定義專案 第四章
定義專案 步驟一：定義專案範圍 步驟二：建立專案優先權 步驟三：設計工作分解結構 步驟四：將工作分解結構與組織做整合 步驟五：為資訊系統進行工作分解結構編碼
步驟一：定義專案範圍 專案範圍 範圍描述的目的 是你的專案任務或最終結果的定義─也就是你要交付給委託人或顧客的產品或服務。 清楚定義你要交給最終使用者的交付標的。 讓專案計畫聚焦。 是專案業主與專案參與者規劃及衡量專案成功的依據。
專案範圍清單 1. 專案目標 2. 交付標的 3. 里程碑 4. 技術需求 5. 限制與排除事項 6. 與顧客一起檢閱
專案範圍: 名詞與定義 專案範圍描述 專案許可證 範圍蔓延 也稱為工作描述(SOW) 。 範圍描述的擴充版本。 一份用來承認專案經理具有起始並領導專案之權限的文件。 範圍蔓延 專案範圍隨著時間不斷擴張的傾向。
步驟二：建立專案優先權 專案管理權衡 建立專案的優先權 在成本、時間、績效的相對重要性之間變化 限制: 原有的參數被固定。 成本—預算 時間—時程 績效—範圍 建立專案的優先權 限制: 原有的參數被固定。 加強: 最佳化其中一個評估準則。 接受: 減少(或不符合)參數的要求。
專案管理權衡
專案優先權矩陣 圖 4.2
步驟三：設計工作分解結構 工作分解結構(WBS) 是一張專案地圖。 幫助專案經理確保所有的產品與工作單元 都已經被清楚定義。 幫助專案經理整合專案與目前的組織， 以及建立控制基礎。 是一張可以呈現不同層級細節的專案概圖。
工作分解結構的層級式 分解 圖 4.3
工作分解結構如何幫助專案經理 WBS 協助評估專案生命週期中組織各層級的成本、時間與技術表現。 提供適合於各階層管理者的有用資訊。 協助發展組織分解結構，以指派專案職責給組織單位或個人。 協助管理規劃、排程與排定預算等事宜。 定義溝通管道，並協助專案所牽涉之眾多部門間的相互瞭解與合作。
工作分解結構 圖 4.4
工作包 工作分解結構中的最低層級 工作包是輸出導向的，它： 定義工作〔什麼（what）〕。 確認完成工作包所需的時間〔多久（how long）〕。 確認完成工作包所需的階段時間預算〔成本（cost）〕。 確認完成工作包所需的資源〔多少（how much）〕。 確認每個人所需負責的工作單位〔誰（who）〕。 確認檢核點以衡量工作的進行。
步驟四：將工作分解結構與組織做整合 組織分解結構(OBS) 描繪公司應如何組織，以履行工作責任 提供一個用來彙總各組織單位工作績效的架構。 確認各組織單位對工作包所應擔負的責任 將組織單位緊繫於成本控制帳戶。
整合工作分解結構和組織分解結構 圖4.5
步驟五：為資訊系統進行工作分解結構編碼 工作分解結構編碼系統 定義了： 工作分解結構 組織單位 工作包 預算與成本資訊中的層級與組成單元
工作分解結構編碼
程序分解結構 程序導向的專案 程序分解結構(PBS) 被績效需求驅動，它是隨時間進化的，每個階段都會影響下一個階段。 交付標的被當成是要轉移到下一階段必須達成的產出。 管理程序分解結構的檢核清單，須包含： 離開一個階段及開始一個新階段所必須擁有的交付標的。 用來確保交付標的完成與正確的品質檢核點。 所有利害關係人的簽收，以證明這個階段已經成功完成，專案可以進入下一階段。
軟體開發專案的程序分解結構 圖 4.6
責任矩陣 責任矩陣(RM) 又稱為線性責任圖。 摘要描述被完成的任務，以及誰負責專案裡的哪一個部分。 列示所有專案活動以及各活動之負責成員。 闡明介於需要合作的個人與單位之間的關鍵介面。 提供讓所有專案參與者可以自行檢視責任與認同任務的工具。 幫助每個成員瞭解在執行多個團體涉入的活動時，個人所可運用的職權範圍與類型。
市場研究調查專案的責任矩陣 圖 4.7
輸送帶專案的責任矩陣 圖 4.8
專案溝通計畫 什麼資訊需要被蒐集，以及何時該被蒐集？ 誰將會收到資訊？ 將採取什麼方法蒐集與儲存資訊？ 假使有限制存在，這些限制是什麼？ 誰必須存取特定類型的資訊？ 資訊將於何時進行溝通？ 如何溝通？
殼牌機油研究專案的溝通計畫 圖 4.9
關鍵詞彙 成本帳戶cost account 程序分解結構 process breakdown structure (PBS) 工作分解結構 work breakdown structure (WBS) 組織分解結構 organization breakdown structure (OBS) 責任矩陣 responsibility matrix (RM) 工作包 work package 範圍蔓延 scope creep 優先權矩陣 priority matrix 範圍描述 scope statement 里程碑 milestone