企业秘书写作 主讲教师：黄巨龙

单元九 企业商务文书 项目17 商务电函与信函写作 任务17—2 商务电子邮件写作

知识目标： 　　1.了解商务电子邮件适用范围。 　　2.理解商务电子邮件概念、特点和类型。 　　3.掌握商务电子邮件写作格式和要求。 技能目标： 　　1.能熟练掌握商务电子邮件的写作技能。 2.能撰写格式规范、结构完整、内容完备、表述正确、要素 齐全的商务电子邮件。 素质目标： 实事求是、坚持真理、善于揭示事物的本质和规律、具有一 定的理论修养。

【项目任务背景】 XX省人力资源研究中心向广州力达传播有限公司人力资源总监李明先生发出一份有关会议邀请的电子邮件。内容是关于本省每年一届的企业人力资源交流会议定于5月3日早上10:00在梅园宾馆举行，会期一天。请你作为XX省人力资源研究中心主任黄XX向钟XX先生发出邀请，并提醒他要在会上作一个30分钟的发言，内容围绕员工的绩效考核工作展开。另外，晚上7:00——9:00举行酒会，以便专家们自由交流。 发件人邮箱为：happy222@sohu.com； 收件人邮箱为：liming333@sina.com。

2.要完成上述写作任务，必须掌握商务电子邮件文书的写作知识和技能。 一、任务分析 1.根据【项目任务背景】给定的材料，为X省人力资源研究中心主任黄XX撰写一篇商务电子邮件文书。 2.要完成上述写作任务，必须掌握商务电子邮件文书的写作知识和技能。

（一）范文 发件人：tavet@kingdie.com 收件人：liming2009@hotmail.com 二、范文借鉴 （一）范文 电子邮件 发件人：tavet@kingdie.com 收件人：liming2009@hotmail.com 主 题：Apusic中间件新产品发布及J2EE技术研讨会邀请函 尊敬的李XX经理： 网络时代，技术不断推陈出新，应用服务器也在飞速发展，成为 网络计算的核心平台。现在，基于J2EE规范的应用服务器产品，在全 球得到了广大IT厂商和用户的支持，并成为大型分布式企业应用的主 流产品。Apusic 2.0应用服务器在这种时代的呼唤中应运而生！

正文内容（略） 教材P337

（二）评析 1.邮件头采用电子邮件常用格式简化版。省略了抄送、发送时间和密抄等项目。 　　这份电子邮件是S市金蝶中间件有限公司给惠达软件开发有限公司李XX经理的邀请函。有如下几点值得借鉴： 　　1.邮件头采用电子邮件常用格式简化版。省略了抄送、发送时间和密抄等项目。 　 2.正文内容，条例清楚。把需要介绍的企业背景、产品性能、特点、市场前景以及新产品发布会议的时间地点作了清楚的陈述。 3.语言富有文采，有一定的感染力。 4.附件位置恰当。将附件换成下载方式阅读，位置在落款下方。 5.结尾要素齐全。

三、知识支撑 （一）商务电子邮件的概念 商务电子邮件是指以电子邮件的形式，通过计算机网络技术在信息互联网上进行商务信息沟通联系的一种方式，是当代商务沟通中非常有效的工具。 （二）商务电子邮件文书的概念 商务电子邮件文书是指以电子邮件的形式，通过计算机网络技术在信息互联网上进行商务信息沟通的一种商务文书。

1. 传递信息便捷 （三）商务电子邮件的特点 电子邮件的传递不受时间、地域限制，传递信息便捷。 2.发送成本便宜 电子邮件可实现一对多群发功能，一个用户通过电脑链接Internet，可以将邮件用主送或抄送形式向一人或多人发送信息。 3.发送多种形式信息 电子邮件可发送文字、语音、图像等多种形式信息。可以即时将图表性文件，以及图像和语音等多种类型信息集成在一个邮件中传送，使商务沟通更加直观、生动、形象、有效。

四、技能演练 邮件头+邮件体 （二）商务电子邮件的写作方法 1.邮件头 （一）商务电子邮件的结构形式 邮件头+邮件体 （二）商务电子邮件的写作方法 　　 1.邮件头 　 （1）收发件人电子邮件地址栏。即接受和发送信件人的地址。电子邮件信箱的地址在格式上由两个部分组成：用户名和域名，它们之间用“@”隔开。用户名就是代表自己的电子名字，长度为4~20位，一般由小写英文字母和数字构成，不能有空格。“@”是“在”的意思，之后是域名，即为你提供电子邮件服务的运营服务商的名称。

（2）抄送。在抄送栏中可以输入多个人的电子邮件地址，彼此之间需要用英文逗号隔开，表示此邮件同时抄送给以上地址的几个人阅读，收件人也能据此了解到所收的邮件发件人还抄送给了谁。 （3）暗送栏。又叫密件抄送，即把密件邮件发送给某人，其他抄送人无法看到所抄送的对象。

（4）主题栏。在主题栏中输入要发出邮件的信息主题，它概括信息内容，简要鲜明。它将显现在收件人的收件箱中，使收件人打开邮箱即可了解来件的主题思想，有利于信件处理，提高效率。 （5）其他工具栏。包括打印、变化字体、信纸选择等相关辅助性功能。

邮件体主要由正文栏和附件栏两个部分构成。具体如下： 2.邮件体 　　邮件体主要由正文栏和附件栏两个部分构成。具体如下： 　　（1）正文栏。结构如商务信函，对外发出的电子邮件正文包括：对收件人的称谓、开头问候语、正文、祝颂语、署名、时间等。在具体写作上有时比较随意，但更讲求内容的针对性和表述的扼要性。

（2）附件栏。 这部分主要是一些正文之外的附加件内容及其他电子邮件有关的发送、修改等功能。比如可以附上与商函内容相关的文件、照片、图片，甚至音像资料等。该功能一般通过粘贴附件栏按钮来实现。

（三）商务电子邮件的写作要求 2.主题概括准确、精练。主题应概括准确、精练，富有吸引力。每一封信件设一个主题，提醒收信人重视和阅读。 　　1.内容写作要有的放矢、言简意赅，真正起到及时沟通的作用。商务电子邮件最主要的就是正文部分，由于电子邮件的版面篇幅受电脑屏幕限制，一般要求正文写得言简意赅，起到及时沟通的作用。 　　2.主题概括准确、精练。主题应概括准确、精练，富有吸引力。每一封信件设一个主题，提醒收信人重视和阅读。 　　3.语言简明，直接坦率。可以采用对话语气，更加富有人情味。 4.排版可以选用齐头文写法。即所有段落开头都利用回车打到一行的顶端，就连落款也顶格写，以符合国际商务信函书写惯例。

五、病文诊治 收件人：liming2015@sina.com 主 题：××市科技局高新处函 李XX经理： （一） 病文 电子邮件 发件人：hjjgxc@gzst.net.cn 收件人：liming2015@sina.com 主 题：××市科技局高新处函 李XX经理： 按照XX省科技厅有关文件要求，2015年××省高新 技术产品认定工作即将开始，现将有关事项致函你公司： 一、认定范围（以下略）

1.主题不清晰。未能概括商务电邮的具体内容。 2.称谓不得体。应加上敬语，如：“尊敬XXX总经理”“尊敬XXX董事长”等。 （二）诊治 这份电子邮件文书，存在问较多，诊治如下： 1.主题不清晰。未能概括商务电邮的具体内容。 2.称谓不得体。应加上敬语，如：“尊敬XXX总经理”“尊敬XXX董事长”等。 3.正文用语欠礼貌，略显生硬。如：“不得有误”。 4.没有附件。根据正文内容应有附件。

六、相关知识拓展 Office Outlook的概述与操作 Office Outlook是Microsoft office套装软件的组件之一，可以用它来收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程和分配任务等。 　　在电脑“开始”中点击：菜单—程序—即可看到“Outlook Express”软件,在使用Outlook之前请先到自己的Internet邮箱中将相应的POP3开启,这样才可以收信。在登陆邮箱后都有一个邮箱设备,里面就有POP3选项,状态为开启或者关闭。

Outlook不是电子邮箱的提供者，它是Windows操作系统的一个收、发、写、管理电子邮件的自带软件，即收、发、写、管理电子邮件的工具，使用它收发电子邮件十分方便。 通常我们在某个网站注册了自己的电子邮箱后，要收发电子邮件，须登入该网站，进入电邮网页，输入账户名和密码，然后进行电子邮件的收、发、写操作。使用Outlook Express后，这些顺序便可以一步跳过。只要你打开Outlook Express界面，Outlook Express程序便自动与你注册的网站电子邮箱服务器联机工作，下载你收到的电子邮件。 发信时，可以使用Outlook Express创建新邮件，通过网站服务器联机发送（所有电子邮件可以脱机阅览）。

七、模拟写作实训 根据【项目任务背景】给定的材料，为X省人力资源研究中心主任黄XX撰写一篇商务电子邮件文书。 （二）实训要求 （一）实训任务 根据【项目任务背景】给定的材料，为X省人力资源研究中心主任黄XX撰写一篇商务电子邮件文书。 （二）实训要求 1.结构完整，格式规范。 2.称谓得体，主题鲜明。 3.语言简明，语气谦和。