文宣編輯與行銷課程（八） 公文撰寫的基本概念 報告人：吳建華 日　期：2007/04/24

公文意涵 古稱官書，又稱文書或文牘。 凡處理公務之文書皆為公文 廣義： 狹義：指公文程式條例中的公文 泛指所有基於公務製作之文書。  公文意涵 古稱官書，又稱文書或文牘。 凡處理公務之文書皆為公文 廣義： 泛指所有基於公務製作之文書。 學校行政計畫、實施辦法、會議紀錄、陳情書、處分書、提案、報告、簽（呈）、手諭、契約書。 狹義：指公文程式條例中的公文 令、呈、咨、函、公告、其他公文。 字 文字 文字

公文：文書版本 稿本、正本、副本、抄本、影印本、譯本。 正本、副本：均用規定公文紙繕印，蓋用印信或章戳，以電子公文行之者，得不用之，但應附加電子簽章。 抄本、譯本：無須蓋機關印信或章戳，文面應標示抄本或譯本。

自收文（或交辦）處理、核擬文稿起至發文處理、歸檔與案卷管理等全部流程。 處理時限： 公文：文書處理（一） 自收文（或交辦）處理、核擬文稿起至發文處理、歸檔與案卷管理等全部流程。 處理時限： 除以「時」為計算單位者，自收文之時起算外，其餘一律以收文之次日起算。 收文當日結辦者，以半日計算。 除以「時」為計算基準者，以一小時為計算單位外，以「半日」為計算基準，未滿半日，以半日計算，超過半日未滿一日，以一日計算，其區分基準為中午一時。

公文：文書處理（二） 最速件：一日 速　件：三日 普通件：六日 來文有規定者，依規定辦理。 人民申請案件、民意代表質詢案件、訴願答辯文書，另依其規範期間與上級機關指示辦理。 交辦、列管專案則依單位規定事項辦理。

學校行政規章：規章意義（一） 是一種條文，範圍廣泛。 經常依實際需要，自行擬定一些規定事項。 希冀達成溝通、聯絡，或是希望藉此達成共同遵守的、執行的「較小的事項」。 凡一個機關或團體，用書面來記載它的組織、秩序，以及辦事的方針和手續，而以分章的方式加以列舉，作為有關人員共同遵守履行的準則。

學校行政規章：規章意義（二） 具備要項 規章位階 必須用書面記載 由學校團體所制定，內容關乎學校組織，秩序或制事辦法。 學校或團體所訂的規章，不可與國家法規互相抵觸。 規章位階 編制組織：規程高於細則，細則高於辦法 一般準則：綱要高於準則 處理事項：規則高於標準

學校行政規章：規章種類 條例、章程、規則 公約、簡章、準則 細則、綱要、辦法 程序、須知、要點（注意事項）

條例大都由上級機關經民意機關通過制定發布。 規章種類：條　例 法律得定名為法、律、條例或通則。 條例大都由上級機關經民意機關通過制定發布。 公文程式條例、教育人員任用條例、印信條例

規章種類：章　程 多由學校相關處室制定通過 用來規定其全部計畫和工作的進行程序 有限責任○○學校附設員生消費合作社組織章程

機關學校所自訂，上對下的地位，用來規定應作與不應作的事項，有維護秩序與整飭風紀的意涵。 規章種類：規　則 亦稱規程、通則 機關學校所自訂，上對下的地位，用來規定應作與不應作的事項，有維護秩序與整飭風紀的意涵。 交通規則、校務會議議事規則、校園違禁品檢查規則

規章種類：公　約 也稱規約 透過討論、協商，彼此立於平等地位用。 訂立相互遵守的規條，具有約束性。 教室生活公約

規章種類：簡　章 具有表現性與指導性 與章程性質類似 各縣市教師、代理教師甄試簡章

規章種類：準　則 用作某種事項實施的準繩 教師補課準則、教師輪流擔任導師準則

係將法律、條例所載的事項，用詳細文字加以說明的條文。 規章種類：細　則 係將法律、條例所載的事項，用詳細文字加以說明的條文。 逐項說明其施行手續、程序、步驟或方法等。 國民教育法施行細則、教師法施行細則

係把某種事項，提綱挈領，加以概括的規定，徹重於重大綱領、大綱，而不及瑣細項目。 規章種類：綱　要 亦稱綱領、大綱、標準 係把某種事項，提綱挈領，加以概括的規定，徹重於重大綱領、大綱，而不及瑣細項目。 九年一貫課程綱要 教育專業人員獎懲標準

針對某種事項辦理的過程，規定其推行的方法。 規章種類：辦　法 針對某種事項辦理的過程，規定其推行的方法。 九年一貫課程發展委員會設置辦法 教育書選購實施辦法 學生成績評量辦法

對於某一事項辦理的過程，分別以輕重緩急用書面訂立先後秩序。 規章種類：程　序 對於某一事項辦理的過程，分別以輕重緩急用書面訂立先後秩序。 教師研習時數換發研習證明書程序

與辦法有相輔的作用，欲使他人對某一事項的程序及辦法，知道如何遵守的，都可訂定須知。 規章種類：須　知 與辦法有相輔的作用，欲使他人對某一事項的程序及辦法，知道如何遵守的，都可訂定須知。 畢業旅行招標須知 畢業生辦理離校手續須知 營繕工程招標須知

與綱要性質類似，用以促使與某項事件有關的辦理人員，明白如何處理事件的書面規定。 規章種類：要點、注意事項 與綱要性質類似，用以促使與某項事件有關的辦理人員，明白如何處理事件的書面規定。 學生請假注意事項 新生訓練注意事項 國中各領域課程小組設置要點

確立名稱：制定主體、施行效用、適用範圍、規章的類別。 學校行政規章：製作要領與用字（一） 確立名稱：制定主體、施行效用、適用範圍、規章的類別。 編訂章節及款目：章、節、款、目四級。

學校行政規章：製作要領與用字（二） 法規條文應分條書寫 冠以「第某條」字樣，並得分項、款、目。 項不冠數字，空兩字書寫。 款冠以一、二、三等數字 目冠以（一）、（二）、（三）等數字 目再細分者，冠以1、2、3等數字。 內容較繁複或條文較多者，也得以劃分第○編、第○章、第○節、第○款、第○目。

用字必須明確 可選擇性的 其他「及」、「並」表示應同時具備有之。 「或」代表不必兼備 學校行政規章：製作要領與用字（三） 應、須、不得 得、但、原則、如 其他「及」、「並」表示應同時具備有之。 「或」代表不必兼備

會辦（會稿）制度：意　義 在承辦公文過程中或撰寫計畫與執行中，需要參酌其他單位之意見，或徵詢相關單位法令規章之依據，或尋求行政奧援的歷程。 一件擬辦的公文書必須經過有關部門的審查、參酌意見與核簽。

會辦（會核）制度：目　的 加強人員之間的團結 改進業務處理的方法 瞭解彼此之間的需要 減少不必要的浪費 有效達成組織的使命

承辦人就公文的內容分析考量，是否純為本人經辦的性質？ 超出本來經辦範圍的，其內容性質為何？有否會辦的必要？ 會辦（會核）制度：作　法（一） 承辦人就公文的內容分析考量，是否純為本人經辦的性質？ 超出本來經辦範圍的，其內容性質為何？有否會辦的必要？ 需要會辦的內容，對「辦事明細劃分」之分層負責有否概念？ 究竟該會辦那一單位或人員？ 比較複雜的案件，最好先口頭溝通協商。 單位很多，可採取開會協議。

會辦單位、人員等，有意見先溝通再簽註意見。 當會辦單位簽註意見與本單位的執行層面不符，則必須重新檢討修正後，再重新會辦。 會辦（會核）制度：作　法（二） 接受會辦的單位人員，簽辦方式的認知。 會辦單位、人員等，有意見先溝通再簽註意見。 當會辦單位簽註意見與本單位的執行層面不符，則必須重新檢討修正後，再重新會辦。 萬一不同單位的會辦有「異見」 可採「綜合歸納意見」、「兩案意見併陳」、「放棄己見」簽請上級核奪。 或是簽請召開協調會研討辦理

會辦（會核）制度：作　法（三） 先簽後稿：此案件已於擬辦時就曾會辦過者，如撰發文稿內所敘與會核時並無出入，應不再送會，以節省時間及手續。 各單位於其他單位送會之簽稿，如有意見即提出，如未提出意見，一經會簽，即認為同意，應共同負責。 會稿單位對於文稿有不同意見時，應由主辦單位綜合修改後，再送決定，會銜者亦同。

公文書的使用性質（一） 令：公布法律、法規命令、人事命令時用之。 呈：對總統有所呈請或報告時用之。 咨：總統與國民大會、立法院公文往復時用之。 函： 上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 下級機關對上級機關有所請求或報告時 同級機關或不相隸屬機關間行文時。 民眾與機關間之申請與答覆時。 行政機關之一般公文以「函」為主。

公文書的使用性質（二） 公告：例子 其他公文： 各機關就主管業務，向公眾或特定對象宣布週知時使用。 得張貼於機關之公佈欄、電子公佈欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣佈。 其他公文： 書函、開會通知單、公務電話紀錄 手令或手諭、簽、報告 箋函或便箋、聘書、證明書、證書、執照、契約書、提案、紀錄。

令的製作要領 人事命令 任免、遷調、獎懲 例子

函的製作要領（一） 應用最為普遍 用字應符合「簡、淺、明、確」的要求 簡（文句少而意義足） 淺（不用奇字、奧義、僻典） 明（不為隱語、誇張、諷刺） 確（所述時間、數字，皆精確真實） 正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整

函的製作要領（二） 函的結構： 主旨：一段不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。 說明： 如無項次，文字緊緊段名冒號之下書寫 如分項條列，應另列縮格書寫。 若分項條列內容過於繁雜，或含有表格型態，應編列為附件。 如沒有「說明」事項則免列。 辦法：與「說明」欄相似，向受文者提出具體要求無法在主旨內簡述時，用本段列舉。如無「辦法」免列。

受文者：填寫本函所要發送收受之正本及副本等個別單位或人員。 發文日期 發文字號：東莞教字第0931234567號 函的製作要領（三） 全銜與文別：發文單位的全銜 受文者：填寫本函所要發送收受之正本及副本等個別單位或人員。 發文日期 發文字號：東莞教字第0931234567號 「東莞」代表發文機關代號 「教」代表發文機關的承辦單位（教務處） 093代表民國年代，後面為機關檔案流水編碼一律為七碼，文號一共有十碼。

速別：普通件、速件、最速件、急件，依公文時效性而定。 函的製作要領（四） 速別：普通件、速件、最速件、急件，依公文時效性而定。 密別：普通、密、機密、極機密，依據公文內容性質而定，如註明機密等級，最好能加註解密日期。 附件：最好註明附件名稱及件數。 如畢業證書正本一件；身分證影本一件

函的製作要領（五） 正本受文者： 副本受文者： 全形、半形、字形、大小、行距等規範 例子 發送對象係直接關係的單位或人員 收受機關或人員，應分別逐一填寫。 須填寫機關全銜或人員（依機關層級排序） 副本受文者： 發送對象係相關知會性質的單位或人員 承辦單位需要留存副本備用者，則排列在末尾。 全形、半形、字形、大小、行距等規範 例子

簽為幕僚處理公務，表達意見供上級瞭解案情，作決定之依據。 簽的製作要領（一） 簽為幕僚處理公務，表達意見供上級瞭解案情，作決定之依據。 簽的方式： 使用簽的制式用紙簽擬 使用便條紙以條列式簽擬 於原件擬辦欄內空白處簽擬

簽的製作要領（二）：簽的結構 主旨： 說明： 擬辦： 扼要敘述案件之內容重點和簽的目的與期望 末語：如「請查照」、「請核備」、「請准於備查」、「請釋示」。 說明： 對案情之緣起，經過與有關法規，或前案牽涉，以及處理方式，做簡要之敘述，並視需要作為分項條列。 擬辦： 簽的重點所在，應針對案情提出具體處理意見，或解決問題之方案。

簽的製作要領（二）：簽的結構 簽的各段內容之陳述原則為： 使用時機 例子 主旨：不陳述理由與原因 說明：不提擬辦意見 擬辦：不重複說明事項及原委 使用時機 機關內部簽辦並說明案件內容之用，依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。 下級向上級陳述事實之用，如下級機關首長對直屬上級機關之簽，文末得用敬陳○○長官字樣。 例子

公告的製作要領：結 構 主旨：應扼要敘述，公告之目的和要求，其文字緊接段名冒號之下書寫。 公告的製作要領：結　構 主旨：應扼要敘述，公告之目的和要求，其文字緊接段名冒號之下書寫。 依據：應將公告事件之原由敘明，引據有關法規及條文名稱或機關來函。 公告事項：應將公告內容分項條列，冠以數字書寫使層次分明。 公告登載時，得用較大字體簡明標示公告之目的，不署機關首長職稱、姓名。 例子

書函的特性與製作要領 以機關單位名義，對某一公務未決事項，進行磋商、陳述協調、徵詢或通報之用，實為協調、通報性質的公文。 使用範圍較為廣泛，但不如函的正式和具有權威性。 書函用語措詞、押日期、掛文號都與函相同。 不署機關首長姓名，蓋機關長條戳即可。 可不用期望語和結束語，將事項敘完即可。 例子

簽函的特性與製作要領 以機關單位的立場、機關首長個人名義，作為陳述、諮商、請示、致謝，乃至於問候用的文書。 與私人書信相同，惟箋函的撰寫，對發言人與受信人之身份、地位及彼此之間的關係，都要講究，用字遣詞要恰如其分。 例子

公文書用語的規範：通用語 期望及目的用語 視需要酌用：請、希、查照、鑒核、核示、備查、照辦、辦理見復、轉行照辦。

公文書用語的規範：直接稱謂用語 有隸屬關係之機關 無隸屬關係之機關 上級對下級稱「貴」 下級對上級稱「鈞」 自稱「本」 上級稱「大」 平行稱「貴」

機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」；對團體稱貴，自稱本。 公文書用語的規範：直接稱謂用語 對機關首長間： 上級對下級稱「貴」 自稱「本」 下級對上級稱「鈞長」 機關（或首長）對屬員稱「台端」 機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」；對團體稱貴，自稱本。 行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」。

公文書用語的規範：間接稱謂用語 對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」。如一再提及，必須時得稱「該」（該校）。 對職員稱「職稱」（該教師） 對個人稱「先生」、「女士」或「君」。

公文書之簽辦要領 針對來文的簽擬辦理意見，或針對相關機關以公文來會辦，需要簽擬辦理意見而言。

簽擬的位置

承辦者簽擬辦理意見的要領 先歸納來文的要點 針對來文旨意，簽擬具體可行的執行策略。 涉及其他行政支援事項，須簽請其他支援協助、會辦相關單位，或建議主管召集研商。 每項說明力求清晰，以「一項一事」為原則。 簽注希望陳請主管核奪的方式，或提出承辦單位針對本案件的辦理策略，供為長官決行之參據。

簽稿、會辦之蓋印要領

公文的簽辦程序 先簽後稿 簽稿併陳 以稿代簽

公文的簽辦程序：先簽後稿 收到來文都先簽擬，經陳請首長判行決定回稿後，再據以撰寫公文稿，最後完成發文程序。 重要事件為求慎重，宜採先簽後稿，時間緊迫時，須由承辦人跑公文，爭取時間。

公文的簽辦程序：簽稿併陳 針對內容單純，但另需說明，或對以後處理情形須酌加析述之案件，可為之。 將來文的簽辦公文手續與辦理發文之公文稿，併同一塊陳閱、核判。 因應時間需要，且內容並非承辦人所能立即決定，宜採簽稿併陳。

公文的簽辦程序：以稿代簽 為一般案情簡單，或例行承轉之案件，即在來文上省掉擬辦的手續，直疾將來文意指撰擬在正式公文稿中，直接一塊陳閱、核判。 內容單純、行事簡單之事項，宜採以稿代簽，簡便又迅速。

公文書的收發流程

職名章：承辦人員簽辦公文、主管人員核閱公文，以及首長批示公文等，都需要蓋章。 印信圖章的使用（一） 職名章：承辦人員簽辦公文、主管人員核閱公文，以及首長批示公文等，都需要蓋章。 印信： 一種俗稱關防（方形），一種是職章（小官章）。 依據機關印信條例由上級製頒，以篆體刻製機關全術名稱。 蓋證明書、公告、發令時使用。 不可擅自刻製，以免觸法。

印信圖章的使用（二） 職銜簽字章：木質或用橡皮刻製，依機關首長、副首長及幕僚長等之，由左至右親筆簽名刻製，對外行文時用之。 條戳： 木質或用橡皮刻製，以長方形為原則，用正楷或宋體字，由左至右，刻機關全銜。 用於書函、開會通知、移文單、建議單、通知單、催辦單。 單位章戳：木質或橡皮刻製，以橢圓形為原則，用正楷或宋體字，由左至右，刻機關全銜。

印信圖章的使用（三） 綱印：鋼製、圓形，由左至右，刻鑄機關全銜，其圓周直徑以不超過五公分為限，於職員證、證書、證件等證明文件上用之。 騎縫章：款式與校對章同，並加騎縫標示字樣，於公文、附件或契約黏連處用之。 校對章：用篆字、隸書或正楷刻製，由左至右，刻機關全銜或簡稱，並加校對章，於文章改正時用之。

印信圖章的使用（四） 電子文件章：由左至右，於收發電子文件時蓋用之。 收件章：用橡皮刻製、由左至右刻機關全銜，並加「收件章」字樣，並附日期及時間，於收受文件時用之。 附件章：款式與校對章同，並加「附件章」字樣，於公文之附件上蓋用之。

蓋印及簽署應注意事項（一） 任何文件非經首長判發者，不得蓋用印信。 用印人員如發現原稿未經判行或有其他錯誤，應立即退送補判或更正後再蓋印。 機關印信及首長職銜簽字章：公告、人事任免令、獎懲令、聘書、獎狀、證明書。

上行文，署機關全銜及首長職銜、姓名之下，蓋職章（俗稱小關防、小官章）。 蓋印及簽署應注意事項（二） 上行文，署機關全銜及首長職銜、姓名之下，蓋職章（俗稱小關防、小官章）。 平行文、下行文，不必署機關全銜之下，直接蓋職銜簽字章。 ○○縣立○○國民中學　校長　張小華 印 東莞台商子弟學校　校長　陳金粧

蓋用機關或承辦單位條戳：開會通知單、書函及通知、聯繫等公文。 蓋印及簽署應注意事項（三） 蓋用機關或承辦單位條戳：開會通知單、書函及通知、聯繫等公文。 單位主管署名，蓋單位主管職章或蓋條戳。 機關首長出缺由代理人代理首長職務時，機關公文應由首長署名者，由代理人署名。 如代理校長吳小明、教務主任兼代校長陳小朋

蓋印及簽署應注意事項（四） 機關首長因故不能視事，由代理人代行首長職務時，機關公文除署首長姓名註明不能視事事由外（如校長吳小明出國），應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註「代行」二字。 副校長林小友代行、教務主任陳小華兼代校長楊明生代行。 （全銜）校長　　蕭小明　出國 　　　　　教務主任　 林阿正　代行

一般公文蓋用機關印信之位置，以在首頁右側偏上方空白處用印為原則，簽署使用之章戳位置則於全文最後。 蓋印及簽署應注意事項（五） 一般公文蓋用機關印信之位置，以在首頁右側偏上方空白處用印為原則，簽署使用之章戳位置則於全文最後。 副本之蓋印與正本同；抄本（件）及譯本不必蓋印，但應分別標示「抄本（件）」或「譯本」。　 中華民國　九十三年十月三十日 印

不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應先由申請人填具「蓋用印信申請表」。 蓋印及簽署應注意事項（六） 不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應先由申請人填具「蓋用印信申請表」。 格式內容：申請人簽章、蓋用印信之文別、受文者、主旨、用途、份數及蓋用日期等。 陳奉核定後，始予蓋用印信。 已核定需蓋印之文件，應予登錄並載明收（發）文字號。 文件經蓋印後，文書人員應在原稿上加蓋監印人員章，藉資辨識與負責。