公文處理 流程研討會 臺灣觀光學院 總務處總務行政組
公文書寫要點：人事時地物 簡：主題清楚 淺：文義清楚 明：內容避免偏差 確：案件具體 林語堂說：「作文要像女孩子的裙子一 樣，越短越好。」
公文常用語 期待語：請 核示。請查照 見復。 稱謂語：鈞部、貴部、鈞長、職、臺端。 經辦語：業經、均已。 引述語：奉、敬悉、據00函辦理。 期待語：請 核示。請查照 見復。 稱謂語：鈞部、貴部、鈞長、職、臺端。 經辦語：業經、均已。 引述語：奉、敬悉、據00函辦理。 案例：申請補修中現簽呈。
公文書寫常發生的狀況 1.有說明，但說明上居然註明：「如主旨。」 2.主旨與說明一模一樣。 3.受文者與正本受文者不符。 4.沒有副本受文者。 5.函稿文頭寫明有附件，但函稿本身沒附件。 6.承辦人員與決行者同一人。 7.沒有註明時間。 案例說明：錯誤範例。
公文處理流程 一、收文標準流程 二、發文標準流程
校內常用公文種類 簽呈 函(稿) 公告 令
簽呈 性質:幕僚處理公務表逹意見,以供上級 瞭解案情、並作抉擇之依據。 用途:用於校內 格式 (空白簽呈格式）範例 注意事項:時間、數字使用原則、 會簽單位
公文時限基準與會辦時限 公文速別 卷宗顏色 公文處理時限基準 會辦時限 最速件 紅色 隨辦隨到 一小時 速件 藍色 三天以內 二小時 普通件 白色 六天之內 四小時 機密件 黃色
函(稿) 性質:欲對外發函之草稿。 格式：空白函稿格式、 1.發文教育部：範例一、範例一正本、範例一副本 2.非發文教育部：範例一、範例一正本、範例一副本 注意事項:時間、決行層級、字體大小、 用字、受文者郵地區號與地址 校長 劉○○
收文處理流程 文書組依公文處理時限辦理當日來文，並以每一單位之業務內容分文至該單位。 文到該單位時應立即辦理，並依『分層負責明細表』分層決行。 公文決行後送回文書組歸檔，以完成公文處理流程。 公文稽催:未完成歸檔之公文，每星期一次辦理公文稽催，各單位應確實填寫公文處理狀況。 公文簽辦單: 應注意事項: 1.請掌握公文辦理之時效。 2.遺失之收文公文，承辦單位應補辦收文手續。
發文處理流程（一） 發文函〈稿〉決行至校長章後，應送交承辦單位，再由承辦單位人員送到總務行政組發文。 常發生狀況： 1.承辦單位人員不追文，影響發文進度。 2.送交各單位會辦時丟文。 3.發文函（稿）回到承辦人身上卻忘記拿到總務行政組發文出去。 4.發文附件除了有漏蓋章狀況外，也因附件過厚，影 響發文進度。 5.發文日期以總務行政組收到函稿當天為基準，無法提前或延後。
發文處理流程（二） 應注意事項: 1.須待校長或一級主管決行後，才可發文；如果決行 長官有意見，應依長官意見決行之。 2.各單位發文之函稿電子檔請傳至總務行政組，以便利作業速度。 3.公文相關格式須載明機關地址及郵地區號。 4.內文如有修正，請在修正處加蓋承辦人員章。 5.副本已送至承辦單位，即表明正本已發至受文單位。 6.請再確認副本所需單位。（例如人令）
公文Q & A 公文歸檔:校長決行後，由承辦單位負責歸檔，其他相關單位欲了解校長裁示內容，應自行向承辦單位調卷。 公文稽催:公文遺失者，應立即補辦公文流程。 非公文承辦單位：請承辦單位將公文送回總務行政組，由總務行政組統一轉交其他單位或逕行移送其他單位承辦並通知總務行政組 公文附件(須註明):函之副本單位原無附件，若需有附件留存者，應註明“(含附件)“
有關寄送信件問題 信件重量與郵資不符（過多或過少） 掛號信件不能僅由一封作代表 寄信時間：每日下午3點30分 繕打郵遞資料請正確。（案例說明）
未來公文發展的方向
電子公文線上簽核系統 目前人工傳遞公文的缺點： 1.人工傳遞公文：費時費力，層層轉交，影響處理時效。 2.逐級呈核：浪費人力及物力，且人工轉呈追蹤不易。 3.浪費紙張：應朝無紙化作業方向走。
電子公文線上簽核系統的好處 提升公文傳遞時效 簡化公文處理流程 減少公文發文處理量，節省人力與紙張資源 提供電子公文e化與使用便利 加強公文傳遞間的時效性與正確性
好處多多 代理人制度確立 簽核公文不限學校，回家也可以簽核 公文不再旅行，縱使旅行也知道已到何處 各單位工讀生幾乎不必再傳遞公文
所遇困難 經費龐大：根據所需建構系統大小而不同（約計160萬）。 牽涉所有單位人員，時間人力要求都多（完整建構需費時1年）。 不用電腦者排斥之。 非總務行政組人員推動即可，需長官努力支持。
謝謝聆聽 祝大家下學期工作順利 新年快樂