國際禮儀實務 教您培養優雅與風範 陳褆銨．林宥瑩．游美未．周純如．林秀鳳．葉怡君 編 著 新陸書局股份有限公司 發行 2版2版
會議禮儀 CHAPTER 5 2 新陸書局股份有限公司 發行
包括七大項 3 認識會議與會議的目的 會前準備與會議通知 會議室座位的安排 主持人與發言人的會議禮儀 召開視訊會議應注意要點 會議紀錄的撰寫與跟催 會議的善後事項
認識會議與會議的目的 會議的目的歸納有三： –Collect –Discuss –Conclude 4 新陸書局股份有限公司 發行
會議的種類 – 動員月會、誓師大會（年會） – 一般常態性之員工教育訓練、季會、月會、週會 – 一般性會議，泛指業務會報、經銷商會議、產銷 協調會、顧客溝通會議， 產品策略會議 – 臨時性的會議泛指突發性的、臨時起議的、緊急 重大的會議、危機處理 – 與記者媒體相關的會議泛指新產品上市發表會、 說明會 – 其他聯誼性會議泛指高爾夫球敘、運動大會、員 工旅遊、尾牙餐敘 5 新陸書局股份有限公司 發行
成功的會議必備要素 完整的會議流程規劃 會議規劃流程圖 完善的會議資料準備 會議進行中的效率化掌控 會後決議事項的執行與追蹤 6 新陸書局股份有限公司 發行
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議程 出席名單（註明照 筆劃順序） 報告資料 簡介資料 （公司或個人簡介， 相關統計資料） 文宣資料 禮品 其中議程的設計 可依會議目的不 同分為： – 全體出席 – 分組討論 – 會議長短 中場休息 午晚宴安排 會外旅遊 新陸書局股份有限公司 發行 8 返回
會議前、中、後的 執行規範與實例研討 會議的籌備（前置工作） 會議通知的編擬及發放 會議紀錄的撰寫與跟催 新陸書局股份有限公司 發行 9
會議通知的編擬及發放 – 會議通知函：擬寫通知函時，應力求其 通知事項的完整性，其組成要件為： WHY （目的） WHEN （時間） WHERE （地點） WHO （人物） WHAT （議題） OTHERS （其他事項） 新陸書局股份有限公司 發行 10
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會議前的場務準備工作 – 會議的場地選擇及 視察 – 會場布置 – 會議視聽設備及器 材安排 – 出席人員邀約 – 參加者邀請 – 演講者邀請 – 會議資料 – 餐飲安排 – 旅遊安排 – 交通安排 – 預算編列 – 相關單位協助 – 工作人員訓練 – 媒體宣傳 – 會議場務規劃事項 會議場務規劃事項 新陸書局股份有限公司 發行 14
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科技會議系統的會前準備工作 新陸書局股份有限公司 發行 16
會議場地及座位的安排 認識會議場地 會議場地的 尊卑位安排 會議座位的禮儀 17 新陸書局股份有限公司 發行
–Classroom 教室型 –Theater 劇場型 –Cabaret 自助餐型 –U shaped 馬蹄型 –T shaped T 字型 –V shaped V 字型 –Boardroom 方型 –Swallow 口字型 新陸書局股份有限公司 發行 18
參與會議的基本禮節 與會者的穿著禮儀 與會者的禮儀 新陸書局股份有限公司 發行 19
參與會議的基本禮節 – 主席的會議禮儀 – 會後工作的執行 新陸書局股份有限公司 發行 20
– 善後 – 簡報存檔 – 謝函寄發 – 慶功 – 結帳與結算 – 檢討評估 新陸書局股份有限公司 發行 21
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