第三章書信 課程：文書實務與應用 教師：黃湃翔老師

第 一 節 書信概說 第 二 節 書信的種類與結構 第 三 節 書信的撰寫與原則 第 四 節 書信的款式與用語 第 五 節 書信範例 應用練習

為什麼要學習書信? 書信有其種類與結構，每類的結構及寫作格式又不盡相同，若未具備此種知識，將格式弄錯，不僅失禮亦會貽笑大方，不可不慎。

要如何學習並撰寫書信? 所謂「萬事起頭難」，書信要能下筆成章得體，唯賴多加練習，瞭解書信的基本格式，謹慎用詞，多閱讀書信佳作，揣摩其意及表達方式，必能精進。

一、書信概說 人類表達情感的工具有二種:一是語言，一是文字。面對面，當然是可以用語言溝通情意;距離遠了，就非要用文字不可。 將所要說的話，用筆記錄下來，這就是書的意思，也就是《文心雕龍》所說的：「書者，舒也。舒布其言，陳之簡牘。」

書信起源 「書」為文字形式，「信」則為口語形式。後因二者在功能性質上的接近，遂成為同義復詞，合稱之為「書信」，最早見於《晉書‧陸機傳》。 早可考書信為尚書君奭篇「周公致召公」書。

書信名稱 書信的名稱分為下列: 尺簡、華箋→簡、箋都是竹簡。 尺牘、札(ㄓㄚˊ)書牒牘→牘、札、牒都是木版。 手筆、華翰→筆、翰都是毛筆。 來函、玉函→函就是信封。 書啟、啟事→啟是打開的意思。

書信特點 有一定的對象 有一定的目的 有一定的格式

二、書信的種類與結構 書信種類 一般書信與專用書信兩大類，依發信人與收信人的關係，通常分為對長輩、平輩與晚輩三種；在對事方面，則依發信目的，分為致意問候、往來應酬、專門用途、切磋議論等數種。 書信的結構 書信是用來替代當面晤談，因而其結構與當面晤談的程序並無不同，現代書信的結構，可分為三大部分，即開頭、正文、結尾。

2.1常見書信種類 (一)推薦函 (二)求職信 (三)存證信函 推薦函的撰寫，應據實陳述被推薦對象的基本資料和推薦理由，切勿誇大優點，掩飾缺點，以免誤導對方，損人害己。 (二)求職信 首先是要謙沖自牧，又要避免妄自菲薄，其次是遣詞中表現誠懇真摯的態度，並恰如其分地表達自己對工作的願望。 (三)存證信函 存證信函乃為透過郵局來證明發信日及其內容為目的的一種證明函件，以達到證據保存與告知責任以避免時效消滅的一種文書。

2.2書信的結構 開頭 完整的稱謂，包括修飾語、名號、稱呼及提稱語四個部份，例如「敬愛父親大人膝下：」。提稱語與稱謂有密切的關係，必須依一般慣例正確使用，才不致貽笑大方。 正文 正文為書信的主旨所在，發信人的目的即意圖全在於此，應以誠懇的語氣，簡明通達的述敘，使對方能輕易而正確地了解內容。

2.2書信的結構_cont. 結尾 結尾應酬語、敬辭與問候語。 自稱：這是發信人對收信人的自稱，比如對祖父母自稱「孫」。 署名：這是發信人代表自己的簽署。 名下敬辭：署名之下，要有表示禮敬告白的敬辭。 寫信時間：寫信的月日時間通常以縮小字體寫在署名下敬辭的下方，如為橫式則寫在署名下敬辭的右方。 補述語：補述是補充正文的遺漏及不足時的例外使用，通常須另起一行且冠以「附」、「再」、「及」等…

信箋結構

三、書信的撰寫與原則 態度宜誠懇真摯 款式用語應適度合宜 行文宜條理分明、層次井然、簡明扼要 書信既為替代晤談的一種陳述方式，則見信如見人，書信中的格式與遣詞，應表現出高度的禮貌與真誠。 款式用語應適度合宜 現代書信格式較為簡單，古體書信則繁複陳舊。 行文宜條理分明、層次井然、簡明扼要 書信的正文為該信件的主體所在，陳述時應力求簡明扼要、條理井然，避免拖泥帶水，雜亂無章。

3.1撰寫書信應注意事項 (一) 開頭 (二)抬頭 (三)行款 開頭是指信菚第一行「稱謂」的地方，是書信內文的開始處。 信中的「抬頭」，其作用在於表達敬意。平抬是將要抬頭的字，另起一行頂格寫起，與其他各行高度齊平，挪抬則是把要抬頭的字在原行空一格書寫。 (三)行款 書信的行款首先應注意書面的平衡悅目，避免因行款安排不當致令邊緣參差不齊，影響書面的整齊。

3.1撰寫書信注意事項_cont. (三) 稱謂 自稱： 稱人：請參考課本。 縮小側寫 尊親屬要加「家」 幼輩時要加「舍」 兒孫、店號時要加「小」 自己師友及處所時要加「敝」 以亡故的尊親屬時要加「先」 亡故的卑親屬要加「亡」 自己的父母子女要加「愚」 稱人：請參考課本。

4.1書信的款式 信菚、 信封、 明信片

4.1.1信菚 信菚的選用：無論橫式或直式信菚，均以白色系為宜。 筆跡墨色：以藍、黑色為宜，字體以明白美觀為佳。 信菚的摺疊，宜將有字的一面朝外，按次序疊放，並以最容易攤開的方式直向左右對摺。

4.1.2信封 信封無論直式或橫式，以白色系最為素雅大方。 信封上的字體，一方面供郵差投遞辨識之用，一方面又書寫收信人姓名稱謂，為避免字跡無法辨識而導致誤投，或字跡潦草致收信人感到不適。

直式標準信封 右路最上方寫明郵遞區號，其下則大約空兩格，於本路的中線書寫收信人地址或處所，應注意本欄第一個字應低於中路收信人第一個字的高度，已表示對收信人的尊重。 信封的中路則書寫收信人的姓名、稱謂及啟封辭，切勿將頭銜縮小側寫，而反將名字放大，如此將十分失禮。 信封的左路，書寫發信人的地址、處所、姓名及郵遞區號

朱元祥校長 鈞啟 朱校長 鈞啟 啟 高雄縣燕巢鄉橫山路59號 樹德科技大學校長室 824 基隆市仁愛區 仁愛路88號 王緘 ╳敬 朱元祥校長 鈞啟 824 基隆市仁愛區 仁愛路88號 王緘 ╳敬 　啟 高雄縣燕巢鄉橫山路59號 樹德科技大學校長室 朱校長 鈞啟 824 基隆市仁愛區 仁愛路88號 王緘 元祥 資料來源曾議漢老師

橫式信封 上路從左上角開始為發信人的郵遞區號、地址處所及緘封辭，下路則從信封的下半部約二分之一的位置開始寫起。

橫式直寫範例

橫式橫寫 橫式橫寫是維持西式信封的寫法，是所有文字，一律橫書。

現代西式信封 寄信人資料 1.郵遞區號 2.地址 3.姓名 (緘) 收信人資料 1.郵遞區號 2.地址 3.姓名 (收) 郵票 寄信人資料 1.郵遞區號 2.地址 3.姓名 (緘) 收信人資料 1.郵遞區號 2.地址 3.姓名 (收) 郵票 資料來源曾議漢老師

現代西式範例 郵票 106 台北市大安區金山南路二段14號 粉紅龍 緘 807 高雄市三民區中華路45號 YOYO龍 先生收

轉交信 轉交信 　由於不知道受信人的地址，因而由第三者轉交的信。 對長輩：請轉呈、煩轉呈 對平輩：請轉交、煩轉交 對晚輩：請擲交、煩擲交

託帶信 託帶信－ 　是拜託別人轉交的信。託帶信和轉交信不同的是：轉交信多半是郵寄給轉交人，在交給受信人；託帶信則是親自交給託帶人，再由託帶人親自交給受信人。

託帶信實例 一般託帶信封 加託帶人的託帶信封 專送信封

4.1.3明信片 明信片的正面，其結構信封相同，然明信片因屬開放型式，無封口，固中路亦不用啟封辭，而僅用「收」。

補充 起首 挪抬 側書 郵遞信 電子郵件

起首 在用紙方面： 講究書信的抬頭，在起首就要預留抬頭的空間可用: 朱絲信箋，起首的地方就在天線的下方。 全素信箋，就要預留天、地、左、右的空間，大小要和朱絲信箋相同。 講究書信的抬頭，在起首就要預留抬頭的空間可用: 1.平抬 2.單抬 3.雙抬 4.三抬

挪抬 挪抬是所有抬頭中最普通的一種抬頭，一般是對受信人的晚輩或者事、物，是用這一種抬頭。信箋的抬頭還有一些習慣要注意的： 1.人重於物 　1.人重於物 　2.人重於己 　3.抬人不抬己 　4.行底不成抬 　5.單字不成行 　6.忌行行吊腳

側書 側書就是字體寫小一些，同時寫偏右一些，側書的目的有二個： 　1.表示自己的謙遜 2.表示對對方恭敬的避諱

郵遞信 中式信函依送遞方式的不同，可分為「郵遞信」、「轉交信」、「託帶信」三種。 郵遞信 受信人的姓名、稱謂、職稱 啟封詞

電子郵件 及時對話色彩，不講究文字錘鍊 電子郵件透過網路及時、快速地往來，相較傳統的書信﹐更富有對話的色彩 因應電腦螢幕閱讀的撰寫格式

撰寫電子郵件注意事項 撰寫醒目且具體的標題 避免使用情緒象徵符號 遵守網路使用禮貌 嚴肅或正式的電子郵件顯得輕浮，不適宜大量使用此類符號 電子郵件如果有「ｃｃ」顯示哪些人收到副本(carbon copy)，盡量不要提及任何隱私

Email書寫範例資料來源：技職體系中文寫作能力實施網站

練習 你想報考〈家裡蹲大學〉兩性關係研究所，請老師幫你寫一封考研究所需要的推薦函。 怎麼「說」？ 怎麼「寫」？ 資料來源曾議漢老師

書信結構 文前 稱謂 提稱語 啟事敬辭 開頭應酬語 正文 文後 結尾應酬語 結尾敬辭 自稱、署名 日期 補述 雅夫老師 函丈 （敬啟者） 時間過得…近來可好？ 正文 學生離開…到府上拜謝。 文後 結尾應酬語 講課之餘…珍重身體。 結尾敬辭 敬請　道安 自稱、署名 學生陳水扁敬上 日期 九月十二日 補述 師母前敬請…

　雅夫老師函丈： 　　　時間飛逝，轉眼又是一年。老師近來可好？學生畢業以來，一直為準備研究所考試而努力。近來報考日期將屆，需要任課教師推薦函乙份。懇請　老師俯允惠賜撰函，至為感激。天氣多變，還請　多多保重身體。 敬請 　道安 　　　　　　 學生 陳小扁敬上 　　　　　　　　　　 九月十日 　吳小珍同學囑筆請安 結尾敬辭 頂格 空二格 頂格 補述 稱謂 提稱語 結尾應酬語 側書 署名 開頭應酬語 空一格 側書 署名下敬辭 日期 資料來源曾議漢老師