等 按内容：公文管理类 业务数据类 低保对象类 按归档单位：县（市、区）民政局 乡镇人民政府（街道办事处） 村（居）委会

三、低保档案收集 1、归档时间 2、归档范围 3、归档要求

1、归档时间：低保工作业务部门应于次年3月底前将上一年度的低保文件材料整理完毕。（第十一条） 2、归档范围：《浙江省低保档案归档范围和保管期限表》（附件）

浙江省低保档案归档范围和保管期限表 归档范围保管期限 1、公文管理类的归档范围和保管期限表参见《机关文件材料归档和不归档范围》和《文书档案保管期限表》(国档发〔1987〕27号)执行 2、业务数据类 2.1最低生活保障批复文件 长期（30年） 2.2低保对象动态管理报告、核查材料 15年 2.3低保对象花名册、低保金发放凭证 15年 2.4低保对象增加、减少、停止情况材料 5年（10年） 2.5定期复查表 5年 2.6低保对象评议材料 5年 2.7低保对象享受优惠政策落实情况材料 5年

3、低保对象类注销之日起满5年 （一般为长期） (1)最低生活保障申请审批表 (2)低保对象户主书面申请报告 (3)低保对象户口簿、户主及家庭成员身份证的复印件 　　(4)家庭成员收入证明、测算表等材料 　　(5)调查证明材料，包括：下岗证、重大疾病证明、残疾证、失业证、学生证等针对性的专用证明或证件证明材料 　　(6)最低生活保障家庭年度备案材料 　　(7)低保户协议书 　　(8)其他相关材料 　　(9)注销通知单 4、涉及低保工作的有关照片、录音、录像等特种载体参照相关纸质

各级单位低保归档范围（第八条） 1、市地民政部门负责保管低保工作中形成的综合性文件材料 2、县(市、区)民政部门负责保管申请表、审批表及汇总性文件材料 3、乡镇人民政府(街道办事处)负责保管低保工作中形成的全部文件材料 4、村(居)委会负责保管花名册。 5、其中低保对象类文件材料若原件只有一份，则应由乡镇人民政府(街道办事处)负责归档，其他单位保存副本或复制件。

3、归档要求：归档的低保档案应完整、准确，字迹工整，载体和书写材料要符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用纯蓝墨水、红墨水笔、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件。 （第七条）

四、低保档案的整理 1、公文管理类、业务数据类统一归入文书档案，采用传统立卷。 2、低保对象类作为二级类目进行管理，采用一户一袋。 3、录音带、录像带、磁盘、照片等特种载体应另行分类整理编目存放，并填写相应的参见号。

[归类时，各单位可将低保档案单独设类，亦可归入文书档案类，作为二级类目进行管理。（第九条）] (一) 低保工作中形成的公文管理类档案的整理按照《归档文件整理规则》(DA／T22—2000)执行。 （二）业务数据类的整理： 2、乡镇人民政府(街道办事处)应将变动及复审形成的文件材料，及时归档，按先后时间顺序排列在原有低保对象类材料之后，同时填写袋内文件目录。

1、文书档案的整理 分类、整理、编目 保管期限：30年、10年 卷内文件的排列与编目 1、排列卷内文件 2、编页号 3、填写卷内文件目录、备考表 4、拟写案卷题名 作者（责任者）-内容（问题）-名称（文种）

宁波市江东区东柳街道 文书档案 文书案卷卷皮 东柳街道关于低保工作的批复、人员名册 自1998年1月至1998年12月 保管期限 30年 全宗号 48 宁波市江东区东柳街道 目录号 1 文书档案 年度 一 九 八 年 东柳街道关于低保工作的批复、人员名册 案卷号 42 自1998年1月至1998年12月 保管期限 30年 本卷共 件 86 页 归档号

江东区白鹤街道黄鹂社区 文 书 档 案 黄鹂社区关于低保工作的人员名册、申请表、审批表 自 2009 年 1 月至 2009 年 12 月 文 书 档 案 黄鹂社区关于低保工作的人员名册、申请表、审批表 自 2009 年 1 月至 2009 年 12 月 保管期限 30年 本卷共 件 56 页 归 档 号 全宗号 目录号 案卷号 12 5

卷 内 文 件 目 录 顺序号 责任者 文号 题名 日期 页号 备注 01 黄鹂社区 低保人员名册 20080203 1 02 卷 内 文 件 目 录 顺序号 责任者 文号 题名 日期 页号 备注 01 黄鹂社区 低保人员名册 20080203 1 02 低保人员审批表、申请表 20080206 5-56

文 书 案 卷 目 录 东柳街道关于低保工作的批复、人员名册 案卷号 题名 起止时间 卷内页数 保管期限 备注 001 东柳街道关于年度工作的计划、总结 20070101 -20071231 35 永久 002 003 004 30年 005 东柳街道关于低保工作的批复、人员名册 51 006 10年 007

2、低保对象类档案的整理（第九条） （1）乡镇人民政府(街道办事处)按户为保管单位进行整理，一户一袋；袋内文件材料参照《浙江省低保档案归档范围和保管期限表》规定的顺序排列编流水号，编制低保对象档案袋目录放置于每袋的首页。 （2）对村(居)委会产生的低保档案的整理不作要求。

卷内文件排序、编号、编目 1、卷内排列（见PPT8） 2、右上角处编档号：档号章 3、卷内目录、备考表填写 案卷的排列与编目 1、排列案卷 分类号-社区代号-案卷号 3、卷内目录、备考表填写 案卷的排列与编目 1、排列案卷 2、编制档号 如：DB-1-1 3、编制案卷目录 检索工具：案卷目录、全引目录 档号 序号 DB-1-1 1

卷 内 文 件 目 录 01 东柳街道 李**低保审批表、申请表 20080203 3 02 李**书面申请报告 20080206 4 卷 内 文 件 目 录 顺序号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 01 东柳街道 李**低保审批表、申请表 20080203 3 02 李**书面申请报告 20080206 4

低 保 档 案 案 卷 目 录 类目号（分类号-社区代号）：DB-1 案卷号 案卷题名 起止时间 卷内件数 保管期限 备注 001 李**（低保申请表、审批表） 20070101- 7 长期 002 杨** 注销 003 004 005 006 007 008 009 010

3、录音带、录像带、磁盘、照片等特种载体应另行分类整理编目存放，并填写相应的参见号。可参照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA／T15—95)、《电子文件归档与档案管理规范》(GB／T18894—2002)及《照片档案管理规范》(GB／T11821—2002)等有关标准整理。（第十条）

五、移交、保管 文书档案、其他载体档案移交综合档案室保管，低保对象类档案可自行管理。 1、低保工作业务部门应于次年3月底前将上一年度的低保文件材料整理完毕，将保管期限为15年以上的低保档案移交本单位综合档案室，移交时应编制档案移交清册，并按规定办理移交手续，保管期限为5年的可由业务部门自行保管。（第十一条 ） 2、各单位要确保低保档案的完整与安全，根据档案工作的要求，采取必要的保管和保护措施，将低保档案与本单位档案一起存放。（第十三条 ）

低保工作人员应列入单位档案鉴定小组人员名单。 六、鉴定 低保工作人员应列入单位档案鉴定小组人员名单。 低保档案保管期满应及时鉴定。鉴定应在本单位分管负责人的领导下，由业务部门和档案人员共同组成鉴定小组，按照保管期限表准确判定档案的存毁。对失去保存价值的档案，应清点核对，并编制销毁清册，经分管领导审批，到指定地点销毁。（第十二条）

七、利用与计算机应用 将低保档案查阅、借阅制度的有关内容纳入本单位档案借阅利用制度。外单位借阅低保档案，必须凭单位介绍信，经领导批准，并办理登记后，方可借阅，并限时归还。（第十四条） 在对档案信息实行有效保密的前提下，积极利用各种现代化技术手段，建立低保档案数据库，为统计汇总、综合调研、分析决策、查找利用等创造便捷条件。（第十五条 ）

低 保 档 案 案 卷 目 录 分类号 社区代号 案卷号 案卷题名 起止时间 卷内件数 保管期限 备注 DB 1 001 李**（低保申请表、审批表） 20070101- 7 002 003 004 005 006 007 008 009 010

卷 内 文 件 目 录 DB 1 001 分类号 社区代号 案卷号 顺序号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 01 东柳街道 卷 内 文 件 目 录 分类号 社区代号 案卷号 DB 1 001 顺序号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 01 东柳街道 李**低保审批表、申请表 20080203 3 02 李**书面申请报告 20080206 4 03 04 05 06 07 08 09 10

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