公文写作与常见病例分析

第一部分 公文写作基本知识

一、公文的概念 公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。 二、公文的分类 公文的分类有很多方法，如按使用范围划分、按效力划分、按行文的方向划分等等。我们今天不讲这么复杂。但是有一种分类方法大家要了解一下。

即按行文的方向划分：分为上行文、下行文、平行文以及通行文四类。 1.上行文。上行文是指下级机关、组织、单位向对其具有领导或指导关系的上级机关报送的公文，如请示、报告、汇报性的简报等。行政机关向同级的权力机关报批的议案等也属于上行文。 2.下行文是指上级机关、组织、单位向所属机关、组织、单位以及虽无隶属关系却有指导职能的下级机关、组织、单位下发的公文，如命令、决定、批复以及带有指示性的通知、通报等。

3.平行文。平行文是指平级机关、组织、单位或没有隶属关系的机关、组织、单位之间，为协商或通知有关事项而制发的公文，如函等。 4.通行文。通行文是指既可以上报，又可以下发，还可以平级送达的公文，如会议纪要、意见等。

三、公文的文种 《浙江蓝天实业集团公文处理细则》中根据我们企业的特点分为决定、通知、通告、通报、报告、请示、规定、意见、批复、函、会议纪要，共11个文种。 但国务院最新公布的《国家行政机关公文处理办法》中共有13个文种，我们企业去掉了“命令、公告”两个文种，因为这个文种一般只适用于党政部门，在企业里不适用。

四、公文格式 公文一般由发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人标题、主送部门、正文、附件、成文时间、印章、主题词、抄送部门、印发部门和时间等部分构成。

五、行文规则 公文一般由发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人标题、主送部门、正文、附件、成文时间、印章、主题词、抄送部门、印发部门和时间等部分构成。

第二部分 公文写作常见病例分析

一、文种使用病例分析 （一）易混淆使用的几个文种： 1.请示与报告：这是我们上行文当中容易出现的错误，主要表现是该用“请示”时经常用“报告”。（因为我们的领导或者外面政府机关当我们有事要求协办时，经常可能会说你们打个“报告”上来，我们批一下，这样也经常造成我们产生这种错误）。但实际上这两个文种是有区别的。 请示是呈办件，是需要批复的； 报告是呈阅件，可批可不批。

2.通知与决定：这主要在我们集团的人事任命时会碰到这个问题，不知道是该用“通知”还是“决定”，即哪些人员任免是只需要任免名单就可发文（任免名单中也可用“决定任免”形式），哪些人员任免是要用“关于任免****的通知”？哪些人员任免是要用“关于任免****的决定”这种公文形式的，有没有具体规定？     我还没有看到这方面的具体规定。任免名单是登报、登会刊用的，发文则一律用任免通知，或者是关于××的决定，都发常委会文件，这是浙江省里的做法。

3. “通报”与“处分决定”：这在我们集团中处罚、批评时运用文种可能把握不定的。实际两者有所区别，掌握了两者的区别，运用时可能选择的比较合适。两者的不同点有： 首先，制发公文的目的不同，“通报”是为了教育当事人更是为了教育更多的人，指导和推动有关工作；“处分决定”则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处分意见。 其次，对象不同，“通报”的对象须是具有典型性的人或事，“处分决定”则是针对所有需给予处分的人及事。

再次，内容性质不同，“通报”介绍说明错误事实时概括而原则，以能引出结论为度，“处分决定”中的这部分内容则具体而微；“通报”中常需有要求其他有关人员记取教训，采取有关措施的基本要求，“处分决定”则无此类内容，“处分决定”中必须有明确的纪律处分意见，“通报”则不一定有。 最后，发送范围不同，“通报”发送范围广泛 ，“处分决定”则一般只与当事人及有关方面见面，很少普发。

(二)常见的错误使用文种现象 1.生造公文文种 如《关于燃煤供应问题的补充说明》、《关于物业服务处主任实行竞争上岗的解释》、《关于进一步加强集团安全生产工作的汇报材料》，在这三份文件中，把“补充说明”、“解释”、“汇报材料”当成了行政公文的文种使用。 2.滥用公文文种 这一点，主要是指在写作实践中，超出职权范围和工作内容随意使用法定公文的现象。如把应该用于某些社会事务性文书（如广告、声明、启事等）解决问题的，却滥用“通知”、“通告”等；

在提出一般事项的请求时能用“申请”办理的，却用“请示”或“报告”，搞公文文字游戏；有些单位把“简报”当成法定公文，取代“报告”使用进行反映情况。再比如，由于“通知”的适用范围很广，功能很多，同其它许多公文文种都有交叉，于是有人就把“通知”当成了万能文种，似乎什么文件都可以用“通知”制发，本该用“会议纪要”、“批复”、“通报”等文种的，行文皆用“通知”代替。 3.随意叠加公文文种 如“请示报告”、“请示函”、“批复函”等，这些都是属于叠加公文文种。

二、公文格式病例分析 （一）发文机关标志不规范： 1.上报公文版式不规范。这不仅在我们蓝天集团是这样子，在其它许多企业（单位）都存在这个问题，即上行文不用上行文版式，或未标志签发人。 对于上行文，要求发文机关标志上边缘至版心上边缘为80mm（平行文和下行文等一般文种发文机关标志上边缘至版心上边缘为25mm）,目的是要留出一定的空间供上级机关批示文件。上行公文需要标志签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人居右空1字。

（二）发文机关代字不当： 常见的发文机关代字不规范的现象主要表现为机关代字使用不当，其简称不当易造成混淆，起不到代字的作用，如“华南师范大学”，其发文机关代字不能写成“华师大”，而应该是“华南师大”，因为另外还有“华中师范大学”、“华东师范大学”。

（三）标题不规范： 规范的公文标题通常由“发文机关+事由（内容）+文种”构成。常见的不规范标题有以下几种： 1.无版头公文、传达重大决策事项的下行文省略发文机关。（如果文件本身已印制版头，为避免公文标题累赘，普通公文也可不标明发文机关） 2.省略事由。除极其简短的通知、邀请函外，一般来讲不得随意省略发文事由。

3.事由表述不规范。如《××公司关于生产线技术问题改造的请示》，如果不看公文内容只看标题的话，该文既可能是涉及公司生产线规划的问题，也有可能是涉及生产线改造经费的问题。 4.省略文种。如《××县人民政府关于批转××局关于开展××活动的意见》，应改为《 《××县人民政府关于批转××局关于开展××活动的意见 的通知》。

5.省略介词“关于”。“关于”是连接发文机关和事由的介词，与事由组成介宾结构。如果随意省略“关于”，容易让人对公文内容产生歧义。如《 × × 省财政厅表彰2008年度财务工作先进集体和先进个人的决定》，是面向本省所有单位进行表彰，还是只在该厅内部进行表彰，存在歧义。 6.缺少宾语。如《××公司开展送温暖的通知》。 7.缺少主语。如《××局关于赴贵市学习考察的函》。

8.搭配不当。 9.标点符号使用不规范。公文标题的标点符号不同于正文中标点符号的用法，《办法》明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点”。但在日常工作中，我们经常可以看到标点符号在标题中不规范使用的现象

※ 转发通知的标题问题。例如《 × × 县人民政府关于转发 × × 市人民政府关于转发 × × 省政府关于转发国务院关于切实做好征地拆迁工作的通知的通知的通知的通知》。这个标题虽然说并没有什么错误，但由于层次太多，显得非常啰嗦，让人不知所云。修改的方法是去掉中间环节，《 × × 县人民政府关于转发国务院关于切实做好征地拆迁工作的通知》。

（四）主送机关不规范 1.主送机关过简。如有我们集团内部有些部门或子公司在绍兴县人民政府上报文件时，主送机关为“县府”，这样的称呼过简，不能反映出到底是那个县府。 2.越级主送。在我们集团中，包括我自己也经常碰到这种情况，这主要是领导需要，这样做也是出于工作需要没办法。但是，我们做文字工作的要明白一点，一般情况下不得越级向上报送文件。

（五）附件标识不规范 1.混淆附件的性质，导致标识错误。附件按性质可分主体附件和从属性附件两种。带有主体性附件的公文，其主件实质上只起一种“批示”、“按语”或“说明”的作用,附件才是文件的核心。而从属性附件，是对公文主件起补充、说明作用的图表、名单、统计数据、印证材料、参考资料等。因混淆两类附件性质常出现的错误是，对于主体性附件在正文中标注了名称。 例如“关于印发××公司2008年工作计划的通知”，正文后标注了“附件：××公司2008年工作计划” 2.附件的标点符号不正确。

（六）公文版记标示不规范 1.主题词标示不规范。 2.抄送机关不规范。抄送机关标示不规范主要表现在一些细节方面。如受其上方主题词顶格标示的影响，将抄送机关居左顶格标示；或抄送机关回行时顶格书写；或在标示多个抄送机关时，中间既不用逗号隔开，末尾也不用句号等。 我们集团一些公司包括现在县府等政府机关还在用“抄报”等已经废除的字样。（1994年1月1日起改掉的）

三、行文规则病例分析 违反行文规则的常见情形： 1.文牍主义。行文应当确有必要，注重实效原则，可发可不发的公文则不发，可长可短的公文要短。 2.多头主送。如“县委、县府”，“县委并省委”，等等，这些都是不规范的做法。向上行文，虽然《办法》仅强调了请示只可主送单一机关，对其它上行文夫明确规定，但在实际工作中也要遵循这一原则。 3.越级上报。如，不报给主管部门；直接报给领导。

4.混淆行文关系。主要表现为党政不分。譬如向上级反映行政工作事项，却向上级党委机关行文；党务工作内容却向上级行政部门行文。 (机构的下设科室不得对外行文) 5.乱抄乱送。抄送一般按机关性质和隶属关系掌握，依据国家、省、市级单位层次顺排，如确需抄送上级领导的，可先排个人，再排单位。 例如，有一份××市××局写给市政府的上行文，其文尾的抄送栏是这样设计的：

抄报：孙市长、省××局、各县（市）××、市直各局（委）××室 分析：此处不当之处有三处： 一是“抄报”应改为“抄送”。1994年1月1日起就这样规定了。 二是不能把不同级别的抄送机关并列在一起。“省××局”与“各县（市）××局”属不同层级的机构，用顿号并列在一起不合适，应用分号，且应分开行（即另起一行）书写。 三是应在最后一个抄送机关后标句号。 综上所述，应修改为： 抄送：省××局； 各县（市）××、市直各局（委）××室。

关于表彰××省供销合作社改革发展先进集体的通报 四、正文写作中常见病例分析 一、内容残缺 例文： 关于表彰××省供销合作社改革发展先进集体的通报 ××府[×× ××] ×× 号 各地级以上市人政府，各县（市、区）人民政府，省政府各部门、各直属机构： 近年来，全省供销合作社在参与社会主义农村建设等方面取得了可喜的成绩。为表彰先进，省人民政府决定对在全省合作社改革发展中做出突出贡献的××市供销合作总社等40个单位予以通报表彰。 附件：××省供销合作社改革发展先进集体名单 ××省人民政府 ××××年××月××日

分析：上述例文在内容方面存在常见的两个问题： （1）缘由和背景交代不详细。例文显然是表彰全省供销合作社在社会主义新农村建设中取得的一些成绩，但一开头就交代此内容，显得非常突兀，应交代清楚如何克服困难，取得这些成绩的。否则缺乏说明力和根据，使得表彰的效果受到极大影响，也不符合公文的规范要求。本文应具体阐述缘由或背景，然后引出表彰的具体要求。 （2）缺乏要求和希望。公文内容一般包括缘由、原因分析、具体事项、希望和要求等。本文作为一个通报，其目的是表彰先进，激励大家积极做好相关工作，应

关于表彰××省供销合作社改革发展先进集体的通报 提出一些具体的要求和希望。例文虽内容简洁，直接点题，除了缺乏缘由的阐述外，更缺少希望和要求这一部分，从而使得公文失去了行文的根本目的。 综合上述，可将例文修改为： 关于表彰××省供销合作社改革发展先进集体的通报 ××府[×× ××] ×× 号 各地级以上市人政府，各县（市、区）人民政府，省政府各部门、各直属机构： 近年来，全省供销合作社在省委、省政府的领导下，团结一致，切实转变观念、改革创新、奋力拼搏，克服了重重困难，在解决历史遗留问题、发展农村现

代流通网络、参与社会主义新农村建设等方面取得了可喜的成绩。为表彰先进，省人民政府决定对在全省合作社改革发展中做出突出贡献的××市供销合作总社等40个单位予以通报表彰。 受表彰的单位要继续发扬成绩，再接再厉，为全省供销合作社改革发展做出新的贡献。全省各级供销合作社要以先进典型为榜样，解放思想，转变观念，开拓创新，真抓实干，进一步加快改革发展步伐，为我省供销合作事业、服务社会主义新农村建设做出积极贡献。 附件：××省供销合作社改革发展先进集体名单 ××省人民政府 ××××年××月××日

二、条理不清、结构混乱。 三、词语搭配不当。 四、语序混乱。 五、成分残缺。 六、成分多余。 七、句式杂糅。 八、逻辑不清。 ※标点符号问题，大家可以看一些关于标点符号知识的资料。

谢谢大家！