報帳之行政流程及 必須注意之事項 101.10.22

各類計畫經費會計室承辦人 非國科會委辦計畫(A)：楊秋美，分機６２０８２ 國科會計畫(B)：謝昶成，分機６２１９０ (商學院、教育學院) (理學院、傳播學院、 法學院、外語學院) 國科會計畫(B)：柯馥祺，分機６３０８６ (社科院、文學院、國際事務學院、其他中心) 補助款(F)：胡玉芝，分機６３０８５ (國科會補助研討會)

報告大綱 網頁資源簡介 相關法令規定 報帳之行政流程 計畫經費報支相關實務

網頁資源簡介 研發處 研發計畫查詢系統 研發處單一窗口 會計室 法令規章 表格下載 經費查詢系統 電子公文系統(查詢公文流程)

相關法令規定 支出憑證處理要點 支出標準及審核作業手冊(以下摘錄) 各機關學校出席費及稿費支給要點 國內(外)出差旅費報支要點 國立政治大學執行各項支出應行注意事項

相關法令規定 委託或補助單位相關規範 大學校院及教師辦理計畫經費核銷重要規 定事項及作業釋疑 國科會補助專題研究計畫經費處理原則 核定清單或合約書 相關函令解釋

核定清單項目 業務費 研究主持費 專任助理薪資 兼任助理薪資 臨時工資 國外差旅費 研究設備費 管理費 研究人力費 耗材、物品、圖書及雜項費用 國際合作研究計畫國外學者來台費用 國外差旅費 赴國外移地研究 出席國際會議 國際合作研究計畫差旅費 研究設備費 管理費

採購注意事項 採購金額：未達1萬元 採購金額：1萬元以上，未滿十萬元 採購金額：10萬元以上 由總務處事務組統一採購，先請購後核銷。 可自行購買，並由請購單位直接辦理核銷。 採購金額：1萬元以上，未滿十萬元 由請購單位辦理，先請購後核銷。 1~10萬元，檢附1家估價單 採購金額：10萬元以上 由總務處事務組統一採購，先請購後核銷。

採購注意事項 公立學校採購案件應符「政府採購法」規範， 10萬元以上設備採購案，應移請「總務處」依 規定辦理。 1萬元以上採購勿自行代墊，應由校方開支票 逕行匯付廠商（若有特殊原因，請於事前敍明 理由）；另申請預借款中，1萬元以上單據， 仍需由校方匯付。

經費請購核銷之行政流程 1.1萬元以上未達十萬元金額由主持人自行採購； 設備及非消耗品採購： 主持人→單位主管→研發處單一窗口→會計室 2.十萬元以上金額由總務處事務組統一採購 主持人→單位主管→研發處單一窗口 →總務處事務組→會計室→校長核定 →回請購單位→廠商交貨→請購單位驗收 →事務組核銷結案

經費核銷之行政流程 1萬塊以下耗材及雜項費用、臨時工資： 國外差旅費： 圖書採購： 主持人→單位主管→研發處單一窗口 →會計室 →依權責授權代判 國外差旅費： →人事室→會計室→校長 圖書採購： 主持人→單位主管→圖書館 →財產組→會計室→依權責授權代判

經費核銷之行政流程 經費結案： 主持人→會計室→國科會

重點提示 政大統編：03807654 買受人：國立政治大學 報支經費時應依各委託或補助單位之要 求辦理核銷（惟各機關要求不一，故Ａ 計畫得報支之經費項目，Ｂ計畫不見得 可以比照辦理）。 經費用在與計畫無關的地方，都是不合 規定的。

相關表單(非會計室提供) 公用清冊：行政資訊系統公用清冊系統 工讀金清冊：行政資訊系統工讀金清冊 系統 掛號公文：inccu重要文件掛號系統 (inccu校務系統web版重要文件掛號) 請購單、經費結報單、財產(物品)增加單： inccu新平台校務系統教職員資訊系統 採購管理

相關表單(非會計室提供) 老師的出差申請單(有核章的)： 請假單經核准後→進電子公文系統→「已 歸檔」→勾選「表單」→至「承辦單位/人 員」選取人員後，按「公文查詢」→選取 該假單後，直接列印即可。 電子公文：inccu電子公文線上簽核

相關表單(非會計室提供) 國科會計畫經費變更申請表： 至國科會網頁登入，線上填寫表格後，紙 本印出經校內程序同意之文件。(若該程序 應由國科會同意，則文件即為國科會之來 文及原申請表文件)。 國科會計畫申請書、核定清單：至國科會 網頁登入後，可查詢該計畫內容。

計畫經費報支實務說明 臨時工資 文具、郵電、印刷、電腦耗材……等 調查訪問費、演講費、稿費 電腦使用費、資料檢索費 餐點 年費或入會費、註冊費 圖書設備 資訊設備 國內外差旅費

臨時工資 工讀金清冊(校外人士—公用清冊) 臨時工申請表(含學歷證明文件) 工讀時數表 報支臨時工資應注意那些相關規定？ 專職工作者不得支領臨時工資 核定清單內是否有包含臨時工資 工讀時薪及時數上限

臨時工資支給標準表 大學部 碩士班 博士班 時數 月份 1-6 7-9 10-12 50 90 1-12 100 時薪 103 150 200

文具、郵電 文具紙張請按實際明細填寫 發票上註明購買品名、數量、單價，並請 “主持人”簽章 郵費請記得索取購買票品證明單，大宗郵 資請加註用途。 電話費（指通話費部份），請於報銷時加 註與計畫相關性及用途。

影印、印刷 影印費：研究計畫所需資料之影印費用屬之。 （核銷時請於發票或收據上註明影印內容） 印刷費：研究計畫所提學術性研究報告及所 需圖表、刊物等印製、裝訂費屬之。 （核銷時需檢附樣張或樣本）

電腦耗材、儀器維修 電腦耗材：碳粉、磁片、空白光碟、墨水 匣等，與研究計畫有關者為限，按實際需 要核實列支。 儀器維修費： 發票 請購單＋估價單 (若超過1萬元，須先完成請購程序) 儀器維修費： 收據、發票 維修紀錄單

調查訪問費、演講費、稿費 領據 其他相關文件 受訪者/訪員部份：核銷時請於單據上註明計 酬方式。 檢附之單據，應註明受訪日期、訪談主題及受 訪時數。 演講費報支應註明講題、時間、地點。 稿費、潤稿費、外文編修須註明字數及標準。

電腦使用費、資料檢索費 電腦使用費：因計畫實際需要使用電腦所需之費 用。例如：程式設計及資料輸入費。 資料檢索費：實施研究計畫使用傳輸網路所供應 新穎數據或索取各交換系統資料庫中之資料所需 費用均屬之。 收據、發票(註明數量、單價及內容) 請購單+估價單 (若超過一萬元，須先完成請購程序)

餐點 計畫預算項目，若有明列開會餐點、誤餐費、點 心等，始可報支。 餐點：係指邀請校外人士參加會議，逾用餐時間 所提供之便當、點心等；並不補助主持人執行研 究計畫之逾時誤餐費。 開會便餐請附議程，同一項業務不得分批報銷， 且便餐應以舉辦各項大型會議或活動為限，並儘 量以盒餐方式辦理，以節省經費。 餐費標準請參考：101年度國立政治大學執行各 項支出應行注意事項

年費或入會費、註冊費 項目 國內研討會報名費及註冊費 國內或國際性學 會之年費或入會費 國外研討會報名費、註冊費 預算科目 業務費 國外差旅費

圖書設備(國外購買) 依支出憑證處理要點規定，各機關支付款項，應取得收據、 統一發票或相關單據，其因特殊情形，不能取得者，經手 人應開具支出證明單，書明不能取得原因，據以請款。 例：國外網站購書，以信用卡刷卡付款者，核銷時檢附 請購單＋估價單(可用購物車明細代替)(請先完成請購程序)　 信用卡交易明細 發票或收據正本，如僅有網路訂購mail，請檢附 　(1)支出證明單 　(2)訂購mail 　(3)信用卡交易明細 財產增加單

資訊設備 資訊設備包括：個人電腦及其相關周邊設備。 周邊設備包括：硬碟、顯示卡、螢幕、印表機、 主機板、ＲＡＭ、不斷電設備等。 請依台銀資訊設備集中採購規格辦理。 未依台銀規格辦理採購請提出相關證明文件。 設備之購置，請儘速於計畫開始六個月內完成 採購程序。以符合原委託（補助）單位核定本 項經費之原意。 經費結報單 收據、發票 請購單+估價單 財產(物品)增加單

國內出差旅費 短程車資：凡公民營汽車可到達地區， 除因急要公務者外，其搭乘之計程車費 用，不得報支。 報支計程車資應填寫短程車資證明單， 註明搭乘人員、急要公務之理由及起迄 地點。

國內出差旅費 國外出差旅費應具備文件 公用清冊 國內出差旅費報告表 出差申請單(假單) 相關證明文件 出差參加會議、研討會等若供膳二餐以 上者不得報支膳費；參加研討會、講習、 說明會等訓練講習性質不得報支雜費。

（九職等以下包括約聘(僱)人員、雇員、技工、司機與工友） 國內出差旅費 國內出差旅費報支數額表　　　 　　單位:元 特任級人員 簡任級人員 （第十至十四職等） 薦任級以下人員 （九職等以下包括約聘(僱)人員、雇員、技工、司機與工友） 交通費 搭乘飛機及高鐵者，部會及相當部會之首長、副首長得搭乘商務艙（車廂）或相同之座（艙）位，其餘人員搭乘經濟（標準）座（艙、車）位，並均應檢據核實列支。其餘交通工具，不分等次按實開支。 每日住宿費 （新台幣） 2,000 1,600 1,400 檢據核實列支，未能檢據者，按二分之一列支。 每日膳雜費 650 550 500 33

國外出差旅費應具備文件 公用清冊 國外出差旅費報告表 機票費— (1)登機證存根 (2)電子機票或機票票根 (3)購票證明或旅行業代收轉付收據 出差申請單(假單) 匯率表、國外出差旅費日支數額表 因公出國人員搭乘外國籍航空班機申請書 註冊費收據(若為電子收據，請加填支出證明單) 保險費收據(以台銀人壽因公赴國外旅遊險400萬額度 為限) 經費變更申請表 若出差人事時地內容與申請書不符，一定要先變更!!!

國外出差旅費—交通費 乘坐飛機、船舶及長途大眾陸運工具所需費用 機票票根或電子機票 國際線航空機票購票證明單或旅行業代收轉付收據 登機證存根 飛機及船舶，乘坐經濟座(艙)位 長途大眾陸運工具：按實際需要、不分等次 未搭本國籍航空者：檢附「因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書 」 。 經費報支： 機票票根或電子機票 國際線航空機票購票證明單或旅行業代收轉付收據 登機證存根 其餘交通費：應檢附原始單據或旅行業代收轉付收據

國外出差旅費—生活費 依「中央政府各機關派赴國外各地區出差人員 生活費日支數額表」列報。 日支數額劃分：住宿費70%、膳食費20%、零 用費10%，依實際供膳宿情形報支。 生活費報支30%情形： 住宿免費宿舍 過境旅館 在搭乘之交通工具歇夜 返國當日 一日內跨越兩地區或兩地區以上者，其生活費日支數 額均以當日留宿之地區為列支數額，不得重複。 凡出差至表未列載之地區，依該國—其他支給；未列 載之國家者，比照距離最近之國家—其他支給。

國外出差旅費—辦公費 出國之手續費、保險費、行政費、禮品交際及雜 費 手續費：含護照費、簽證費等，檢據核實報支。 保險費：檢附保費單及保費收據，以最高保額綜合保險400萬元報支。 行政費：國外執行公務所需郵電、運費等費用，出國前需循行政程序簽核後始得報支。 禮品費、交際費、計程車資、租車費等費用：皆須檢附單據，按出差日數每人每日新臺幣600元(所有項目合計)為限。

國內(外)出差旅費 出差後１５日內辦理經費核銷。 校內教職：國內外出差不論天數多寡主辦 人事單位請加會人事室 計畫助理（含校外人士）： 國內外出差主辦人事單位請計畫主持人核章。 校外人士請加附依原服務單位出差請假規定所 辦理之差單。

國內(外)出差旅費 出國人員、人數、次數、天數或地點如有變更， 應先循校內行政程序簽報核准後辦理。 差旅費報銷應附「出差申請單」，請於出差前上 inccu新平台校務系統登打出差單，使用經費來源 請註明清楚，並附上相關證明文件。 出差旅費報告表應填日期、出差地點，具領人應 簽章。

國內(外)出差旅費 匯率：請檢附外匯兌換水單或出國前一天（如遇 假日往前順推）臺灣銀行『即期』『賣出』美元 參考匯率證明。 無臺灣銀行賣出該貨幣即期匯價者，以現金匯價 為依據。 查詢網址如下：http://rate.bot.com.tw/Pages/UIP004/UIP004INQ1.aspx?lang=zh-TW 釋例

憑證核銷注意事項 確認經費來源、簽案或請購單核定經費動支 檢查憑證內容是否完整 確認是否符合相關標準 黏貼至支出憑證黏存單 檢附其他相關文件表單 相關人員核章

國科會計畫經費結案 應於計畫執行期滿後3個月內，辦理經費結報 (第1個月內核銷完畢，第2個月內向會計室辦理結案， 第3個月內會計室備文向國科會結案。) 必備文件： 結案通知單 計畫申請書 國科會核定清單 計畫執行同意書 助理學經歷說明書 (專任助理—畢業證書影本、兼任助理—聘任期間之在學 證明，計畫中所有聘任過之人員資料皆需附上）

非國科會計畫(委辦)重點事項 委託計畫案請款、經費及期限變更或結案等， 皆由受委託單位依契約函請委託單位辦理。 委託(非國科會)計畫相關經費支出標準、經費 流用條件，依委託單位及契約規定，惟相關標 準(如會議餐費…)如未特別規範者，依學校規 定辦理。 因委託計畫核定項目大不相同，務請於核銷時 檢附計畫核定清單，以利配合依核定項目辦理。

非國科會計畫(委辦)重點事項 非國科會計畫內人事費管控注意事項(詳101年7月 25日政研發第1010019351號函)： 1.計畫主持人費請會辦研發處。 2.博士後研究員及計畫助理相關進用人員請會辦 人事室。 3.依序完成會辦後再送會計室審核。 計畫內所編行政管理費，請攜帶核定清單至出納 組預開收據後，檢附掛號公文、黏存單(收據黏貼 於上)及核定清單辦理核銷。

非國科會計畫(委辦)重點事項 計畫如有結餘款(扣除須繳回金額)，依 「國立政治大學建教合作計畫結餘款分配、運用 及管理辦法」第四條規定，填列「國立政治大學 建教合作計畫經費結餘款分配申請表」辦理。

不得報支以下各項經費 與計畫無關之開支或非執行期限內之開支。 與國科會無關之任何墊撥款項。 購買土地或執行機構本身庫存之物資及現有之設備。 慰勞或餽贈性質之支出。 交際應酬費用(因研究計畫需要召開會議而逾用餐時間所提供之餐除外)、罰款、贈款、捐款及各種私人用款。 建造購買或租賃房舍車輛、房舍及傢俱之修理維護等。

注意事項—信用卡、禮劵 可支用項目 常見情形（錯誤態樣） 信用卡 支付 公款事項 員工出差旅費（含機票款）。 赴國外考察在當地購置之書籍及 其他。 依實際需要無法以現金(或支票)支付，必須以信用卡支付者。 例如：國內網路直接外購國外產品（1萬元以下國內未生產或供銷者）、訂購國外書籍、繳交出席國際會議註冊費、請國外學者或機構編修外文……。 國內零星支出。 例如：文具耗材之購置，以個人信用卡支付公款。及國內線上購物網購置物品( 依據行政院主計處96.2.1處會三字第0960000691號函說明六辦理) 請購物品金額超過1萬元以上，依規定應由校方逕付廠商不得先行墊付。 發票以信用卡支付(太普遍)。 禮券 商品禮券：係購置禮券時可取得發票者，得依禮品費相關規定辦理核銷。 現金禮券：係購置禮券時無法取得發票者，不得購買使用。 常見購置現金禮券替代施測禮品費。(依據行政院主計處96.2.1處會三字第0960000691號函說明三辦理)

核銷注意事項 收據或統一發票須註明買受人、日期、品 名、數量及金額等。(大寫金額塗改請回原 店家重開) 收銀機式發票應加註中文說明，並加蓋計 畫主持人章。 收據金額應正確，若有修改應由原開立者 於更正處核章； 統一發票書寫錯誤者，應另行開立。。 為避免重複申報，三聯式發票應取得發票 「扣抵聯」及「收執聯」進行經費核銷。

支出憑證黏存單注意事項 黏貼單據張數勿超過10張，依序採漸層方 式黏貼，切勿將憑證買受人、買受人統一 編號、日期等重要事項遮蔽，致難以判別。 用膠水黏貼，勿用口紅膠或釘書機 黏存單或請購單，「經手人（請購人）」、 「驗收或證明人」、「計畫主持人」及 「單位主管」應核章；經辦人員與驗收人 員不可為同一人。 若因經費不足或其他因素，擬不足額報支 費用，請於發票上及黏存單總計金額前加 註「實支」二字。

其他注意事項 掛號公文及清冊上註明清楚計畫代碼 代墊款和工讀金的清冊分開做 文件送出前，再次檢視是否有缺漏

小叮嚀 每年報帳同學都會更換，請學長姐要把 經驗傳承給學弟妹們。 補助機關依其審計職權查核補助本校研 究計畫之原始憑證，若遭糾正或剔除將 會影響各計畫主持人未來計畫之申請， 務請各位老師及相關助理人員確實依規 定執行計畫案。

小叮嚀 報帳程序上若有任何問題，請大家先上 會計室或研發處網頁，尋找看看任何相 關表格或規定。 若要查公文的流向，請先確認公文是否 已送至會計室，並提供流通文號，再請 會計室幫忙做查詢。 報帳過程中，溝通很重要。

重點提醒 經手人與監驗或證明人不得為同一人。 經手人及支出憑證粘存單相關簽核章人員 均需確認支出憑證之支付事實 辦理經費核銷，應將原始憑證 (收據、發 票、領款收據等) 黏貼於支出憑證粘存單 並與核准簽案或契約等相關文件一併送審。

重點提醒 支出憑證粘存單黏貼原始憑證，按同一受 款人及同科目支出性質黏貼，以不超過10 張為原則，且應注意勿將單據內容黏住。 支出憑證粘存單金額或相關資料塗改時， 請經手人在改正處簽章證明。 核銷金額低於發票、單據或工資計算總額 時，請註明『實支』金額並由經手人核章 確認。

重點提醒 工讀金清冊不可修改，若有修改應重新造 冊。 公用清冊一經修改，除紙本修改外，系統 亦應一併修改。 受款人非計畫內人員須加註說明。 有兩種以上不同經費來源分擔經費，應填 具支出分攤表。 研究計畫週轉金預借款申請表。

誠摯感謝 敬請指導 會計室全體同仁 敬上