克拉玛依数字档案室 应用平台培训班

克拉玛依市数字档案室 应用平台培训 2012年６月 克拉玛依红有软件有限责任公司

培训目的 培训目的： 通过本次培训使用户了解克拉玛依数字档案室应用平台，掌握各类档案存档录入、维护和查询的相关操作。 培训对象： 克拉玛依市各科室单位。 培训内容： 克拉玛依数字档案室应用平台的功能、系统设置、数据录入，信息查询和报表输出。 重点强调 本次培训的目的：完善现有数据 内容：完善数据要用的功能，系统设置 ，机构信息完善，人事相关信息的录入、维护，查询，报表

培训目录 第一部分 电 子 文 件 第二部分 录 入 维 护 第三部分 信 息 查 询 第四部分 报 表 输 出 第五部分 常 见 问 题 第一部分 电　子　文　件 第二部分 录 入 维 护 第三部分 信 息 查 询 第四部分 报 表 输 出 要使用克拉玛依人事信息管理系统，再使用之前要对电脑环境做必要的设置，以便系统正常运行 第五部分 常 见 问 题

电子文件-电子文件形成 电子文件是通过把OA平台形成的数据，调用到数字档案应 用平台中。平台的调用规则是调用OA平台中前一天生成的电 子文件，并且标识为‘归档’ 后的文件。 电子文件内容，收文、发文和重要通知 电子文件检索，对归档后的数据进行查询 电子文件归档，把OA平台的数据归到档案应用平台中

电子文件-电子文件检索 电子文件发文检索:

电子文件-电子文件检索 电子文件收文检索:

电子文件-电子文件检索 重要通知检索:

电子文件-电子文件归档 电子文件发文归档：是对OA平台的数据以档案的标准进行归档。 归档的内容有：组织机构、保管期限、件号、档号、档案类型、 开放状态、鉴定人。其中档号是自动生成的，用户只需要点击即 可。 归档步骤：先点击‘编 辑’按钮进行填写需要 归档的内容。 填写完成后按‘保存’ 按钮

电子文件-电子文件归档 电子文件收文归档 重要通知归档

培训目录 第一部分 电 子 文 件 第二部分 录 入 维 护 第三部分 信 息 查 询 第四部分 报 表 输 出 第五部分 常 见 问 题 第一部分 电 子 文 件 第二部分 录 入 维 护 第三部分 信 息 查 询 第四部分 报 表 输 出 要使用克拉玛依人事信息管理系统，再使用之前要对电脑环境做必要的设置，以便系统正常运行 第五部分 常 见 问 题

录入维护-档案在线交接 档案在线接收是指在网上接收、审核各单位提供的档案，其中包括文书档案、基建档案、科研档案、设备档案、照片档案、会计档案、公证档案、婚姻档案等。下面是以文档档案进行讲解 用户通过选择器选择满足条件的档案数据集。 确认无误后，点击工具条中的‘修改’按钮。 选中移交数据记录。 勾选数据录入区的‘档案提交状态’。 点击‘档案审核按钮’出现图2.52审批窗口。 审核人员点‘提交’、按钮及‘确认’按钮，最后点击工具条上的‘保存’按钮，即完成档案移交工作，如果发现数据错误可点击‘取消’，则此次操作取消 档案审核按钮

录入维护-档案在线交接 注意事项：如果档案审核的人员对档案没有审核通过，那么基层人员查到的档案显示为灰色，如图档案预警。提交人员需重复上述档案移交步骤再次对档案进行检查提交。

录入维护-框架介绍 浏览区 数据录入窗口 下拉树看不全所有单位，鼠标点击下拉树右下角拖动改变大小 选项卡 功能菜单栏 条件选择器 浏览区 录入查看工具条 数据录入窗口 下拉树看不全所有单位，鼠标点击下拉树右下角拖动改变大小 由于数据采集时 一部分单位的机构信息不完整 所以要求 各单位 进行信息的补充，信息不完整的完善，少机构的给我们打电话，联系方式 会在后面的培训里告诉大家 当前用户信息

录入维护-录入查看工具条 录入查看工具条包括显示数据位置、增加、编辑、删除、刷新、保存、取消和导入选项。如下图： 录入查看工具条注意事项： 当用户要对某个记录进行修改时先点击 后进行编辑。 需要EXCEL数据导入时，要对照系统标准结构和需要导入的结购完全一致。一般情况下表结构用汉字组成。 下拉树看不全所有单位，鼠标点击下拉树右下角拖动改变大小 由于数据采集时 一部分单位的机构信息不完整 所以要求 各单位 进行信息的补充，信息不完整的完善，少机构的给我们打电话，联系方式 会在后面的培训里告诉大家

录入维护-右键功能 在数据浏览中选择记录右键，出现如下图红圈之内的内容：在这里可以进行操作。

录入维护-右键功能 该项和工具条中的新增、修改和删除功能一样。 该项是对查询数据的列宽的调整。 对选择的内容进行筛选操作 选定内容筛选：是筛选和所指目标内容相同的记录 内容排除筛选：是筛选和所指目标内容不相同的记录 取消筛选/排序/查询：恢复到筛选操作之前的数据 升序：对所选列进行升序排列 降序：对所选列进行降序排列 计算：如图对数据进行求和和求平均值计算

录入维护-右键功能 查找定位/替换：对当前数据进行查找和替换功能，如下图。在此可以缩小查找的范围，如可以选择查找范围为多少行，可以对所有列进行缩小，也可以对查找内容进行匹配。

录入维护-右键功能 查询和定制显示列两项在讲数据数据浏览时讲。 数据导出到外部文件（外部文件导入）：导出当前数据到本地，有以下三种格式：Excel、CSV、Txt 显示/隐藏自定义工具栏：如下图所示，对数据操作的工具进行显示所隐藏。

录入维护-文书档案文件级录入 浏览区 当需要对文书档案文件级进著录的时候，点击功能目录树中的文书档案档案文件级，出现如下图： 录入的字段项 点击查看录入工具条里的增加（ ）按钮，然后对每一个字段进行录入。认真填写完成后点击查看录入工具条里的保存（ ）数据保存成功。

录入维护-录入注意事项 对录入的时候有如下几点注意事项： 录入的时候需要注意的是项目的颜色是红色的为主键，不能重复录入，而且不 能为空如：‘全宗号’ 。项目的颜色为蓝色的是必填项如：‘题名’。 所有著录的‘档案馆代码’和‘档号’都是系统自动带入的，用户对这两项不用手动填写，只需鼠标单击该两项即可。 对于录入类似 ‘保管期限’此类数据的时候，用户只需在列表框里选择即可。 对于有些项目有大量内容的如‘题名’，用户点击录入后面的扩展项进行录入。 附件上传录入中的功能可以上传所需的文件内容。

录入维护-题名录入 对于多内容的录入如下图： 对于多内容的录入，点击红圈扩展项出现右边的录入窗口进行录入。录入完成后按‘确定’。

录入维护-附件操作 对于文件上传的录入如下图： 对于附件的操作，点击‘文件上传’按钮。出现右图所示，在文件操作中可以上传、下载、删除和打开文件。

录入维护-档案接收 档案接收，对于基本数据录入完成后，需要对档案接收明细进行填写。

录入维护-档案保管 档案保管包括：温湿度监控、库房检查、存放位置索引和档案质量检查。

录入维护-基础信息管理 基础信息管理包括：档案人员一览、设施设备统计和档案馆建设情况。

录入维护-档案鉴定 档案鉴定是对所有档案的某些相关内容根据要求进行鉴定。用户可以对某个时间段的数据进行鉴定，如某项档案的开放状态为 ‘开放’，现根据需要改为‘不开放’。具体操作如下图： 根据条件检索出来的内容 检索前请点击此处

录入维护-档案鉴定 鉴定完成后结果如下图，对鉴定的结果进行提交保存。

录入维护-档案鉴定 鉴定完后，再对所鉴定的数据进行填写详细内容，如鉴定时间、鉴定原因、鉴定人意见等。如下图。

录入维护-档案鉴定 数据鉴定成功后，需要用户把鉴定的内容进行录入到库里，以便日后查看管理。

录入维护-档案利用 档案利用中包括：档案利用登记、利用登记单打印、内调登记和档案利用检索，下图为档案利用登记。 档案利用登记操作步骤 在工作目录框中单击“档案利用”下的“利用登记”节点，打开功能页面： 点击“录入”按钮，在数据录入框中输入借阅信息。其操作方法与档案著录操作方法相同。 利用内容填写规范，填写档号，多个档号之间用”|”分隔。档号按照规范填写。 如：如0027-00001-00001|2|3|0027-00002-00001|2|3，有其他案卷时，第一个案卷要写全，后面的简写

录入维护-档案利用 利用登记单打印：是对档案利用登记的一个报表输出功能，操作步骤如下： 在工作目录框中单击“档案利用”下的“利用登记单打印”节点，打开功能页面： 在选择器内依次输入姓名、日期、题名。点击“查询”按钮，系统则自动生成相关登记单，如下图：

录入维护-档案利用 内调登记：主要实现内部工作人员借阅情况的登记。其操作方法与档案著录操作方法相同。

录入维护-档案利用 档案利用检索：主要实现档案利用的一个查询检索功能，如下图： 档案借阅类型

培训目录 第一部分 电 子 文 件 第二部分 录 入 维 护 第三部分 信 息 查 询 第四部分 报 表 输 出 第五部分 常 见 问 题 第一部分 电 子 文 件 第二部分 录 入 维 护 第三部分 信 息 查 询 第四部分 报 表 输 出 要使用克拉玛依人事信息管理系统，再使用之前要对电脑环境做必要的设置，以便系统正常运行 第五部分 常 见 问 题

信息查询-档案检索 档案检索是对所有档案查询操作，用户根据‘检索条件’进行查询所需内容。档案应用平台中主要包括‘文件级档案检索’、‘案卷级档案检索’和‘资料档案检索’如下图是案卷级文书档案检索： 选项卡 数据浏览区

信息查询-右键功能 在信息查询中根据检索条件检索信息时，有些达不到各用户的目录，比较如果按全宗号0003查询的话，数据量太大不便用户查看。系统支持二级查询操作，用户在数据查询窗口中任意选中一条记录右键出现如左下图： 增加删除条件

信息查询-附件查看 对于档案中的附件查看功能，用户只要选择档案记录，在该记录的任何一个字段上双击鼠标左键就可以打开附件内容在此可以查看、下载附件，如下图：

培训目录 第一部分 电 子 文 件 第二部分 录 入 维 护 第三部分 信 息 查 询 第四部分 报 表 输 出 第五部分 常 见 问 题 第一部分 电 子 文 件 第二部分 录 入 维 护 第三部分 信 息 查 询 第四部分 报 表 输 出 要使用克拉玛依人事信息管理系统，再使用之前要对电脑环境做必要的设置，以便系统正常运行 第五部分 常 见 问 题

报表输出 对于报表统计输出的功能，可以输入相关条件根据要求来统计出结果。统计的结果有EXCEL 和WORD两种格式如下图，该图是档案室基本情况年报的统计。 统计条件 统计结果 统计结果操作工具条

报表输出 档案借阅利用登记表

培训目录 第一部分 电 子 文 件 第二部分 录 入 维 护 第三部分 信 息 查 询 第四部分 报 表 输 出 第五部分 常 见 问 题 第一部分 电 子 文 件 第二部分 录 入 维 护 第三部分 信 息 查 询 第四部分 报 表 输 出 要使用克拉玛依人事信息管理系统，再使用之前要对电脑环境做必要的设置，以便系统正常运行 第五部分 常 见 问 题

首次下载控件常存在的问题有：下载不了或是进度条不走等情况，可能是浏览器的问题一般IE8常会出现这类情况，建议更换浏览器。 常见问题 首次下载控件常存在的问题有：下载不了或是进度条不走等情况，可能是浏览器的问题一般IE8常会出现这类情况，建议更换浏览器。 打开登陆界面但是登陆不上去，可能是用户名或密码有误，请与管理员联系。

常见问题 下载下来登陆界面弹不出来有可能是.net2.0没有安装，请按这个路径C:\Program Files\Common Files\Web Shared\New_File\Components 点击dotnetfx.exe进行安装

常见问题 平台常见问题可参考帮助功能，进入平台点击帮助（档案科室），选择帮助可打开系统用户手查。在此可进行查看。如下图：

技术支持 联系人：徐焘 李江娥 电 话：0990－6246211 档案局：6242037

谢 谢！