臺大公文系統操作宣導說明會 課程角色-單位登記桌 講師：陳佩茹
課程大綱 一、設定系統環境與登錄公文 二、系統畫面與資料夾 三、單位登記桌主要功能解說 四、單位發文操作方式 五、校內電子文說明
一、設定系統環境與登錄公文 公文系統登入網址：edoc.ntu.eud.tw
設定系統環境：安裝部份 1.查閱IE版本
2.點選「快速安裝」連結並依照電腦的IE版本下載公文系統快速安裝包
3.先將檔案另存至桌面再執行
系統環境設定：相容性檢視 將學校網址新增至相容性中
公文系統登入： 登入方式有2種 1.計資帳號登入(MY NTU) 2.其他帳號登入
計資帳號登入 1.點選計資帳號登入 2.輸入帳號密碼 3.登入系統
其他帳號登入 非台大正式職員者請用其他帳號登入
二、系統畫面與資料夾 1公告訊息 2 1 2共用功能 4 3 4公文顯示區 3工作桌與資料夾
頁籤功能選單說明： 頁籤功能選單 工作桌 可利用此功能將畫面切換至個人工作桌，以方便查閱待處理公文 自訂流程 在陳核、送會所儲存的常用流程 報表列印 依據帳號所擁有的角色權限， 系統提供不同的報表使用 授權管理 開啟系統管理操作畫面 樣式管理 可修改使用者預設的字體大小 頁籤功能選單
工作桌與資料夾說明： 一個工作桌代表一個職位設定在系統中，一個職位可以設定多個角色。 (比如承辦人兼具登記桌與單位收發、稽催…等角色) 兼職及代理時，系統會增加兼職與代理工作桌。
兼職與代理區分方式： 兼職 代理
資料夾定義說明表： 序號 資料夾 說明 可執行動作 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 待處理公文 目前需處理的公文 各項流程操作 已送未收 公文已送出，下一關尚未簽收 可抽回 3 承辦公文未結案件 承辦人尚未結案的公文清單 （含已逾期未結案） 查詢資料夾 4 已結案未歸檔 公文已結案，檔案股尚未歸檔 5 被代理公文 代理期間，代理人協助簽核送出的公文清單(檔案室歸檔後將自動消失) 6 承辦逾期案件 承辦人逾期公文的清單 7 承辦到期案件 承辦人到期公文的清單 8 單位未結案件 單位內所有承辦人尚未結案之公文清單（含已逾期未結案） 9 來文未結案件 單位內所有尚未結案之來文清單 10 單位辦理中 目前正在本單位內辦理的公文，包含其他單位會辦的公文
三、單位登記桌主要功能解說 功能架構圖(依功能) 總收文(文書組) 分 文 單位登記桌(一級) 改為紙本 申請改分 填寫改分申請單 線上流程 (改分單送出) 紙本流程 (表單改為紙本送出) 分文 單位登記桌(二級) 承辦人 分文請示 主管(二級) 退登記桌 申請重分 主管(一級) 分 文 總收文(文書組)
功能架構圖(依狀態) 功能架構圖(依狀態) 單位登記桌 受會待分文 線上簽核 分文 退會 紙本簽核 取消會辦 會辦單位登記桌待審核 修改流程 送下一關 退承辦人
單位登記桌(兼主管登記桌)時： 若1級單位登記桌兼具「主管登記桌」權限時，將會收到 【待核判分文、待決行分文】狀態的公文，其可執行的動作如下： 主管登記桌 待核判分文 修改流程 退承辦人 待決行分文 陳核 流程送出按鈕 流程送出按鈕 (變更決行) 流程送出按鈕 (增加會辦)
四、單位發文操作方式 發文繕校 多址分文 發文登記 單位發文人員可針對公文狀態為【單位發文待發文登記】 的公文，於系統上執行校對動作( )，詳細校對步驟如下： 於多址分文時，可再利用行文機關的功能新增或刪除受文單位，亦可針對公文的屬性作變更設定。 **************注意事項************* 若該件公文原先是單位公文則無法改成校發函 (Ex：國立臺灣大學總務處單位公文無法自屬性變更中將公文改為「國立臺灣大學」校發函，需另起文號辦理。 發文繕校 多址分文 發文登記 單位公文需執行完發文登記 才算發文完成
五、校內電子文說明 序號 類型 說明 1 個人公文 受文者直接給校內人員的公文 2 內部轉發 單位登記桌轉發給單位內承辦人員 3 單位公文 受文者直接給單位的公文 4 群組公文 受文者為行文機關中的校內群組【轉單位公文】 5 單純函轉 簡易辦文特有的全校性公告【轉單位公文】 6 校園公告 開啟連結至學校首頁校園公文公告，全校人員(含學生)都可以看到 7 進階查詢 可利用相關條件搜尋您曾經看過的電子公文公告，包含已隱藏、已下架及歷史公告資料均可在此查詢。