文書處理與公文製作規範 桃園市立大成國中 蔡聖賢 校長 104.5.16.

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文書處理與公文製作規範 桃園市立大成國中 蔡聖賢 校長 104.5.16

大 綱 壹、前言 貳、文書處理 參、公文函稿及簽呈製作 肆、文書處理事項 伍、結語

壹、前言 一、學校行政主管的角色扮演為何? 二、擔任處室主任應有的態度作為。 三、文書處理與公文製作的重要性。

一、學校處室主任角色扮演? (一)、人人都是領導者 當你了解了大自然,你就會明白了生命; 當你明白了生命,你就會通透了人性; 當你通透了人性,你就知道如何生活; 當你知道如何生活,你就會開始學習領導。 ※領導從領導自已開始,能夠確實領導自已 的思維 與行為後,才能具備領導別人的能力。當遭遇挫 折時讓自己能轉念,並站住對方立場來思考就能 找到正向的能量。 資料來源:引自許宏(2006),領導一瞬間。

一、學校處室主任角色扮演? (二)、對上對下角色--大不同 對上…… 1.遇到問題,僅一眛請示,卻沒有自己的建議方案或意見, 把自己當成傳聲筒,沒有幫長官分憂解勞…。 2.報喜不報憂,粉飾太平,未能及時反應問題,錯失搶救時 機,造成想救已無法挽救之地步。 我們可以怎麼做…… 1.仔細聆聽-上司賞識的是那些不必一再叮噹的人。 2.說話簡明-選擇重點,說得直接又清楚明白。 3.圓通委婉-用問話方式來表達反對。 4.自己解決問題-自己先努力,有問題再求救。 5.風光讓上司-人前說上司優點,會議中切勿搬出新資料。 6.態度積極-接受考驗、挑戰,並勇於解決問題。 7.了解上思-站在主管高度看事情。 8.保持距離-勿過於親近。 資料來源:引自許宏(2006),領導一瞬間。

一、學校處室主任角色扮演? (二)、對上對下角色--大不同 對下….. 1.平時不教育,出問題就責罵了事,則會讓問題越 我們可以怎麼做…… 來越大條…。 2.將上級壓力或責怪,完全直接轉嫁給夥伴,易引 起同仁不服氣,難以凝聚人心….。 我們可以怎麼做…… 1.管理者,用人理事也。 2.貴人賤物。 3.求賢不求全,要看大節。 資料來源:引自許宏(2006),領導一瞬間。

二、處室主任應有的態度作為。 (一)、領導人—亦兵亦將 1.沒有領軍的時候,自已就是兵。 2.無兵可用的時候,就是用自己。 ※不要做個只會發號司令的人!對於新夥伴要能 帶著做(以身作則),不要只是叫他們做! 資料來源:引自許宏(2006),領導一瞬間。

二、處室主任應有的態度作為。 (二)、有效能的五化管理 要讓人事制度化、處室分工化、運作資訊化、知識公開化、工作責任化、賞罰明確化。 當五化確實被執行後,才能讓工作不費心。 資料來源:引自許宏(2006),領導一瞬間。

二、處室主任應有的態度作為。 (三)、你希望被哪一種人領導? 你希望被哪一種人領導?那就請你當那 一種人。 你不喜歡哪一種主管?那就請你別變成那樣! 但不管你怎麼做,被埋怨都是正常的,因為領導 人永遠滿足不了所有人的需求。 資料來源:引自許宏(2006),領導一瞬間。

二、處室主任應有的態度作為。 親身體驗每一個角色扮演,才能體悟其中的酸甜苦辣!讓自己所做的任何決策更加精確。 (四)、當領導者前-先親身體驗 因為,哪一個大廚不試湯頭? 要說話有力道,要自己先做到。 (四)、當領導者前-先親身體驗 資料來源:引自許宏(2006),領導一瞬間。

二、處室主任應有的態度作為。 (五)、如何面對壓力 壓力是成長的動力,只有承受壓力才是讓自己成就的能量。 低抗壓力的人—經常逃避、抱怨、遮掩、找藉口…… 高抗壓力的人—總是負起責任、勇於承擔,發生的問題都願意實際面對,能獨當一面….. 一個會被現在老闆重視的人,走到哪都會被老闆重視。 資料來源:引自許宏(2006),領導一瞬間。

三、文書處理與公文製作的重要性。 公文書處理能力代表一個人的專業品質。 公文製作代表一個人的溝通及論述能力。 公文品質代表學校及個人的工作品質。 公文製作是行政能力重要指標之一。

貳、文書處理 文書:所稱文書係指處理公務或與公務有關,不論其形 式或性質如何之一切資料。凡機關與機關或機關 與人民往來之公文書,機關內部通行之文書,以 及公文以外之文書而與公務有關者,均包括在內 文書處理:指文書自收文或交辦起至發文歸檔為止之全 部流程。文書製作應採由左至右之橫行格式。 文書視性質及適用範圍,分為正本、副本、抄本或影印本或譯本。正本及副本均用規定公文紙打繕,蓋用印信或章戳,然以電子文件行之者,得不蓋用印信或章戳。抄本及譯本無須加蓋機關印信或章戳,其文面應分別標示「抄本」、「影印本」或「譯本」。

一、文書處理流程 來文 收文 分文各處室 批示 陳核 擬辦 會簽 繕打&校對 發文 歸檔 原簽單位

二、文書處理作業 一、收文處理:簽收、拆驗、分文、編號、登 錄、傳遞。 二、文件簽辦:擬辦、送會、陳核、核定。 三、文稿擬判:擬稿、會稿、核稿、判行。 四、發文處理:繕印、校對、蓋印及簽署、編 號、登錄、封發、送達。 五、歸檔處理:依檔案法其相關規定辦理。

三、文書處理步驟(一) 收文及分文注意事項: 簽收:逐一查對點收、按時送達。 拆驗:檢視發文日期與送達日期是否相稱。 分文:依本機關之組織與職掌分辦。 來文內容涉及2單位以上者,應以所敘業務 較多或首項業務為主辦單位。 編號、登錄:按年順序編號,當日登錄。 傳遞:機密文件及附有貴重物品之公文應親送。 單位收發:認非屬本單位承辦者,應敘明理由奉核 後改分,受移單位如有意見應簽明理由陳請 裁定,不得再行移還,以免輾轉延誤。

三、文書處理步驟(二) 文件核擬應注意事項: 擬辦:提出具體建議方案,承辦人員應依輕重 緩急,急件要提前擬辦,其他應依序辦 理,並均於規定時限完成,不得積壓。 送會:簽會相關處室意見或知悉配合辦理,得 以電洽、簽稿會核單、例會討論、定期 會議、小組會商、持稿送會或書函洽商 等方式。

三、文書處理步驟(三) 發文處理應注意事項: 繕印:分配繕印之文件,應以當日繕印竣事為 原則;繕印文件宜力求避免獨字成行, 獨行成頁 校對:注意繕印公文之格式、內容、標點符號 與原稿是否相符;原稿有疑義,或有明 顯誤漏之處,應洽承辦人員改正。

參、公文函稿及簽呈製作 六、公文格式 一、公文定義 七、簽的性質 二、公文要件 八、簽的形式 三、公文類別 九、簽的撰寫 四、公文製作 十、簽的格式 一、公文定義 二、公文要件 三、公文類別 四、公文製作 五、公文用語

一、公文定義 執行公務主要工作,就是辦理公事與撰寫公文。 公文程式條例第一條稱公文者,謂處理公務之 文書;其程式,除法律別有規定外,依本條例之 規定辦理。意即只要是處理公眾事務所為之文 書皆可稱之「公文」。 公文是處理公務溝通意見之重要工具。 公文的撰寫須依循既定「規範」來進行。

二、公文要件(一) (一)、實質要件:指公文之內容所應具備條件 1.須與處理公務有關。 2.須收受者與發文者至少有一方為政府機關或團 體。 3.須有具體主張與明確目的,使對方瞭解,收到 預期效果。 4.須正確認定事實適用法令。 5.使用合宜之公文名稱與用語。

二、公文要件(二) (二)、形式要件:指公文於形式上應依循一定之項目 與格式;對公司、行號、團體處理其事務時, 多比照公文形式處理程序為之,就公司、行號 、團體而言,亦屬公文。 1.須有負責之表示(如簽署、蓋印章戳或副署) 2.須有時間之表示(如製作及發文時間,並加註文號) 3.須合法定格式(用紙、格式、細項) 4本文須分段敘述並具實質意涵即為一定之作為或特定事務之告知。.

二、公文要件(三) 三、程序要件:指公文須循法定程序為之,即為 要式行為。 1.須依權責製作處理。 2.須循規定程序傳遞。

三、公文類別(一) 1.上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 依公文程式條例第二條規定分為: 一、令:公布法律、任免、獎懲官員,總統、軍事機 關、部隊發布命令時用之。 二、呈:對總統有所呈請或報告時用之。 三、咨:總統與國民大會、立法院、監察院公文往復 時用之。 四、函:各機關處理公務有下列情形之一時使用: 1.上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 2.下級機關對上級機關有所請求或報告時。 3.同級機關或不相隸屬機關間行文時。 4.民眾與機關間的申請與答復時。 五、公告:各機關對公眾有所宣布時用之。

三、公文類別(一) 六、其他公文 (一)書函: 1.於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 2.代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表,其適用範圍較 函為廣泛,舉凡答復簡單案情,寄送普通文件、書刊, 或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用,其性質不 如函之正式性。 (二)開會通知單:召集會議時使用。 (三)公務電話紀錄:凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電 話簡單 正確說明之事項,經通話後,發話人如認有必 要,可將通話紀錄複寫兩份,以一份送達受話人,雙 方附卷,以供查考。 (四)其他定型化處理之公文。 ※公文種類除上述者外,尚有手令或手諭、簽或報告、箋函或便箋、聘書、證明書、聘僱契約書、提案、紀錄、節略等,依身分、公務性質及處理方式等使用之。

三、公文類別(二) 公文行文系統分為: 一、上行文-指有隸屬關係之下級機關對上級機關所 使用之公文書。 二、下行文-指有隸屬關係之上級機關對下級機關所 三、平行文-指無隸屬關係之同級機關相互往來之公 文書。 四、斜行文-指無隸屬關係之不同級機關往來之公文 書。

三、公文類別(三) 依公文發文動機分為: 一、主動公文-指機關(或團體、個人)基於本身權 責,主動對他機關(或團體、個人)發出之公 文又稱為創稿。 二、被動公文-指機關(或團體、個人)接到他機關(或 團體、個人)來文後,採取對策而發出之公文, 又稱為復文或轉文。 參考資料:國家文官培訓所(2004)

三、公文類別(四) 依公文處理時限而分: 一、最速件公文-指特別緊急,限一日內辦畢之公文 (但緊急公文仍須依個案需要之時限內完成) 二、速件公文-指須從速處理,限三日內辦畢之公文 三、普通件公文-指一般例行案件,限六日內辦畢之公文。 四、限期公文-指來文或依其他規定,訂有期限之公文 五、專案管制公文 參考資料:國家文官培訓所(2004)

四、公文製作(一) 公文是對某一公務案件之陳述、分析及建議,應 「簡單」、 「明瞭」、 「達意」為主,不宜過 分講求辭藻之修飾,以免形成官樣文章。 公文應力求: 一、簡:簡易明瞭,化繁為簡。 二、淺:淺近易懂,用詞通達。 三、明:明白清晰,條理分明。 四、確:明確肯定,語氣肯定。 參考資料:國家文官培訓所(2004)

四、公文製作(一) 公文作業要求: 1、正確:文字敘述和重要事項記述,應避免錯誤和遺漏 ,內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。 2、清晰:文義清楚、肯定。 3、簡明:用語簡練,詞句曉暢,分段確實,主題鮮明。 4、迅速:自蒐集資料,整理分析,至提出結論,應在一 定時間內完成。 5、整潔:文稿均應保持整潔,字體力求端正。 6、一致:機關內部各單位撰擬文稿,文字用語、結構格 式應力求一致,同一案情的處理方法不可前後矛盾。 7、完整:對每一文件,應作深入廣泛研究,從各種角度、立場考慮問題,與相關單位協調聯繫。

四、公文製作(一) 公文擬稿注意事項: 1、擬稿須條理分明,其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為 準,所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公 務無關者等,均應避免。 2、引敘來文或法令條文,以扼要摘敘足供參證為度 ,如必須提供全文,應以電子文件、抄件或影印附送 3、敘述事實或引述人名、地名、物名、日期、數字、法 規條文及有關解釋等,應詳加核對,避免錯漏。 4、各種名稱如非習用有素,不宜省文縮寫,如遇譯文且 關係重要者,請以括弧加註原文,以資對照。 5、文稿表示意見,應以負責態度,或提出具體意見供受 文者抉擇,不得僅作層轉手續,或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。

四、公文製作(一) 公文擬稿注意事項: 6、擬稿以一文一事為原則,來文如係一文數事者,得分 為數文答復。 7、引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣,如「 貴」「鈞」等應改為「○○」「本」「該」等。 8、簽宜載明年月日及單位。 9、擬辦復文或轉行之稿件,應敘入來文機關之發文日期 及字號,俾便查考。 10、案件如已分行其他機關者,應於文末敘明,以免重 複行文。

四、公文製作(一) 公文擬稿注意事項: 11、文稿中多個機關名稱同時出現時,按照既定機關順 序,由左至右依序排列。 12、字跡請力求清晰,不得潦草,如有添註塗改,應於 添改處蓋章。 13、文稿分項或分條撰擬時,應分別冠以數字。上下左 右空隙,力求勻稱,機關全銜、受文者、本文等應 採用較大字體,以資醒目。 14、文稿有2頁以上者應裝訂妥當,並於騎縫處蓋(印) 騎縫章或職名章,同時於每頁之下緣加註頁碼。

四、公文製作(二) 公文須注意雙方身分 一、上行文-應不卑不亢。 二、下行文-應詞溫義正。 三、平行文-應謙和懇摯。 應以一事一文為原則。 段落要條理分明。 要保握時限處理。 儘量使用語體文。 正確使用標點符號。 參考資料:國家文官培訓所(2004)

四、公文製作(三) 函的分段要領: (一)「主旨」:為全文精要,以說明行文目的與期 望,應力求具體扼要。 (二)「說明」:當案情必須就事實、來源或理由, 作較詳細之敘述,無法於「主旨」 內容納時,用本段說明。本段段名 ,可因公文內容改用「經過」、「 原因」等其他名稱。 (三)「辦法」:向受文者提出之具體要求無法在「 主旨」內簡述時,用本段列舉。本 段段名,可因公文內容改用「建議 」、「請求」、「擬辦」、「核示 事項」等名稱。

四、公文製作(四) 函的分段要領: (四)各段規格: 1.每段均標明段名,段名之上不冠數字,段名 之下加冒號「:」。 2.「主旨」一段不分項,文字緊接段名書寫。 3.「說明」、「辦法」如無項次,文字緊接段 名書寫;如分項條列,應另行低格書寫為一 、二、三、……,(一) (二) (三)…1、2 、3、…(1) (2) (3)…..。 4.如「說明」、「辦法」段,其分項條列內容 過於繁雜、或含有表格型態時,應編列為附 件。

四、公文製作(五) 製作「函」文注意事項: 1.訂有辦理或復文期限者,請在「主旨」內敘明。 2.承轉公文,請摘敘來文要點,不宜在「稿」內書:「照錄原文,敘至某處」字樣,來文過長仍請儘量摘敘,無法摘敘時,可照規定列為附件。 3.期望語如「請 核示」、「請 查照」、「請 照辦」等,列入「主旨」,不在「辦法」段內重複;倘具體要求有所作為時,則列入「辦法」段內。 4.「說明」、「辦法」分項條列時,每項表達一意。

四、公文製作(六) 製作「函」文注意事項: 5.文末首長簽署、敘稿時,為簡化起見,首長職銜之下可僅書「姓」,名字則以「○○」表示。 6.須以副本分行者,請在「副本」項下列明;如要求副本收受者作為時,則請在「說明」段內列明。 7.如有附件,請在「說明」段內敘述附件名稱及份數

五、公文用語(一) (一)、直接稱謂用語: 1.有隸屬關係之機關:上級對下級稱「貴」;下級 對上級稱「鈞」;自稱「本」。 2.對無隸屬關係之機關:上級稱「大」;平行稱「 貴」;自稱「本」。 3.對機關首長間:上級對下級稱「貴」,自稱「本」;下級對上級稱「鈞長」,自稱「本」。 4.機關(或首長)對屬員稱「台端」。 5.機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」;對團體稱「貴」,自稱「本」。 6.行文數機關或單位時,如於文內同時提及,可通稱為「貴機關」或「貴單位」。

五、公文用語(二) (二)、間接稱謂語: 1、對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」,如一再提 及,必要時得稱「該」;對職員稱「職稱」,如 該部。 2、對個人則(1).用職稱 (2).先生、 女士、君。

五、公文用語(三) (三)、期望語: 1.一般公文 (1).對上級機關或首長:請 鑒核(如函報市府或 本市教育局)、請 核示(如校內簽稿) (1).對上級機關或首長:請 鑒核(如函報市府或 本市教育局)、請 核示(如校內簽稿) (2).對平行機關:請 查照、請 查照辦理、請  查核辦理、請 惠予辦理。 (3).對下行機關:希 查照、希 照辦、希 切實 辦理 (4).「呈請」、 「謹請」、 「敬請」、 「飭」 一律改為「請」。

五、公文用語(四) 2.要求函復 (1).對平行機關:請 查照見復、請 查照辦理 見復、請 查明見復、請 惠復。 (1).對平行機關:請 查照見復、請 查照辦理 見復、請 查明見復、請 惠復。 (2).對下行機關:希 辦理見復。 3.要求轉知 (1).對平行機關:請 查照轉告。 (2).對下行機關:希 查照轉告、希 轉行照辦 4.要求備查 (1).對上級機關:請 鑒核備查、請 核備。 (2).對平行機關:請 查照備案。

五、公文用語(五) (四)、抄送語: 1、對上級機關或首長:抄陳 2、對平行機關、單位或人員:抄送 3、對下行機關或人員:抄發 (五)、附送語: 1、對上級機關或首長(函報府、局): 檢陳、附陳 2、對平行或下行機關:檢送、檢附、附、附送

六、公文格式(一) 主旨:有關(起首語)…….,…(期望及目語)……, 請 鑒核(上行文)。 說明: 一、依據 鈞局104年5月16日桃教特字第OOOOOOO號函辦理。 (或復 鈞局104年5月16日桃教特字第OOOOOOO號函) (引據其他機關或受文者來文時之用語) 二、說明案由及須配合事項。 三、檢附(陳)………供參。 正本:主要的受文單位(須辦理後續事宜者) 副本:相關單位(僅須知悉單位)及發文單位

六、公文格式(二) 上行文舉例:

六、公文格式(二)

六、公文格式(二)

六、公文格式(二)

六、公文格式(二)

六、公文格式(二) 六、公文格式(二) 平行文舉例:

六、公文格式(二) 斜行文舉例:

六、公文格式(二) 下行文舉例:

六、公文格式(二)

七、「簽」的性質(一) 「簽」:承辦人員就職掌事項,或下級機關首長 對上級機關首長有所陳述、請示、請求建議時 使用。也是機關「內部」對某一案件的處理意 見及作為後續辦理的依據。 簽中可看出主辦單位、相關單位、核稿長官對 該案的意見,簽經首長核定決行後即可作為機 關對該案的辦理決定。 簽是辦理行政作為,最常撰寫的公文書之一。 簽的案件來源通常為請示長官的指示、民眾 來信或他機關的來文。 簽屬上行文。

七、「簽」的性質(二) 簽辦案件應以法令、規章或成例為依據。無依據可循時,應衡量度理或會商協調有關單位擬議。 重要案件應先向主管請示處理原則後再簽辦。 簽是公務員在職務上,就本職學能研提具體意見,以為長官分憂解難,建議語氣不模稜兩可,更不可不做任何建議,僅用「請核示」等字樣,將責任推給主管。 擬辦之建議必須具體可行。若有可能,應擬兩個以上建議,以便長官選擇。

七、「簽」的性質(三) 若引用法令或重要資料時,應隨案附呈,並加圈記標示。 若須會文其他單位,應在簽紙會文欄表示清楚 要有組織、有條理、有連貫 。 內容應力求簡明扼要,敘述可按案件發生之先後順序進行敘述。 即先講案件背景、問題關鍵、法令依據、考量著眼、處理經過等,接著再分析利弊、可能後果、建議處理意見等)。

八、「簽」的形式(一) 1、款式: (1)先簽後稿:需先簽請核示案件,應按「主旨」、「說 明」、「擬辦」三段式辦理。 (2)簽稿併陳:視情形使用「簽」,如案情簡單,可使用 便條紙,不分段,以條列式簽擬。 (3)以稿代簽:案情簡單,照例呈轉案件。 (4)一般存參或案情簡單之文件,得於原件文中 空白處簽擬。

八、「簽」的形式(二) 「主旨」一段完成。 二段式為「主旨」、「說明」或「擬辦」 三段式為「主旨」、「說明」及「擬辦」 (直接簽擬單位的處理建議意見,每段冠 以一、二、三……等序號)。

九、「簽」的撰寫(一) 1.「主旨」:扼要敘述,概括「簽」之整個目的 與擬辦,不分項,一段完成。 2.「說明」:對案情之來源、經過與有關法規或 前案,以及處理方法之分析等,作簡要之敘述,並視需要分項條列。 3.「擬辦」:為「簽」之重點所在,應針對案情,提出具體處理意見,或解決問題之方案。意 見較多時分項條列。 4.「簽」之各段應截然劃分,「說明」一段 不提 擬辦意見,「擬辦」一段不重複「說 明」。

九、「簽」的撰寫(二) 主旨:有關(起首語),…辦理一案,簽請核示。 (約60個字,含案由及建議兩大項) 說 明: 一、依據桃園市政府教育局104年5月16日桃教小字第 ○○○○○○號函辦理。 (引據其他機關或受文者來文時之用語) 二、案件背景、問題關鍵、法令依據、考量著眼、 處理經過…..等。 三、分析利弊、可能後果、建議處理意見…..等。 擬辦:本案倘奉核可,擬…(簽擬主辦單位的建議 處理意見)……,當否?陳請核示。

十、「簽」的格式(一) 職名章簽署:

十、「簽」的格式(一) 簽舉例:

肆、文書處理事項 一、文書處理程序原則如下: (一)各機關處理文書,應明確劃分各經辦單位之權責 ,以期密切配合。 (二)各機關文書之處理,其方式、手續、流程、文 字、用語等,應力求簡明。 (三)各機關之文書作業,均應按照同一程序集中於文 書單位處理。惟機關之組織單位不在同一處所及 以電子交換行之者,不在此限。 (四)各機關應指定適當人員-負責辦理收發文及分文 工作;收發電報、傳真、電子交換及機密文書, 並應指定專人處理。

肆、文書處理事項 一、文書處理程序原則如下: (五)文書處理,應隨到隨辦、隨辦隨送,不得積壓。 (六)各機關得視實際需要,採用收發文同號。 (七)文書須記記載年、月、日,配合流程管理,得註 明時間;文書中記載年份,一律以國曆為準,惟 外文或譯件,得採用西元紀年。 (八)文書處理過程中之有關人員,均應於文面適當 位置蓋章或簽名,並註明月日及時間(例如11月8 日16時,得縮記為1108/1600),以明責任。簽名 必須清晰,以能辨明為何人所簽。 (

肆、文書處理事項 一、文書處理程序原則如下: (九)各機關在辦公時間外,遇有公文收受,應由值日 人員按照值日及值夜規則之規定辦理。 (十)機關內部各單位間文書之傳遞,均應視業務繁 簡及辦公室分布情形,設置送文簿或以電子方式 簽收為憑。 (十一)組織龐大所屬單位較多而分散辦公之機關,應 設立公文交換中心,定時集中交換,以加速公文 之傳遞。 (十二)機關因業務需求,得將公文登載於電子公布欄 ,並得輔以電子郵遞告知,不另行文;登載電子 公布欄之公文應註明登載期限。

肆、文書處理事項 二、收文處理-簽收應注意事項如下: (一)外收發人員收到公文或函電,除普通郵遞信件 外,應先將送件人所持之送文簿或清單逐一查 對點收,並就原簿、單,註明收到時間蓋戳退 還;如無送文簿、單,應填給送件回單。機關 如未設外收發單位者,應指定專人辦理。 (二)外收發人員收到之文件應登錄於外收文簿,其 係急要文件、機密文書、電報或附有現金、票 據等者,應隨收隨送總收文人員,其餘普通文 件應依性質定時彙送。文件封套上指定收件人 姓名者,應另用送文簿登錄,並比照上述文件 性質,隨時或按時送達。

肆、文書處理事項 二、收文處理--簽收應注意事項如下: (三)來人持同文件須面洽者,應先以電話與承辦單位 接洽,如有必要再引至承辦單位,其所持文件應 囑承辦單位補辦收文手續。 (四)收件應注意封口是否完整,如有破損或拆閱痕跡 ,應當面會同送件人於送文簿、單上,註明退還 或拒收。 (五)電子交換收文人員應注意傳遞交換之電子文件、 儲存電子檔、確認發文單位,及檢查附件與文件 有否疏漏或被竄改。

肆、文書處理事項 三、拆驗應注意事項如下: (一)總收文人員收到文件拆封後,除無須登錄者外, 如為機密文書或書明親啟字樣之文件,應於登錄 後,送由機關首長指定之機密文書處理人員或收 件人收拆;如為普通文件,應即點驗來文及附件 名稱、數量是否相符,如有錯誤或短缺,除將原 封套保留註明外,應以電話或書面向原發文機關 查詢。 (二)應檢視文內之發文日期與送達日期或封套郵戳日 期是否相稱,如相隔時日較長時,應在文面註明 收到日期。

肆、文書處理事項 三、拆驗應注意事項如下: (三)公文附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗物品 ,應先送出納單位或承辦單位點收保管,並於文 內附件右側簽章證明。 (四)附件應不與公文分離為原則,由總收文人員裝訂 於文後隨文附送;附件較多或不便裝訂者,應裝 袋附於文後,並書明○○號附件字樣。 (五)附件未到而公文先到者,應俟附件到齊後再分辦 ;公文如為急要文件,可先送承辦單位簽辦,其 附件如逾正常時間未寄到時,應速洽詢。

肆、文書處理事項 三、拆驗應注意事項如下: (六)來文如屬訴願案、訴訟案、人民陳情案或申請案 等,且有封套者,其封套應釘附於文後,以備查 考;郵寄公文之封套所貼郵票,不得剪除。 (七)來文如有誤投,應退還原發文機關;其有時間性 者得代為轉送,並通知原發文機關。 (八)機密文書經機關首長指定之處理人員拆封後,如 須送總收文人員編號、登錄者,應在原封套加註 「本件陳奉親拆」或「本件由○○○單位拆封」, 以資識別。

肆、文書處理事項 四、分文應注意事項如下: (一)總收文人員收到來文經拆驗後,應彙送分文人員 辦理分文。如係電子交換、傳真、電報或外文文 電,應按程序收文分辦。 (二)分文人員應視公文之時間性、重要性,依本機關 之組織與職掌,認定承辦單位並由各機關規定適 當位置加蓋單位戳後,依序迅確分辦;對來文未 區分等級而認定內容確係急要者,應加蓋戳記, 以提高承辦人員之注意。

肆、文書處理事項 四、分文應注意事項如下: (三)來文內容涉及2個單位以上者,應以來文所敘業 務較多或首項業務之主辦單位為主辦單位,於收 辦後再行會辦或協調分辦。 (四)來文屬急要文件或案情重大者,應先提陳核閱, 然後再照批示分送承辦單位,如認有及時分送必 要者,應同時影印分送。 (五)機關首長或單位主管交下之公文,分文時應於公 文上加註「○○○交下」戳記。

肆、文書處理事項 五、擬辦文書應注意事項如下: (一)對於單位收發送交之文書,或根據工作分配須辦 理者,承辦人員應即行擬辦,並將辦理情形登錄 於公文電腦系統或記載於公文登記簿,以備查詢 (二)機關首長或單位主管對主管業務認有辦理文書之 必要者,得以手諭或口頭指定承辦人員擬辦。 (三)負責主辦某項業務之人員,對其職責範圍內之事 件,認為必須以文書宣達意見或查詢事項時,得 自行擬辦。

肆、文書處理事項 五、擬辦文書應注意事項如下: (四)承辦人員對於文書之擬辦,應查明全案經過, 依據法令作切實簡明之簽註。依法令規定必須 先經會議決定者,應按規定提會處理。法令已有 明文規定者,依規定擬稿送核,無法令規定而有 慣例者依慣例。適用法令時,依法律優於命令、 後法優於前法、特別法優於普通法、後令優於前 令及下級機關之命令不得牴觸上級機關之命令等 原則處理。 (五)處理案件,須先經查詢、統計、核算、考驗、籌 備、設計等手續者,應先完成此項手續,如非短 時間所能完成時,宜先將原由向對方說明。

肆、文書處理事項 五、擬辦文書應注意事項如下: (六)承辦人員對本案原有文卷或有關資料,應詳予查 閱,以為擬辦處理之依據或參考。此項文卷或資 料,必要時應摘要附送主管,作為核決之參考。 (七)簽具意見,應力求簡明具體,不得模稜兩可,晦 澀不清,尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「 請示」等字樣,以圖規避責任。 (八)重要或特殊案件,承辦人員不能擬具處理意見時 ,應敘明案情簽請核示或當面請示後,再行簽辦

肆、文書處理事項 五、擬辦文書應注意事項如下: 擬辦,其他亦應依序辦理,並均於規定時限完 成,不得積壓。 (九)無須答復或辦理之普通文件,得視必要敘明案情 簽請存查。 (十)承辦人員擬辦案件,應依輕重緩急,急要者提前 擬辦,其他亦應依序辦理,並均於規定時限完 成,不得積壓。 (十一)承辦人員對於來文或簽擬意見,如情節較繁或 文字較長者,宜摘提要點,或於適當處作必要之註 記,以利核閱。 (十二)承辦人員對於來文之附件,有抽存待辦之必要 者,應於來文上書明「附件抽存」字樣,並簽名或 蓋章,附件除書籍等另有指定單位保管者外,應於 用畢後歸。

肆、文書處理事項 六、須先協調會商之文書,應注意事項如下: (一)凡案件與其他機關或單位之業務有關者,應儘量 會商。 (二)會商方式,應依問題之繁簡難易及案件之輕重緩 急,於下列各款斟酌選用之: 1.以電話、電子傳遞、面洽等方式商詢,必要時並 記錄備查。 2.以簽稿送會有關單位。其送會單位較多者,宜採 用簽稿會核單,並視案情需要決定採順會或並會 方式,會銜公文採用會銜公文會辦單、提例會討 論。

肆、文書處理事項 七、會稿應注意事項如下: (一)凡先簽後稿之案件已於擬辦時會核者,如稿內所 敘與會核時並無出入,應不再送會,以節省時間 及手續。 (二)各單位於其他單位送會之簽稿,如有意見應即提 出,如未提出意見,一經會簽,即認為同意,應 共同負責。 (三)會稿單位對於文稿有不同意見時,應由主辦單位 綜合修改後,再送決定,會銜者亦同。 (四)非政策性之緊急文稿,為爭取時效,得先發後會。

肆、文書處理事項 八、陳核函稿應注意事項如下: (一)文件經承辦人員擬辦後,應視其性質,依第37 點規定使用公文夾遞送;如與其他單位有關者 並應先行會商或送會。 (二)文書之核決,於稿面適當位置簽名或蓋章辦理 ,其權責區分如下: 1.初核者係承辦人員之直接主管。 2.覆核者係承辦人員直接主管之上級核稿者。 3.會核者係與本案有關之主管人員(如無必要則免 送會)。 4.決定者係依分層負責規定之最後決定人。

肆、文書處理事項 八、陳核函稿應注意事項如下: (三)承辦人員對於所承辦文件如未簽擬意見(例:請鈞 長裁示),應交還重擬,再行陳核。 (四)承辦人員擬有2種以上意見備供採擇者,主管或 首長應明確擇定1種或另批處理方式,不可作模稜 兩可之批示。

肆、文書處理事項 九、公文夾 文書之陳核、陳判等過程中,均應使用公文夾,並 以公文夾顔色做為機關內部傳送速度之區分;公文 夾之應用,必須與夾內文書性質相稱,最速件之使 用比例應予適當控制 普通件:白色 速 件:藍色 最速件:紅色 機密件:黃色

肆、文書處理事項 十、蓋印與簽署方式--監印人員於待發文件檢點無 誤後,依下列規定蓋用印信。 1.發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、考績通知書、聘書、訴願決定書、授權狀、獎狀、褒揚令、證明書、執照、契約書、證券、匾額及其他依法規定應蓋用印信之文件,均蓋用機關印信及首長職銜簽字章 2.函:上行文署機關首長職銜、姓名,蓋職章;平行文蓋職銜簽字章或職章;下行文蓋職銜簽字章。 3.書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文,蓋用機關或承辦單位條戳。

伍、 結語 公文/簽寫作,係公務員必備的文字溝通能力。 除熟記一般用語外,平時多閱讀是關鍵。 細心/用心是品質最佳的保證。 公文寫作能力係公務處理的績效具體表現。 公文代表一個人的品牌、口碑及品質。 學習當個贏得人心的領導者。