開新檔案 建立活頁簿檔案的第一步就是開新檔案, 取得一份空白的活頁簿。通常這個動作可藉由啟動 Excel 一併完成, 因為當 Excel 啟動時, 就會順帶開啟一份空白的活頁簿檔案。
開新檔案 此外, 在啟動 Excel 之後, 你還可以按下 Office 按鈕, 執行『開新檔案』命令, 開啟新增活頁簿交談窗, 在此交談窗中選擇空白活頁簿, 再按下建立鈕即可建立一份新的活頁簿；或是可由Microsoft Office Online 區中選擇現成的活頁簿範本來套用。
開新檔案
資料的種類 在輸入資料之前, 我們先認識一下儲存格的資料種類。儲存格的資料可區分成兩類：一種是可計算的數字資料 (包括日期、時間), 另一種則是不可計算的文字資料。 第三種為公式及函數
數字資料 數字資料是由數字 0~9 及一些符號 (如小數點、+、-、$、%…) 所組成,例如15.36、-99、$350、75% 等都是數字資料。 日期與時間也是屬於數字資料, 只不過資料會含有少量的非數字字元, 例如：2007/6/10、8：30 PM、3 月 14 日...等。
文字資料 文字資料包括：中文字元、英文字元、文數字的組合 (如身份證號碼)。此外, 數字資料有時亦會被當成文字輸入, 如：電話號碼、郵遞區號等。 EXCEL 會自動辦別資料種類
輸入資料 確定資料。請按 [Enter] 鍵或是資料編輯列的輸入鈕確認, Excel 便會將資料存入 B2 儲存格並回到就緒模式： 輸入資料時若發現打錯字了, 可按 [←Backspace] 鍵消去插入點的前一個字元, 或按 [Delete] 鍵消去插入點的後一個字元, 重新輸入。 剛才在儲存格中輸入資料, 最後還要一道 『確認』 手續, 整個輸入動作才算完成。若在輸入的過程中打錯字, 可按下 [Esc] 鍵、或資料編輯列的取消鈕, 放棄剛才的輸入動作, 那麼資料便不會存入儲存格中。
輸入資料後的確認 按下 [Enter] 鍵來確認, 此時作用儲存格會往下移一格。 按下 [Tab] 鍵也可確認資料的輸入, 但作用儲存格會往右移一格。 按下資料編輯列的輸入鈕 也可確認資料的輸入, 但作用儲存格會保持在原位。 利用↑、↓、←、→方向鍵來確認並移動作用儲存格。 注意觀察上圖, 你有沒有發現, Excel 在顯示資料時, 預設會自動將文字資料 "靠左對齊", 而將數字資料 "靠右對齊" 喔！
輸入多行資料 若您想要在一個儲存格內輸入多行資料該怎麼辦呢？其實你只要在要換行時, 按下 [Alt + Enter] 鍵, 將插入點移到下一行, 便能在同一儲存格中繼續輸入下一行資料。 請繼續在 A2 儲存格中, 輸入 "訂單", 然後按下 [Alt + Enter] 鍵, 將插入點移到下一行：
資料的顯示方式 Excel 會自動判斷使用者輸入的資料型態來決定資料的預設顯示方式：如果輸入的是數字, 資料會靠儲存格右邊對齊；若是輸入文字, 資料則會靠左邊對齊。此外, 當輸入的資料超過儲存格寬度時, Excel 還會改變資料的顯示方式。
數字資料超出儲存格寬度 假如數字資料超過儲存格寬度, Excel 會改用科學記號法來表示, 或者用#####字號顯示。將空白儲存格, 輸入 12 個數字 (如：23456789012), 然後按下 [Enter] 鍵：
文字資料超出儲存格寬度 當文字資料超過儲存格的寬度時, 其顯示方式將由右邊相鄰的儲存格來決定： 若右邊相鄰的是空白儲存格, 則超出寬度的字元將跨越到右鄰儲存格顯示。 若右邊相鄰的不是空白儲存格, 則超出寬度的字元將不被顯示出來。
調整儲存格的寬度 在儲存格輸入資料, 常會發生欄寬不夠而無法完整顯示資料的狀況, 這時候只要拉曳欄標題的右框線就可以改善。