文書處理與公文製作規範 桃園市立大成國中 蔡聖賢 校長 104.5.16

大 綱 壹、前言 貳、文書處理 參、公文函稿及簽呈製作 肆、文書處理事項 伍、結語

壹、前言 一、學校行政主管的角色扮演為何？ 二、擔任處室主任應有的態度作為。 三、文書處理與公文製作的重要性。

一、學校處室主任角色扮演？ (一)、人人都是領導者 當你了解了大自然，你就會明白了生命； 當你明白了生命，你就會通透了人性； 當你通透了人性，你就知道如何生活； 當你知道如何生活，你就會開始學習領導。 ※領導從領導自已開始，能夠確實領導自已 的思維 與行為後，才能具備領導別人的能力。當遭遇挫 折時讓自己能轉念，並站住對方立場來思考就能 找到正向的能量。 資料來源：引自許宏(2006)，領導一瞬間。

一、學校處室主任角色扮演？ (二)、對上對下角色--大不同 對上…… 1.遇到問題，僅一眛請示，卻沒有自己的建議方案或意見， 把自己當成傳聲筒，沒有幫長官分憂解勞…。 2.報喜不報憂，粉飾太平，未能及時反應問題，錯失搶救時 機，造成想救已無法挽救之地步。 我們可以怎麼做…… 1.仔細聆聽-上司賞識的是那些不必一再叮噹的人。 2.說話簡明-選擇重點，說得直接又清楚明白。 3.圓通委婉-用問話方式來表達反對。 4.自己解決問題-自己先努力，有問題再求救。 5.風光讓上司-人前說上司優點，會議中切勿搬出新資料。 6.態度積極-接受考驗、挑戰，並勇於解決問題。 7.了解上思-站在主管高度看事情。 8.保持距離-勿過於親近。 資料來源：引自許宏(2006)，領導一瞬間。

一、學校處室主任角色扮演？ (二)、對上對下角色--大不同 對下….. 1.平時不教育，出問題就責罵了事，則會讓問題越 我們可以怎麼做…… 來越大條…。 2.將上級壓力或責怪，完全直接轉嫁給夥伴，易引 起同仁不服氣，難以凝聚人心….。 我們可以怎麼做…… 1.管理者，用人理事也。 2.貴人賤物。 3.求賢不求全，要看大節。 資料來源：引自許宏(2006)，領導一瞬間。

二、處室主任應有的態度作為。 (一)、領導人—亦兵亦將 1.沒有領軍的時候，自已就是兵。 2.無兵可用的時候，就是用自己。 ※不要做個只會發號司令的人！對於新夥伴要能 帶著做(以身作則)，不要只是叫他們做！ 資料來源：引自許宏(2006)，領導一瞬間。

二、處室主任應有的態度作為。 (二)、有效能的五化管理 要讓人事制度化、處室分工化、運作資訊化、知識公開化、工作責任化、賞罰明確化。 當五化確實被執行後，才能讓工作不費心。 資料來源：引自許宏(2006)，領導一瞬間。

二、處室主任應有的態度作為。 (三)、你希望被哪一種人領導？ 你希望被哪一種人領導？那就請你當那 一種人。 你不喜歡哪一種主管？那就請你別變成那樣！ 但不管你怎麼做，被埋怨都是正常的，因為領導 人永遠滿足不了所有人的需求。 資料來源：引自許宏(2006)，領導一瞬間。

二、處室主任應有的態度作為。 親身體驗每一個角色扮演，才能體悟其中的酸甜苦辣！讓自己所做的任何決策更加精確。 (四)、當領導者前-先親身體驗 因為，哪一個大廚不試湯頭？ 要說話有力道，要自己先做到。 (四)、當領導者前-先親身體驗 資料來源：引自許宏(2006)，領導一瞬間。

二、處室主任應有的態度作為。 (五)、如何面對壓力 壓力是成長的動力，只有承受壓力才是讓自己成就的能量。 低抗壓力的人—經常逃避、抱怨、遮掩、找藉口…… 高抗壓力的人—總是負起責任、勇於承擔，發生的問題都願意實際面對，能獨當一面….. 一個會被現在老闆重視的人，走到哪都會被老闆重視。 資料來源：引自許宏(2006)，領導一瞬間。

三、文書處理與公文製作的重要性。 公文書處理能力代表一個人的專業品質。 公文製作代表一個人的溝通及論述能力。 公文品質代表學校及個人的工作品質。 公文製作是行政能力重要指標之一。

貳、文書處理 文書：所稱文書係指處理公務或與公務有關，不論其形 式或性質如何之一切資料。凡機關與機關或機關 與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以 及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內 文書處理：指文書自收文或交辦起至發文歸檔為止之全 部流程。文書製作應採由左至右之橫行格式。 文書視性質及適用範圍，分為正本、副本、抄本或影印本或譯本。正本及副本均用規定公文紙打繕，蓋用印信或章戳，然以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳。抄本及譯本無須加蓋機關印信或章戳，其文面應分別標示「抄本」、「影印本」或「譯本」。

一、文書處理流程 來文 收文 分文各處室 批示 陳核 擬辦 會簽 繕打&校對 發文 歸檔 原簽單位

二、文書處理作業 一、收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登 錄、傳遞。 二、文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。 三、文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。 四、發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編 號、登錄、封發、送達。 五、歸檔處理：依檔案法其相關規定辦理。

三、文書處理步驟(一) 收文及分文注意事項： 簽收：逐一查對點收、按時送達。 拆驗：檢視發文日期與送達日期是否相稱。 分文：依本機關之組織與職掌分辦。 來文內容涉及2單位以上者，應以所敘業務 較多或首項業務為主辦單位。 編號、登錄：按年順序編號，當日登錄。 傳遞：機密文件及附有貴重物品之公文應親送。 單位收發：認非屬本單位承辦者，應敘明理由奉核 後改分，受移單位如有意見應簽明理由陳請 裁定，不得再行移還，以免輾轉延誤。

三、文書處理步驟(二) 文件核擬應注意事項： 擬辦：提出具體建議方案，承辦人員應依輕重 緩急，急件要提前擬辦，其他應依序辦 理，並均於規定時限完成，不得積壓。 送會：簽會相關處室意見或知悉配合辦理，得 以電洽、簽稿會核單、例會討論、定期 會議、小組會商、持稿送會或書函洽商 等方式。

三、文書處理步驟(三) 發文處理應注意事項： 繕印：分配繕印之文件，應以當日繕印竣事為 原則；繕印文件宜力求避免獨字成行， 獨行成頁 校對：注意繕印公文之格式、內容、標點符號 與原稿是否相符；原稿有疑義，或有明 顯誤漏之處，應洽承辦人員改正。

參、公文函稿及簽呈製作 六、公文格式 一、公文定義 七、簽的性質 二、公文要件 八、簽的形式 三、公文類別 九、簽的撰寫 四、公文製作 十、簽的格式 一、公文定義 二、公文要件 三、公文類別 四、公文製作 五、公文用語

一、公文定義 執行公務主要工作，就是辦理公事與撰寫公文。 公文程式條例第一條稱公文者，謂處理公務之 文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之 規定辦理。意即只要是處理公眾事務所為之文 書皆可稱之「公文」。 公文是處理公務溝通意見之重要工具。 公文的撰寫須依循既定「規範」來進行。

二、公文要件(一) (一)、實質要件：指公文之內容所應具備條件 1.須與處理公務有關。 2.須收受者與發文者至少有一方為政府機關或團 體。 3.須有具體主張與明確目的，使對方瞭解，收到 預期效果。 4.須正確認定事實適用法令。 5.使用合宜之公文名稱與用語。

二、公文要件(二) (二)、形式要件：指公文於形式上應依循一定之項目 與格式；對公司、行號、團體處理其事務時， 多比照公文形式處理程序為之，就公司、行號 、團體而言，亦屬公文。 1.須有負責之表示(如簽署、蓋印章戳或副署) 2.須有時間之表示(如製作及發文時間，並加註文號) 3.須合法定格式(用紙、格式、細項) 4本文須分段敘述並具實質意涵即為一定之作為或特定事務之告知。.

二、公文要件(三) 三、程序要件：指公文須循法定程序為之，即為 要式行為。 1.須依權責製作處理。 2.須循規定程序傳遞。

三、公文類別(一) １.上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 依公文程式條例第二條規定分為： 一、令：公布法律、任免、獎懲官員，總統、軍事機 關、部隊發布命令時用之。 二、呈：對總統有所呈請或報告時用之。 三、咨：總統與國民大會、立法院、監察院公文往復 時用之。 四、函：各機關處理公務有下列情形之一時使用： １.上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 ２.下級機關對上級機關有所請求或報告時。 ３.同級機關或不相隸屬機關間行文時。 ４.民眾與機關間的申請與答復時。 五、公告：各機關對公眾有所宣布時用之。

三、公文類別(一) 六、其他公文 （一）書函： 1.於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 2.代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較 函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊， 或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不 如函之正式性。 （二）開會通知單：召集會議時使用。 （三）公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電 話簡單 正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必 要，可將通話紀錄複寫兩份，以一份送達受話人，雙 方附卷，以供查考。 （四）其他定型化處理之公文。 ※公文種類除上述者外，尚有手令或手諭、簽或報告、箋函或便箋、聘書、證明書、聘僱契約書、提案、紀錄、節略等，依身分、公務性質及處理方式等使用之。

三、公文類別(二) 公文行文系統分為： 一、上行文-指有隸屬關係之下級機關對上級機關所 使用之公文書。 二、下行文-指有隸屬關係之上級機關對下級機關所 三、平行文-指無隸屬關係之同級機關相互往來之公 文書。 四、斜行文-指無隸屬關係之不同級機關往來之公文 書。

三、公文類別(三) 依公文發文動機分為： 一、主動公文-指機關(或團體、個人)基於本身權 責，主動對他機關(或團體、個人)發出之公 文又稱為創稿。 二、被動公文-指機關(或團體、個人)接到他機關(或 團體、個人)來文後，採取對策而發出之公文， 又稱為復文或轉文。 參考資料：國家文官培訓所(2004)

三、公文類別(四) 依公文處理時限而分： 一、最速件公文-指特別緊急，限一日內辦畢之公文 (但緊急公文仍須依個案需要之時限內完成) 二、速件公文-指須從速處理，限三日內辦畢之公文 三、普通件公文-指一般例行案件，限六日內辦畢之公文。 四、限期公文-指來文或依其他規定，訂有期限之公文 五、專案管制公文 參考資料：國家文官培訓所(2004)

四、公文製作(一) 公文是對某一公務案件之陳述、分析及建議，應 「簡單」、 「明瞭」、 「達意」為主，不宜過 分講求辭藻之修飾，以免形成官樣文章。 公文應力求： 一、簡：簡易明瞭，化繁為簡。 二、淺：淺近易懂，用詞通達。 三、明：明白清晰，條理分明。 四、確：明確肯定，語氣肯定。 參考資料：國家文官培訓所(2004)

四、公文製作(一) 公文作業要求： 1、正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏 ，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。 2、清晰：文義清楚、肯定。 3、簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。 4、迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一 定時間內完成。 5、整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。 6、一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格 式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。 7、完整：對每一文件，應作深入廣泛研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。

四、公文製作(一) 公文擬稿注意事項： 1、擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為 準，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公 務無關者等，均應避免。 2、引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度 ，如必須提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送 3、敘述事實或引述人名、地名、物名、日期、數字、法 規條文及有關解釋等，應詳加核對，避免錯漏。 4、各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且 關係重要者，請以括弧加註原文，以資對照。 5、文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供受 文者抉擇，不得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。

四、公文製作(一) 公文擬稿注意事項： 6、擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分 為數文答復。 7、引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣，如「 貴」「鈞」等應改為「○○」「本」「該」等。 8、簽宜載明年月日及單位。 9、擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期 及字號，俾便查考。 10、案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重 複行文。

四、公文製作(一) 公文擬稿注意事項： 11、文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既定機關順 序，由左至右依序排列。 12、字跡請力求清晰，不得潦草，如有添註塗改，應於 添改處蓋章。 13、文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字。上下左 右空隙，力求勻稱，機關全銜、受文者、本文等應 採用較大字體，以資醒目。 14、文稿有2頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋（印） 騎縫章或職名章，同時於每頁之下緣加註頁碼。

四、公文製作(二) 公文須注意雙方身分 一、上行文-應不卑不亢。 二、下行文-應詞溫義正。 三、平行文-應謙和懇摯。 應以一事一文為原則。 段落要條理分明。 要保握時限處理。 儘量使用語體文。 正確使用標點符號。 參考資料：國家文官培訓所(2004)

四、公文製作(三) 函的分段要領： （一）「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期 望，應力求具體扼要。 （二）「說明」：當案情必須就事實、來源或理由， 作較詳細之敘述，無法於「主旨」 內容納時，用本段說明。本段段名 ，可因公文內容改用「經過」、「 原因」等其他名稱。 （三）「辦法」：向受文者提出之具體要求無法在「 主旨」內簡述時，用本段列舉。本 段段名，可因公文內容改用「建議 」、「請求」、「擬辦」、「核示 事項」等名稱。

四、公文製作(四) 函的分段要領： （四）各段規格： 1.每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名 之下加冒號「：」。 2.「主旨」一段不分項，文字緊接段名書寫。 3.「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段 名書寫；如分項條列，應另行低格書寫為一 、二、三、……，(一) (二) (三)…1、2 、3、…(1) (2) (3)…..。 4.如「說明」、「辦法」段，其分項條列內容 過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附 件。

四、公文製作(五) 製作「函」文注意事項： 1.訂有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。 2.承轉公文，請摘敘來文要點，不宜在「稿」內書：「照錄原文，敘至某處」字樣，來文過長仍請儘量摘敘，無法摘敘時，可照規定列為附件。 3.期望語如「請　核示」、「請 查照」、「請　照辦」等，列入「主旨」，不在「辦法」段內重複；倘具體要求有所作為時，則列入「辦法」段內。 4.「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意。

四、公文製作(六) 製作「函」文注意事項： 5.文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之下可僅書「姓」，名字則以「○○」表示。 6.須以副本分行者，請在「副本」項下列明；如要求副本收受者作為時，則請在「說明」段內列明。 7.如有附件，請在「說明」段內敘述附件名稱及份數

五、公文用語(一) (一)、直接稱謂用語： １.有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級 對上級稱「鈞」；自稱「本」。 ２.對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「 貴」；自稱「本」。 ３.對機關首長間：上級對下級稱「貴」，自稱「本」；下級對上級稱「鈞長」，自稱「本」。 ４.機關（或首長）對屬員稱「台端」。 ５.機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。 ６.行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」。

五、公文用語(二) (二)、間接稱謂語： 1、對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提 及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」，如 該部。 2、對個人則(1).用職稱 (2).先生、 女士、君。

五、公文用語(三) (三)、期望語： 1.一般公文 (1).對上級機關或首長：請 鑒核（如函報市府或 本市教育局）、請 核示（如校內簽稿） (1).對上級機關或首長：請　鑒核（如函報市府或 本市教育局）、請　核示（如校內簽稿） (2).對平行機關：請 查照、請　查照辦理、請　 查核辦理、請　惠予辦理。 (3).對下行機關：希　查照、希　照辦、希　切實 辦理 (4).「呈請」、 「謹請」、 「敬請」、 「飭」 一律改為「請」。

五、公文用語(四) 2.要求函復 (1).對平行機關：請 查照見復、請 查照辦理 見復、請 查明見復、請 惠復。 (1).對平行機關：請　查照見復、請　查照辦理 見復、請　查明見復、請　惠復。 (2).對下行機關：希　辦理見復。 3.要求轉知 (1).對平行機關：請　查照轉告。 (2).對下行機關：希　查照轉告、希　轉行照辦 4.要求備查 (1).對上級機關：請　鑒核備查、請　核備。 (2).對平行機關：請　查照備案。

五、公文用語(五) (四)、抄送語： 1、對上級機關或首長：抄陳 2、對平行機關、單位或人員：抄送 3、對下行機關或人員：抄發 (五)、附送語： 1、對上級機關或首長（函報府、局）： 檢陳、附陳 2、對平行或下行機關：檢送、檢附、附、附送

六、公文格式(一) 主旨：有關(起首語)…….，…(期望及目語)……， 請 鑒核(上行文)。 說明： 一、依據 鈞局104年5月16日桃教特字第OOOOOOO號函辦理。 (或復 鈞局104年5月16日桃教特字第OOOOOOO號函) （引據其他機關或受文者來文時之用語） 二、說明案由及須配合事項。 三、檢附(陳)………供參。 正本：主要的受文單位(須辦理後續事宜者) 副本：相關單位(僅須知悉單位)及發文單位

六、公文格式(二) 上行文舉例：

六、公文格式(二)

六、公文格式(二)

六、公文格式(二)

六、公文格式(二)

六、公文格式(二) 六、公文格式(二) 平行文舉例：

六、公文格式(二) 斜行文舉例：

六、公文格式(二) 下行文舉例：

六、公文格式(二)

七、「簽」的性質(一) 「簽」：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長 對上級機關首長有所陳述、請示、請求建議時 使用。也是機關「內部」對某一案件的處理意 見及作為後續辦理的依據。 簽中可看出主辦單位、相關單位、核稿長官對 該案的意見，簽經首長核定決行後即可作為機 關對該案的辦理決定。 簽是辦理行政作為，最常撰寫的公文書之一。 簽的案件來源通常為請示長官的指示、民眾 來信或他機關的來文。 簽屬上行文。

七、「簽」的性質(二) 簽辦案件應以法令、規章或成例為依據。無依據可循時，應衡量度理或會商協調有關單位擬議。 重要案件應先向主管請示處理原則後再簽辦。 簽是公務員在職務上，就本職學能研提具體意見，以為長官分憂解難，建議語氣不模稜兩可，更不可不做任何建議，僅用「請核示」等字樣，將責任推給主管。 擬辦之建議必須具體可行。若有可能，應擬兩個以上建議，以便長官選擇。

七、「簽」的性質(三) 若引用法令或重要資料時，應隨案附呈，並加圈記標示。 若須會文其他單位，應在簽紙會文欄表示清楚 要有組織、有條理、有連貫 。 內容應力求簡明扼要，敘述可按案件發生之先後順序進行敘述。 即先講案件背景、問題關鍵、法令依據、考量著眼、處理經過等，接著再分析利弊、可能後果、建議處理意見等)。

八、「簽」的形式(一) １、款式： （１）先簽後稿：需先簽請核示案件，應按「主旨」、「說 明」、「擬辦」三段式辦理。 （２）簽稿併陳：視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用 便條紙，不分段，以條列式簽擬。 （３）以稿代簽：案情簡單，照例呈轉案件。 （４）一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中 空白處簽擬。

八、「簽」的形式(二) 「主旨」一段完成。 二段式為「主旨」、「說明」或「擬辦」 三段式為「主旨」、「說明」及「擬辦」 (直接簽擬單位的處理建議意見，每段冠 以一、二、三……等序號)。

九、「簽」的撰寫(一) 1.「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的 與擬辦，不分項，一段完成。 2.「說明」：對案情之來源、經過與有關法規或 前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。 3.「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。意 見較多時分項條列。 4.「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段 不提 擬辦意見，「擬辦」一段不重複「說 明」。

九、「簽」的撰寫(二) 主旨：有關(起首語)，…辦理一案，簽請核示。 (約60個字，含案由及建議兩大項) 說 明： 一、依據桃園市政府教育局104年5月16日桃教小字第 ○○○○○○號函辦理。 （引據其他機關或受文者來文時之用語） 二、案件背景、問題關鍵、法令依據、考量著眼、 處理經過…..等。 三、分析利弊、可能後果、建議處理意見…..等。 擬辦：本案倘奉核可，擬…(簽擬主辦單位的建議 處理意見)……，當否？陳請核示。

十、「簽」的格式(一) 職名章簽署：

十、「簽」的格式(一) 簽舉例：

肆、文書處理事項 一、文書處理程序原則如下： （一）各機關處理文書，應明確劃分各經辦單位之權責 ，以期密切配合。 （二）各機關文書之處理，其方式、手續、流程、文 字、用語等，應力求簡明。 （三）各機關之文書作業，均應按照同一程序集中於文 書單位處理。惟機關之組織單位不在同一處所及 以電子交換行之者，不在此限。 （四）各機關應指定適當人員-負責辦理收發文及分文 工作；收發電報、傳真、電子交換及機密文書， 並應指定專人處理。

肆、文書處理事項 一、文書處理程序原則如下： （五）文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得積壓。 （六）各機關得視實際需要，採用收發文同號。 （七）文書須記記載年、月、日，配合流程管理，得註 明時間；文書中記載年份，一律以國曆為準，惟 外文或譯件，得採用西元紀年。 （八）文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當 位置蓋章或簽名，並註明月日及時間（例如11月8 日16時，得縮記為1108/1600），以明責任。簽名 必須清晰，以能辨明為何人所簽。 （

肆、文書處理事項 一、文書處理程序原則如下： （九）各機關在辦公時間外，遇有公文收受，應由值日 人員按照值日及值夜規則之規定辦理。 （十）機關內部各單位間文書之傳遞，均應視業務繁 簡及辦公室分布情形，設置送文簿或以電子方式 簽收為憑。 （十一）組織龐大所屬單位較多而分散辦公之機關，應 設立公文交換中心，定時集中交換，以加速公文 之傳遞。 （十二）機關因業務需求，得將公文登載於電子公布欄 ，並得輔以電子郵遞告知，不另行文；登載電子 公布欄之公文應註明登載期限。

肆、文書處理事項 二、收文處理-簽收應注意事項如下： （一）外收發人員收到公文或函電，除普通郵遞信件 外，應先將送件人所持之送文簿或清單逐一查 對點收，並就原簿、單，註明收到時間蓋戳退 還；如無送文簿、單，應填給送件回單。機關 如未設外收發單位者，應指定專人辦理。 （二）外收發人員收到之文件應登錄於外收文簿，其 係急要文件、機密文書、電報或附有現金、票 據等者，應隨收隨送總收文人員，其餘普通文 件應依性質定時彙送。文件封套上指定收件人 姓名者，應另用送文簿登錄，並比照上述文件 性質，隨時或按時送達。

肆、文書處理事項 二、收文處理--簽收應注意事項如下： （三）來人持同文件須面洽者，應先以電話與承辦單位 接洽，如有必要再引至承辦單位，其所持文件應 囑承辦單位補辦收文手續。 （四）收件應注意封口是否完整，如有破損或拆閱痕跡 ，應當面會同送件人於送文簿、單上，註明退還 或拒收。 （五）電子交換收文人員應注意傳遞交換之電子文件、 儲存電子檔、確認發文單位，及檢查附件與文件 有否疏漏或被竄改。

肆、文書處理事項 三、拆驗應注意事項如下： （一）總收文人員收到文件拆封後，除無須登錄者外， 如為機密文書或書明親啟字樣之文件，應於登錄 後，送由機關首長指定之機密文書處理人員或收 件人收拆；如為普通文件，應即點驗來文及附件 名稱、數量是否相符，如有錯誤或短缺，除將原 封套保留註明外，應以電話或書面向原發文機關 查詢。 （二）應檢視文內之發文日期與送達日期或封套郵戳日 期是否相稱，如相隔時日較長時，應在文面註明 收到日期。

肆、文書處理事項 三、拆驗應注意事項如下： （三）公文附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗物品 ，應先送出納單位或承辦單位點收保管，並於文 內附件右側簽章證明。 （四）附件應不與公文分離為原則，由總收文人員裝訂 於文後隨文附送；附件較多或不便裝訂者，應裝 袋附於文後，並書明○○號附件字樣。 （五）附件未到而公文先到者，應俟附件到齊後再分辦 ；公文如為急要文件，可先送承辦單位簽辦，其 附件如逾正常時間未寄到時，應速洽詢。

肆、文書處理事項 三、拆驗應注意事項如下： （六）來文如屬訴願案、訴訟案、人民陳情案或申請案 等，且有封套者，其封套應釘附於文後，以備查 考；郵寄公文之封套所貼郵票，不得剪除。 （七）來文如有誤投，應退還原發文機關；其有時間性 者得代為轉送，並通知原發文機關。 （八）機密文書經機關首長指定之處理人員拆封後，如 須送總收文人員編號、登錄者，應在原封套加註 「本件陳奉親拆」或「本件由○○○單位拆封」， 以資識別。

肆、文書處理事項 四、分文應注意事項如下： （一）總收文人員收到來文經拆驗後，應彙送分文人員 辦理分文。如係電子交換、傳真、電報或外文文 電，應按程序收文分辦。 （二）分文人員應視公文之時間性、重要性，依本機關 之組織與職掌，認定承辦單位並由各機關規定適 當位置加蓋單位戳後，依序迅確分辦；對來文未 區分等級而認定內容確係急要者，應加蓋戳記， 以提高承辦人員之注意。

肆、文書處理事項 四、分文應注意事項如下： （三）來文內容涉及2個單位以上者，應以來文所敘業 務較多或首項業務之主辦單位為主辦單位，於收 辦後再行會辦或協調分辦。 （四）來文屬急要文件或案情重大者，應先提陳核閱， 然後再照批示分送承辦單位，如認有及時分送必 要者，應同時影印分送。 （五）機關首長或單位主管交下之公文，分文時應於公 文上加註「○○○交下」戳記。

肆、文書處理事項 五、擬辦文書應注意事項如下： （一）對於單位收發送交之文書，或根據工作分配須辦 理者，承辦人員應即行擬辦，並將辦理情形登錄 於公文電腦系統或記載於公文登記簿，以備查詢 （二）機關首長或單位主管對主管業務認有辦理文書之 必要者，得以手諭或口頭指定承辦人員擬辦。 （三）負責主辦某項業務之人員，對其職責範圍內之事 件，認為必須以文書宣達意見或查詢事項時，得 自行擬辦。

肆、文書處理事項 五、擬辦文書應注意事項如下： （四）承辦人員對於文書之擬辦，應查明全案經過， 依據法令作切實簡明之簽註。依法令規定必須 先經會議決定者，應按規定提會處理。法令已有 明文規定者，依規定擬稿送核，無法令規定而有 慣例者依慣例。適用法令時，依法律優於命令、 後法優於前法、特別法優於普通法、後令優於前 令及下級機關之命令不得牴觸上級機關之命令等 原則處理。 （五）處理案件，須先經查詢、統計、核算、考驗、籌 備、設計等手續者，應先完成此項手續，如非短 時間所能完成時，宜先將原由向對方說明。

肆、文書處理事項 五、擬辦文書應注意事項如下： （六）承辦人員對本案原有文卷或有關資料，應詳予查 閱，以為擬辦處理之依據或參考。此項文卷或資 料，必要時應摘要附送主管，作為核決之參考。 （七）簽具意見，應力求簡明具體，不得模稜兩可，晦 澀不清，尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「 請示」等字樣，以圖規避責任。 （八）重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時 ，應敘明案情簽請核示或當面請示後，再行簽辦

肆、文書處理事項 五、擬辦文書應注意事項如下： 擬辦，其他亦應依序辦理，並均於規定時限完 成，不得積壓。 （九）無須答復或辦理之普通文件，得視必要敘明案情 簽請存查。 （十）承辦人員擬辦案件，應依輕重緩急，急要者提前 擬辦，其他亦應依序辦理，並均於規定時限完 成，不得積壓。 （十一）承辦人員對於來文或簽擬意見，如情節較繁或 文字較長者，宜摘提要點，或於適當處作必要之註 記，以利核閱。 （十二）承辦人員對於來文之附件，有抽存待辦之必要 者，應於來文上書明「附件抽存」字樣，並簽名或 蓋章，附件除書籍等另有指定單位保管者外，應於 用畢後歸。

肆、文書處理事項 六、須先協調會商之文書，應注意事項如下： （一）凡案件與其他機關或單位之業務有關者，應儘量 會商。 （二）會商方式，應依問題之繁簡難易及案件之輕重緩 急，於下列各款斟酌選用之： 1.以電話、電子傳遞、面洽等方式商詢，必要時並 記錄備查。 2.以簽稿送會有關單位。其送會單位較多者，宜採 用簽稿會核單，並視案情需要決定採順會或並會 方式，會銜公文採用會銜公文會辦單、提例會討 論。

肆、文書處理事項 七、會稿應注意事項如下： （一）凡先簽後稿之案件已於擬辦時會核者，如稿內所 敘與會核時並無出入，應不再送會，以節省時間 及手續。 （二）各單位於其他單位送會之簽稿，如有意見應即提 出，如未提出意見，一經會簽，即認為同意，應 共同負責。 （三）會稿單位對於文稿有不同意見時，應由主辦單位 綜合修改後，再送決定，會銜者亦同。 （四）非政策性之緊急文稿，為爭取時效，得先發後會。

肆、文書處理事項 八、陳核函稿應注意事項如下： （一）文件經承辦人員擬辦後，應視其性質，依第37 點規定使用公文夾遞送；如與其他單位有關者 並應先行會商或送會。 （二）文書之核決，於稿面適當位置簽名或蓋章辦理 ，其權責區分如下： 1.初核者係承辦人員之直接主管。 2.覆核者係承辦人員直接主管之上級核稿者。 3.會核者係與本案有關之主管人員（如無必要則免 送會）。 4.決定者係依分層負責規定之最後決定人。

肆、文書處理事項 八、陳核函稿應注意事項如下： （三）承辦人員對於所承辦文件如未簽擬意見(例：請鈞 長裁示)，應交還重擬，再行陳核。 （四）承辦人員擬有2種以上意見備供採擇者，主管或 首長應明確擇定1種或另批處理方式，不可作模稜 兩可之批示。

肆、文書處理事項 九、公文夾 文書之陳核、陳判等過程中，均應使用公文夾，並 以公文夾顔色做為機關內部傳送速度之區分；公文 夾之應用，必須與夾內文書性質相稱，最速件之使 用比例應予適當控制 普通件：白色 速 件：藍色 最速件：紅色 機密件：黃色

肆、文書處理事項 十、蓋印與簽署方式--監印人員於待發文件檢點無 誤後，依下列規定蓋用印信。 1.發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、考績通知書、聘書、訴願決定書、授權狀、獎狀、褒揚令、證明書、執照、契約書、證券、匾額及其他依法規定應蓋用印信之文件，均蓋用機關印信及首長職銜簽字章 2.函：上行文署機關首長職銜、姓名，蓋職章；平行文蓋職銜簽字章或職章；下行文蓋職銜簽字章。 3.書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文，蓋用機關或承辦單位條戳。

伍、 結語 公文/簽寫作，係公務員必備的文字溝通能力。 除熟記一般用語外，平時多閱讀是關鍵。 細心/用心是品質最佳的保證。 公文寫作能力係公務處理的績效具體表現。 公文代表一個人的品牌、口碑及品質。 學習當個贏得人心的領導者。