文 書 處 理 本校文書組 101.03.14

文 書 處 理 法 令 依 據 公文程式條例 中華民國96年3月21日 總統華總一義字第09600034571令修正 印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法 中華民國93年10月13日 行政院院臺人字第0930032659號函令修正 機關公文傳真作業辦法 中華民國82年4月7日 行政院院臺秘字第08641號函令訂定發布 機關公文電子交換作業辦法 中華民國99年5月11日 行政院院授研訊字第0992460478號令修正 印信條例 總統華總一義字第09600034531令修正 國家機密保護法 中華民國92年2月26日制定 國家機密保護法施行細則 中華民國92年9月26日訂定 文書處理手冊 中華民國99年1月22日 行政院院臺秘字第0990091522號函修正

文書處理 收文處理 (文書組) 文件簽辦 (各單位承辦人及主管) 文稿擬判 (各單位承辦人及主管) 發文處理：紙本郵寄或電子交換(文書組) 歸檔處理（承辦人及檔管人員配合辦理）

公文用紙格式

令

函稿

書函

簽

簽辦單

平行文

下行文

上行文

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擬稿注意事項（一） 擬稿須條理分明、簡明扼要，勿用空泛之詞、陳腐套語、 地方俗語、與公務無關者，均應避免。 引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，不宜僅以 云云照敘。如須提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。 敘述事實或引述人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及有關解釋等，應詳加核對，避免錯誤。 各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係重要者，請以括弧加註原文，以資對照。 文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉手續，或可否照准、究應如何辦理等空言敷衍。 擬稿以一文一事為原則。來文如係一文數事者，得分為數文答覆。 引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣，如「貴」、 「鈞」等應改為「OO」、「本」、「該」等。

擬稿注意事項（二） 簽宜載明年月日及單位。 擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字號，俾便查考。 案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文。 文稿中多個機關名稱同時出現，按照既定機關順序，由左而右依序排列。 字跡應力求清晰，不得潦草，如有添註修改，應於該處蓋章。 文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字。上下左右空隙，力求勻稱。 文稿有2頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋騎縫章或職名章，且應於每頁下緣加註頁碼。

承辦人擬辦文書應注意事項（一） 對於單位登記桌送交之文書，或根據工作分配須辦理者，承辦人員應即行擬辦，並將辦理情形登錄於公文電腦系統，以備查詢。 機關首長或單位主管對主管業務認有辦理文書必要者，得指定承辦人員擬辦。 負責主辦某項業務之人員對其職責範圍內之事件，認為必須以文書宣達意見或查詢事項時，得自行擬辦。

承辦人擬辦文書應注意事項（二） 承辦人員對於文書之擬辦，應查明全案經過，依據法令作切實簡明之簽註： 須經會議決定者，提會處理。 法令有明文規定者，依規定擬稿送核： 法律優於命令 後法（令）優於前法（令） 特別法優於普通法。 下級機關之命令不得牴觸上級機關之命令。

承辦人擬辦文書應注意事項（三） 承辦人員對本案原有文卷或有關資料，應詳予查閱，以為擬辦處理之依據或參考，並於必要時應摘要附送主管作為核決之參考。 簽具意見，應力求簡明具體，不得模稜兩可或晦澀不清，尤應必免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」字樣。 重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或當面請示後，再行簽辦。 毋須答復或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查。

承辦人擬辦文書應注意事項（四） 承辦人員擬辦案件，應依輕重緩急依序辦理，並均於規定時限完成，不得積壓。 承辦人員對於來文或簽擬意見，如情節較繁或文字較長者，宜摘提要點，以利核閱。 承辦人員對於來文之附件，有抽存待辦之必要者，應於簽辦單上書明「附件抽存」字樣，並簽名或蓋章。附件除書籍等另有指定單位保管者外，應於用畢後歸檔。

應先協商會商之文書，應注意事項 凡案件與其他單位之業務有關者，應儘量會商 會商方式： 以電話商詢或面洽，必要時，並記錄備查 以簽稿送會有關單位（順會或分會） 提例會討論 約集有關單位人員定期舉行會議商討 臨時約集有關人員小組會商 自行持稿送會 以書函洽商 在會報中提出，經決議作成紀錄後，辦稿時註明「已提○年○月○日會報決議」字樣，不再一一送會

陳核應注意事項 文件經承辦人員擬辦後，應分別按其性質，送交主管人員核決，如與其他單位有關者，並應先行會商商或送會。 核決者權責區分： 初核者 覆核者 會核者 決行者 承辦人員如未簽擬意見，應交還重擬，再行陳核。 如有2種以上意見備供採擇者，主管或首長應明確批示或另批處理方式，不可作模擬兩可之批 示。

承辦人員辦稿時附件之處理事項 附件須檢點清楚，隨稿附送。若隨文發出，辦稿時，用「檢送」或「檢附」等字樣 附件有2種以上時，應分別以附件1、附件2、… 附件應編列頁碼，以一份歸檔備查 發文附件宜儘量用電子文件 附件如不及隨稿附送時，請註明「封發時，附件請向承辦人員洽取」字樣 有時間性之公文，其附件不及隨文發出者，請註明「文先發，附件另送」。另送之附件上應書明「發文字號○○○○之附件」

核稿應注意事項 核稿人員對案情不甚明瞭時，可隨時洽詢承辦人員，或以電話詢問，避免用簽條往返，以節省時間及手續。 核稿時如有修改，應注意勿將原來之字句塗抹，僅加勾勒，從旁添註，對於文稿之機密性、時間性、重要性或重要關鍵文字，認為不當而更改時必須簽章，以示負責。 上級主管對於下級簽擬或經辦之稿件，認為不當者，應就原稿批示或更改，不宜輕易發回重擬。

會稿應注意事項 凡先簽後稿之案件已於擬辦時會核者，如稿內所敘與會核時並無出入，應不再送會，以節省時間及手續。 各單位於他單位送會之簽稿，如有意見應即提出，如未提出意見，一經會簽，即認為同意，應共同負責。 會稿單位對於文稿有不同意見時，應由主辦單位綜合修改後，再送決定，會銜者亦同 非政策性之緊急文稿，為爭取時效，得先發後會。

閱稿應注意事項 簽稿是否相符 前後案情是否連貫 有關單位已否會洽 程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文等是否正確、文字是否通順 措詞是否恰當、有無錯別字 對於文稿內容如有不同意見，應洽商主管單位或承辦人員改定，或加簽陳請長官核示，不宜逕行批改

判行應注意事項 文稿之判行按分層負責之規定辦理 宜注意每一文稿之內容，各單位間文稿有無矛盾、重複及不符等情形 對陳判之文稿，應明確批示。同意發文，批示「發」；認為無繕發必要尚須考慮者，宜作「不發」或「緩發」之批示 重要文稿之陳判，應由主辦人員或單位主管親自遞送 決行時，如有疑義，應即召集承辦人員及核稿人員研議，即時決定明確批示

回稿、清稿應注意事項 稿件於送會或陳判過程中，如改動較多或較為重大，或有其他原因者，會核或核決人員宜回稿，將稿件退回原承辦人員閱後，再行送繕 文稿增刪修改過多者，應送還原承辦人員清稿。清稿後應將原稿附於清稿之後，再陳核判。其已會核會簽者，不必再會核簽

公文夾之區分 最速件（1日須辦結者）用紅色 速件（3日須辦結者）用藍色（但本校採用紅色） 普通件用白色（6日須辦結者） 機密件用黃色或特製之機密件袋 各機關得視需要自行訂定。公文夾之使用，應與夾內文書性質相稱為宜 公文夾正面應標明承辦人員所屬單位名稱

蓋印及簽署應注意事項 各機關任何文件，非經機關首長或依分層負責規定授權各層主管判發者，不得蓋用印信。 監印人員如發現原稿未經判行或有其他錯誤，應即退送補判或更正後再蓋印。 機關內部單位主管依分層負責之授權，逕行處理事項，對外行文時，由單位主管署名，蓋單位主管職章或蓋條戳。 公文及原稿用紙在2頁以上者，其騎縫處均應蓋（印）騎縫章 附件以不蓋用印信為原則，但有規定須蓋用印信者，依其規定。 不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應先由申請人填具 「蓋用印信申請表」，其格式由機關自訂。陳奉核 定後，始予蓋用印信。

文書簡化（一） 減少文書數量 採用簡便或定型化方式 簡化文書手續 不須答覆或例行准予備查之案件，以存查方式辦理 登載電子布告欄或電子傳送方式處理 內容簡單者，以電話協商 造送各種報表，由業務主辦單位逕行送發 採用簡便或定型化方式 例行性事務，如請假、出差、請購等 併案處理 人事任免等，宜用定型稿 簡化文書手續 定期報表、私誼交際文電及其他不涉及公務之文件，均不必辦理收發文登錄

文書簡化（二） 文稿核會之簡化 上一層級已於之前擬辦時核可者，其文稿內容如無變更，應由次一層級代判，不必再送上級判行。較急要者，得先行判發，再補陳核閱。 彙存或彙辦：承辦人就首次來件簽明其理由，於奉核後，續收之同案件，逕由承辦人員註明彙存或彙辦。 利用業務會報商討涉及2個單位以上之案件，經作成決定後再辦，可減少公文簽會程序。 特急文件需會辦者，應逕行面洽，儘量避免遞送承轉等手續。

文書簡化（二） 行文之簡化： 使用副本注意事項： 各機關內部單位接洽職掌範圍內之事項或依分層負責之事項，可直接行文他機關內部單位，不須由機關對機關行文。 使用副本注意事項： 主體機關或通案分行之機關用正本，其餘有關聯或預計有同樣詢問者用副本 有關來文，須先向其機關查詢者，可將查詢行文之副本抄送來文機關 須副本收受機關處理者，得於文內加敘「請就某一事項予以處理」之字樣 越級行文時，得以副本抄送其直屬上級或下級機關 附件以正本為限。如需附送副本收受機關時，應在副本項內之機關右側註明「含附件」或「含○○附件」

文書保密(一) 機密等級： 絕對機密：影響國家安全或利益非常重大者 極機密：影響國家安全或利益重大者 機密：足以影響國家安全或利益者 密：一般公務機關機密，指本機關持有或 保管之資訊，除國家機密外，依法令 或契約有保密義務者。

文書保密(二) 機密文書處理規定： 凡委託其他公民營機構或個人研究、設計、發展、試驗、採購、生產、營繕、銷售或保管文件，涉及機密事項，皆應要求受託者先行採取保密措施，並送交委託單位核定機密等級等，並通知受託單位。 應繕造機密清冊送交受託者專人執據簽收，並檢查該機密文書之管理及運用情形，以保障不遭轉用或洩漏。 應要求受託者簽訂「保密契約」或「保密義務條款」，縱使契約終止或解除，非經解密，受託者仍應採取保密措施。

文書保密(三) 機密文書之簽擬、陳核，應由業務主管或其指定之人員處理。 一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製，除辦理該機密業務者外，以經單位主管以上人員同意者為限。 處理機關之機密文件應由機關首長或其指定人員為之。 屬「絕對機密」、「極機密」文書之封發，由承辦人員監督辦理 。屬「機密」、「密」則由指定之繕校、收發人員辦理。 機密文件應標示解密條件或時間。

文書保密(四) 機密文件之分文、及各項傳遞流程，除「絕對機密」、「極機密」，由承辦人員親自持送外，其餘非由承辦人員傳遞時，應密封交遞。 機密文書對外發文時，應封裝於雙封套內。封套之紙質須不能透視且不易破裂。封套左上角加蓋機密等級，並加密封，封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記，外封套不得標示機密等級或足以顯示內容之註記。 辦理機密之簽擬稿等所產生之各類紙本廢件，應由承辦人員即時銷毀之。不能即時銷毀時，應視同複製品，以保管機密文件方式保管。 會議使用之機密文書資料應編號分發，會議結束當場收回 收回；與會人員如需留用時，應經主管核准並辦理借用簽收。

文書解、降密(一) 機密等級之變更或解密，由承辦人員辦理。 國家機密之變更或解密，依國家機密保護法第10條第1項規定由原核定機關或上級機關為之。 一般公務機密文書，由原核定權責主管核定之。 若原核定機關因組織裁併或職掌調整，相關保護作業由承受其業務之機關辦理；無承受機關者，由原核定機關之上級機關或主管機關為之。

文書解、降密(二) 承辦人員依據機密件登錄主動檢查，或其他機關之建議（機密等級變更或註銷建議單），填具機密等級變更或解密之處理意見表及機密等級變更或註銷通知單陳送核定。 陳奉核定後，通知前曾受領該機密文件之受文機關依規定辦理機密等級變更或註銷程序。 辦理機密等級變更或註銷程序：將原案卷封面及文件上原有機密等級之標示以雙線劃去，並於明顯處浮貼已列明資料經承辦人簽章之機密等級變更或註銷通知單。 文書機密等級之附加變更或解密標示者，屆時即照標示自動變更或解密，由檔管單位會商業務承辦單位辦理有關手續。 非經非經解密者，不得銷毀。解密後，其銷毀方式依檔案法及相關規定辦理。

一般保密事項 各機關員工對於本機關任何文書，除經特許公開者外，須絕對保密。 文書之處理不得随意散置或出示他人。文書放置，應置於公文夾內，以防止他人窺視。 文書之核判、會簽、會稿時，不得假手本機關以外之人員，更不得交與本案有關之當事人。 因職務而持有之機密文件應保存於辦公處所，並隨時檢查。無保存必要者，應繳還原發單位；無法繳回者應銷毀之。 承辦機密文書人員，發現承辦或保管之機密文件已洩漏、遺失或判斷可能洩漏、遺失時，應即報告所屬主管查明處理。

三心：服務心 學習心 用心 二意：一意 達意

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