配合獎助金計劃申請及財務管理及稽核 Matching Grants 2007-08 年度 3490 地區 扶輪基金研習會(台北縣政府) 配合獎助金計劃申請及財務管理及稽核 Matching Grants 主委 柯玟伶 Amanda PDG 主講人 李進賢 E.N.T. PP a

高更「我們從那裡來？往那裡去？我們是什麼？」Doing good in the world 行善於全世界 a

RI不出錢幫助的WCS Project Data Form：註冊加入WCS Project exchange Database。 WCS計劃交換清單（WCS Project exchange Database）：尋找WCS Project來源，今有40餘國家400多個計畫。每計畫案可刊登2-4年。 Remittance Form:金錢匯款捐贈，由RI基金會轉達。 物品捐贈資訊網DIN( Donation-in –Kind ) Resource guide:物質捐贈、書籍 志工等。檢疫、版權、運費、海關等需詳加考慮。 國際扶輪志工需求地點清單(Rotary Volunteers International Site List)。 a

RI出錢幫助的WCS 配合獎助金的目的：在於以經費資助各扶輪社及地區的小規模、非持續性的人道服務計畫，尤其重視在完成之後能自給自足持續下去之計畫。獎助金應該被考慮為扶輪社(或地區)的世界社會服務的一種工具，但不是唯一的方法。 不能用於非扶輪國家及個人。 申請表可由RI網址取得：www.ratary.org a

2006-2007年度台灣地區扶輪基金捐款資料 （截至2007年7月30日止） 地 區 3460 3470 3480 3490 3500 3510 3520 社員人數 3,214 1,562 2886 1976 2111 2009 3122 年度捐款 262,759 126,000 262,000 221,031 466,300 244,850 608,324 指定捐款 35,600 10,500 57,300 94,100 72,100 24.545 86,926 永久基金捐款 2,000 11,000 27,000 30,000 119,000 5,000 133,100 捐款總額 300,359 147,500 346,300 345,131 657,300 252,910 828,350 社友年度 平均捐款 81.75 80.67 90.78 111.86 220.89 121.88 194.85 a

配合獎助金Matching Grants的基本觀念

配合獎助金，計劃内容應注意事項 内容應包括： 概述、目標、達成目標的方法、經費概算、計劃之聯絡人資料等。達成目標的方法不能只寫金錢和物品捐贈，需有其他服務的辦法來達成目標。否則容易被退件或補述說明。 符合今年主題。 強調扶輪社員親身參與的Hand on 經驗。 a

扶輪社員的參與 5000~25,000美元 與TRF保持聯絡與對話 計畫主辦社和國際伙伴社各須建立至少三人的委員會 參與社區須求評估的計畫案 提供非財政參與的活動概要 訪問計畫案實施地，國際伙伴社透過合作和拜訪以分享資訊 管理獎助金 a

扶輪社非財務方面的活動 在當地實行計畫 組織扶輪社區服務團體以支持該計畫 提供志工服務和義工訓練 捐贈金錢、物品和服務以繼續或擴大計劃 成為政府官方機構緊密聯繫的平台 鼓吹該計畫給當地媒體和扶輪地區和地帶會議 提供技術專家、知識以幫助計畫實行 設計或幫助計畫案的設計 在計畫實施地分享技術或專家 參加計畫的慶祝會、晚會 透過合作分享專業技術和專家 幫忙運輸設備或物件到計畫國 a

與TRF稽核合作 TRF不論獎助金金額大小，在任何時間均保留稽核財物的權力，在獎助金50000美元以上，要求當地訪查。 a

TRF稽核偵查申述的流程 要求申述者簽名 向地區總監要求偵查 假使環境許可，指派稽核 稽核要拜訪計畫地點 稽核向扶輪基金會提出報告並附上給保管委員會主委的建議行動 a

財務規定 編列計畫預算 創立一個分開來的銀行戶頭來儲存計畫基金 完成進度與結案報告 建立一個制度以供基金收納與支出 完成一個計畫稽核(獎助金超過$25,000 需要ㄧ份獨立的財務審查報告) a

2007-08 R.I.社長Wilkinson的主題 識字與教育 2003-04 RI 馬奇約伯社長主題 水資源的管理 防饑，保健。 扶輪家庭，公共形象，青少年服務。 Transparency 3-b a

誰是申請者，誰是代表者? 執行計劃國家的扶輪社或 地區為申請者。 扶輪社代表者是社長，地區代表者是獎助金小組委員會主委( DGSC ) District Grant Subcommittee Chair a

什麼時候開始申請? 申請25,000美元以下之配合獎助金，7月15日至3月31日為申請日期，而8月1日至5月15日為同意日期。 申請25,000美元以上的配合獎助金，在競爭的基礎上，一年兩次由扶輪基金會的理事會議審核。每年20%通過。8月1日以前申請的10月份審核。元月1日以前申請的，4月份審核。 a

合不合乎規定的花費和活動(新版)有哪些改變? 可以修理房屋和水電設備? a

可以申請行政費用、交通費、移除地雷? a

宗教性活動，扶輪標章的宣傳活動 ? a

必須給哪些人簽名? DDF是由DRFC(地區扶輪基金會主委)授權簽名而非總監簽名。 地區對地區合夥關係是由DGSC簽名 主辦社和國外社的社長授權簽名 原始主辦社和原始國外社各3名聯絡人 主辦地區的地區獎助金小組委員會主委(Distric Grant Subcommittee Chair)或國外地區的地區獎助金小委員會主委。 結算報告人。 a

審核時間大概多久?沒有消息怎麼辦? 一般的情形是4-8週。 主動訊問並和RI連絡---主辦社的計劃聯絡社友﹐須密切與TRF負責的職員保持e-mail連繫﹐隨時提供適當的資訊以便獲得核准。 Jennifer Kordell Grant Coordinator Humanitarian Grants Program The Rotary Foundation Phone: 847-866-3104 Fax: 847-556-2153 Email: jennifer.kordell@rotary.org a

計劃核准後﹐須注意那些事? 主辦社的計劃社友﹐須仔細閱讀核准的 資料﹐主要是須寄送給TRF三份資料﹐他們 才會準備撥款給主辦社執行計劃。 ~ Agreement Form (同意書須雙方社長簽字) ~ Sponsor Contributions Form (捐款表) ~ Payee Information Form (撥款資料) ~ 匯款証明影印 a

TRF的撥款方式﹐須注意那些事? (1) 將所有的捐款寄給TRF,再由TRF將整筆計劃總 額匯款至主辦社的帳戶。可使用PHF。 (2) 將國外扶輪社及主辦社﹐或其他贊助的扶輪社﹐所有捐款匯入已開立的帳戶。不可使用PHF。 (3)須先至銀行開設「扶輪社特別帳戶」，不能以個人名義，最好是三商銀，因有swift code，而且在美國有分行。 (4)因法令關係，扶輪社帳戶須至國稅局登記，才可開戶。 (5)淨空帳戶。 a

TRF撥款後﹐財務管理須注意那些事? (1) 根據TRF的規定,主辦社於收到款項後18個月﹐須執行完成服務計劃。 (2) 依執行進度﹐並須每6個月提出中間進 度報告。 (3) 計劃完成後﹐必須提出完整的報告﹐否則將影響未來的申請案。 (4) 使用的撥款有餘額高於200美元時﹐須退回;不足時﹐主辦社負責。 (5)收據保留３年,除非RI要求不必寄回 。 (6)支出及收入明細必須使用同ㄧ專戶，並附上銀行報表証明。 a

如何執行計劃? 新聞媒體刊登。 活動相片攝取。 廠商英文收據。 邀請國外支援社社長、社員及總監、地方首長參加活動。 結算報告人必須在六個月內寄結算報告書給RI。 a

新版的計劃結束報告書問題探討 支出及收入明細必須附上銀行報表，證明獎助金進出流向均由專戶帳戶進出。 收據保留３年,除非RI要求不必寄回。 淨空帳戶， 以專戶支票或銀行本票支出 匯率RI網站每個月均有公佈 ，但沒有新台幣。 a

好的結案報告需要涵蓋那些內容? 受益者的資料 照片 新聞資料的保存 支出項目化 扶輪社員的參與 計畫達成的項目 社區的影響 a

結案報告審核完後會如何? □扶輪基金會更新它的紀錄，而且假使報告是完整和計畫已經如被認可的執行，報告檔案會被結束，一份恭喜信函會被寄到所贊助的扶輪社/地區被寄到所贊助的扶輪社/地區 □好的計畫與活動相片經常被推薦給不同的刊物，而且經常作為扶輪英文月刊、全球扶輪社活動報導、和扶輪世界的特輯。 a

欠缺一份充份完整的結案報告會如何? □贊助計畫的單位會被通知要提供更多的資料 □未來的計畫可能會被延誤直到提供一份完整的結案報告 a

配合獎助金的新規定(2006,7,1) 主辦國最少需捐100美金 國內外該計劃委員會委員最少需3名 需先由地區獎助金小組委員會審查後才可向RI Foundation送件 提出申請案件須於6個月內補足文件 通過的案件須於6個月內取得獎助金 a

地區或國外有其他社﹐是否可以參與劃? 可以﹐可將參與社的資料﹐附於申請表第(2)頁 ; 如果﹐國外的配合社﹐亦有同樣的情 况﹐則將資料附於第(3)頁。 a

主辦社的捐款可以來自社友的PHF捐款嗎? 可以﹐只要在填寫社友的PHF捐款表時﹐ 在指定捐款欄﹐註明MG的計劃編號。 a

申請超過多少才須社區需要評估報告? $ 25,001至150,000美金。申請超過25,000美元，須社區需要評估報告書(Community needs assessment)。說明社區如何因此計畫而受惠。 a

配合獎助金鼓勵多社共同辦理2007,5 樹林武林國小布袋戲傳統藝術活動 經費總計美金 $31,500 經費總計美金 $31,500 板北,板中,樹林芳園,日本神戶西神,新加坡西區扶輪社 a

柬埔塞吳哥窟鑿井計畫 總經費 24,150美元 12個PHF DDF 3,000美元 TRF 9,000 美元 a

超我服務獎Service Above Self

什麼是最少美金5000元配合獎助金 是國際扶輪基金會最少配合5000美元不是配合獎助金計畫總額 如以cash $10,000元,國際扶輪基金會 5000美元 總共15,000美元 如以DDF $5,000美元國際扶輪基金會 5000美元總共10,000美元 a

Rotary task forces and advisory committee Regional Rotary Foundation Coordinator PolioPlus National Committees The Foundation Alumni Resource Group Permanent Fund National Advisors Annual Fund Strategic Advisors(USA and Canada only ) a

結語:The Rotary River Flows On 扶輪長河繼續流著 光是錢沒什麼用 個人服務如果沒有錢也行不通 兩者合在一起才是人類文明之福 ─阿奇 ‧柯藍夫 a

好的結案報告需要涵蓋那些內容? □一份計畫達成的敘述,以及它的成就 □受惠社區的資料 □是否該計畫有提升社區的技能與知識 □是否有合作的組織參予，以及該織如何與扶輪社員合作 □有關扶輪社員(包括主辦單位與國際夥伴)如何提供實際親手參予的詳細資料 □詳細支出、匯率、以及任何相關資料的清單 □簽名批准 □結案報告也需要包括補助金特定問題的答案。 a