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【實 用 中 文 書 】 補充資料及範例 講授人: 方 俊 吉 教授.

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1 【實 用 中 文 書 】 補充資料及範例 講授人: 方 俊 吉 教授

2 壹 【名 片、 便 條 及 簡 訊】 範 例

3 一、橫式「名片」 、「便條」、 「簡訊」寫法範例:
拜訪: _____________________________________________________________________________________________________________________ (第一式) ____________________________________________________________________________________________________________ ○○兄:來訪未晤,悵甚!弟有事請教,明(十八)日上午十時,再行趨拜,懇請 曲留為感。 弟○○拜留○月○日 ________________________________ (第二式)___________________________________________________________________________ 來訪未晤,悵甚!弟有事請教,明(十八)日上午十時,再行趨拜,懇請 曲留 為感。此致 ○○兄

4 二、直式「名片」 「便條」 「簡訊」寫法範例: _________________________________
「名正具」或「名正」即可 。對尊長則用「名正肅」。 ※以上範例用在 「名片」時,署名均改作 ○○兄:來訪未晤,悵甚!弟有事請教,明(十八)日上午十時,再行趨拜, 懇請 曲留為感。 ____________________________________ 弟○○拜留 ○月○日 ○○兄 ___________________________________ 曲留為感。此致 來訪未晤,悵甚!弟有事請教,明(十八)日上午十時,再行趨拜,懇請

5 【自傳】補充資料 講授人: 方 俊 吉 教授

6 「自傳」是求職或報考及到任新職所需要準備的一種基本資料。
「自傳」是將自己介紹給他人,其目的不止要他人認識自己的成長過程,更要讓他人了解自己的特質、能力及理想、抱負,藉以爭取他人的欣賞、信任,進而願意將職缺或任務優先交給自己。換言之, 「自傳」除了是自我介紹的書面資料外,也是自我行銷的重要文書,對一個要爭取機會,或即將踏入社會的青年人而言,確實是一件不可輕忽的事。

7 ※撰寫【自傳】應注意的事項: 一、篇幅適中。 (除主事者有規定字數外, 以 六至八百個字最為適當)
二、行文簡約平實。 (不宜過文或過白。可 適 度使用成語) 三、段落分明。 (除主事者有規定分項書寫外, 可分四至五段 ) 四、內容實在。 (雖要突顯自己的優勢, 但不 可過度膨漲自我)

8 ※【自傳】應把握的重點: 一、簡要生動的生長背景,及主要的學歷。 二、主要的興好與經歷,及證照、得獎項目。
三、略述個人正面的價值觀、人生理想及待人 處世所秉持的道德原則(尤其是「忠誠」 度) 。 四、突顯個人的前瞻性、專業「創意」 、 「規 劃」及「執 行」能力。 五、強調個人將可為徵人公司或單位所做出的 貢獻。

9 參 【公文書之製作】 補充資料及範例 講授人: 方 俊 吉 教授

10 一、公文的定義: ◎「公文」是「公文書」的簡稱。「中華民國刑法」第一編第一章第十三條第三項:「稱公文書者,謂公務員職務上製作之文書。」明確規定公文之製作者必須具有「公務員」身分,且內容必須和「公務」有關,始得稱為「公文」。唯官署因處理公務而與人民往返之文書,其發出者或收受者,只要有一方為公務官署,自亦認定其為「公文」。 ◎此外,《公文程式條例 》第一條亦明定:「稱公文者,謂處理公務之文書;其程式,除法律別有規定外,依本條例之規定辦理。」以上所稱,即所謂狹義之「公文」 。 ◎ 「公文」之分類、行款格式、專用術語、處理流程等,均由行政院秘書處所草擬,經院會通過呈請總統明令公布之《公文程式條例 》(此一條例於民國元年首次公布。今所遵行者,為民國九十三年五月十九日第九次所修正公布,九十四年元旦起正式施行者)加以規範。

11 ◎又政府公佈之《事務管理手冊》稱公文者:指處理公務或與公務有關,不論其形式或性質如何之一切資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書,機關內部通行之文書,以及公文以外之文書而與公務有關者,均包括在內。所以,處理公務或與公務有關,不論其形式或性質如何,其一切文書紀錄資料,均可稱之為「公文」或「公文書」。 ◎廣義而言,凡非官署性質之機構、團體,相互往來,或與個人之間相互往來之文書,其行款格式、專用術語、處理流程等,均依循《公文程式條例 》之規範,通俗雖亦稱之為「公文」,但在法律上,此類文書仍屬於「私文書」。 ◎此外,人民與人民之間,或基於權利義務關係;或因法律行為所作成的書據、契約;或私人往來的函電等。因為其內容純屬私人事務,且文書之撰擬、收受雙方都是私人,均屬「私文書」 , 不得認定為「公文書」 。

12 二、公文的種類: 近似性公文之區別: ◎依《公文程式條例》第二條,「公文」共計六種:「令」、「呈」、
「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」。 ◎「其他公文」含:「書函」、「表格化公文」、「簽」、「通告」、「通 知」、「證明書」、「手諭」、「報告」…等,公務員處理公務相關之 文書。 近似性公文之區別: 一、「函」與「書函」: 「函」:除須用「令」、「呈」、「咨」者外,各機關處理公務之文書 往來一律使用「函」。 「書函」:昔稱「便函」或「箋函」。凡機關單位間,於公務未決, 而需磋商、徵詢、協調之階段使用之 ;下級機關首長對上 級機關首長有所請示或報告時用之。 二、「公告」、「通告」與「通知」: 「公告」:機關就主管業務 ,向公眾或多數之對象宣布周知時用之。 「通告」:亦稱「通報」。凡機關內須將某事項告知全體同仁周知時用 之。 「通知」:機關內各單位間有所洽辦或告知時用之;對外行文內容簡單 時亦可用之。(多係對個人而為) 三、「簽」與「報告」: 「簽」:昔稱「簽呈」。為幕僚對長官於處理公務時,分析案情、表達意見供長官 作抉擇。 「報告」:凡下屬針對個人事情須向長官陳述、請求、說明時用之。

13 三、公文之依據、處理方式及撰擬原則: (一)公文之撰擬,至少必須有下列任一依據,方得為之: 1、依據法令規章。(屬於主動行文) 2、依據事實。 (屬於主動行文) 3、依據來文。 (屬於被動行文) (二)依公務之繁簡或來文之性質,公文處理方式有三: 1、先簽後稿。(正常處理方式) 2、簽稿並陳。(案情較單純者用之) 3、以稿代簽。(例行性公務用之)

14 (三)公文之撰擬,必須秉持下列兩原則: 1、行款、格式、程序、相關術語…等,悉遵《公文程 式條例 》與行政院秘書處所頒行政機關《事務管理 手冊 》之規範。 2、行文務必恪遵「行政倫理」 ;內容應注意人、地、 時、事、物兼顧;態度應「不亢不卑」;用字遣詞 須把握「簡」、「淺」、「明」、「確」之原則。

15 四、一般公文之結構: 公文具固定之形式,一般可分七個項目。 1、發文機關全銜及文別。
2、發文機關地址及聯絡方式。 (「令」及「公告」可免此項) 3 、受文者。 4 、管理資料(含:發文日期、 發文字號、 速別、 密等及附件) 5 、公文主體(結構視需要可分: 「主旨」、 「 說明」、 「辦 法」。後兩項為彈性項目,可有可無,亦可 視需要,改變名 稱為: 「依據」 「經過」 及 「建議」 「核示事項」等) 6 、正、副本(無需分送副本時, 可免。公告亦可免此項) 。 7 、署名及印信(署名項必要時可加上副署長官之名, 但非必要 時不得加上。印信在擬稿時可不必加註。 )

16 ※附:「公文」之主體(本文)撰擬規範: 一、分項說明: 1、「主旨」:為全文之主體精要,用以說明行文目的與期望,應 力求具體扼要。
2、「說明」:當案情必須就事實、來源或理由,作較詳細之敘述 ,無法於「主旨」項內納入時,以本項說明之。本項 段名,可因公文之內容改用「經過」、「依據」、 「原因」等名稱。 3、「辦法」:向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時 ,用本項列舉。本項段名,可因公文需要改用「建議 」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。 二、各項之規格: (1)、每項均須標名,項目上不冠數字,項名下加冒號「:」。 (2)、「主旨」不得條列,文字緊接項名冒號之下書寫。 (3)、「說明」「辦法」如無分條,文字緊接項名冒號之下書寫 ;如分條行列,應另行低格書寫為一、二、三、……,。 (4)、「說明」、「辦法」中,其分條行列之內容過於繁雜、或 含有表格型態時,應編列為附件。

17 ※附:一般「公文」各項目使用文字之規格:
(一)發文機關及文別:(行1,2.5cm,20級字,標楷體) 製作公文首先要標明其發文主體的「機關全銜」,其後要寫出公文的類別,簡 稱為「文別」 , 置於第一行中央。 (二)發文機關地址: (行2,3.7cm,12級字,標楷體) 原則上地址寫一行, 置於發文機關及文別之次行右下。考試時,實際號碼不用寫,用○○代替。「令」和「公告」 不須此項。 (三)聯絡方式: (行3,4.3cm,12級字,標楷體) 內含承辦人、電話、傳真、 ,可以視實際需要擇項書寫,有時不必全列。 考試時,實際號碼不用寫,只用○○代替。「令」和「公告」不須此項。 為配合電子傳遞方式及便利收發機關或民眾之間的聯絡,公文上須有發文機關 的地址及聯絡方式,位置在橫式公文的右上處。 (四)受文機關郵遞區號:70175。(12級字,標楷體) 如果公文的傳遞採郵遞方式,為了適應橫式公文信封上的(視窗)洞口需要, 需註明郵遞區號。 (五)受文機關地址: (12級字,標楷體)是指受文者的地址。 需填上地址。

18 (六)受文者: (16級字,標楷體)。自頂格書寫。
受文者就是行文的對象,卽收受公文的機關或個人。在「受文者:」後面要寫明受文機關的全銜或個人的姓名。 (「令」和「公告」不須此項) 。 受文者若是機關,一般應寫「機關全銜」,如果機關全銜太長,也可用「簡稱」。如:「高苑科技大學」可簡稱「高苑科大」。 另如:「行政院勞工委員會職業訓練局」發函給「行政院勞工委員會職業訓練局南區職業訓練中心」,可簡稱「本局南區職訓中心」。 又如:受文者為個人,應將受文者的姓名及稱謂或職銜寫上,如「周捷輪先生」、「蔡一玲女士」、「劉得驊局長」等。 (七)發文日期: (12級字,標楷體),自頂格書寫。寫發文的年月日。 任何公文,在發文時都要註明發文日期。<公文程式條例>第6條:「公文應 記明國曆年、月、日。」其作用是在法律上作為時效的依據。 例如:中華民國96年7月8日 ◎另者,「事務管理手冊」文書處理十七,文書處理程序一般原則(六)規定:「任何文書均須記載年、月、日、時;文書中記載年份,一律以中華民國紀 元為準,惟外文或譯件,得採用西元紀年。」

19 (八)發文字號: (12級字,標楷體)。 任何公文,在發文時都要編列發文字號,以便查考及引據之用。這對發文、受文兩方面同屬必要。如答覆對方來文時,須將來文的字號寫上,一方面便於自己引據,另一方面也使對方易於查考。 但是在人民的「申請函」中,只需具名日期,而發文字號一項則不必列。 再者,總發文字號每年更易一次,年度中間如遇機關首長更動時,其編號仍應持續不另更換。 發文字號要有10個阿拉伯數字。 (九)速別: (12級字,標楷體) 係指希望受文機關辦理此公文的速度。分為「最速件」、「速件」、「普通件」。填「最速件」或「速件」等,普通件不必填列。 ( 「令」和「公告」則不須此項) 。 ※行政院頒布的「事務管理手冊」文書處理七十九,各類公文之處理時限,除「限期公文」外,一般公文可分: 1、最速件:一日辦妥。 2、速件:三日辦妥。 3、普通件:六日辦妥。

20 ※「簽」與「報告」之範例 如下: (十)密等及解密條件或保密期限: (12級字,標楷體), (十一)附件: (12級字,標楷體)
此指公文機密等級,填「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」,解密條件或保密期限於其後以括弧註記。如非機密件,則不必填列。  行政院頒布的「事務管理手冊」文書處理五十九:保密期限或解除機密條件之標示,應以括弧標示於機密等級之下。 其解密條件如下:1.本件於公布時解密。2.本件至某年某月某日解密。3.本件於工作完成或會議終了時解密。4.附件抽存後解密(適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者)。5.其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)。 (十一)附件: (12級字,標楷體) 公文如有附件,則應註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。附件亦應蓋印。 ______________________________________________________________ ※「簽」與「報告」之範例 如下:

21 「簽」(「報告」用此格式則不必「檔號」「保存年限」) 之範例:
檔號: 保存年限: 簽 於OO科(所屬單位) 主旨:為辦理公文橫式書寫資訊作業研習營,簽請 核示。 說明: 一、依據「公文書寫資訊作業實施計畫」第5點實施方式暨推動時程之 (三)辦理。 二、擬訂於94年7月14日 、15日,假公文交換G2B2C服務中心辦理三場 次研習營。如奉 核可,擬函請屬內各單位派員參加。敬陳 O科長 O秘書長 O 長 OO科 職 OOO (蓋職章) 年5月10日 會辦單位:

22 五、「函」 的使用範圍: 各機關處理公務有下列情形之一時,可以使用「函」: (一)上級機關對下級機關有所指示、交辦、批復時。
(二)下級機關對上級機關有所請求或報告時。 (三)同級機關或不相隸屬機關間行文時。 (四)民眾與機關間之申請及答復時。

23 ※「函」之範例 如下 : _____________________________________________________
(二)、行政規則以「函」檢發,或多種規則同時檢發時,可併入同一「函」內處理;其方式以公文分行或登載政府公報或機關電子公布欄。但應發布之行政規則,依相關法規命令之發布程序辦理之。 附:公布法律、發布法規命令及人事命令時: (1)令文可不分段,敘述時動詞一律在前,例如: 甲、訂定「○○○施行細則」。 乙、修正「○○○辦法」第○條條文。 丙、廢止「○○○辦法」。 (2)多種法律之制定或廢止,同時公布時,可併入同一令 文處理;法規命令之發布,亦同。 (3)公、發布應以刊登政府公報或新聞紙方式為之,並得 於機關電子公布欄公布;必要時,並以公文分行各機關。 _____________________________________________________ ※「函」之範例 如下 :

24 台北市政府 函 機關地址:台北市中正區濟南路O號O樓 受文者: 本市各區公所 發文日期:中華民國93年7月8日
台北市政府 函 機關地址:台北市中正區濟南路O號O樓 聯絡方式:聯絡人:周節輪 電話: 傳真: 受文者: 本市各區公所 發文日期:中華民國93年7月8日 發文字號:會訊字第 號 速別:速件 密等及解密條件或保密期限: 附件:一件(如文) 主旨:訂頒「臺北市環境美化會報設置要點」一種(如附件),請依 規定辦理。 正本:各區區公所 副本:本府工務局公園管理處、本府秘書處 市 長 郝 ○ ○

25 台北市政府 函 機關地址:台北市中正區○路O號l 聯絡方式:聯絡人:周節輪 電話:01-2345678 傳真:01-2345690
台北市政府 函 機關地址:台北市中正區○路O號l 聯絡方式:聯絡人:周節輪 電話: 傳真: 108 台北市○○區○○路1號 受文者:臺北市政府工務局 發文日期:中華民國93年7月8日 發文字號:會訊字第 號 速別:速件 密等及解密條件或保密期限: 附件: 主旨:臺北市環境美化會報設置要點,自○年○月○日廢止,請 查照。 說明:依據本府人事處案陳 貴局○年○月○日○字第○○○號函辦理。 正本:台北市政府工務局 副本:台北市政府工務局公園路燈管理處、本府人事處 市 長 郝 ○ ○

26 苗栗縣政府 函 機關地址:苗栗市○○路6號 聯絡方式:聯絡人:周節輪 電話:0-2345678 傳真:0-2345690
苗栗縣政府 函 機關地址:苗栗市○○路6號 聯絡方式:聯絡人:周節輪 電話: 傳真: 439苗栗縣○○鄉○○路1號 受文者: ○○鄉公所 發文日期:中華民國93年7月8日 發文字號:苗縣府字第 號 速別:速件 密等及解密條件或保密期限: 附件: 主旨:勸導鄉、鎮市民迅速整修房屋,疏浚河道川流,修築堤防,預防颱風之侵襲,請 查照。 說明:台灣為亞熱帶地區,易遭颱風侵襲,每年損失嚴重,慘痛之教訓,記憶猶新,事宜及早準備,以策安全。事關人民生命及財產安全,不可稍有疏忽;多一分準備,即少一分損失。 辦法:如民眾無力辦理者,可設法酌予貸款支助,事後以無息分期收回。 正本:各鄉、鎮、市公所 副本:本府秘書處、社政局、會計室 縣 長 劉 ○ ○

27 立法院 函 機關地址:台北市中正區○○路6號 108 台北市○○區○○路1號 受文者:行政院 發文日期:中華民國93年7月8日
立法院 函 機關地址:台北市中正區○○路6號 聯絡方式:聯絡人:○○○專員 電話: 傳真: 108 台北市○○區○○路1號 受文者:行政院 發文日期:中華民國93年7月8日 發文字號:立法(93)平字第 號 速別:速件 密等及解密條件或保密期限: 附件: 主旨:檢送周委員○○關於節約能源問題之質詢一份,請 惠復。 說明:本案係提經本院第○○會期第○○會議報告。 正本:行政院 副本:本院秘書處、周委員辦公室 院 長 王 ○ ○

28 外交部 函 機關地址:台北市中正區○○路0號 聯絡方式:聯絡人:○○○ 電話:01-2345678 傳真:01-2345690
外交部 函 機關地址:台北市中正區○○路0號 聯絡方式:聯絡人:○○○ 電話: 傳真: 108台北市○○區○○路1號 受文者:經濟部農礦工商事業派員出國案件審查委員會 發文日期:中華民國93年7月8日 發文字號:外交字第 號 速別:速件 密等及解密條件或保密期限: 附件: 主旨:工商人員短期出國,對其申請前往國家,請視實際需要予以審定。 說明:根據目前本部每月所發護照統計, 貴會核准出國工商人員約占所有各機關核准出國人員總數之半,其中常有出國期限雖僅數月,而其前往國家有多達數十國者,事實上持照人不可能遍訪所列國家之全部,徒使本部簽發護照作業增加負擔。 建議:今後工商人員申請出國,請 貴會及申請人合作,對於事實上不可能前往之國家免予列入,以利護照作業。 正本:經濟部農礦工商事業派員出國案件審查委員會 副本:本部簽證處、內政部入出境管理局 部 長 陳 ○ ○

29 上行 上級機關 或首長 請求 敬請 鑒核。敬請 核示。敬請 釋示。 敬請 核轉。敬請 核准施行。 敬請 核准辦理。復敬請 鑒核。 一般報告
行文別 適用範圍 用 途 期望語 上行 上級機關 或首長 請求 敬請 鑒核。敬請 核示。敬請 釋示。 敬請 核轉。敬請 核准施行。 敬請 核准辦理。復敬請 鑒核。 一般報告 敬請 核備。敬請 鑒察。 平行 平行機關 一般 請 查照。請 察照。請 查照辦理。 請 查核辦理。請 查照備案。 復請 查照。 需復文 請 查照見復。請 同意見復。 請 惠允見復。請 查明見復。 需轉行辦理 請 查照轉告。請 轉行照辦。 下行 下級機關 希 查照。希 照辦。希 切實辦理。 希 依規定辦理。 希 辦理見復。 希 轉行照辦。希 查照轉告。 希 查照轉行照辦。 希 照辦並轉行所屬照辦。 希 轉告所屬切實照辦。

30 ※附:上行公文之[期望語]說明: *鑒核--請鑒察審核。 *核示--請指示,以便遵行。 *核備--請鑒察留備考查。 平行公文之[期望語]說明: *查照--請知悉或照辦。請查明而依照辦理。 *查照見復--請知悉或照辦並答覆。 *查明見復--請查明某案答覆。 *查照備案--請存案留備查考。 下行公文之[期望語]說明: *查照--使其知悉。 *照辦--使其照案辦理。 *辦理見復--使照辦並報告辦理情形。 *轉行--使下級轉行文。 *轉告--使下級轉告。 *轉行照辦--使下級轉行文,並告知照辦。

31 行文別 使 用 對 象 用 語 上行文 上級機關或首長 檢陳;附陳。 平行文 平行機關 附;附送;檢附;檢送。 下行文 下級機關或人員
◎公文有「附件」時,一般常用的「附送語」: 行文別 使 用 對 象 用 語 上行文 上級機關或首長 檢陳;附陳。 平行文 平行機關 附;附送;檢附;檢送。 下行文 下級機關或人員

32 「公告」範例: 高雄市政府教育局 公告 ◎「公告」不需發文機關地址及聯絡方式、「受文者」、「速別」、「密等」及解密條件等。
高雄市政府教育局 公告 發文日期:中華民國97年3月8日 發文字號:高市教四字第 號 主 旨:公告本局查察97年2月未籌設及已籌設而尚未立案 補習班名冊。 依 據:依據補習及進修教育法第24條規定辦理。 公告事項: 一、97年2月未籌設及已籌設而尚未立案補習班名冊。 二、公告地點:(一)刊登市政府公報(二)市府公佈 欄(三)教育 局公佈欄。 局 長 蔡 ○ ○

33 高雄市政府財政局 公告 主 旨:公告核准丁○○會計師在本市登錄。 依 據:會計師法第13條規定。
高雄市政府財政局 公告 發文日期:中華民國97年4月24日 發文字號:高市財二字第 號 主 旨:公告核准丁○○會計師在本市登錄。 依 據:會計師法第13條規定。 公告事項:下列會計師在本市登錄。( ◎公告登載時,免署機關首長職稱、姓名) 會計師姓名 事務所名稱 事務所地址 備 註 丁 ○ ○ 清渭會計師事務所 高雄市中正4路○○號


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