經 濟 部 ＭＯＥＡ 公文簽辦、文稿擬判處理實務 主任秘書室核稿秘書 製作日期：93年12月

 公 文 撰 擬 原 則 一、文字簡淺明確 二、態度嚴正平和 三、語氣不卑不亢 四、公文製作之基本原則 (摘列格式範本P5~P9) P2

公文撰擬技巧 一、段落分明(二段式或三段式) 二、語意完整(角度、立場及所提意見、辦法應周詳、可行) 三、體例一致(程式、年份、數字、單位、符號、字體、行距) 四、整潔清晰(一文一事、一案一夾，文義清楚、肯定) 五、簡明扼要(忌冗長赘述、重複) 六、正確合理(避免錯漏、 情緒、艱澀八股，使用統一文字) 七、量化可行(儘量以圖表、數字顯示績效) 八、通順連貫(文辭通順，語意連貫) 九、簽稿相符(敘述前後呼應，避免遺漏、相互矛盾之現象發生) 十、同稿並敘(行文內容大同小異者，儘量合併敘稿及在同一段 落中表述完畢) P3

 公文製作原則-擬稿 一、全形與半形字形標準： (一)分項標號：另列縮格以全形書寫，括弧以半 形為之。 (二)內文： 　　１、中文字體及併同於中文中使用之標點符號 應以全形為之。 　　２、阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中 使用之標點符號應以半形為之。 範例 主旨：ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ΟΟΟΟΟΟΟΟ 說明： ⁱ一、ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ⁱ二、ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ⁱⁱ(一)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ⁱⁱ(二)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ⁱⁱⁱ１、ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ⁱⁱⁱ２、ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ⁱⁱⁱⁱ(１)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ⁱⁱⁱⁱ(２)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ⁱⁱⁱⁱⁱ甲、ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ⁱⁱ(三)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ●括弧”()”以 半型為之。 ●分段項目符 號應另列縮 格以全形書 寫。 P4

 公文製作原則-擬稿(續) 二、 公文橫式書寫數字使用原則： 用 語 類 別 字體 (一) 用　　語　　類　　別 字體 (一) 一般數字(代碼、國民身分證字號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼) 阿拉伯數 字 計量單位 統計數據 (二) 描述性用語 中文 數字 專有名詞 慣用語 P5

 公文製作原則-擬稿(續) 用 語 類 別 字體 (三) 法規條項款目、編章節款目之統計數據 阿拉伯數 字 法規內容之引敘或摘述 用　　語　　類　　別 字體 (三) 法規條項款目、編章節款目之統計數據 阿拉伯數 字 法規內容之引敘或摘述 法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書（如令、函、法規草案總說明、條文對照表等） 中文 數字 P6

 公文製作原則-擬稿(續) 三、請注意填列： (一)機關全銜 (二)文別 (三)承辦單位 (四)收文字號： 　(一)機關全銜 　(二)文別 　(三)承辦單位 　(四)收文字號： 　　１、如數件併辦者，均應一併填入。 　　２、創稿者填「創」字。 　(五)聯絡方式：聯絡人、聯絡電話、電子郵 　　　件及傳真。 　(六)郵遞區號 　(七)地址：非眾所周知者，註明於正副本受 　　　文者欄內。 P7

 公文製作原則-擬稿(續) (八)發文日期及字號：由發文人員蓋戳。 (九)速別：普通件免填。 (十)密等及解密條件或保密期限：非機密件免 　　 填。 (十一)附件：註明如文或如主旨、如說明、如 備註(開會通知單)。 (十二)會辦單位：３個以下會辦單位，會簽於 稿紙會辦單位欄內，若不敷使用或４個 以上會辦單位，請使用簽稿會核單，置 於簽稿之上，並於原稿會辦欄位註記如 簽稿會核單」字樣。 P8

 公文製作原則-擬稿(續) (十三)簽署及批示：由左而右，由上而下簽署， 承辦人簽署在左上方，主管批示在右下方 　　　承辦人簽署在左上方，主管批示在右下方 　　　；如須上陳部次長，批示欄留供核稿秘書 　　　、主秘、次長及部長簽署或批示。 承 辦 單 位（分機： ） 批 示（第 層決行） 承辦人 核稿秘書 科(組)長 主任秘書 單位核稿 次 長 單位副主管 次 長 單位主管 部 長 P9

 公文製作原則-擬稿(續) (十四)正本及副本：逐一書明或以明確總稱 概括。 (十五)章戳：使用部戳或部長簽名章。 　(十四)正本及副本：逐一書明或以明確總稱 概括。 　(十五)章戳：使用部戳或部長簽名章。 四、表格使用原則：編列為附件。 五、公文遇有多個機關名稱不得併排，應按照 既定機關順序，由左至右依序排列。 六、數個受文者有數機關公文內容大同小異者 ，同稿併敘，列出不同文字並註明某處文 字針對某機關。 七、文末結束語使用「敬陳　○長」字樣。 P10

 公文製作原則-擬稿 八、一頁以上文稿應裝訂妥當，並於騎縫處蓋 印騎縫章或職名章。又每頁之下緣須加註 頁碼，簽最末一頁倘係僅供長官簽名核判 時，應加註案由。 九、使用副本注意事項： 　(一)須分行之公文儘量使用副本，避免重複 辦稿。 　(二)副本機關有須處理事宜，應於文內敘明 提示。 　(三)副本機關須送附件者，於機關名稱右側 註明。 P11

 公文製作原則-來文簽辦 一、簽署及批示位置： (一)存參及案情簡單公文，於來文下方空 白位置簽辦及批示，若案情複雜則須 以簽或便箋辦理。 　(一)存參及案情簡單公文，於來文下方空 　　　白位置簽辦及批示，若案情複雜則須 　　　以簽或便箋辦理。 　(二)簽署原則：同擬稿作法。 二、會辦位置：於發文要件右方空白處。 三、檔號分類號及保存年限：依檔案規定辦 　　理。 P12

 公文製作原則-會銜公文 一、機關全銜：由左至右依主辦、會辦機關 順序並以頓號區隔。 二、發文字號：依主辦、會辦機關順序換行 對齊書寫。 　　順序並以頓號區隔。 二、發文字號：依主辦、會辦機關順序換行 　　對齊書寫。 三、蓋章戳：同上。 四、「聯絡方式」：填寫主辦機關聯絡資料。 P13

 公文結構 一、主旨： 二、說明： 三、辦法(或擬辦)： 說明行文目的與 期望，力求具體 扼要。 就事實、依據 、理由作較詳 細的敘述。  公文結構 一、主旨： 說明行文目的與 期望，力求具體 扼要。 二、說明： 就事實、依據 、理由作較詳 細的敘述。 三、辦法(或擬辦)： 提出具體的要求。 P14

 簽稿擬辦方式 於明顯適宜處註明，双稿以上並應註明「○稿」。 先簽後稿 ○稿 先簽後稿 ○稿 P15

 簽稿擬辦方式(續) 一、先簽後稿： (一)制訂、訂定、修正、廢止法令案件。 (二)有關政策性或重大興革案件。  簽稿擬辦方式(續) 一、先簽後稿： (一)制訂、訂定、修正、廢止法令案件。 (二)有關政策性或重大興革案件。 (三)牽涉較廣、會商未獲結論案件。 (四)擬提決策會議討論案件。 (五)重要人事案件。 (六)其他性質重要必須先行簽擬案件。 P16

 簽稿擬辦方式(續) 二、簽稿併陳 (一)須說明文稿內容或須酌加析述以往 處理情形。 (二)依法准駁，案情須加說明。  簽稿擬辦方式(續) 二、簽稿併陳 (一)須說明文稿內容或須酌加析述以往 處理情形。 (二)依法准駁，案情須加說明。 (三)有時限性不及先行請示案件。 三、以稿代簽 (一)一般案情簡單。 (二)例行承轉公文。 P17

「函」、「書函」使用區分 一、函：(正式性)…【文末用首長簽名章】 (一)上級機關對下級機關有所指示、交辦、批復 時。 　(一)上級機關對下級機關有所指示、交辦、批復 　　　時。 　(二)下級機關對上級機關有所請求或報告時。 　(三)同級機關或不相隸屬機關間行文時。 　(四)民眾與機關間之申請及答復時。 二、書函：(非正式性；代替過去的便函、備忘錄 　　　　　、簡便行文表等)…【文末用機關條戳】 　(一)公務未解決階段需要協商或通報時。 　(二)簡單案情案件之擬復或寄送資料，以及一般 　　　聯繫、查詢等事項之行文。 P18

「部戳」、「部長簽名章」使用區分 一、部長簽名章 部函、令、公告 、證明書、證書 、執照…。 二、部戳 書函、開會通知單、 表格化公文。 ●適用範圍： 部函、令、公告 、證明書、證書 、執照…。 二、部戳 ●適用範圍： 書函、開會通知單、 表格化公文。 P19

 確實檢查錯漏(別)字 (一)務請養成陳核前自行檢查校對的習 慣，特別留意「人名」、「地名」 、「物名」、「日期」、「文號」 、「數字」及「法規條文」等，以 免後遺問題與責任追究。 (二)請詳參熟悉「法律統 一用字表」、「法律 統一用語表」統一用 字(語)之使用。 P20

 期望語使用原則 主旨須有期望語(說明免再使用) 上 行 平 行 下 行 請 鑒核 核示 核定 核備 鑒察 請 察照 請 查照(惠復  期望語使用原則 主旨須有期望語(說明免再使用) 上 行 平 行 下 行 請 鑒核 核示 核定 核備 鑒察 請 察照 請 查照(惠復 或審核、核 定目的主管 機關有審核 或核定之權 責) 請 備查 請 查照( 辦理) 見(逕)復 照辦 參處 P21

 尊稱使用原則 請正確使用尊稱 (一)對隸屬關係之上級稱「○鈞(院、部)」。 (二)對無隸屬關係之上級稱「○大(院、部)」。  尊稱使用原則 請正確使用尊稱 (一)對隸屬關係之上級稱「○鈞(院、部)」。 (二)對無隸屬關係之上級稱「○大(院、部)」。 (三)對平行機關(單位)稱「○貴(院、部)」。 (四)對下級(其他)機關稱「貴(局、處)」。 (五)箋函：注意對方之身分，稱謂、提稱語、 自稱、敬辭使用會有不同。 P22

必須分別標示清楚，並以「附件箋」或「見出紙」齊序黏貼於右側頁緣。  附件檢附原則 檢點整備 附 件 公文簽稿內 提 及之行事依據 及重要、關鍵的文件必須列為附件， 俾各級核稿人員 參考。 簽稿內文過 多，過於鎖細或可以圖表表達者，均請以附件方式處理 ， 俾公文內容精 簡嚴謹。 重點 簽稿之附件 必須分別標示清楚，並以「附件箋」或「見出紙」齊序黏貼於右側頁緣。 P23

 文稿內容具體明確 (一)簽稿內容涉及人、事、時、地、物等事項， 必須明確交代說明，切勿籠統含混不清。  文稿內容具體明確 (一)簽稿內容涉及人、事、時、地、物等事項， 必須明確交代說明，切勿籠統含混不清。 (二)主旨必須統攝公文要旨及正確使用期望語。 (三)說明事實宜按時間順序，扼要精簡(過多的 內容請以附件處理)，論證推理必須依憑事 實。 (四)擬辦事宜須確實列明請示，切勿混雜於說 明中。 (五)注意來文要旨，以免答非所問。 P24

 掌握公文時效品質 (一)辦理要求他單位有時限回復的公文， 須考量合理回復作業時間。 (二)須於時限內發文或核示的公文，應  掌握公文時效品質 (一)辦理要求他單位有時限回復的公文， 須考量合理回復作業時間。 (二)須於時限內發文或核示的公文，應 自行持陳，以免延誤時效。 P25

 會簽公文原則 (一)前已會簽且無不同意見，辦稿時勿再會 ，但須作為附件備考。 (二)若有不同意見先電洽溝通處理，枝微末  會簽公文原則 (一)前已會簽且無不同意見，辦稿時勿再會 ，但須作為附件備考。 (二)若有不同意見先電洽溝通處理，枝微末 節非屬重大事宜，不宜再簽註意見。 (三)會簽的不同意見，請再慎酌考量，並予 修正彙整後再陳。 (四)無關單位權責勿送會，並不得拒絕會簽。 (五)涉人事、經費、組織公文應 先洽會人事行政局、主計處 、研考會意見再陳核院長。 、 P26

 核批回文複閱 (一)用心體會批示事宜之旨意，長官指 示事宜務必辦理並回報。 (二)簽稿內批改過的字句請參酌整理運 用，以增進公文品質。  核批回文複閱 (一)用心體會批示事宜之旨意，長官指 示事宜務必辦理並回報。 (二)簽稿內批改過的字句請參酌整理運 用，以增進公文品質。  、 P27

 卷宗整潔 卷宗內外切勿書寫任何文字、印拓章戳或 污損。 卷宗上殘餘釘針於套陳公文時，應予清除 P28

 報院「簽」與 「函」之使用原則 (一)依行政院秘書長函告，院簽院核示之案 件以下列三項為限： 1、人事案 2、院長交辦事項  報院「簽」與 「函」之使用原則 (一)依行政院秘書長函告，院簽院核示之案 件以下列三項為限： 1、人事案 2、院長交辦事項 3、機密且急要案件 (二)以簽請秘書長轉陳 院長、副院長核示 方式辦理。 (三)其餘均應以報院(函)方式。 P29

 開會通知單 (一)須註明聯絡人名字、電話， 以便聯絡。 (二)附件： 說明(如備註) 需攜本通知單 方便出入否？ 附議程否？ 附議案否？  開會通知單 (一)須註明聯絡人名字、電話， 以便聯絡。 (二)附件： 說明(如備註) 需攜本通知單 方便出入否？ 附議程否？ 附議案否？ P30

 受文者之書寫 主辦單 位最後 (一)用全銜，不用簡稱。 (二)注意機關的排序： 先 中央 再 地方 先 機關單位 再 個人 先 外部  受文者之書寫 (一)用全銜，不用簡稱。 (二)注意機關的排序： 先 中央 再 地方 主辦單 位最後 先 機關單位 再 個人 先 外部 再 內部 P31

報告完畢 敬請指教