電子試算軟體 以 MS EXCEL 為例

Excel的用途 日常生活中，凡是需用到登錄資料或計算資料的工作事項，都可以交由試算表來幫忙，例如功課表、成績單、成績計算、家庭收支記帳簿等等。

Excel的功能 編輯資料：於表格中輸入、修改資料。 計算分析：以公式、函數的運算產生有用的資訊，也可對大量雜亂的資料進行排序與篩選。 自動重新計算：原始資料有改變，運算結果自動更新。 製作圖表：將表格資料製作成圖表，以瞭解資料的分佈狀態。

認識 EXCEL 三層式架構 工作環境 儲存格 (記得表格三元素？) 工作表 活頁簿 Office2010教學影片  http://office.microsoft.com/zh-tw/support/FX100996114.aspx Excel 2010的十大效益 http://www.microsoft.com/taiwan/office2010/excel/default.aspx

Excel軟體視窗環境 是重要的 溝通名詞

Excel工作環境調整 工具列的使用與設定 開啟與關閉工具列 ：點選功能表上的「檢視→工具列」勾選工具列。 新增工具鈕：在每一工具列最後有「▼」工具選項，將滑鼠移至「新增或移除按鈕」，再點選「格式」勾選工具鈕。 移動工具列：將滑鼠移至工具列最前方來拖曳移動工具列。。

自訂工具列 點選功能表上的「檢視→工具列→自訂」， 出現對話方塊再點選「工具列」標籤，再按下「新增」按鈕，新增一個工具列，並給工具列一個名稱，按下「確定」後，出現一個空的工具列，然後點選「指令」標籤，在「類別」欄位選擇要加入的類別，再到「指令」欄位選擇指令，即可將指令拖曳到新增的工具列中

學習目標 資料驗證、篩選 設定格式化的條件 認識運算式，函數與基礎應用 儲存格參照(活頁簿、工作表、儲存格) 新增工作表與命名 認識EXCEL裏標點符號的特殊用途 : ‘ $ = ! # 篩選、凍結窗格、隱藏視窗、排序 圖表製作

Excel應用 儲存格 格式設定 文字格式 設定框線,圖樣 對齊方式 數字格式 填滿控點 設定格式化條件 運算式 公式 函數 圖表

儲存格 儲存格是最基本的結構 它是由欄和列所集合而成的 可插入圖片或其他物件. 每個儲存格都有一個座標,座標是由欄名與列號所組成 試算: 就是利用儲存格的欄名列號組織成我們所需的算式，等有真正的數值放入時，就可以快速得到正確的計算結果。

輸入資料時 主要有文字與數字2種資料 注意使用Excel時，3種不同滑鼠游標形狀 空心十字 (在工作表上移動時) 選取儲存格 四方箭頭十字 (移到表格框線上) 移動儲存格 實心十字 (移到 選取儲存格右下角黑點時) 複製儲存格 (自動填入)

滑鼠 點一下點兩下 點一下選儲存格 拖曳滑鼠 可以選取一範圍的儲存格 一範圍的儲存格有可以用 欄名列號表示 再次選取儲存格，輸入會完全取代原內容值 拖曳滑鼠 可以選取一範圍的儲存格 一範圍的儲存格有可以用 欄名列號表示 例如 A1:D5 就是表示 A1到A5，B1到B5，C1到C5，D1到D5共20個儲存格 點兩下(double click) 選取儲存格內容，可以進行儲存格內容值修正

儲存格內容 – 1.資料型態

基本操作風格 按 [Enter] 按鍵，作用儲存格會自動移到下一個(列)儲存格中 按 [Tab] 或向右 按鍵，則作用儲存格會往右移到右邊(欄)儲存格中 Excel會判斷輸入資料的型態 純數值時 預設靠右對齊 非純數值 預設靠左對齊

選取資料 選取單一儲存格 選取範圍 大範圍選取 選取一整欄 選取一整列 多重選取 選取整份工作表 直接點選儲存格 點選欄名 點選列號 利用滑鼠拖曳 大範圍選取 點選範圍左上角 按住[Shift] 點選範圍右下角 選取一整欄 點選欄名 選取一整列 點選列號 多重選取 按住[Ctrl]點選 選取整份工作表 按“全選鈕”(在欄與列標題的交叉處)

1 資料驗證 透過Excel內建的「資料驗證」功能，可以設定儲存格所能填入的資料內容，以限制輸入資料條件的方式，也就是防呆功能，讓表格就算是與他人一同共用時，也能確保資料的有效性。

在Excel的資料驗證功能裡，提供了整數、實數、清單、日期、時間、文字長度和自訂公式等幾種驗證項目，使用者可以透過簡單的設定，定義各式的儲存格內容，例如選擇日期時，可以限定表格只能填入指定的時間。 此外，還可以進一步設定提示視窗，一旦使用者輸入的數值不符合儲存格的限制條件時，便會出現錯誤的提醒視窗，一直到輸入正確的數值後，才能夠完成表格的製作。

Step 1 選取要進行資料驗證的儲存格區域，並避開欄頭的儲存格位置。

Step 2 點選 資料ribbon內 資料驗證

Step 3 設定條件

Step 4 提示訊息 點選「提示訊息」分頁。 輸入點選儲存格時，會出現的提示內容。

Step 5 錯誤提醒 點選「錯誤提醒」分頁。 輸入出現錯誤提醒時，視窗會出現的標題及內容。 

各種提示

調整欄寬及列高 拖曳調整欄寬(/列高) 設定欄寬(/列高)值 最適欄寬 格式欄(/列)欄寬(/列高) 格式欄(/列) 最適欄寬(/列高)

儲存格格式設定(1/14) 文字格式(格式儲存格) 字型 大小 樣式 色彩

儲存格格式設定(2/14) 跨欄置中(合併儲存格) 對於有關標題的內容,可使用“跨欄置中”的功能,這個功能可以將內容跨置好幾個欄位,放到報表的中央. 跨欄置中

儲存格格式設定(3/14) 設定框線 選取樣式 顏色 點選套用 最後要確定

儲存格格式設定(4/14) 設定圖樣 儲存格 的底色 可以點選 顏色或圖樣

儲存格格式設定(5/14) 對齊方式

儲存格格式設定(6/14) 文字方向

儲存格格式設定(7/14) 縮小字型以適合欄寬

儲存格格式設定(8/14) 資料類別 數字格式

儲存格格式設定(9/14) 加上貨幣字樣 小數點位數 百分比樣式 …

儲存格格式設定(10/14) 填滿控點 填滿控點在每個儲存格或選取區的右下角,滑鼠指標呈現“+”形狀

儲存格內容填入(11/14) 填滿文字 滑鼠移到 選取的儲 存格游標 變成實心十字 按住滑鼠左鍵拖曳 叫做：拖曳控點 +

儲存格內容填入(12/14) 自動增號 自訂清單 工具選項

儲存格格式設定(13/14) 數列運用 間距為1 相鄰兩格的數列 輸入1 按住[Ctrl]再拖曳控點 輸入11,輸入21 選取11,21後,拖曳右下角的控點

2 儲存格格式設定(14/14) 設定格式化條件 處理資料時,能夠將儲存格的內容,依照自訂的條件來變更格式. 先選儲存格 格式設定格式化條件

運算式(1/3) 真正的 電子試算 可以反覆檢驗運算公式 先認識運算式 包含了:運算子(方式)與運算元(材料) 真正的 電子試算 可以反覆檢驗運算公式 先認識運算式 包含了:運算子(方式)與運算元(材料) 運算元:參與運算的常數,變數與函數 運算子:指引運算的方式或順序 運算式: Z=(A+3.14)/(B-TODAY()) 運算元: Z, A, B, 3.14, TODAY() 運算子: +, -, /, (), =

運算式(2/3) 運算子在電腦裡計算的優先順序 優先順序 運算符號 功能 1 () 括號 7 +, - 加減號 NOT() 邏輯運算 8 & 連結文字 2 AND() 9 = 等於 OR() <> 不等於 3 正負號 > 大於 4 % 百分比 < 小於 5 ^ 指數 >= 大於等於 6 *, / 乘, 除 <= 小於等於

運算式(3/3) MS Excel 編輯運算式規則 確認運算元皆為數值或正確的函數資料 將指標移至欲存放運算結果的儲存格 數字不能跟文字運算 將指標移至欲存放運算結果的儲存格 第一個字元必須為“=” 半形等號 起動EXCEL運算能力的訊號 若為儲存格內資料則用儲存格位置運算,若為數值或函數資料,則直接給予數值或函數格式

公式(1/4) 1 Excel的運算式 以儲存格參照位址,名稱,函數或常數等為運算元,透過運算子加以連結而成 數值直接運算 =(5+9+17)*67/(7-5) 儲存格運算 =A1+B1+C1+D1 函數運算 =SUM(A1,B1,C1,D1) =SUM(A1:D1)

公式(2/4) 啟動訊號 我們輸入F2 的內容是 =D2*E2 F4是 =F2+F3

公式(3/4)參照位址 1 務必了解 參照位址 在公式中,應用到儲存格位置時,複製公式時, Excel也會自動調整欄名及列號 可利用拖曳控點複製 為避免公式錯誤,而不希望欄名及列號自動調整,可使用“$”將欄名或列號鎖定

公式(4/4)參照位址2 位址的種類可分為四種 相對位址 “B1” 絕對位址 “$B$1” 混和位址 “$B1” 或 “B$1” 欄列均未鎖定 絕對位址 “$B$1” 欄列均鎖定 混和位址 “$B1” 或 “B$1” 鎖欄不鎖列 / 鎖列不鎖欄 立體參照 “Sheet1!$B$1, Sheet2!$B$1” 不同工作表當中特定儲存格的位址參照

函數(1/8) 介紹 函數為因應某特殊功能或較複雜運算所寫的內建程式模組 基本格式 函數名稱(引數1,引數2,…,引數n) 引述也叫參數 如SUM() : 加法運算 函數不一定有參數,如TODAY()傳回系統日期, NOW()傳回系統日期及期間

函數(2/8) 輸入 函數的輸入可分為 手動輸入 函數精靈

函數(3/8) 函數精靈 函數精靈 在資料編輯列上的“編輯公式”按鈕,依照函數精靈的敘述給予相關的參數 會提示完整函數名稱、引數個數、引數型態

函數(4/8) 例 SUM

函數(5/8) 工具圖示 或利用一般工具列上的“貼上函數”鈕,點選所要應用的函數類別及名稱

函數(6/8) 一些常用函數 1 常用函數 TODAY() : 傳回系統日期 NOW() : 傳回系統時間 SUM(x1,x2,…,xn) : 求取傳入參數的總和 AVERAGE(x1,x2,…,xn) :求取傳入參數的平均值 必須注意 空白 儲存格的影響 IF(<條件式>,<Value_if_true>,<Value_if_false>) COUNT(x1,x2,…,xn) : 傳回參數內含數值型態的儲存格數

函數(7/8)一些常用函數 2 常用函數(cont’) MAX(x1,x2,…,xn) : 傳回傳入參數的最大值 MIN(x1,x2,…,xn) : 傳回傳入參數的最小值 COUNTIF(參照位址,條件式) : 傳回傳入參數中符合條件式的儲存格數 SUMIF(range,criteria,sum_range) : 傳回計算所有符合條件式的總和 <range> : 所要加總的範圍 <criteria> : 所要加總儲存格的條件 <sum_range> : 將被加總的儲存格範圍

函數(8/8) 練習 練習題 班級成績表 顏色管理 輸入資料驗證 學期成績計算 設定格式化條件 儲存格格式、框線 儲存格合併

圖表(1/9) 基本認識 在Excel中,依圖表所存放的位置可分為一般圖表及內嵌圖表兩種,以圖表的種類而言分為2D平面及3D立體圖表兩種 圖表繪製步驟 選取資料範圍,包括欄位名稱 產生預設圖表 一般圖表 : 利用 [F11] 內嵌圖表 : 插入圖表 編輯圖表

圖表(2/9) 預設圖表 要先有資料 先選取資料範圍,包括欄位名稱 產生預設圖表

圖表(3/9)統計圖表的種類 統計圖表的種類 直條圖 橫條圖 堆疊直條圖 堆疊橫條圖 …

圖表(4/9)修改 修改圖表類型 選定圖表 利用”圖表圖表類型”或“圖表類型紐”選擇修的圖表類型

圖表(5/9) 格式化 圖表格式化 可設定的部分 : 座標軸,格線,資料標籤,立體檢視,圖例,圖表標題,…,等 編輯方式 : 按右鍵或連按兩下或利用下拉式功能表

圖表(6/9) 立體 立體圖表 在圖表上按右鍵選擇立體顯示 (保持直角座標)

圖表(7/9) 圖例 圖例格式 圖樣 字型 位置

圖表(8/9) 圖表選項 標題 座標軸 格線 圖例 資料標籤 資料表格

圖表(9/9) 圖表區域 格式選定圖表區域