公 文 研 習講題： 公文處理及常見缺失 文書組 104年5月5日
一、裝訂位置 處理原則： 避免頁緣捲曲。 全卷裝訂整齊。 (一)以全卷上、下二處縱向裝訂。 避免頁緣捲曲。 全卷裝訂整齊。 上：虛線上緣 下：虛線下緣 (一)以全卷上、下二處縱向裝訂。 (二)全卷厚度較薄時，以訂書針或非訂書針裝訂，注意將訂書針壓實，以避免刮手。 全卷厚度較厚時，以燕尾夾處理。
二、附件標示 處理原則：整齊、標示清楚易翻閱。 注意事項： (一)見出紙使用時機： 1.彩色見出紙：供長官閱稿參考之附件。 2.紅色見出紙：發文附件宜整理成完整1份，放置於全卷最後。附件不隨文歸檔應註記如：附件抽存不歸檔、原本隨文發送影本存卷。 3.用印附件：需長官核蓋「職名章」之各式表報、需驗印之隨文發出附件…等 以明顯標籤提示之。 (二)彩色見出紙標示的裝訂處為紙本文件上緣， 附件順序由上而下。
三、發文附件標示 處理原則：整齊、標示清楚，可供繕校及發文人員明白了解需隨文發出之附件內容。 注意事項： (一)紅色見出紙標示的裝訂處為紙本文件上緣，由右到左、 由上而下。 (二)不可電發的隨文附件：諸如領據、核銷憑證、內容過 多…等無法以電子檔發送之隨文附件。為方便影印製作， 請將完整之隨文附件「另外」整備1份以紅色見出紙標示並 放置於全卷最後。送校發文時，有紅色見出紙標示下方的 文件將被抽出，不一併歸檔，所以可不用編頁碼。 (三)可電發的隨文附件：同時為供長官核稿參閱之附件時， 可同時標示彩色及紅色見出紙，並視需要於紅色見出紙上 加註「有電子檔」。另以節省用紙為考量，不需「另外」 整備1份於全卷後，以節省用紙。
四、併件歸檔註記 同一案由之公文，應於公文辦結後做「併件歸檔」之註記。 諸如：函送會議紀錄函(稿)應與開會通知單(稿) 併 10330766600號函存查
五、併案辦理註記 同一案由之公文，或是重覆收文案件，於辦理期間併案辦理時，應於全卷首頁下方加註，以正確登錄。 併 10430268100辦理
六、郵遞區號５碼 發文單位及收文單位之地址，均應完整填寫3+2碼郵遞區號。 承辦人資料應包含：地址、承辦人、電話、傳真、電子信箱等5項。
七、發文日期欄空白 承辦人研擬函稿時，應將發文日期欄空白。俟奉核定發文後，再由文書組人員填入。
八、發文字號必填 承辦人研擬函稿時，應將發文字號正確填入。
九、發文附件欄填寫 請確實書明附件名稱、形式及數量，不可僅寫如主旨、如說明。惟附件數量太多、名稱太繁複，未便一一列舉時，可以概括說明的方式填寫，如：計畫書1份、調查表及相關文件各1份。附件檔名太長易造成電子檔傳送失敗。
十、發文附件用印標示 一、發文附件以不用印為原則。 二、需用印之附件請在函稿稿面基本資料旁空白處註明需用印附件之種類、數量。並於附件需用印之處，以見出紙標示之。 附件1式3份請用印
十一、簽文單位填寫
十二、電子收文章 以紙本簽核函稿於列印後，請務必於文末電子公文交換章下方或左方蓋承辦人職章
十三、其它及歸檔前應檢核填列項目 (一)檔號及保存年限。 (二)頁碼。 (三)文稿超過2頁時，請加蓋「職名章」或由公文製作系統套印「騎縫章」。
常見缺失樣態(1/4) 來文內容為須辦理填報回復案件，有逕予存查情事，且未見後續填復資料。對應辦公文不得先簽存查再另案辦理。此類案件應於資料彙整完成，簽陳首長核可及送出後始結案。 免備文逕送之案件，亦應以「發文件」結案。 已存查結案公文，數日後又誤將已結案公文送發文。 1公文號僅有 1結案方式，即存查或發文。公文倘須簽陳敘明案情及發文，應以簽稿(陳)或先簽後稿，俟函稿奉核後再登錄發文即可。
常見缺失樣態(2/4) 稿2頁以上未依規定加蓋騎縫章或職名章。 紙本公文未依規定編寫頁碼、檔號及保存年限 紙本送發文案件 經常遺漏頁數未填。 會議紀錄未併開會通知歸檔。 公文修改未核章。 未留足夠的核章位置。 (一)來文簽擬位置不夠未另加簽說明。 (二)簽文需會簽其它處室時，未預留足夠之核章位置。又會辦處室較多時，即應使用簽稿會核單。(建議是超過2個時)
常見缺失樣態(3/4) 主旨避免過於冗長(不超過50字為宜) ，附件說明力求簡明扼要。 節目簡介1份、活動海報2張
常見缺失樣態(4/4) 校長決行後2日內送存查。
祝 大家 工作順心愉快 謝 謝