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公文寫作及實務 報告人:呂家鑾專門委員 105年3月24日

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1 公文寫作及實務 報告人:呂家鑾專門委員 105年3月24日
公文寫作及實務 報告人:呂家鑾專門委員 105年3月24日

2 公文寫作及實務 壹、公文的基本概念 貳、公文的寫作方式 参、公文寫作實務

3 壹、公文的基本概念 一、公文的意義與必備條件 二、公文的種類 三、公文的結構

4 壹、公文的基本概念 一、公文的意義與必備條件
 (一)公文的意義:公文是處理公務的文書,即機關內部、機關之間處理公務往返之文書或機關與民眾間往返之文書。 (二)公文必須具備的三要件   1.公文內容必須與公務有關。 2.公文處理者,必須至少有一方為機關或團體。 3.必須符合一定的程序及格式 。

5 壹、公文的基本概念 二、公文的種類共分6種 (一)令:公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基 準之行政規則及人事命令時使用。 (二)呈:對總統有所呈情或報告時使用。 (三)咨:總統與立法院、監察院公文往復時使用。

6 壹、公文的基本概念 (四)函:各機關處理公務,有下列情形之一時使用: 1. 上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。(下行文) 例:教育部 本校;本校 東華附小 2. 下級機關對上級機關有所請求或報告時。(上行文) 例:本校 教育部;東華附小 本校 3.同級機關或不相隸屬機關間行文時。(平行文1、平行文2) 例:本校 其他學校、科技部、外交部、臺北市政府等。 4.民眾與機關間申請與答覆時。(平行文) 例:本校 個人

7 壹、公文的基本概念 (五)公告:各機關就主管業務或依據法令規定,向公 眾或特定之對象宣布周知時使用。

8 壹、公文的基本概念 (六)其他公文:共16種 1.書函:甲:於公務未決階段,需要磋商、陳述及徵詢意見、 協調或通報時使用乙:舉凡答復簡單案情,寄送普通 文件、書刊、或一般聯繫、查詢等事項行文時均可使 用,其性質不如函之正式性。另「准駁性」之公文不 能使用書函。 2.開會通知單:召集會議時使用。 3.提案:對會議提出報告或討論事項時使用。 4.紀錄:記錄會議經過、決議或結論時使用。 5.簽:承辦人員就職掌事項,或下級機關首長對上級機關首 長有所陳述、請示、請求、建議時使用。

9 壹、公文的基本概念 6.箋函或便簽:以個人或單位名義於洽商或回覆公務使用。 7.聘書:聘用人員時使用。
8.證明書:對人、事、物之證明時使用。 9.證書或執照:對個人或團體依法令規定取得特定資格時使 用。 10.契約書:當事人雙方意思表示一致,成立契約關係時使用 。 11.定型化表單(如:用印申請書)。 12.公務電話紀錄:公務上使用電話聯繫、洽詢、通知的通話 紀錄。

10 壹、公文的基本概念 13.手令或手諭:機關長官對所屬有所指示或交辦時使用 。
14.報告:公務用報告,如調查報告、研究報告、評估報 告等;或機關內人員就個人事務有所陳情時使 用。 15.說帖:詳述機關掌理事務辦理情形,請相關機關或部 門予以支持時使用。   16.節略:對上級人員略述事情大要,亦稱綱要。起首用 「敬陳者」,末署「職稱、姓名」。

11 公文結構 壹、公文的基本概念 密等解密條件 發文字號 速別 機關全銜 文別 機關地址 聯絡方式 受文者 發文日期 附件 本文 正本 副本
署名用印

12 函 簽 書函 一段式 二段式 三段式 壹、公文的基本概念 主旨 一段完成 主旨、說明 或主旨、擬辦 分主旨、說明、辦法(擬辦)
為全文精要,力求簡明,具體提出行文目的與期望,或核復意旨,閱讀者一目了然 主旨、說明 或主旨、擬辦 就來源、事實或理由作較詳細之敘述,而無法於「主旨」內容納時,用本段說明。 函復之公文,應引敘或說明來文日期、文號,俾便受文機關調案處理 分主旨、說明、辦法(擬辦) 擬辦為簽之重點,應針對案情,提出具體處理意見,或解決問題之方案,可視內容改用建議、請求、辦法或核示事項等

13 壹、公文的基本概念 三、公文的結構(以函為例) (一)發文機關:製作本件公文的機關,應用全銜。
(二)地址、聯絡方式:發文機關的地址及承辦人資料。 (三)受文者:行文對象。 (四)發文日期及發文字號:由收發文單位統一處理。 (五)速別:希望受文機關辦理之速別,有「最速件」、    「速件」、 「普通件」三種。 (六)密等:有「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」四種,如非密件,則不須填註。 (七)附件:必須註明名稱及數量。

14 壹、公文的基本概念 (八)本文 1.主旨:是全文的精要,說明行文的目的與期望,應具體扼要,不 可分項分條。凡案情簡單者,可用「主旨」一段完成, 如有辦理期限須於主旨敘明。 2.說明:就事實來源或理由,詳細敘述,可分項敘述。 (九)正本:行文之對象填列於此。 (十)副本:涉及之相關機關、單位或個人。 (十一)署名:以發文機關首長在公文最後一行簽署職銜和姓名或加蓋 職章。 (十二)印信:為防偽造及變造,公文需蓋用印信或首長簽署。

15 貳、公文的寫作方式 一、寫作要領 二、常用公文用語 三、公文寫作應注意事項 各公文範例有關期望.目的及稱謂用語部分已取消
挪抬(空格)書寫(教育部104年4月1日函)

16 貳、公文的寫作方式 一、寫作要領(擬辦公文的來源:被動收到他機關 的來文或本校主動去文。) (一)認清對象:收文單位為何?發文單位是那
 (一)認清對象:收文單位為何?發文單位是那 一個?立場確定,才能以適當 的語氣及格式寫作。  (二)了解案情:對案情詳加規劃,澈底瞭解, 衡情酌理,提出具體要求,即 公文的主旨。

17 貳、公文的寫作方式 (三)解釋清楚:「為什麼要這樣做?」,即公文的「說明」 部分,宜條理分明。
(三)解釋清楚:「為什麼要這樣做?」,即公文的「說明」 部分,宜條理分明。 (四)措辭簡要:提出具體可行的辦法或建議,提綱挈領,簡 潔扼要,清楚表達主題或訴求,即公文中的 「擬辦」。 (五)態度中正平和:上行文要恭謹誠懇,平行文宜不卑不亢 ,下行文宜溫和真實。 (六)公文用語宜簡鍊,敘述應正確、清晰,擬文要可行,辦 文宜迅速。

18 貳、公文的寫作方式 二、常用公文用語 (一)稱謂語-對受文者稱呼或自稱用語
 (一)稱謂語-對受文者稱呼或自稱用語    1.有隸屬關係之機關:上級對下級稱「貴」(教育部稱本校為「貴校」);下級對上級稱「鈞」(本校稱教育部「鈞部」);自稱「本」。     2.對無隸屬關係之機關:上級稱「大」(本校稱立法院「大院」、科技部、財政部、銓敘部、外交部、內政部及文化部均為「大部」),平行稱「貴」,自稱「本」。     3.對機關首長:上級對下級稱「貴」,自稱「本」;下級對上級稱「鈞長」(本校校長稱教育部長「鈞長」;本校同仁稱校長「鈞長」),自稱「本」或「職」。

19 貳、公文的寫作方式 (二)請示語:簽案中請問、請教之衡量用語,如 「是否可行?」 、「是否有當?」等(範例-簽)。
4.機關(或首長)對屬員稱「臺端」。    5.機關對人民稱「臺端」、「先生」、「女士」或通稱「 君」,對團體稱「貴」,自稱「本」。    6.行文數機關或單位時,如於文內同時提及,可通稱為「 貴機關」或「貴單位」。  (二)請示語:簽案中請問、請教之衡量用語,如 「是否可行?」 、「是否有當?」等(範例-簽)。

20 貳、公文的寫作方式 (三)期望及目的語:每件公文都有一定的期望及目的,所以在「 主旨」的最後用語,請求對方(受文者)核示、辦理或轉行 ,它含有請求及期望之意。如對上級機關或首長用「請鑒核 」、「請核示」; 對平行機關及下級機關用「請查照」等 。 (四)准駁語:上級機關對下級機關審核各項規定或平行機關答復 請求時所作的用語叫做「准駁語」包括: 1.允准語-如「應予照准」、「准予備查」、「敬表同意」 。 2.駁復語-如「應予不准」、「應予緩議」、「礙難同意」 、「歉難同意」。

21 貳、公文的寫作方式 三、公文寫作應注意事項 (一)寫「主旨」時,應注意事項
 (一)寫「主旨」時,應注意事項    1.內容力求具體扼要,敘述內容不分項,一段完成, 用以說明行文目的與期望。    2.以本校行文教育部為例,稱謂語要用「鈞部」。主 旨段後之期望語可套用:「請鑒核」、「請核備」 、「請核撥」、「請鑒准核銷」、「請鑒核示復」 等。

22 貳、公文的寫作方式 (二)期望語的寫法、意義及行文層級 上行文:請鑒核:請閱鑒核定。 請核示:請核准示知。 請核備:請核准備查。 請備查:請存備查閱。 請核撥:請核准撥付。 請鑒准核銷:請閱鑒並核准報銷。 請鑒核示復:請閱鑒核准並回復示知。 平行文:請查照:請查明而依照辦理。 請同意惠復:請同意惠予回復。 請查照惠允:請查明同意依照辦理。 請惠允見復、復請查照等 下行文:請查照辦理見復:請查明依照辦理並回復。 請照辦、請確實辦理、請查照轉知等。

23 貳、公文的寫作方式 (三)在「說明」段內應注意事項 1.若說明段內只有一項,就不必起另外一行,直接從「說明:」 後開始敘述。
  1.若說明段內只有一項,就不必起另外一行,直接從「說明:」 後開始敘述。   2.說明段內容可分幾項來說明,其順序應按照一、二、三→(一 )、(二)、(三)→1、2、3→ (1)、(2)、(3)等等 。其位置要隔行在「明」之下方開始標示起,最多3至5項;宜 摘述重點,不宜長篇大論。   3.說明段中,其分項內容過於繁雜或含有表格型態時,則應編列 為附件。

24 一、慣例 二、常見謬誤 三、公文流程注意事項
参、公文寫作實務 一、慣例 二、常見謬誤 三、公文流程注意事項

25 敬請指教 謝謝!


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