專案組織

專案組織 專案組織結構與其特性 專案組織的型態 專案組織型態之選擇 專案參與者角色 專案辦公室

專案組織結構與其特性 組織結構中包括以下事項： 組織所涉及的活動範圍及其主要部門 管理層級與報告關係 每一部門的工作型態和責任 職權和溝通的動線 組織基於專業分工劃分其以下所屬次級單位，分工的基礎包括功能、地域、產品、顧客、流程、以及專案。

專案組織的型態 專案組織藉由將組織中的橫向關係整合到正式的組織結構中，專案組織中運用了設定「整合者」的概念來實踐這種橫向關係的建立。 減少了決策所需的層級 (彈性) 相關工作單位間的溝通更流暢(順暢)

專案組織型態 –聯絡人、特別小組和團隊 特別小組（Task forces）是一種用以解決問題的暫時性團體。 例如：當有缺貨問題發生時，組裝領班可從檢測、會計、採購、行銷或其他相關部門召集聯絡人視需要不定期開會研商，直到問題獲得解決之後再行解散 任務編組最大的效益是短期且通常成員不會超過10人 假如所面臨的問題是新的且需要持續與相關單位協調互動，這時就需要永久性團隊（permanent team）的介入。

專案組織型態 –聯絡人、特別小組和團隊

專案組織型態 –專案督促者和協調者 一個功能領域內的專案 PE:專案督促者

專案組織型態 –專案督促者和協調者 一個功能領域內的專案 被一位稱為專案督促者（ project Expeditor）的人所管理，負責調和決策、監控排程、提供建議以及持續執行上的告知，必須依賴信任、個人知識以及與專案有關的資訊來影響團隊成員

專案組織型態 –專案督促者和協調者 跨功能專案團隊 PC:專案協調者 總經理 裝配 財務 設計 人事 採購 行銷 表示從不同領 PT 財務 設計 人事 採購 行銷 表示從不同領 域指派到專案團 隊的成員 圖 2.3 多功能專案團隊 PT

專案組織型態 –專案督促者和協調者 跨功能專案團隊 比如產品發展，藉由密切合作的工程師、設計師、製造者、組裝工、行銷人員、律師、供應商、經銷商和顧客等的組合，系統發展週期的各階段可以被連續且同時進行，這個方法稱為同步工程（Concurrent Engineering)。 專案團隊也可能被設置在肩負最大專案責任的功能區域或較高層級的位置 管理這樣一個專案的人就被稱之為專案協調者( Project Coordinator）。被設計可以行使關於專案預算、排程和工作績效等方面的決策。除了擁有可以直接向總經理報告的高層位置以外，協調者的影響力也像督促者一樣，來自於他的專案知識與成員的信任。

專案組織型態 –純專案組織 使用時機: 當專案有高度的複雜性、需委付主要的資源、且結果需承擔高度的風險時，需要一種純專案組織型式 純專案組織是由專案經理(Project Management)所負責的，而專案經理必須比所有的成員獲得更充分的授權，並分配到實體的資源，然後才能執行最大化的控制。 純專案組織架構有三種 專案中心 獨立專案 局部的專案

純專案組織之缺點 因為每個純專案組織是一個完全或局部獨立的組織，必須有足夠或相當的成員。對母公司形成成本及專案人力的問題。 純專案組織是暫時性的，當任務結束面臨工作的不確定性，會降低員工的士氣及服務的熱忱。

矩陣式組織 組織設計中，矩陣是一個矩形的格子，垂直線顯示功能部門的職責，水平線顯示專案的職責，而此輪廓賦予矩陣式組織三種獨特的能力。 功能性部門掌握專門技術及實體資源，透過功能性部門經理協調， “借調”相關的技術與實際資源。 納入專案的成員不僅在原有的工作領域學習，保持固有的專業技能，讓功能專家之間更易於溝通，提供成員彼此學習與發展技能的機會 當專案人員的任務執行完畢或專案完成，即回到原有的功能性部門。

矩陣式組織 專案經理在矩陣中的主要角色 :協調與整合 矩陣式組織之優點:1)專注於資源的優點 2)平衡同一時間數個專案之時程及資源 需求 矩陣式組織之成功的要素:1.補強資訊系統2.管理作為 人力資源運用的衝突/老闆有2個人是考核困難/一條鞭 “指揮鏈”原則 矩陣式組織與傳統科層化的決策模式之衝突:要有協商會議並建立明確且穩固的共識與優先等第

如何選擇專案組織型態 建立新專案的頻率 專案的期程 專案的規模 關係的複雜度

圖2.7 選擇專案組織型式的標準 規模 複雜度 大 高 中 低 小 長 短 期程 新專案發 生的次數 經常 非經常 專門小組或團隊 局部專案 純專案 局部專案 或 專案中心 多功能專門小組 暫時 矩陣 單一功能 專門小組或團隊 永久 圖2.7 選擇專案組織型式的標準

專案權責指派 專案的WBS(工作結構分解:work breakdown structure,)和專案組織的關係 權責指派矩陣 (responsibility assignment matrix) 一目了然地看到專案成員對每個工作包的權責、及成員間權責的關係

專案管理者的角色 專案管理者(PM)的角色包含了： 整合者 溝通者 決策者 激勵者 福音傳播者（evangelist） 企業家 變革代理人。 專案管理在整合不同的活動和傳播因素來達成時間、成本和績效的目標

專案管理者的工作涵蓋範圍 規劃專案活動、任務及最終結果，包含分解、排程、預算、協調任務及分配資源 選擇及組織專案團隊 建立利害關係人的界面 溝通及整合功能管理者、合約商、顧問、使用者及上層管理者 提供和使用者之間的契約 有效支配專案團隊及使用者個人 監督專案狀態 辨別科技及功能問題 直接解決問題或知道如何解決 處理危機及衝突 當目標無法達成時重新建議劃分或改變努力方向

專案管理者的基本責任 是一個整合、協調及指導所有專案元素和生命週期階段之高階責任。這些責任包括： 辨別功能部門、轉包商及其他專案貢獻者的活動界面 針對整合結果進行規劃及排程 監督流程及辨別問題 溝通利害關係人的狀態，及啟動並協調改正的行動

專案團隊中的角色 1.專案工程師 2.合約管理者 3.專案規劃及控制者 4.專案會計師 5.聯絡者 6.生產協調者 7.現場管理者 8.品質管理者 9.功能部門技術代表 10.專案助理 11.功能管理者 12.專案功能領袖與工作包監督者 13.專案贊助者 14.其他專案利害關係人