Managers and Management Chapter 1 Managers and Management 管理者與管理 謝寶煖 圖書資訊學系副教授 2005年9月20日 pnhsieh@ntu.edu.tw

學習目標 在讀完本章之後，我將能夠說明： 「管理(management) 」 該怎麼定義？ 效率與效能有何差異？ 管理的四項職能(function)是什麼？ 管理的三個階層為何？職能有何不同？ 管理扮演怎樣的角色(management roles)？ 管理者的工作是不是都一樣？ 成功管理者的四項共通能力為何？ 學管理有什麼用？ 人文與社會科學領域與管理實務之關係若何？

封面故事 Wal-Mart’s Coleman Peterson

成功的管理者不分年齡、性別或種族。在世界各地的大企業、小公司、政府機構、醫院、學校、圖書館，都有管理者。 誰是管理者？管理者都在什麼地方工作？什麼是管理？管理者都做些什麼？我們為什麼要花時間學管理？管理是學些什麼？

Outline 誰是管理者，他們在那裏工作 什麼是管理？管理者做什麼？ 為什麼要學管理？ 管理與其他學域有何關係？

管理者身在何方 管理者是在組織中工作 組織: 將一群人集合在一起，加以系統的安排，以達成特定的目的。 Organization A systematic arrangement of people brought together to accomplish some specific purpose; applies to all organizations—for-profit as well as not-for-profit organizations. Where managers work (manage)

組織的共通特性 (Common Characteristics of Organizations) 目標 (Goals) 結構 (Structure) 人員 (People) 4, Exhibit 1-1. Operatives People who work directly on a job or task and have no responsibility for overseeing the work of others. Managers Individuals in an organization who direct the activities of others. First-line Managers Supervisors; responsible for directing the day to day activities of operative employees. Xerox的CEO Rick Thoman希望公司可以有兩位數的成長

管理者與員工的區別 組織的人員可分為兩類 員工或作業員(Operatives) 管理者(Managers) 直接執行工作或任務，不必肩負監督他人工作的責任。 管理者(Managers) 督導組織中其他人的工作 高階管理者(Top managers) 中階管理者(Middle managers) 低階或第一線管理者(Front-line managers)

組織階層 (Organizational Levels) Top Managers Middle First-Line Operatives 校長和三長 館長 總裁(Chief Executive Officer, CEO) 營運總裁(Chief Operating Officer, COO) 財務總裁(Chief Financial Officer, CFO) 資訊總裁(Chief Information Officer, CIO) 5, Exhibit 1-2 院長 主任,組長 經理, 地區經理 廠長 Middle Managers Individuals at levels of management between the first-line manager and top management Top Managers Individuals who are responsible for making decisions about the direction of the organization and establishing policies that affect all organizational members. 系所主任 股長 課長 領班 組員,行政人員 館員 作業員 出納員(銀行)

組織階層 高階管理者 中階管理者 第一線管理者 關心組織整體營運發展方向以及相關決策, 所定決策會影響組織的所有員工,必須為管理階層的所有決策負責 通常由組織的董事會所指派或選擇, 例如國立大學的校長是選舉產生,但私立大學則由董事會任命 中階管理者 實際處理組織的活動與部門運作, 落實高階管理的目標與決策 遵從高階主管的指示和指導, 並對高階主管負責 第一線管理者 監督由中階管理者所制定的決策, 是最接近員工的管理者 經常是一工作群的領導者, 實際參與工作的執行

The Levels of an Organization Supervise Others Top Managers Middle Managers First-Line Managers Work on Jobs Front-Line Employees The Levels of an Organization

服務組織階層 Managers Employees 服務業：兼職人員 非營利機構：義工 First-Line Managers Middle Top Managers

Management refers to the process of getting things done 什麼是管理 Management refers to the process of getting things done Process: 管理者所執行的重要職能(functions) Efficient(效率): 把事情做對 Input  process  output Effective（效能）: 做對的事

Efficiency and Effectiveness Means: Efficiency 效率 Ends: Effectiveness 效能 資 源 利 用 Goals 目 標 達 成 low waste high attainment 管理者不僅要達成組織的目標(effectiveness), 而且要有效率地達成(efficiency)

生產力(Productivity) 生產力是所生產的產品數量與所投入的資源數量間的關係

管理職能 (Management) Functions) 組織(Organizing) 決定應該做什麼、 如何做、由誰來做 領導 (Leading) 帶領和激勵相關人員,並解決衝突 規劃 (Planning) 界定目標、研擬策略、建立協調活動的計畫 達成組織既定目標 控制 (Controlling) 監督活動確保其依既定計畫完成

Mintzberg 管理者的角色 1960年代末，Henry Mintzberg仔細研究五位總裁的工作，發現管理者的活動是千變萬化的，沒有一定的模式可循，而且常常是短時間的。因為管理者經常被打斷，所以很少有時間可以做深度的思考。管理者的大部份活動持續不到9分鐘。 Mintzberg根據其觀察，將管理者扮演的角色分為三大類，十種角色 人際關係角色(Interpersonal roles) 資訊角色(Informational roles) 決策角色(Decisional roles)

Mintzberg’s 管理者的角色 Interpersonal 人際關係角色 Decisional 決策角色 Informational 資訊角色 代表人 領導人 聯絡人 創業家 問題解決者 資源分配者 協調者 蒐訊人 傳訊人 發言人

人際關係角色(Interpersonal roles) 代表人(Figurehead) 公司的象徵，有義務執行若干例行的法律或社會的工作，如社交禮儀的代表 接待賓客、簽署法律文件、開球、開舞、致詞 領導人(leader) 聘僱、訓練、激勵和教養員工 促使部屬了解組織或部門的目標 聯絡人(liaison) 連繫外部來源，以獲取資訊 處理信件、、等

資訊角色 (Information Roles) 管理者必須接受和蒐集其他組織的資訊 蒐訊人(monitor) 管理者在部門內是主要的資訊接受者 隨時留意顧客喜好的改變和競爭對手的計畫 閱讀期刊和報告；維繫個人的網絡 傳訊人(disseminator) 將資訊傳播給組織內的員工 召開資訊會議；電話、電子郵件傳訊給相關人 發言人(spokesperson) 代表組織向外發佈資訊 與組織外部的群體溝通 召開董事會、記者會

決策角色(Decisional Roles) 管理者必須做選擇 創業家(entrepreneur) 擬定計畫， 促成或監督專案，以提昇組織績效 解決問題者(disturbance handler) 採取行動，以因應預料之外的事件 資源分配者(resource allocator) 管理人力、設備、財務、時間資源 協調者(negotiator) 為自己單位的利益和他人協商 供應商、顧客、政府機構

各階層管理者的時間分配 高階管理者 28% 規劃 36% 組織 22% 領導 14% 控制 第一線管理者 24% 組織 51% 領導 10% 15% 規劃 中階管理者 18% 規劃 33% 組織 13% 控制 36% 領導

營利與非營利組織的管理 Profit organizations 營利組織  追求利潤的極大 管理績效的評估準則利潤 Not-for-Profit/Nonprofit Organizations, NPO 非營利組織  追求？ 管理績效的評估準則？

小公司和大企業的管理角色 Importance of Roles Small Firms Large Firms High Moderate Low Spokesperson Resource allocator Liaison Monitor Disturbance handler Negotiator Entrepreneur Figurehead Leader Disseminator Entrepreneur

決策和變革因應 Managers make decision Managers are agents of change

General Management Skills CONCEPTUAL 概念化能力 掌握和協調組織的整體利益和活動 INTERPERSONAL 人際關係能力 以領導、激勵和溝通來達成組織目標 TECHNICAL 技術能力 利用特殊的工具、程序和技術, 以完成特定管理任務 POLITICAL 政治能力 建立正確的關係或權力基礎

管理者的核心能力 -Specific skills 監控組織的環境與資源 組織與協調 處理資訊 創造成長與發展 激勵員工，處理衝突 解決問題 P.15 中階管理者的能力

管理能力 Management Charter Initiative Management Competencies Management I: first level managers Management II: for Middle Managers 英國政府體認到企業科研專案本身的質量是市場取勝的唯一決定性因素。而管理階層的素質是這類科技公司能否獲得成功的關鍵之一。有力的管理層能增加公司長期的勝數，吸引新的資金投入，在投資者眼中，他們可以減少風險，提高回報率。因此英國政府通過管理憲章運動（Management Charter Initiative）支援經理標準經營管理能力的開發。教育與就業指導部制定了鼓勵商學院與培訓、企業委員會合作的專案，以滿足中小企業的需要，行業、部門大學早期的教學重點是業主經理和中小企業管理人員培訓。

管理者的待遇 First-line supervisors:US$ 25,000~50,000 Middle managers: US$ 35,000~110,000 Senior managers: US$ 1 million or more

管理與其他學域的關係 Management Sociology Political Science Psychology Economics Philosophy Anthropology

Minicase 僱的是他，還是她? Dvorak, P. (2005, June 2). The right person for the job. Washingtonpost.com. Retrieved June 2, 2005, from http://www.washingtonpost.com/wp-dyn/content/article/2005/06/01/AR2005060101777_pf.html

我是管理人才 80~100 40～79 40 ↓ 您喜歡管理別人 多加琢磨必可成為優秀經理人 您並不想管理別人

THANK YOU! Q & A

成功的管理者 傳統管理： 決策、規劃和控制 溝通：交換日常資訊和處理公文 人力資源管理：激勵、教養、聘僱和訓練 人際網絡(networking) ：社會化、政治化, 並與外界互動 成功的管理者：升遷快又頻 花在人際網絡的時間多，人力資源管理的時間少 效能的管理者: 工作成果質量俱佳， 工作關係良好 花在溝通上的時間多，花在人際網絡的時間少 Challenge：升遷(promotion)不是該要看績效(performance)? 、

管理者的時間分配 13% 傳統管理 32% 傳統管理 29% 溝通 28% 溝通 48% 人際網絡 11% 人力資源管理 20% 19% 人際網絡 Average Managers Successful Managers 19% 傳統管理 44% 溝通 11% 人際網絡 26% 人力資源管理 Effective Managers