第8章EXCEL会计应用的基本方法 第9章EXCEL总账业务应用 第四部分： 电子表格数据集成与账务处理 第8章EXCEL会计应用的基本方法 第9章EXCEL总账业务应用

第8章会计数据库分析与查询 8.1Excel简介 8.2Excel操作界面 8.3常用函数

8.1 EXCEL简介 Excel是微软公司的办公软件Microsoft Office的组件之一，能够方便的处理表格和进行图形分析，对数据的自动处理和计算。 Excel在会计工作中的应用非常广泛。除了原始凭证以外，几乎可以包括会计工作中所有的表格。从记账凭证→明细账→总账→报表全部可以用Excel制作，各种各样的数据分析更是少不了Excel。 本章将介绍使用Excel2010在会计中应用所必须的基本方法。如果需要学习更多的Excel知识请参考“Excel 帮助” 。

8.2 Excel操作界面 快捷工具访问栏 控制按钮栏 标题栏 菜单栏 公式编辑栏 工具选项卡 列标 行标 工作表格区 工作表标签栏 显示比例 状态栏

Tips: “Ctrl+→”可以快速定位到最右边的列 “Ctrl+↓”可以快速定位到最底部的行 8.1 EXCEL简介 1、Excel的操作对象 在默认情况下，新建的工作薄中只有3个工作表，分别命名为[Sheet1]、[Sheet2]和[Sheet3]。 插入新的工作表 插入新的工作表 每个工作表包括由若干单元格组成。每行每列均有唯一的标识，该标识是由列字母和行数字组成的。例如：A1表示第A列第一行，即整个工作表的左上角的单元格。

2、数据输入 Excel中输入的数据可以是文字、数据、公式、图表、时间、日期或字符等。 (1)没有规律的数据输入 (2)有规律的数据输入 逐个输入 (2)有规律的数据输入 使用“控制柄／填充柄”进行填充有规律的数据 输入时，在公式输入栏和选中的单元格中会同时显示所输入的数据，而且在公式输入本的左边会出现3个按钮 ： 分别代表取消、确定、函数向导

3、数据的排序和筛选 选定需要进行排序的单元格区域，在[编辑]组中单击[排序和筛选]按钮，可以对所选区域进行升序、降序和自定义排序。 (1)数据的排序 选定需要进行排序的单元格区域，在[编辑]组中单击[排序和筛选]按钮，可以对所选区域进行升序、降序和自定义排序。 在自定义排序中，有[主要关键字]等下拉列表框，分别选择相应的选项，单击[确定]按钮就可以看到排序结果。 (2)自动筛选 在要筛选的工作表中选定任一单元格，单击[排序和筛选]按钮，此时在工作表中每个列标的旁边出现了一个下拉箭头，单击该按钮，将会弹出一个下拉列表框。从弹出的下拉列表框中选择需要的选项，就可以看到筛选结果。

4、设置单元格数据格式 。ExceI 2010对常用的数据格式进行了设置并加以分类，包含了常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、特殊以及自定义等数据格式。 其中“会计专用”是专门为处理会计数据而单列的。 在会计实务中，我们通常把存放金额、数量等的单元格格式定义为“会计专用”。

在[开始]选项卡的[数字]组中提供了常用的数据格式及设置参数，也可右键单击选中区域，选择[设置单元格格式]。 设置数字格式 设置货币格式 设置日期格式 在[开始]选项卡的[数字]组中提供了常用的数据格式及设置参数，也可右键单击选中区域，选择[设置单元格格式]。

8.3 常用函数 1、公式及函数的操作 在Excel 2010中提供了很多常用的公式和函数进行数据的计算与分析。 公式选项卡 在该选项卡中的所有工具选项都是用来帮助用户进行公式及函数应用的。其中，最常用的为[插入函数]命令。

插入函数：单击[插入函数]按钮，弹出[插入函数]对话框。在该对话框中选择需要的函数公式，单击【确定】按钮即可。也可先单击需要插入公式的单元格，输入“＝”后，接着输入相应的公式，按【Enter】键结束。

8.3 常用函数 2、公式 公式主要用于计算。使用公式可以进行简单的计算，如加、减、乘、除等；也可以完成很复杂的计算，如财务、统计和科学计算等；还可以使用公式进行比较或者操作文本和字符串。 ？？？ ＝10*2/3+4 ＝SUM(A1:A3) ＝B5&C6

8.3 常用函数 Excel公式的几种比较常用的语法规则： (1)文本运算 (2)比较运算 (3)数值转换 (4)日期和时间 =“计算机”&“会计”&“实验” ＝200<400 ； ＝100>400 =“1”+“2”；=“1”+“$2.00”；=“A“&TRUE =”12/08/01”－“85/11/09”

8.3 常用函数 在公式中可以通过引用单元格的行、列坐标 来代替单元格中的实际数值。 3、单元格的引用 在公式中可以通过引用单元格的行、列坐标 来代替单元格中的实际数值。 在公式中不但可以引用本工作簿中任何一个 工作表中任何单元格或单元格组的数据，也可以 引用其他工作簿中的任何单元格或者单元格组的 数据。

引用的类型 ①绝对引用 引用的单元格与引用的单元格的位置关系是绝对的，无论将这个公式粘贴到哪个单元格，公式所引用的还是原来单元格的数据。绝对引用的单元格名称的行和列前都有符号“$”，例如，$A$1，$D$2等。 ②相对引用 系统将会记住建立公式的单元格和被引用的单元格的相对位置关系，在粘贴这个公式时，新的公式单元格和被引用的单元格仍保持这种相对位置。相对引用的格式是直接用单元格或者单元格区域名，而不加符号“$”，例如，A1，D2等。 ③混合引用 若符号$在数字之前，而字母前没有$，那么被应用的单元格的行位置是绝对的，列位置是相对的。反之，行的位置是相对的，而列的位置是绝对的。这就是混合引用，例如，$E3或者E$3。

引用同一工作簿中的单元格 在当前工作表中可以引用其他工作表中单元格的内容。例如，当前的工作表是Sheet1，如果要在A1单元格中引用工作表Sheet3中B6：B8的内容之和，有以下两种方法。 ①直接输入。在Sheet1中选择A1单元格，输入“＝SUM(Shee3!B6：B8)”，然后按Enter键 。 ②用鼠标选择需要引用的单元格。在Sheet1中选择A1单元格，输入“＝SUM(”；单击Sheet3工作表的标签；在Sheet3中选择B6：B8单元格，然后按Enter键。

如果输入的公式不符合格式或者其他要求，就无法在Excel工作表的单元格中显示运算结果，该单元格中会显示错误值信息。 公式返回的错误值 如果输入的公式不符合格式或者其他要求，就无法在Excel工作表的单元格中显示运算结果，该单元格中会显示错误值信息。 错误值 含义 ####! 公式产生的结果以输入的常数太长，当前单元格宽度不够，不能正确地显示出来，将单元格加宽可避免这种错误 #DIV/0! 公式中产生了除数或者分母为零的错误，需要检查是否存在以下几种情况： (1)公式中是否引用了空白的单元格或数值为0的单元格作为除数；(2)引用的宏程序是否包含有返回“#DIV/0!”值的宏函数；(3)是否有函数在特定条件下返回“#DIV/0!”错误值 #N/A 引用的单元格中没有可以使用的数值，在建立数学模型缺少个别数据时．可以在相应的单元格中输入#N/A，以免引用空单元格 #NAME? 公式中含有不能识别的名字或者字符，这时候就要检查公式中引用的单元格名称是否输入了不正确的字符 #NULL! 试图为公式中的两个不相交的区域指定交义点，这时候就要检查是否使用了不正确的区域操作符或者不正确的单元格引用 #NUM! 公式中某个函数的参数不对，这时候就要检查函数的每个参数是否正确 #REF! 引用中有无效的单元格，移动、复制和删除公式中的引用区域，应当注意是否 破坏了公式中单元格引用，检查公式中是否有无效的单元格引用 #VALUE! 在需要数值或者逻辑值的位置输入了文本，检查公式或者函数的数值和参数

单元格中可以包括文本、公式或者函数。通过公式和函数可以在单元格中放置计算的值。公式可以进行加、减、乘、除运算，也可以包含函数。 4、函数概述 单元格中可以包括文本、公式或者函数。通过公式和函数可以在单元格中放置计算的值。公式可以进行加、减、乘、除运算，也可以包含函数。 函数类型 说明 数字和三角函数 可以处理简单和复杂的数学计算。 文本函数 用于在公式中处理字符串 逻辑函数 使用逻辑函数可以进行真假值判断，或者进行符号检验。 数据库函数 用于分析数据清单中的数值是否符合特定条件。 统计函数 可以对选定区域的数据进行统计分析。 查找和引用函数 可以在数据清单或者表格中查找特定数据，或者查找某一单元格的引用。 日期与时间函数 用于在公式中分析和处理日期和时间值。 工程函数 用于工程分析。 信息函数 用于确定存储在单元格中的数据的类型。 财务函数 可以进行一般的财务计算。

函数通过参数接收数据，输入的参数应该放在函数名 之后，并且必须用括号括起来，各函数使用特定类型 的参数，如数值、引用、文本或者逻辑值。函数中使 用参数的方式与等式中使用变量的方式相同。 函数的语法以函数的名称开始，后面是左括号以及逗 号隔开的参数和右括号。如果函数要以公式的形式出 现，则在函数名前输入等号。例如=AVERAGE(A1：A8) 输入函数与输入公式的过程类似。可以在单元格中直 接输入函数的名称、参数。这是最快的方法。如果不 能确定函数的拼写以及函数的参数，则可以使用函数 向导插入函数。

(1)财务函数举例－DDB函数（利用双倍余额递减法或其他方法来计算指定期间内某项固定资产的折旧费。） 5、常用函数 (1)财务函数举例－DDB函数（利用双倍余额递减法或其他方法来计算指定期间内某项固定资产的折旧费。） DDB(cost，salvage，life，period，factor) Cost——资产的初始价值； Salvage——折旧的剩余价值 Period——折旧值的单个时间周期，单位必须与life相同 Life——折旧的时间长度 Factor——省略该参数则默认为2，表示一般的双倍余额递减法，如果设置3，则表示3倍余额递减法

例：要计算￥100000的机器在剩余价值为￥10000，5年使用期限(60个月)的折旧费，可以使用公式＝DDB(100000，10000，60，1)来计算第一个月的双倍余额递减折旧费为￥3，333．33，

AVERAGE(number1, [number2], ...) 平均值 AVERAGE(number1, [number2], ...) Number1——要计算平均值的第一个数字或单元格引用。必填。 Number2, ... ——要计算平均值的其他数字、单元格引用或单元格区域，最多可包含 255 个。可选填。 逻辑值和直接键入到参数列表中代表数字的文本被计算在内。 如果区域或单元格引用参数包含文本、逻辑值或空单元格，则这些值将被忽略；但包含零值的单元格将被计算在内。 如果参数为错误值或为不能转换为数字的文本，将会导致错误。 若要在计算中包含引用中的逻辑值和代表数字的文本，请使用 AVERAGEA 函数。 若要只对符合某些条件的值计算平均值，请使用 AVERAGEIF 函数或 AVERAGEIFS 函数。

最大值 MAX(number1, [number2], ...) number1, number2, ... ——Number1 是必需的，后续数值是可选的。这些是要从中找出最大值的 1 到 255 个数字参数。 参数可以是数字或者是包含数字的名称、数组或引用。 逻辑值和直接键入到参数列表中代表数字的文本被计算在内。 如果参数为数组或引用，则只使用该数组或引用中的数字。数组或引用中的空白单元格、逻辑值或文本将被忽略。 如果参数不包含数字，函数 MAX 返回 0（零）。 如果参数为错误值或为不能转换为数字的文本，将会导致错误。 如果要使计算包括引用中的逻辑值和代表数字的文本，请使用 MAXA 函数。

最小值 MIN(number1, [number2], ...) number1, number2, ... ——Number1 是必需的，后续数值是可选的。这些是要从中找出最小值的 1 到 255 个数字参数。 参数可以是数字或者是包含数字的名称、数组或引用。 逻辑值和直接键入到参数列表中代表数字的文本被计算在内。 如果参数为数组或引用，则只使用该数组或引用中的数字。数组或引用中的空白单元格、逻辑值或文本将被忽略。 如果参数中不含数字，则函数 MIN 返回 0。 如果参数为错误值或为不能转换为数字的文本，将会导致错误。 如果要使计算包括引用中的逻辑值和代表数字的文本，请使用 MINA 函数。

合计值 SUM(number1,[number2],...) number1, number2, ... ——Number1 是必需的，后续数值是可选的。这些是要相加的 1 到 255 个数字参数。 如果参数是一个数组或引用，则只计算其中的数字。数组或引用中的空白单元格、逻辑值或文本将被忽略。 如果任意参数为错误值或为不能转换为数字的文本，Excel 将会显示错误。

IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false]) 逻辑判断 IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false]) logical_test ——必需。计算结果可能为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。 value_if_true——可选。logical_test 参数的计算结果为 TRUE 时所要返回的值。 value_if_false——可选。logical_test 参数的计算结果为 FALSE 时所要返回的值。

纵向查找 VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) 参数 含义 lookup_value 必需。要在表格或区域的第一列中搜索的值。lookup_value 参数可以是值或引用。如果为 lookup_value 参数提供的值不可小于 table_array 参数第一列中的最小值。 table_array 必需。包含数据的单元格区域。table_array 第一列中的值是由 lookup_value 搜索的值。 col_index_num 必需。table_array 参数中必须返回的匹配值的列号。col_index_num 参数为 1 时，返回 table_array 第一列中的值；col_index_num 为 2 时，返回 table_array 第二列中的值，依此类推。 range_lookup 可选，一个逻辑值，指定希望 VLOOKUP 查找精确匹配值还是近似匹配值。

例如，在图8－10中，A、B两列是一个科目编码表。在D2单元格手工输入一个“会计科目编码”，D3单元格将自动显示“会计科目编码”对应的“会计科目名称”。D3单元格设置以下公式：=VLOOKUP(D2,A3:B13,2) 当D2单元格输入“1003”时，D3单元格返回值为”存放中央银行款项”。

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