學校財政管理及資源運用 保良局朱正賢小學 陳卓蓮校長 06 – 08 – 2012

目錄 主要收入 財政預算 貨品及服務的採購 會計及財務的監控 內部的監控 財務報告

主要收入 (一) 營辦津貼(OEBG) (校董會學校) 或 擴大的營辦津貼(EOEBG)(法團校董會學校) 參閱教育局通函第120/2011號及教育局網 頁(教育局→學校行政→財務管理→擴大/ 營辦津貼和綜合家具及設備津貼的參考資料) (二) 薪金津貼 (三) 不納入「營辦津貼」的津貼 (四) 其它收入(普通經費帳)

營辦津貼(OEBG) 普通話津貼 德育及公民教育津貼 學校及班級津貼 行政津貼/修訂的行政津貼 一般範疇津貼的項目 (General Domain) 學校課程發展津貼 普通話津貼 德育及公民教育津貼 學校及班級津貼 行政津貼/修訂的行政津貼

營辦津貼(OEBG)……續 消減噪音津貼 升降機保養津貼 培訓津貼 增補津貼(講座、紀念品) 補充津貼(聘用輔助教學人員、傢俱、器材) 一般範疇津貼的項目 (General Domain) 消減噪音津貼 升降機保養津貼 培訓津貼 增補津貼(講座、紀念品) 補充津貼(聘用輔助教學人員、傢俱、器材) 資訊科技綜合津貼

營辦津貼(OEBG)……續 特殊範疇津貼的項目 (Special Domain) 新來港學童校本支援計劃津貼 全校參與的融合教育 學生輔導服務津貼 學校本位輔導及訓育計劃的經費津貼 中文廣泛閱讀計劃 英文廣泛閱讀計劃 學校發展津貼 成長的天空計劃津貼 加強言語治療津貼

擴大的營辦津貼(EOEBG) 現有學校 = 基線指標 + 為特定學校而設的津貼 (基線指標 = 原來基線指標 + 每班津貼額 X 班數轉變 ) 新學校 = 基本撥款額 + 平均每班津貼額 X 核准班數 取消一般範疇及特殊範疇的區分 分9月、11月、2月、5月發放 可以保留最多相當於12個月津貼的餘款

擴大的營辦津貼(EOEBG) 為特定學校而設的津貼包括： 行政津貼/修訂的行政津貼 學校發展津貼 消減噪音津貼 資訊科技綜合津貼 成長的天空計劃津貼 新來港學童校本支援計劃津貼 全校參與的融合教育 學生輔導服務津貼 加強言語治療津貼

薪金津貼 教師薪金 非教職員薪金 代課教師薪金

不納入「營辦津貼」的津貼項目 家庭與學校合作事宜委員會的活動計劃 整合代課教師津貼 按揭利息津貼<sample> 累積金 非經常費傢俬津貼 非教員公積金、強積金

其他收入 (普通經費帳) 租金收入 售賣簿冊 特定用途的認可收費<$300> 外界捐款

租用校舍 參閱通告第05/2011號 根據活動的目的而收費 租用記錄<sample> 會計程序 建議收費表

學校的商業活動 參閱通告第24/2008號 成立商業活動監管委員會 准許利潤 定期召開會議 監察各項活動 / 業務的進行 揀選供應商向校董會作出推薦

特定用途的認可收費 參閱通告第46/1999號 例如補發學生證、圖書證、逾期 交還圖書罰款等 非標準項目每名學生每年300元 事前徵求家長同意，並得到大多數 家長贊同 家長如有經濟困難，可申請豁免

收受利益和捐贈 參閱通告第14/2003號及63/2012號 接受捐贈的原則 批准接受捐贈的權限 申請接受捐贈的程序 處理捐贈物品的方法 捐贈紀錄<sample> 周年報告內顯示

運用津貼的原則 一般範疇： 可以靈活調撥 可以保留或調撥用來填補特殊 範疇內不敷應用的開支項目 特殊範疇： 項下的津貼款項不可互相調撥 可以保留，但不可調撥作其他用途

運用津貼的原則 剩餘撥款的保留： 最高可保留「營辦津貼」的12個月撥款額 當學校靈活處理「營辦津貼」撥款時，應量入而出。 如有不敷，須由學校帳項支付。

財政預算的原則 財政預算是推行學校計劃的財務計劃 考慮學校各項政策的優次及各科組的要求 根據教育局的撥款分配通知書 參考過去一年的支出累計數 與會計文員商討製備財政預算 提交校董會/法團校董會審批向各有關人士公佈

財政預算的製訂 營辦津貼的預算<sample> 薪津的預算<sample> 普通經費的預算 指定津貼計劃的擬定 其他撥款 /費用的預算 預算的周期 應定時將實際開支與財政預算比較，有需要時及早作出修正

各科組工作計劃的資源分配 與會計文員商討學校經常支出所需的經費 計算學校基本支出後的可用資源 向教師提供可用於各科組(包括特殊範疇 / 指定津貼)的經費

各科組工作計劃的資源分配 評估過去一年工作計劃的效益及資源運用的情況<科組支出紀錄表> 教師根據各科組的發展項目作出預算<科組工作計劃> 校長協調各科組的資源運用 向各科組公佈資源分配<整合支出預算表>

靈活的資源調配 科組制訂財政預算 校長+財務書記 科組修訂預算項目 支出紀錄表 保良局朱正賢小學

教育局+優質教育基金 校本 保良局 資源 外界 保良局朱正賢小學

使用營辦津貼和 綜合家具及設備津貼的注意事項 教育局網頁→學校行政 →財務管理 →擴大 / 營辦津貼和 綜合家具及設備津 貼的參考資料

貨品及服務的採購 參閱教育局通告第15/2007號 所有採購均須以公平和公開競爭的方式進行； <普通購物程序 sample> 按報價購貨<+防賄條例> 零用金支出紀錄 交通費支出紀錄 貨品及服務的採購 參閱教育局通告第15/2007號 所有採購均須以公平和公開競爭的方式進行； 一般而言，應該接納符合招標規格而出價最低的供應商。如不接納最低投標/報價時，應記錄及清楚解釋原因； 必須遵從教育局發出的《招標及採購程序指引》辦事；

貨品及服務的採購 必須妥善備存報價單和招標記錄。 招標前，應將同一類別的採購項目(例如傢俬及校具)歸類在同一標書/報價組別內。 學校不應因避免遵照有關招標及報價款額上限的規定，而拆細採購的需求。

貨品及服務的採購 防止賄賂條例 利益衝突申報(校方應每年向員工發出通告) 資料保密(校方應每年向員工發出通告) 適當分工 邀請報價 / 招標 驗收 確認付款

貨品及服務的採購 財政限額及採購安排 5 000元及以下(無須公開競投) 5 000元以上，但在30 000元以下 (最少2個口頭報價) 30 000元至50 000元 (最少2個書面報價) 50 000元以上 (邀請最少5名供應商投標) 120 000元以上……

招標程序 選擇最少5間供應商 成立開標及標書審核委員會 發出標書 開標(開標及標書審核委員會) 價目比較(有關教師或行政人員) 批核標書 ( 標書批核委員會 ) 須由不同組合的委員會成員，批核50 001元至120 000元 及 120 000元以上的標書 通知中標 及 落選者

保良局朱正賢小學 3.報價及招標程序 成立開標/標書批核委員會 選擇購買服務/供應商 發出報價表/標書 投標箱

保良局朱正賢小學 3.報價及招標程序 開標紀錄 — 開標委員會 價目比較 審批標書 — 標書審核委員會 呈報校監/校董會

<sample letter> 保良局朱正賢小學 3.報價及招標程序 標書批核 通知中標/落選者 <sample letter> 程序完成

會計記錄的保存 凡屬永久性質的記錄，如固定資產登記冊，周年帳目、校具清單、工程及設備支出及政府非經常津貼記錄、建校經費／捐款記錄等，必須妥為保存，不可銷毀。 最少保存7年 各類帳簿，即現金出納帳簿、分類帳簿等   各種付款憑單、銀行存結單 最少保存2年 季度報表(副本)、薪金單(副本)、學校點名冊、租用校舍登記冊

會計及財務監控 各類帳簿 日記帳(Journal) 現金簿(Cash Book) 零用現金簿(Petty Cash Book) 總帳(General Ledger)

會計及財務監控 其他 總分類帳及顯示各項經常收入和支出帳戶的明細分類帳； 銀行帳戶及小額現款的現金出納帳； 點名冊及學費/ 堂費/ 其他收費登記冊，當中包括在每個學生姓名旁顯示收據編號、以及該生所付的學費、堂費及其他收費的金額； 有關所有支出的付款憑單； 非教學人員及代課教師出席記錄冊； 視乎需要顯示書簿津貼計劃的有關收支的登記冊； 以及為圖書館內的書籍設立索引資料記錄。

會計及財務監控 記錄及登記冊 校舍租用登記冊； 固定資產登記冊<sample> 個別員工的公積金及強積金帳； 每日收款摘要表 以及視乎需要有關習作簿、文具等的存貨和銷售記錄； 記載所收到關於建校、家具及設備非經常津貼的登記冊；

內容監控 界定組織架構內各階層的職權、 職責和權力範圍 有關員工的專業操守 授權和監督事宜 文件記錄，包括會計制度、運作程序，以及在會議中重大財務決策的會議記錄 檢討機制 職責分隔

會計職務分配 應盡可能將計算、查核和記錄學校應收或應付款項的職務，和收取或發放這些款項的職務分由不同的員工執行。 有關查核和核對任何銀行帳戶及所有經費現金結存的工作，必須交由並非參與日常管理這些帳戶的員工去執行。 每次由一名員工將款項交予另一員工時，均須由收取款項的員工在有關的記錄上簽署作實，而該等記錄須予保存，為期與現金記錄的保存時間相同。

會計職務分配 所有往來帳目均須取得有關負責人的授權或批准。 <重要事項> 零用金的查核(最少3次) 支票簿的存放 固定資產的點核人員 其他點存紀錄，如簿冊 會計職務分配 所有往來帳目均須取得有關負責人的授權或批准。 學校須訂立程序，確保所有人員具備處理其職務所需的能力。學校應訂立其組織架構，並且就學校各方面的運作，界定和分配各員工的職務，以及訂定各職級的統屬關係。

收入的處理 學校應把款項分開存放在數間不同的持牌銀行的定期存款帳戶或儲蓄帳戶，以減低風險。 應避免在校內存放大量現金。 不應接受期票。在收到未經劃線的支票時，應即時劃線並註明「只存入收款人帳戶」。 學校應編製每日收款摘要。 利用自動轉帳系統收取學費

收入的處理 不設法團校董會學校在收到任何款項時，均應發出附有聯頁或副本的正式收據。收據應依照指定的式樣印製，而且須連續編號；收據應順序發出，並且填上日期和蓋上學校印鑑。收據上亦應註明付款人姓名和所付款額。 損毀或廢棄的正式收據亦應即時註明「註銷」，並在保存期完結時。

收入的處理 應保存一本正式收據的登記冊，以管制正式收據簿的存貨及發出情況；任何未經 使用或未用完的正式收據簿均應鎖好。 有關處理放寬發出正式收據的項目及情況。如有個別學生要求，學校仍須分別發出正式收據予有關學生。 <+需有收據編號>

付款安排 所有開支均須獲得妥當授權才可付款。每當付款時，學校均須開出付款憑單，以資證明。 付款憑單應附有發票正本，列明所提供貨品或服務的詳情。製備付款憑單和授權付款的工作應分開由不同人士負責。

付款安排 付款前，查核人員應確保有關貨品或服務已經收訖或已屆預先付款期限、校方已經批核付款，以及發票上所列的款項先前從未繳付。應盡量避免預先付款。 所有已繳付的憑單及發票必須蓋上「已繳付」或「PAID」字樣，並且由清繳款項 的職員加上日期，以防重覆付款。 <零用金支出sample> 應盡量以劃線支票付款。

零用現金的保管及歸墊的處理 小學上限$7 000 參閱通告第24/2008號(商業活動) 零用現金的存放及保管 零用現金的使用守則 零用現金的支出紀錄及單據 歸墊的手續<sample>

銀行帳戶管理 銀行帳戶應以學校名義開設。 銀行帳戶應由校監及一名註冊校董聯合簽署。 校內只可保留一合理數量的現金，以隨時應付小額款項的支出。

銀行帳戶管理 銀行發出的結單應由校監或校長開啟、核對及簡簽後，方可交予負責擬備銀行對帳表的職員辦理。 校長應覆核學校文員每月製備的現金簿銀行對帳表，並對任何不尋常項目和超過一個月未清帳的支票進行調查。校長在查核現金簿銀行往來對帳表後，應予簡簽並註明查核日期。

支票簽署 所有支票均不應預先簽署。 支票必須畫線並標明「只存入收款人脹戶」。 除了用作補充校內零用現金外，學校亦應避免發出現金 支票。 收到支票簿時，應立即記錄在支票登記冊上；

支票簽署 在發出支票簿時，則必須記下領取人的姓名和收取日期，並要領取人簽署作實，以作監控。 應在所有作廢支票上即時註明「註銷」，並保存在支票簿內以防止再次使用。在 保存期間內，學校不可銷毀上述支票。 所有未經使用的支票簿，均應由校監或校長鎖好。

固定資產的管理 固定資產登記冊 (編號、名稱、 購入、日期、數量、價值、資金來源、報銷日期、剩餘數量、放置地點) <固定資產登錄冊> 每年至少一次實地檢查各資產，並將檢查結果及記錄妥善保留。 所有現金、其他貴重物品和重要文件均須妥善鎖好。

固定資產的管理 校長應在年內不定期地突擊 點算現金，例如一年內進行三次突擊點算。 如需要註銷記錄在《固定資產登記冊》上的物品及其他貴重物品，或者需要調整 有關記錄，必須取得校長的批准，並且向校董會提交報告。 學校可考慮購買保險 學校應設立一本器材外借記錄冊

存貨的控制 存貨的儲存 存貨紀錄冊 點存紀錄 點核人員 撇帳紀錄

財務報告 月結 試算表(Trial Balance) 各項會計報表 銀行對帳表 年結的財務報告 (Accounting Statement) (Bank Reconciliation Statement) 年結的財務報告

核數師的聘任 須經招標/報價程序，選用合資格的核數師 與核數師簽訂合約/應聘書 核數師完成核數工作，要發出管理建議書 核數師必須在年報上証明學校的帳目正確 (the balance of individual grant account are correct)

學校周年帳目的處理 由會計文員向核數師提供學校周年帳目資料 每年的帳目必須由註冊的執業會計師/核數師審核 經審核的財務報告由校監簽署 核數師核簽後之財務報告，須呈教育局審批

參考資料 教育局網頁→學校行政 → 財務管理 <財務管理文件檔> 學校及其教職員收受利益和捐贈事宜參考資料 學校處理不當促銷的注意事項 差餉與地租 學校發展津貼的參考資料 擴大 / 營辦津貼和綜合家具及設備津貼的參考資料 學校在處理商業活動/安排事宜的參考資料 學校財務 為設有法團校董會學校而提供的整合代課教師津貼 《資助學校處理政府津貼小貼士》

謝謝 保良局朱正賢小學 陳卓蓮校長 06 – 08 – 2012